Sådan gør du onboarding nemmere med Dropbox Paper

En skabelon til tidsplan for onboarding oprettes i Dropbox Paper

Når du er ansvarlig for at få nye medarbejdere klar fra første dag, er der et stort pres for at være organiseret. Medarbejderne regner med, at du hjælper dem med at blive klar.

"Folk kan ikke yde deres bedste og løfte os til det næste niveau, hvis de er stressede over, hvordan de skal komme til et mødelokale, hvordan tilmelder sig fordele eller hvornår de får deres første løn," siger Joe Topasna, HR Operations Analyst hos Dropbox. 

Nogle HR-folk finder nye måder at reducere gentagne opgaver og fokusere på at gøre oplevelsen mere personlig. Hos Dropbox bruger vores personaleteam Dropbox Paper til at gøre onboarding nemmere. Paper er et arbejdsområde til samarbejde, der kan gøre næsten alle dele af onboarding mere effektiv. For at vise dig hvordan, talte vi med nogle folk hos Dropbox, der står for at gøre vores nye rekrutter til stjernemedarbejdere. 

1. Skabelonisering af dokumenter

W-4-formularer. I-9-formularer. Dokumenter for regeloverholdelse. Ikke den mest inspirerende måde at sige "Velkommen til dit nye job", vel? Heldigvis er der måder, du kan tage noget papir (og arbejde) ud af papirarbejdet på.

Som enhver HR-medarbejder ved, er onboarding-processen iterativ. Det, der virkede for et par år siden, fungerer muligvis ikke i dag. For eksempel ændrer oplysninger om fordele sig fra den ene måned til den næste. Så det kan være en udfordring at holde alle de relaterede dokumenter opdaterede. 

Men når personaleteamet hos Dropbox deler et Paper-dokument med en onboarding-klasse, kan teamet sikre, at nye medarbejdere har adgang til de seneste detaljer ved at opdatere tekst eller tilføje links til relaterede Paper-dokumenter.

"Med Paper kan vi foretage en ændring i et dokument, og folk kan se det live, så vi ikke behøver at sende revisioner," siger Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst hos Dropbox. "Vi kan også kommentere og få folk til at gennemgå forskellige ting direkte i dokumentet, hvilket virkelig er nyttigt for vores team. Vi kan til enhver tid gentage vores instruktioner. Nye medarbejdere behøver ikke engang at klikke på Opdater for at se ændringerne."

De sparer også tid ved at bruge skabeloner, så de undgår besværet med at oprette et helt nyt sæt dokumenter til hver indgående klasse. Når Dorenas team genbruger dokumenter på et tilbagevendende grundlag, bruger de Papers funktion "gem som skabelon".

Funktionen "gem som skabelon" i Dropbox Paper

Det er nemt at oprette dine egne skabeloner fra Paper-dokumenter. Du kan også anvende vores brugsklare skabeloner til at hjælpe dit team med at få projekter sat i gang med mødenotater, projektplaner, kreative oplæg og mere.

I denne uge introducerede vi en ny skabelon til onboarding af nye medarbejdere (vist nedenfor), som enhver virksomheds HR-team kan bruge. Det er specielt designet til at gøre dit teams daglige opgaver nemmere. Skabeloner er kun på engelsk og vil snart være på mobilappen.

Dropbox Paper-skabelon til onboarding af nye medarbejdere

Dropbox Paper-skabelon til onboarding af nye medarbejdere

2. Giv nemme tjeklister

Da der sker så meget på første dag, er det nemt at miste overblikket over hvad der skal gøres, og hvornår. Derfor gør vores personaleteam stor brug af tjeklister. Med Paper kan du hurtigt oprette opgavelister og tildele folk til hver opgave med en @mention, der sender dem en e-mailmeddelelse, der fortæller dem, hvornår deres opgave er forfalden.

Animeret skærmbillede med tjeklistefunktion i Dropbox Paper

"Vi implementerede denne tjekliste over fordele i slutningen af sidste år," siger Dorena. "Inden da var det en præsentation på 60 billeder, som vi gav medarbejderne og vi forventede, at de huskede hver eneste detalje." Dorena siger, at hun hurtigt indså, at det ikke er nemt for nye medarbejdere – især når andre teams beder om deres opmærksomhed til at udfylde formularer. Oven i alt papirarbejdet skal de lære det nye job at kende. 

Efter implementeringen af tjeklisten i Paper-dokumentet fandt Dorena og hendes team ud af, at det ikke kun effektiviserer processen, det hjælper også nye medarbejdere med at fokusere deres opmærksomhed på det, der betyder mest. "Nu kan vi sige i begyndelsen af præsentationen: ‘Forsøg ikke at huske dette. Bare brug tjeklisten.’ Folk griner, men faktisk skal de kun huske tjeklisten."

Skærmbillede, der viser tjekliste over fordele i Dropbox Paper

Tildeling af opgaver og indstilling af forfaldsdatoer i Dropbox Paper

Skærmbillede, der viser opgavetildelingsfunktion i Dropbox Paper

3. Tilføj synlighed og gennemsigtighed

Med funktionen til oplysninger om visning i Paper (vist nedenfor) kan HR-teamet sende et dokument til nye medarbejdere og derefter tjekke og se, hvem der har åbnet det (og hvem der ikke har). På denne måde siger Dorena, at de kan sikre, at alle, der skal være opdaterede, har modtaget oplysningerne. "Nogle gange får vi spørgsmål som: ‘Hvor finder jeg disse oplysninger?’ Vi svarer: ‘Det ser ud til, at du ikke har åbnet dette dokument endnu. Dette dokument bliver din bedste ven. Udfør hvert trin i det, så får du det hele med.’"

