영업 활동에 전자 서명이 필요한 5가지 이유

영업 프로세스에서 영업 담당자가 가장 많은 시간을 할애하는 단계는 어떤 단계일까요?

유망 고객을 확보하는 단계일까요?

아닙니다.

영업 프레젠테이션 후 맞닥뜨린 고객의 반대를 극복하는 단계일까요?

시도는 좋지만, 이것도 정답은 아닙니다.

영업 담당자들은 사무적인 작업에 가장 많은 시간을 할애합니다.

영업 담당자들은 평균적으로 업무 시간의 거의 1/3을 서류 관리, 데이터 입력 등의 사무적인 작업에 사용합니다.

고객에게 실제로 제품을 판매하는 데 드는 전체 시간의 27%가 넘는 시간이 여기에 투입되죠.

영업 워크플로에 전자 서명 소프트웨어를 도입하면 영업 담당자들이 종이 문서를 처리하는 데 소요하는 시간을 절약할 수 있고, 영업 프로세스의 효율성도 높아집니다. 그리고 이 외에도 다양한 이점이 뒤따르죠. 

영업 활동에 전자 서명을 사용할 때 비즈니스가 얻을 수 있는 커다란 이점 5가지

견적서, 할인 승인, 판매 계약, 갱신 관리, 파트너 계약, 청구서 등... 거래를 성사시키고 건강하고 지속적인 비즈니스 관계를 구축하는 데는 정말 다양한 워크플로가 필요합니다. 전자 서명 솔루션을 도입해 영업 담당자의 역량을 향상하고, 수익 향상과 위험 감소 등의 다양한 이점을 누려보세요.

1. 언제, 어디서나 거래 마무리

미국 내 모든 근로자 중 약 40%가 회사 외부에서 업무 관련 작업을 처리합니다.

비즈니스의 기회는 언제나 열려 있습니다. 이게 다 모바일 기술 덕분이죠. 경쟁업체가 출근하는 버스 안에서, 주말에 범죄 사건 팟캐스트를 몰아 들으면서 거래를 성사시키는 동안 디지털 트랜스포메이션을 따라가지 못한 영업 조직은 완전히 뒤처지게 될 것입니다.

'언제, 어디서나 거래를 마무리'하고 싶다면 영업 활동에 모바일 중심 전자 서명 솔루션을 사용해보세요. 그러면 영업 담당자가 장소, 시간, 장치의 구애 없이 거래를 마무리할 수 있습니다.

Dropbox Sign을 사용하면 사용자들이 데스크톱과 모바일에서 디지털 방식으로 영업 문서를 만들고, 전송하고, 서명하고, 저장할 수 있습니다. 필요한 경우 모바일 장치를 사용해 대면 서명을 받을 수도 있고요. 또한, 예비 클라이언트도 문서를 받자마자 모바일 장치로 문서에 간편하게 액세스해 서명할 수 있습니다.

깔끔한 모바일 친화적 양식으로 영업 프로세스 전체를 마무리하는 방법을 찾고 있다면 Dropbox Forms가 그 답입니다.

Dropbox Forms는 영업팀이 계약서를 작성이 간편한 모바일 중심 워크플로로 변환할 수 있도록 지원합니다. 그러면 계약서가 모바일로 작성하기 용이한 형태로 만들어지고, 고급 데이터 검증과 기존 시스템에 저장된 데이터 자동 채우기 등의 기능도 사용할 수 있죠. Dropbox Forms를 사용하면 방금 수집한 모든 중요한 정보가 PDF에 묶이지 않고 백엔드 시스템으로 자유롭게 연결되기 때문에 데이터 입력에 시간을 허비할 필요가 없습니다. Dropbox Forms의 이러한 기능이 정말 유용한데, 수동 작업을 반복적으로 처리하는 방식으로는 거래를 성사시키는 과정이 너무 복잡하고 번거로워지기 때문이죠.

2. 안정적이고 견조한 수익

단계가 명확하게 정의된 영업 워크플로는 거래를 빠르게 마무리하도록 도와줄 뿐 아니라 반복적인 판매 프로세스의 수동 작업을 최소화해 영업팀의 역량을 높여줍니다.

전자 서명 솔루션으로 안정적이고 반복 가능한 영업 워크플로를 구축해 자동화해 놓으면 판매를 통해 창출되는 수익을 활용해 현재의 안정성을 뒷받침하고 미래의 성장을 촉진할 수 있습니다.

전자 서명을 영업 활동에 사용하면 안정성을 개선할 수 있을 뿐만 아니라 수익성도 향상됩니다. 실제로 전자 서명을 통합한 기업들은 첫해에만 수익이 8% 증가하는 것으로 나타났죠.

Ombud가 기존 장비와 프로세스에 전자 서명을 통합한 기업들을 대상으로 실시한 조사에 따르면 기업들은 문서당 평균 20달러를 절감한 것으로 나타났습니다. 영업 규모에 따라 수백만 달러를 절감할 수도 있는 셈이죠. 하지만 전자 서명을 통해 얻을 수 있는 이점은 또 있습니다.

