在家工作時，很難判斷您和工作團隊的溝通狀況。
電子郵件應該簡潔點還是詳盡點為好？人們是否已經遭受太多資訊轟炸，還是覺得自己無法掌握狀況？無法看到表情和肢體語言時，到底如何真正瞭解對方的想法？
透過視訊會議，我們能夠獲得一點過往現場互動時，面對面溝通相處融洽的感受，但大多數的工作仍仰賴書面通訊。那麼我們究竟該如何確保每封電子郵件、會議記錄、專案計畫和創意構思簡介都可清楚表達，而不會讓人困惑呢？
人們談到資訊架構時，通常指的是設計師與使用者體驗 (UX) 書寫者在網站上規劃內容架構與呈現資料的方式。但是，資訊架構在不同的情境下有不同的意義，而 COVID-19 疫情的爆發也衍生出截然不同的情境。
現在，工作團隊不僅不在辦公室裡，更與彼此相隔千里。許多人得學習全新的協作工具，因此須花上更多時間才能找到正確資訊。尋找藏於層層資料夾中的檔案，很可能讓人感覺身陷迷宮，尤其這些資料夾的命名或整理方式也不一定合乎邏輯。
我們希望能幫助您的同事掌握一切，方便他們輕鬆找到所需內容。以下是運用資訊架構，建立結構良好的空間來儲存內容的方式。
掌握全局，別當井底之蛙
Karen McGrane 不僅著有《行動裝置的內容策略 (Content Strategy for Mobile)》與《建立反應靈敏的使用者體驗 (Going Responsive)》，也是使用者體驗顧問公司 Bond Art + Science 的創辦人。從事顧問工作時，McGrane 注意到許多優秀的前端設計工作，因未考量到後端流程與工具而分崩離析。
Karen McGrane 表示：「在家工作時，無論是視訊會議還是電話會議，都需要用上更多腦力。」
問題在於內容、設計與開發團隊僅專注於自己負責的部分，而未思考他們對其他工作團隊的影響。現在，經濟發展仰賴分散式團隊彼此協作的成效，因此影響範圍也更加廣泛。
她說道：「對所有人來說，轉向遠端工作都是一件大事。過去大家在同個空間中共事時，理所當然能夠釐清的資訊，現在全都需要思考如何在網路上完成。」
這就是為什麼 McGrane 建議我們採取全面性的方式，建立有益整體工作團隊的資訊架構。您可以透過下列方法開始：
轉向非同步工具
在分散式工作環境中，語言、架構、分類與命名變得更加重要。
McGrane 回憶道：「我有個過去 15 年來都在遠端工作的好友兼同事，他寫了一連串推文，分享在家工作的真實樣貌。其中一個我感同身受的論點是，在家工作時，無論是視訊會議還是電話會議，都需要用上更多腦力。
因為在家工作時可能會有更多來自寵物、孩子，或是家中其他也要開會或打電話的人干擾，這對人們來說是很大的負擔。因此我們可以思考如何轉向使用非同步機制來進行溝通，如運用 Dropbox Paper 文件時，某人可以寫下：『這是我們試圖解決的問題。』然後其他人就可以在上面留言。您也可以設定截止期限，[並使用『@ 提及』功能告訴他們]：『您必須在明天下班前表達意見，然後我們就要做決定了。』」
McGrane 建議我們，在編寫專案計畫、策略文件與創意作品等長篇內容時，可使用共享的非同步工具，並在需要透過即時人際互動培養團隊凝聚力的時候，再行使用電話溝通和視訊會議。
她表示：「我們必須思考如何正確使用手邊的工具。我和許多無論何事都要進行實體會議的公司合作過，但或許是時候反思『這次實體會議的價值是什麼？』如果集會的目的不是為了讓大家相聚，建立團隊歸屬感，而只是要討論事情並做出決定，那麼您便可以使用其他更有效率的方式達成此目標，同時有效運用全套居家辦公工具。」
制定通用詞彙
