我們很多人都把時間花在「瞎忙」上：根據麥肯錫研究顯示，知識工作者花費近 20% 的時間尋找內部資訊，或是尋找對特定工作項目有幫助的同事。
而透過簡化的工作流程，可以減少這種時間的浪費，並可顯著地改善營運流程。找出並去消弭重複性工作項目或是拖慢您速度的問題，可以提升效率及生產力。
我們將在本指南中，向您介紹可簡化工作流程的五個簡單策略。您從此可以對不必要的複雜作業說「再見」，同時迎向簡化的流程，進而使工作團隊達成更多目標。
簡化工作流程有哪些好處？
簡化流程能減少日常工作中不必要的步驟，消弭耗時的工作項目，並減少錯誤。同時還一些額外的好處：
- 提高工作效率
- 提升效率
- 改進溝通
- 降低停滯不前和錯過最後期限的情況
- 競爭優勢
- 員工士氣更佳
- 簡化員工訓練
- 權責與義務更加清楚
簡化工作流程的 5 種方法
以下是簡化工作流程的五種方法：
1. 找出目前拖慢速度的流程
需要簡化的工作流程所呈現的跡象包括：導致專案無法按時交付的延遲情況與瓶頸、工作項目中大量的重做部分或不必要的重複作業，以及引發額外問題而非解決問題的多餘技術。
在評估目前的工作流程時，請考量：
- 涉及的人員、系統或工具
- 實現工作流程預期成效所需的工作項目、步驟或活動
- 完成每個工作項目或活動一般會花費的時間
- 保持工作流程持續進行所需的資訊
- 設定開始進行該工作流程的觸發條件、動作、時間或條件
- 工作流程應產出的預期成效或結果
當您與他人協作進行此步驟時，可以一同找出工作流程中任何多餘或效率低的要素。
您可以利用 Dropbox 檔案共享和協作工具，更輕鬆地收集工作團隊成員的意見。例如，多位使用者可以透過 Dropbox 即時處理同一個檔案，讓協作更加順暢。這種透明度有助於找出任何瓶頸，因為如果某位工作團隊成員一直都花費較長的時間來完成一項工作項目，那可能表示他的工作流程部分有問題。
為了弄清楚工作流程中的哪些步驟花費了最多的時間，以及可以改進哪些地方，您還可以透過 Dropbox 查看對檔案進行的所有動作之詳細活動記錄，例如進行檢視、下載與編輯。
2. 定義目標
找出哪些工作流程需要簡化之後，就可以開始定義希望透過此工作調整達成什麼目標，以及計劃要如何實現此一目標。
即使方案一開始會相當粗略，但考量您想要進行的具體改進項目以及原因，將有助於將重點縮小到希望達成的成效上。
例如，如果工作團隊傾向於在持續性的月截止期限內衝刺工作，可能需要簡化意見流程，這樣專案就不會在接近月底時停滯不前。使用像是 Dropbox Paper 等專案管理工具，可以在非常短的時間內，建立待辦事項清單，將工作項目指派給團隊成員，並設定到期日。隨著截止日期的接近，Paper 會自動發送通知，供您隨時掌握專案工作項目的最新情況。
3. 盡可能地使用範本和工作流程自動化作業
流程自動化作業有助於您減少花在佔用您大量注意力的手動或重複性工作項目上的時間，而可投入更有成效的活動。
使用 Dropbox 自動化作業，可以設定將檔案自動整理到指定的資料夾之規則和觸發條件。如此可節省手動排序以及移動檔案的時間和精力，確保文件一律會位於正確的位置。
像是 Dropbox Dash 等工具，有助於您將來自檔案、應用程式、瀏覽器連結的內容，分組到一個整理過的堆疊中，與工作團隊共享。Dash 會使用 AI 建議新的堆疊，並會根據您最近的活動，將檔案整理至以專案區分的集合中。
文件範本還可加快製作內容流程：無論是從專案規格到內容行事曆的任何項目，都可以使用範本。它們是確保即使您從工作流程中刪除某些步驟，成品品質也不會受到影響的好方法。
為了讓存取與共享流程文件變得更加容易，Dropbox 提供有安全且集中的儲存空間，供您與您的團隊成員使用。Dropbox 同時還與您目前使用和喜愛使用的應用程式相整合 (例如 Zapier、Gmail 和 Outlook)，因此可以將所有內容都保留於同一處。
4.分享知識與深入資訊
將流程變更與研究記錄為文件，可以輕鬆地與現有和新加入的團隊成員進行溝通。本文件可作為所有相關人員的參考依據，確保每個人都達成共識，並瞭解新的程序。
記錄下工作流程也有助於加快採行工作流程的過程。當團隊成員能取得清晰簡潔的文件，他們即可以快速採用新的流程並將其納入日常的工作流程中。因為每個人都朝向相同的目標而努力，所以最終能促成更有效率且成效更佳的工作團隊。
此外，在 Dropbox Paper 中記下您工作流程作業的重點，能讓新的團隊成員可以更加輕易地上手。因為有全面豐富的記錄，新員工可以快速上手，並瞭解工作團隊內的工作方式。如此縮短了新聘員工的學習曲線，並確保他們能夠盡快地為工作團隊做出貢獻。
5. 收集意見
其他人可為您的流程帶入新的視角，並能對可能遺漏的改進部分，提供小提示。詢問您的隊友、主管或不同工作團隊中類似職位的人的意見，可以獲得您自己可能沒考量到的寶貴深入資訊與觀點。
在 Dropbox Paper 中記錄您的流程並與同事共享該文件，意味著他們可以在任何地點於任何裝置上，進行即時協作。他們能就您目前提議的新工作流程在哪些方面做得很好，提供意見，指出其優點和潛在的好處。他們也可以指出工作流程可以改進或最佳化的領域，提供可以引領至更佳成效的改進項目或調整建議。
組織中其他人的共同參與，也有助於確保對於新工作流程的接受與支持。透過讓主要相關人士參與決策過程，並尋求他們的意見，可以提升成功施行與採用新工作流程的可能性。
簡化工作流程的小提示
以下是協助您簡化現有流程以提高營運效率的一些額外小提示：
- 長遠考量：隨著業務的發展和演進，現在所做的變更是否仍然有效？
- 保留靈活性：業務的情況變化很快，因此有能力可以視需要進行改動和調整，相當重要
- 依優先順序進行最佳化：找出哪些工作項目必不可少，以及哪些可以簡化或自動化
- 記錄變更與全新流程：避免混淆，並確保每個人都正確地遵循工作流程
- 在進一步推行前，先測試簡化後的新工作流程是否有效：如此可以在發生任何問題前先將其解決，並確保流程盡可能地有效
使用 Dropbox 精簡工作流程
透過自動化流程，Dropbox 可協助您簡化銷售、行銷與其他工作流程，避免在應用程式之間切換，並節省在提供內容意見過程中所花費的時間。您可以運用像是 Dropbox Paper 等便利的工具，更加輕鬆地分享想法和內容，並收集更直接的意見。
Dropbox 與您目前使用的應用程式相整合，您可以運用到簡化工作流程的所有基本組成部分：效率和速度、清晰度和一致性，以及結構和標準化。
