Aufgaben priorisieren

Virtual First | Kit für effektives Arbeiten

Aufgeschobene Arbeit, Pseudoarbeit, Unterbrechungen, Arbeit mit der Arbeit – haben Sie schon einmal einen ganzen Tag lang Aufgaben abgearbeitet, nur um dann festzustellen, dass Sie die eine Sache, die wichtig gewesen wäre, nicht erledigt haben? Die Aufgabenliste abzuhaken, fühlt sich zwar produktiv an, doch es sorgt nicht immer für echten Fortschritt. Nutzen Sie diese Vorgehensweise, um Ihre wichtigsten Aufgaben zu ermitteln und Ihre Woche um sie herum zu planen.

30 MIN. | PERSÖNLICHE ÜBUNG

Schritt 1: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Bevor Sie Ihre Arbeit priorisieren können, müssen Sie erst einmal herausfinden, was überhaupt wichtig ist. Erstellen Sie zu Beginn jeder Woche eine Liste mit Aufgaben, auf der Sie alles festhalten, dass Sie Ihrer Meinung nach erledigen müssen. Fügen Sie sie dann zum Priorisierungs-Arbeitsblatt hinzu (siehe unten). Wenn Sie fertig sind, stellen Sie sich folgende Frage: Wie viele Aufgaben sind wirklich wichtig und wir viele sind nur wichtig?
Priorisierungs-Arbeitsblatt

Delegieren, erledigen, löschen oder planen?

Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um herauszufinden, welche Aufgaben am wichtigsten sind.

Priorisierungs-Arbeitsblatt

Schritt 2: Kürzen Sie Ihre Aufgabenliste

Nachdem Sie herausgefunden haben, was wichtig ist, sollten Sie sich Zeit dafür freiräumen. Streichen Sie hierzu alles, was nicht wichtig ist. Nein zu sagen – ob zu einer anderen Person oder auch zu uns selbst –, fällt vielen schwer. Atmen Sie also tief ein und erinnern Sie sich selbst daran: Indem Sie unnütze Aufgaben beseitigen, haben Sie mehr Zeit für die wichtigen.

  • Streichen Sie Aufgaben im Bereich „Löschen“.
  • Bitten Sie um Hilfe bei den Aufgaben im Bereich „Delegieren“.
  • Öffnen Sie Ihren Kalender. Lehnen Sie Einladungen zu Meetings, bei denen Sie nicht wirklich gebraucht werden, höflich ab oder senden Sie eine andere Person an Ihrer Stelle. Wenn Sie Meeting-Einladungen ablehnen, seien Sie direkt, aber freundlich. Hier ein Beispiel:

Hi {Name}, 

ich versuche gerade, meine Meetings etwas zu reduzieren, damit ich effektiver arbeiten kann. Ich glaube nicht, dass ich in diesem Meeting gebraucht werde. Kannst du für mich teilnehmen und mir nachher die Notizen geben? (Falls du mich doch brauchst, bin ich hier.)

Schritt 3: Planen Sie, was zählt

Nachdem Sie nun die unwichtigen Aufgaben reduziert haben, ist es Zeit, Ihren Wochenplan zu erstellen. Öffnen Sie Ihren Kalender für die Woche: 

  • Rufen Sie die Aufgaben aus den Bereichen „Erledigen“ und „Planen“ auf. 
  • Räumen Sie ausreichend Zeit ein, um diese Aufgaben zu erledigen. 
  • Wenn Sie für eine wichtige Aufgabe ein Meeting durchführen müssen, planen Sie Zeit dafür ein. 
  • Lösen Sie etwaige Terminkonflikte. 
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Teammitglieder zu informieren, wenn sich Ihre Planung auf sie auswirkt.
Beispiel für einen Kalender-Zeitplan

Schritt 4: Machen Sie sich Priorisierung zur Gewohnheit

Priorisierung erfolgt nicht bei allen Menschen intuitiv. Doch wie bei jeder Fähigkeit ist auch hier Üben die beste Methode, um besser zu werden. Zusätzlich zu einer wöchentlichen Übung können Sie die Priorisierung auch in Ihre tägliche oder monatliche Routine integrieren.

Weitere Ressourcen

Drei einfache Vorteile

Gute Gewohnheiten aufbauen

  • Morgen: Schreiben Sie morgens als Erstes Ihre täglichen Aufgaben auf. Was ist die wichtigste Aufgabe des Tages?
  • Nächsten Monat: Delegieren Sie eine Aufgabe, die zwar erledigt werden muss, aber nicht von Ihnen.
  • Vierteljährlich: Planen Sie Ihre wichtigsten Prioritäten für das gesamte Quartal.