Mange af os har en masse “spildtid” – ifølge McKinsey bruger vidensarbejdere næsten 20 % af deres tid på at lede efter intern information eller finde en kollega, der kan hjælpe med specifikke opgaver.
Med strømlinede arbejdsgange kan du skære denne spildtid fra og forbedre dine driftsprocesser markant. Ved at identificere og fjerne repetitive opgaver, der sinker dig, kan du forbedre effektiviteten og produktiviteten.
I denne vejledning introducerer vi dig til fem enkle strategier, du kan bruge til at strømline dine arbejdsgange, så du kan sige “farvel” til unødvendig kompleksitet og “velkommen” til en forenklet proces, der styrker dit team, så det kan udrette mere.
Hvilke fordele er der ved at strømline arbejdsgange?
Når du strømliner processerne, kan du skære unødvendige trin i din hverdag fra og dermed fjerne tidskrævende opgaver og reducere fejl. Andre fordele omfatter:
- Øget produktivitet
- Øget effektivitet
- Forbedret kommunikation
- Færre forsinkelser og missede deadlines
- Konkurrencemæssige fordele
- Bedre medarbejdermoral
- Forenklet oplæring af medarbejdere
- Tydeligere ansvar
Fem måder at strømline arbejdsgange på
Her er fem måder, du kan strømline dine arbejdsgange på:
1. Identificer de nuværende processer, der sinker dig
Nogle tegn på, at dine arbejdsgange har brug for at blive strømlinet, omfatter forsinkelser og flaskehalse, der forhindrer, at projekterne leveres til tiden, masser af korrektioner eller unødvendige gentagelser af opgaver samt overflødig teknologi, der skaber yderligere problemer i stedet for at løse dem.
Overvej følgende, når du vurderer dine nuværende arbejdsgange:
- De personer, systemer eller værktøjer, der er involveret
- De opgaver, trin eller aktiviteter, der er nødvendige for at opnå det ønskede resultat af arbejdsgangen
- Hvor lang tid, det typisk tager at fuldføre hver opgave eller aktivitet
- Hvilke oplysninger der skal bruges for at gå videre i arbejdsgangen
- Den udløser, handling, tid eller betingelse, der igangsætter arbejdsgangen
- Det tilsigtede resultat af arbejdsgangen
Når du gør dette til et samarbejde med andre, kan I arbejde sammen for at identificere alle overflødigheder eller ineffektive elementer i arbejdsgangen.
Med fildeling og samarbejdsværktøjer i Dropbox kan du nemmere indsamle input fra andre teammedlemmer. Dropbox giver f.eks. flere brugere mulighed for at arbejde på den samme fil i realtid, hvilket muliggør et mere problemfrit samarbejde. Denne gennemsigtighed kan hjælpe med at identificere flaskehalse, for hvis det altid tager længere tid for et enkelt teammedlem at fuldføre en opgave, kan det tyde på, at der er et problem med vedkommendes del af arbejdsgangen.
For at finde ud af, hvilke trin i arbejdsgangen der tager længst tid, og hvor der er plads til forbedringer, giver Dropbox dig også mulighed for at se en detaljeret aktivitetslog over alle handlinger, der er udført på en fil, såsom visninger, downloads og redigeringer.
2. Definer dine mål og målsætninger
Når du har identificeret, hvilke arbejdsgange der skal strømlines, kan du begynde at definere, hvad du vil opnå med denne opdatering, og hvordan du planlægger at opnå det.
Selv hvis dine planer er på et højere niveau i starten, kan du indsnævre dit fokus til dine ønskede resultater ved at tænke over, hvilke specifikke forbedringer du gerne vil foretage, og hvorfor du vil foretage dem.
Hvis dit team f.eks. har en tendens til at sætte en slutspurt ind i arbejdet med rullende månedlige deadlines, kan det være en god idé at strømline feedbackprocessen, så dine projekter ikke bliver blokeret sidst på måneden. Med projektstyringsværktøjer såsom Dropbox Paper kan du oprette en opgaveliste, tildele opgaver til teammedlemmer og angive forfaldsdatoer på få sekunder. I takt med at deadlinene nærmer sig, sender Paper automatiske meddelelser, så du kan holde styr på projektopgaverne.
3. Brug skabeloner og automatisering af arbejdsgange, hvor det er muligt
Automatisering af processer kan hjælpe med at reducere den tid, du bruger på manuelle eller repetitive opgaver, som stjæler en stor del af den opmærksomhed, du kunne bruge på mere produktive aktiviteter.
Med automatisering i Dropbox kan du konfigurere regler og udløsere for automatisk at organisere filer i udspecificerede mapper. Dette sparer tid og kræfter på at skulle sortere og flytte filer manuelt, hvilket sikrer, at dokumenterne altid er det rette sted.