3. 영업 활동 확장

성공적인 업무 관계를 구축하려면 NDA, 서비스 계약서, 제안서, 견적서, 계약서 등의 수많은 문서가 필요합니다.

하지만 21세기를 사는 우리에게 서류 작업의 양은 판매 지연이나 확장 역량 부족에 대한 변명이 될 수 없습니다. 오늘날에는 전자 서명 영업 솔루션만 있으면 온라인으로 모든 업무를 처리할 수 있으니까요.

Forrester Consulting의 조사에 따르면 종이로 된 판매 계약서를 처리할 때 보통 조직 내부에서 4명의 직원이 필요하다고 합니다. 일반적으로 2명의 관리자가 각각 30분, 2명의 임원이 각각 15분을 소요해야 영업 서류 작성이 완료되죠.  하지만 전자 서명을 도입하면 처리 시간이 총 9분으로 단축됩니다. 그래서 영업팀은 상상도 할 수 없는 엄청난 시간을 절약해 영업 활동 확장에 나설 수 있습니다.

전자 서명 소프트웨어 하나로 어떻게 이렇게 큰 차이가 나냐고요? 가장 큰 이유로는 시간을 절약해주는 템플릿과 통합 기능을 들 수 있습니다.

Dropbox Sign을 사용하면 영업팀이 반복적으로 사용 가능한 템플릿을 활용해 복잡한 계약서와 문서도 몇 분 만에 완성할 수 있습니다. HubSpot, Salesforce 등의 인기 플랫폼과도 간편하게 통합할 수 있고, 고객 정보를 자동으로 불러와 몇 초 내로 중요한 영업 서류의 서식을 설정하고 전송해 서명을 받을 수 있죠.

영업팀에 전자 서명을 도입하는 방법을 더 자세히 알고 싶다면 이 전자책을 다운로드하세요!

4. 계약은 늘리고, 오류는 줄이고

다시 한번 말하지만, 계약은 영업의 필수 요소입니다. 간편하게 만들고, 전송하고, 서명할 수 있는 방법을 마다할 필요가 없죠.

평균적으로, 물리적인 방식으로 서명을 수집할 때는 디지털 방식보다 시간이 3일이나 더 걸립니다. 영업 담당자라면 계약 프로세스를 제어하며 회수 시간을 단축할 방법을 모색해야 하는데, 전자 서명이 이들에게 필요한 완벽한 해결책이 되어줍니다.

성능 좋은 전자 서명 소프트웨어를 사용하면 필드를 정의해 각 필드 작성자를 배정하고, 이벤트의 순서를 정하고, 계약 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 심지어 워크플로 중 본인에게 배정된 필드를 아직 작성하지 않은 서명인에게 리마인더를 전송할 수도 있죠. 스마트한 자동화 기능과 검증 기능이 워크플로를 자동으로 조정해주기 때문에 서명인이 반복된 질문에 답해야 할 필요도 없고, 영업 담당자는 잘못 입력한 정보나 누락된 필드를 찾느라 시간을 허비할 필요가 없습니다.

5. 법적 위험 감소와 보안 강화

모든 것이 디지털화된 시대에 영업 활동을 하는 조직이라면 모두 쾌적한 영업 환경과 강력한 법적·보안 조치 간에 균형을 맞춰 회사와 클라이언트를 투명하고 안전하게 보호해야 합니다.

영업 담당자는 전자 서명 소프트웨어 플랫폼을 구매할 때 자신도 모르는 사이에 문서가 수정되거나 변조되지 않도록 각 전자 문서에서 발생한 활동이 활동 발생 시간과 함께 상세하게 기록된 감사 내역이 제공되는지를 확인해야 합니다. 또한, 문서에 서명하기 전에 사용자의 신원을 확인해주는 철저한 인증 기능이 탑재되어 있는지도 확인해야 하죠. 은행급 보안은 이러한 감사 내역과 인증 방식을 통해 수집한 데이터가 믿을 수 있고 합법적인 데이터임을 보장하며, 내장된 컴플라이언스 조치는 비즈니스가 GDPR, HIPAA 등의 표준을 준수하도록 지원합니다.

Dropbox Sign은 대기업과 중소기업 모두가 마찰 없는 영업 환경과 강력한 법적·보안 기능 사이에서 각 기업에 맞는 적절한 균형을 찾을 수 있도록 도와줍니다.

전자 서명을 도입해 이러한 커다란 비즈니스상의 이점을 누리고 싶다면...

더 많은 거래를 더 빠르게 성사시키고 싶다면 영업 워크플로에 전자 서명을 도입하는 것보다 더 좋은 방법은 없습니다. 

인쇄 없이 PDF에 서명하는 방법을 찾고 있다면 Dropbox Forms가 그 어느 때보다 간편한 방법을 제공합니다.