如何保持專注

瞭解如何透過有用的技巧,在工作時提升專注力,增加您和團隊的注意力廣度和集中力。

注意力廣度及提升專注力

數週以來同時處理多項任務,讓您缺乏注意力,且一直陷在熬夜晚睡及痛苦早起的無限循環中。然後有一天,您其實需要持久的注意力廣度來完成一項重要任務,但實在是做不到。知道如何在工作時更加保持專注,是非常重要的技能。但是當精疲力盡之時,該如何辦到?

無論您是在課堂上蠢蠢欲動的小孩,還是很擅長保持注意力的啃書蟲,成年人想在工作時保持專注仍然很有挑戰性。

但這次一切全都操之在您:在工作環境裡,時間管理、決策、和守規律的注意力廣度,全由自己做主。注意力不集中,對大型或小型團隊都會產生負面影響。身為自由工作者或小型企業老闆,若能瞭解如何在處理多重專案的同時,保持對工作的專注力,就能確保收穫和投入成正比。

透過改善專注力來一鼓作氣完成任務,本身就讓人心滿意足。不僅能體會更傑出的表現,可能還會發現自己的整體生活方式也有所改善。無法達到「工作與生活的平衡」的情況,時常視作員工不滿的主要原因。研究實際發現,提高生產力可能是追求完美的關鍵,反而不應該將重點放在工作與生活的平衡狀態。當然,更好的專注力始終源自家裡。

如何透過提升睡眠品質改善專注力

無論目標是完成一個專案、談妥一筆交易、或做完一份積壓許久的文書工作,好的睡眠品質都不可或缺。如果您精疲力盡,那麼一定做不了什麼事,至少無法將事情做好。睡眠對工作效率的影響,可是鑿鑿有據。難怪世界上許多生產力最高的天才都會小睡來保持精力旺盛。如果您是團隊領導者,那麼您的寶貴時間對於午睡來說可能太奢侈了,但還是應該確保每晚都能得到所需的休息,甚至可在白天找時間趁機休息。若您的團隊是在遠端工作或分散在多個樓層,為了讓專案保持進度,您可能會在不同部門間來回奔跑,或是來回切換裝置。還好 Dropbox 能讓您不用這麼辛苦。只需要坐下來,花五分鐘整理思緒,就能為您的專注力和大腦健康帶來奇蹟。

睡眠使您的身心得到充足的休息,並於工作一整天後,幫助您恢復活力。一般成年人的建議睡眠時間為每晚七至九小時。少於這個量會導致睡眠不足,但過度睡眠也同樣會造成能量水平低落。加班看似可以幫助消化工作量,然後可以在周末補眠,但這終究是違背常理。

請確定每個晚上都保持良好的睡眠保健方式。睡覺前不要講電話和發簡訊,如果可能的話,請將手機放在另外一個房間。全部時間只需全用來放鬆和舒緩。一天結束後,讓精神能量再次充飽電,一覺醒來獲得充分休息,隔天早上就能精神抖擻地去上班。

如何以正念思考專注於工作

像「深度工作」和「刻意練習」之類的概念,是基於掌握自己思考的觀念。愈來愈多人將練習正念視為提高生產力的關鍵。

想像一個高爾夫選手一次又一次地練習揮桿。如果不花心思,揮桿動作不過只是自動駕駛的習慣,因為高爾夫選手每天都會重複練習目標揮桿。刻意練習要求對每次揮桿進行分析,所以從第一次到第二次揮桿之間,都會有少量、有意識的進步。

工作場所也許不是高爾夫球場,但適用相同的規則。與其走進辦公室,希望光靠意志力和高能量水平來確保今天會成功 (這很不實際),不如仔細研究一天的每個時間區段。

您每天都在同一時間起床嗎?您是否給自己足夠的時間洗澡和穿衣服?您是否有足夠的時間好好品嘗早餐,並享用一定不會導致高糖效應的餐點?如果答案是否定的,請從這裡開始改善注意力。就這麼簡單。重點:您只需改善早上的例行公事,就可開始改善工作上的專注力。