Værktøjer såsom Dropbox Dash kan hjælpe dig med at gruppere indhold fra dine filer, apps, browserlinks og meget mere i én organiseret “stak”, som du kan dele med dit team. Dash bruger AI til at foreslå nye stakke og organisere filer i projektbaserede samlinger på baggrund af din seneste aktivitet.
Dokumentskabeloner fremskynder også processerne til oprettelse af indhold – du kan bruge skabeloner til alt lige fra projektspecifikationer til indholdskalendere. De er også fantastiske til at sikre, at kvaliteten af dit arbejde ikke påvirkes, selv når du fjerner visse trin fra arbejdsgangen.
For at gøre det nemmere at tilgå og dele dokumentation tilbyder Dropbox et sikkert, centralt sted til dig og dine teammedlemmer. Dropbox kan også integreres i de apps, du allerede bruger og elsker – såsom Zapier, Gmail og Outlook – så du kan opbevare alt på ét sted.
4. Del viden og indsigt
Dokumentér ændringerne af dine processer og din forskning, så det hele nemt kan kommunikeres til nye og eksisterende teammedlemmer. Denne dokumentation fungerer som referencepunkt for alle, der er involveret, hvilket sikrer, at alle er enige og forstår de nye procedurer.
Dokumentation af din arbejdsgang er også en hjælp til at fremskynde indføringen af arbejdsgangen. Når teammedlemmer har adgang til tydelig og kortfattet dokumentation, kan de hurtigt tilpasse sig de nye processer og indføre dem i deres daglige arbejde. Dette fører i sidste ende til et mere effektivt team, da alle arbejder henimod de samme mål.
Når du dokumenterer dine arbejdsgange i Dropbox Paper, kan du også nemmere onboarde nye teammedlemmer. Ved at have et omfattende arkiv kan nye medarbejdere hurtigt orientere sig og forstå, hvordan tingene udføres i teamet. Dette reducerer indlæringskurven for nyansatte og sikrer, at de kan bidrage til teamet så hurtigt som muligt.
5. Indsaml feedback
Andre kigger på dine processer med friske øjne og kan komme med tips til forbedringer, som du måske har overset. Ved at spørge dit teammedlem, din supervisor eller en anden i en lignende stilling på et andet team om deres input, kan du få værdifuld indsigt og nyttige perspektiver, som du måske ikke selv har overvejet.
Når du dokumenterer dine fremskridt i Dropbox Paper og deler dokumentet med dine kolleger, kan I samarbejde i realtid – på en hvilken som helst enhed, hvor som helst. De kan give feedback om, hvad der er godt i din foreslåede nye arbejdsgang samt fremhæve styrker og potentielle fordele. De kan også påpege områder, hvor arbejdsgangen kan forbedres eller optimeres og komme med forslag til forbedringer eller justeringer, der kan give bedre resultater.
Når andre i organisationen involveres, kan det også hjælpe med at sikre, at de accepterer og støtter den nye arbejdsgang. Når vigtige interessenter involveres i beslutningsprocessen, og deres holdning tages i betragtning, kan du øge sandsynligheden for, at den nye arbejdsgang bliver implementeret og taget i brug.
Tips til at strømline arbejdsgange
Her er nogle få yderligere tips til at strømline dine eksisterende processer for at sikre bedre driftseffektivitet:
- Tænk langsigtet – vil de ændringer, du foretager nu, stadig være effektive, i takt med at din virksomhed vokser og udvikler sig?
- Muliggør fleksibilitet – ting kan hurtigt ændre sig i en virksomhed, så det er altafgørende at have mulighed for at kunne tilpasse sig og foretage justeringer efter behov
- Optimer ud fra prioriteringer – identificer, hvilke opgaver der er afgørende, og hvad du kan forenkle eller automatisere
- Dokumentér ændringer og nye processer – for at undgå forvirring og for at sikre, at alle følger arbejdsgangen korrekt
- Test, at den nye strømlinede arbejdsgang fungerer, før du udruller den yderligere – så kan du tage eventuelle problemer i opløbet og sikre, at processen er så effektive som muligt
Strømlinede, forenklede arbejdsgange med Dropbox
Dropbox hjælper dig med at strømline salg, marketing og andre arbejdsgange ved at automatisere processer, så du undgår at skulle skifte mellem apps og får frigjort tid, der ville blive brugt under processen med feedback om indholdet. Praktiske værktøjer såsom Dropbox Paper giver dig mulighed for nemmere at dele idéer og indhold samt indsamle mere direkte feedback.
Dropbox kan integreres med de apps, du allerede bruger til alle de vigtige komponenter i en strømlinet arbejdsgang: effektivitet og hurtighed, klarhed og ensartethed samt struktur og standardisering.