Sporing af fremskridt med funktionen til oplysning om visning i Dropbox Paper

Animeret skærmbillede med funktionen oplysninger om visning i Dropbox Paper

Desuden lader Paper alle, der er blevet inviteret til dokumentet, se redigeringsprocessen, når den sker. De teammedlemmer, der har fået redigeringsadgang, kan foretage ændringer, og to eller flere personer kan foretage ændringer på samme tid. Dem, der kun har fået adgang til visning, kan tilføje kommentarer for at spørge om indhold eller foreslå ændringer. Samtaler, der ofte går tabt i e-mailtråde, kan ses i kontekst ved siden af indholdet i kommentarerne og svarene.

Tilføjelse af kommentarer i Dropbox Paper

Animeret skærmbillede, der viser kommentarfunktion i Dropbox Paper

Hos Dropbox tror vi på, at medarbejdere kan lære af hinanden, mens vi arbejder sammen og lærer af vores fortid gennem tilbageblik. Paper hjælper nye medarbejdere med hurtigt at komme i gang, da en enkelt søgning i Paper giver dokumenter fra projekter på tværs af organisationen.

"Vi er meget gennemsigtige som virksomhed om, hvor vi kunne have gjort det bedre produktmæssigt," siger Joe. "Alle kan søge efter et tilbageblik. Det er ikke noget, vi begrænser. På virksomhedsniveau er det standard. Folk er fascinerede af det. Nye medarbejdere kommer og siger til mig: ‘Jeg var hos teknologivirksomheden XYZ, og der var den slags hemmeligt.’ Det er noget nyt for folk."

Selvfølgelig har ikke alle virksomheder den samme gennemsigtighedskultur. For virksomheder, der kun ønsker at gøre bestemt indhold offentligt, er Paper designet til at give IT-administratorer mulighed for at justere, hvem der kan se hvad ved hjælp af tilpassede indstillinger på hvert Paper-dokument.

"Jeg har arbejdet hos andre ikke-teknologiske virksomheder, og jeg har set deres proces som nyansat," siger Dorena. "Det er fysisk papir og monotone instruktioner. Jeg følte, at forskellen mellem onboarding her og hos de andre virksomheder er automatisering og synlighed af instruktioner. I andre virksomheder ville de sige: ‘Sådan tilmelder du dig fordele. Held og lykke.’ Her siger vi: ‘Sådan tilmelder du dig fordele. Og sådan finder du en læge. Og sådan får du en tid.’"

4. Standardisér svar på nye medarbejderes spørgsmål 

Forespørgsler fra medarbejdere er en af de mest almindelige opgaver, HR-teams løser. "Jeg får nok 30-40 henvendelser om dagen," siger Dorena. "Men mange af dem er sundhedsrelaterede, så der er ikke et hurtigt, nemt svar. "Der er sandsynligvis 40-50 standardspørgsmål på en uge, gentaget i en cyklus: ‘Hvordan tilmelder jeg mig dette?’ og så en uge senere: ‘Hvornår får jeg mine sundheds-id'er?’"

"Paper har effektiviseret det så meget, at det tager 15 minutter af min dag, hellere end 3 timer fordelt over arbejdstiden," siger hun. "Fordi vi har udviklet vores indhold så meget, behøver vi ikke at skrive de samme oplysninger igen og igen eller forsøge at tilpasse dem til hver medarbejder. Jeg kan bare svare og dele et Paper-dokument for at sige ‘Her bor oplysningerne.’"

Inviter teamkammerater til et delt Paper-dokument

Animeret skærmbillede, der viser, hvordan man deler et Dropbox Paper-dokument

5. Gør det kedelige arbejde til en sport.

For at gøre gennemsøgning af dokumenter mindre kedeligt og holde nye medarbejdere engagerede besluttede personaleteamet hos Dropbox at gøre processen til en sport. De oprettede en skattejagt, der guider nye medarbejdere gennem tilmelding og introducerer dem til et af de vigtigste værktøjer, virksomheden bruger til at koordinere projekter og kommunikere med medarbejdere – Dropbox Paper. 

"Jeg bruger skattejagten, som fungerer som en rundvisning på vores fordelssider, som en introduktion til Paper," siger Dorena. "Vi bruger oplysninger om fordele i Paper-dokumenter til at vise dem deres første tilmeldingsinformation. Derefter sender vi dem en detaljeret liste over ting, de skal gøre på bestemte datoer. Jeg synes, at det viser, hvor nyttigt samarbejdet er. For med funktionen oplysning om visning kan du se ansigterne og navnene på de andre nye medarbejdere, der ser på dokumentet."

Paper-dokumentet Skattejagt for nye medarbejdere

Skærmbillede, der viser skattejagten for nye medarbejdere i et Dropbox Paper-dokument

"Jeg begyndte for nyligt i teamet og nød virkelig skattejagten," siger Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager hos Dropbox. "Selvom jeg stadig ærgrer mig over at vores hold ikke vandt skattejagten, var det nok den bedste måde at lære det grundlæggende i Paper og blive bekendt med arbejdslivet hos Dropbox."

Hvis du vil vide, hvordan Dropbox Paper kan gøre onboarding og andre opgaver nemmere for dit team, kan du se dropbox.com/paper.

Find ud af, hvad Dropbox ellers kan gøre for dit HR-team.

Kontakt Dropbox