人力資源 (HR) 的主要工作是處理人員相關工作，而這也意謂著大量的文件。無論這些文件是儲存在電腦上，或存在現實生活中，您都需要規劃如何管理文件。
整理文件並不輕鬆，但您可以讓流程中的許多步驟自動執行。一個可靠的方案不僅可以節省您花在一般工作上的時間，也能受到法規的保護。
何不讓我們協助您一起制訂策略呢？
什麼是人力資源文件管理？
人力資源文件管理只在追蹤公司所有的紙本文件和檔案，包括建立、歸檔、排序、儲存、尋找（或刪除）人力資源文件。
無論是小型企業或大型跨國企業，每一件文件管理工作項目從開始到完成，都應確保公司資訊的安全性與合規性。
人力資源文件管理為什麼重要？
有效的文件管理可以讓您無縫搜尋、儲存和管理員工的檔案。此外也能協助您保護文件儲存空間，以及改造人力資源流程。
擁有準確、易於尋找且安全的文件，有助於團隊了解何處可以找到其工作權利和義務相關的資訊。如今，雲端系統已是解決此問題的主流方案。
您若能設立一套堅實的人力資源文件管理系統，人員也會相信，他們個人的敏感資訊能夠得到安全的保護，進而為他們的整體福祉，做出積極貢獻。
為什麼要使用人力資源文件管理系統？
一套優良的管理系統，可以自動處理很多事務，為您省下寶貴的時間。這就像擁有一個自動文書助理，可以協助您處理公務，例如：
- 提高工作效率：文件管理系統讓您不需要在資料夾、應用程式或索引標籤之間跳轉，就能搜尋到所需要的檔案。
- 集中和簡化：數位人力資源文件管理工具會將您的檔案儲存在同一處，方便您和所有有需要的人存取檔案。
- 追蹤和報告：您可以自動追蹤和報告敏感訊息，並提供合規性，讓您不費吹灰之力，就能符合所有重要的法規標準。
- 維護安全：我們的安全功能世界一流，除能確保您的資料安全之外，甚至還能備份您的裝置，以備發生問題時使用。
- 檔案與資料夾共享：無論內部或外部，您都能使用密碼輕鬆保護文件，或是使用檔案與資料夾共享控制管理存取權限。
- 暗網監視：若您使用 Dropbox 作為您的文件管理系統，我們將會密切注意暗網有無破壞密碼之情事。
輕鬆提升效率、滿足合規性，以及保護敏感資料等等，只是幾個使用 Dropbox 作為終極人力資源文件管理解決方案的原因。
如何設定人力資源文件管理系統
1. 確定相關的文件
不同部門的同事不需要查看人力資源檔案。因為您隸屬於人力資源部門，也不需要檢視組織中的每一個檔案。
對應您在組織中使用之不同類型的人力資源檔案，例如：
- 員工文件，包括迎新套件或手冊等等
- 員工合約
- 公司政策
- 醫療與殘障記錄
- 請假申請
- 薪資記錄
- 培訓教材
- 招募文件，例如招募廣告、應徵者的履歷和面試記錄等等
- 新進員工記錄和相關資料
- 績效考核檔案
- 薪資資訊
- 福利資訊
根據您所在的產業別，您的公司可能會選用許多其他類型的數位人力資源文件，像是安全協議或產品訓練素材等等，因此，這只是一份簡略的說明。
2. 定義您的存取需求
並非公司中的每個人，都應該有權存取您所有的人力資源文件。在管理您的文件時，請先問問自己下列幾個問題：
- 誰有權存取？所有人？經理？只限人力資源部？
- 他們是經常或偶爾使用這個檔案？何時最常使用？
- 他們如何存取這個檔案？在辦公桌上、旅途中，或在行動裝置上？
- 他們需要編輯，或只需要檢視？
總而言之，想想每個人的需求、需要的時間點，以及如何保護您的文件安全無虞。此一步驟至關重要，可以確保人員只擁有他們需要的存取權。
3. 定義您的安全需求
此步驟看起來像步驟 1，但不太相同。合規性是此處的關鍵。請問問自己：
- 這個檔案是受法律保護的資訊（例如醫療記錄）嗎？
- 這個檔案需要保留一段時間嗎？
當您一切了然於胸時，請執行下列一或多個步驟，設定您的規則：
- 使用密碼鎖定檔案
- 嚴格控管文件共享
- 使用活動報告追蹤一切行動
- 驗證資料，並維護一份清楚的稽核記錄
限制您的安全需求可以確保您的文件安全與合規，讓您的文件管理高枕無憂。
4. 與同事溝通您的策略
您只差一點就完成了！但請注意，人力資源文件管理系統要能發揮作用，需要人力資源團隊的投入與時時更新。務使每個人都知道自己的角色與責任。
將一切事物存放同一位置以利使用也很重要，這同時也有助於打造協作的環境，讓文件工作流程更具效率。
對於重要的文件，可嘗試新增一些附帶影片或螢幕錄影的背景內容。
人力資源文件管理系統的最佳做法
首先，將這套高效率的策略，加入您的人力資源工作流程中。
接下來盡快向員工介紹此策略，並在入職階段提供訓練，這點十分重要。
此外，實作自動備份最重要的文件，也至關重要。
為什麼不需要每年審視一次您的人力資源文件檔案，確認您方案進展順利呢？保持一切事物循正軌運作最為理想，不然就略加調整。
高效安全的人力資源文件管理
若您是人力資源部門的工作人員，Dropbox 可以成為您有力的小幫手。一切的一切，都在讓文件管理、儲存空間或共享的操作更加方便，讓團隊能有適當的工具，加快他們日常工作的速度。
人力資源團隊還能取得共享文件的動態或分析，以便您查看誰在使用您分享的重要的檔案，或是簡單的查看。十分方便。
高效安全的人力資源文件管理簡化了這一切。