「深度工作」的操作方式相同,是指將干擾消除後,就全神貫注於任務上。如果您已付出努力,禁止自己睡前使用手機,並嚴守起床的例行公事,您就可以輕鬆將相同的思維模式轉移到管理工作量上,甚至從而鼓勵團隊也採取這些改善生活的方法。

正念幫助您意識到壞習慣的存在,並準備好將壞習慣根除,改為養成好習慣。這是提高生產力的重要方法。畢竟如果歷經了忙亂的通勤路程,抵達公司後自然會感到又煩又餓,在這種情況下,誰都不會認為這天工作時會有好事發生。

利用數位化工具提高工作效率

一旦您開始從日常習慣的基礎上改善注意力,就可以開始引入一些外在工具。雖然每個人在工作時間以外都要為自己的睡眠負責,但使用數位化工具可以幫助您和團隊在辦公室裡保持專注,讓一切井然有序。

將團隊與 Dropbox Business 連結可幫助您達成此目標。您從此不需要為了尋找團隊成員的文件,在不同的資料夾、窗口和裝置之間切換,也不需在部門之追著成員跑。如果時間至關重要,那麼 Dropbox 是不可或缺的數位化中心,可讓您在同個位置將一切一覽無遺。數位化工具不僅提供出色的時間和團隊管理協助,還可幫助您提高責任感、變得更有擔當。在 Dropbox Spaces 上操作文件和提及團隊成員,可幫助您掌握團隊狀況,包含誰負責哪些工作、及哪些任務最緊迫。

再也不能用「我沒看到備忘錄」當成理由。再也不用浪費時間在辦公室裡衝來衝去,查看每個人在做什麼,然後一路上一直被閒聊打斷。一旦保持專注並進入狀況,您就可以隨心所欲提高工作效率,同時真正享受正在做的事。

試試數位化排毒

數位化工具可以是很棒的東西,但像 SlackTrello 之類可改善工作生產力的工具,及社交媒體和簡訊之類的數位化干擾,兩者之間是有區別的。工作場所的生產力全都取決於當下投入的決心。您可以透過取消朋友和關注者的提醒通知,立即將阻礙生產力的干擾消滅。不要陷入「我看一眼就好」的陷阱,因為您根本沒必要看訊息,看了後思緒被帶走,注意力被分散。

如果早上 9 點時,您最關心的是社群媒體的動態消息,則 9:05 從信箱收到最新試算表時,您一定會失去工作動力。您每天工作使用的數百種不同程式,也可能會發生一樣情況。然而,Dropbox 智慧協作空間讓您和團隊可以集中存取所有最重要的應用程式及檔案,從此免於在應用程式和平台之間不斷進行切換。只需將檔案從 Slack 直接放到團隊的 Trello 板上,誰都不需要在瀏覽器的索引標籤中辛苦篩選。透過 Dropbox,您可以在保持聯繫的同時排除干擾。

協作與傾聽

協作是容易讓人分心的另一個領域。就算您與十多位成員組成的團隊合作順暢,但無止盡的通知和問題也會不斷分散注意力。但有了適合的生產力工具,團隊合作並不煩人,反而是令人感到興奮又有趣。在 Dropbox 中,您可以與團隊保持聯繫,及在不同應用程式和裝置上發表評論並分配工作,所以很自然就養成團隊合作的精神。您可以在 Dropbox Paper 中以團隊形式建立、編輯、設定截止日期、安全地請求檔案及簡化工作流程,一切都具備完整的能見度,因此可以精確地知道每個人在做什麼。透過提高生產力,您還可以加入短暫的休息時間,以便在壓力大的日子裡重新提振精神。而且,如果您是獨自工作,這些工具可以幫助您清楚掌握待辦清單的細節,同時還可以安全地邀請客戶分享意見。

保持專注

如果您想知道如何保持更佳專注,則要瞭解注意力並非僅存在於工作中,這點非常重要。當您學會在日常生活中練習正念時,從早上鬧鐘響起到晚上進入被窩那一刻,您就可以非常明顯地改善專注的能力。到最後,您的工作能力會變得更加強大,將團隊的潛能完全發揮,且更樂在其中。