McGrane 表示：「我生於電腦還不普及的黑暗時代，當時資料夾的名稱只能有八個字元的長度，所以人們習慣保持簡潔。我記得當 Mac 電腦終於不再限制檔案名稱的長度時，那種感覺是：『哇，一切都不一樣了！』」
建立資料夾系統時，千萬避免以模糊的方式命名。請確保您的工作團隊有制定有一套通用的檔案命名詞彙，並善用您擁有的儲存空間，清楚表達每個檔案的內容。
「當人們必須處理數量更為龐大的書面資訊時，標記變得更加重要。」
如果您使用自己制定的命名系統來儲存共享檔案，請務必和同事說明您的方法，以便維持相同格式。您也可以在 Dropbox 中設定自動化，將命名慣例套用到所有檔案。
McGrane 解釋道：「一定要清楚溝通。比如說，如果您要開啟並編輯一份文件，然後以新檔名儲存新版本，應該使用什麼檔案名稱？這些都是基本的檔案整理原則。」
根據背景資訊標記內容
建立內容架構時，McGrane 建議您除了檔案與資料夾之外，也須特別注意串流、頻道與工作項目的標記方式。
她表示：「當人們必須消化數量更為龐大的書面資訊時，[標記] 變得更加重要。我有個需要嚴格遵守許多安全規定的客戶。除了他們給我的工作用 PC 之外，我還有一部私人使用的 Mac。我真的就是坐在辦公桌前，面對 Mac、PC 和手機，三者不斷交替使用。我會從某個頻道收到訊息，而且這個訊息不會從其他頻道傳入。任何能幫助我理解和決定所收訊息優先順序的東西，都能帶來極大助益。」
您的其中一項目標應該是幫助同事篩選掉和自己無關的內容，就連 Slack 頻道的命名方式都能幫助他們瞭解應該加入與忽略的頻道。說明清楚、文句清晰的電子郵件主旨，可協助他們判斷是否需要閱讀該郵件。
為各專案建立共享文件
分散式團隊使用大量應用程式，因此最好能將有助於溝通，以及有助於創作內容與協作的應用程式區分開來。
McGrane 表示：「我的 Slack 與 Twitter、Dropbox、Google 文件和 Zoom 整合。從經理的角度思考，整合所有工具能讓工作更輕鬆，因為人們就不必從一個系統跳至另一個系統，並試著搞清楚自己究竟該使用哪個。
我們需要在協作空間內共享文件，這在當今的世界中著實重要。」
從某些角度來看，有這麼多頻道確實相當考驗我們的腦力。聊天室的數量超越以往，但並非所有聊天室都很重要，或有助於專案發展。
McGrane 表示：「我們需要在協作空間內共享文件，讓人們能夠輸入自己的想法或備註，也讓其他人能在上面留言並進行協作，這在當今的世界中著實重要。說到在家工作，我可以想像肯定有人從來沒這樣做過。市面上有 Dropbox Paper、Google 文件，還有 Slack 的文件編輯功能，我使用這三種工具的頻率都差不多。」
讓人輕鬆一覽您的訊息
正如您建立了清楚命名、容易瀏覽的檔案與資料夾系統一樣，您也可以使用資訊架構的原則簡化文件內的訊息。
您的同事需要處理的書面通訊量遠勝以往，因此，保持訊息簡短、切中要點相當重要。電子郵件須簡短、清楚，且以工作項目為導向，以獲得最高成效，每個備註也應盡可能保持清晰簡潔。
她表示：「有時候，我們需要確保第一則訊息簡潔有力。當讀者快速瀏覽文件時，他們通常只會看句子的前幾個字母或單字。如果有人只迅速看了一眼這封電子郵件，他們會注意到哪兩三個字？在思考電子郵件的排版方式時，別忘了每個人的螢幕大小或使用的裝置都不同。您無法預測他們能看到的電子郵件篇幅。」
為了讓您的訊息方便閱覽，請試著在電子郵件中使用粗體區塊標題，並盡可能透過 H2 子標題格式和項目符號，調整共享文件的格式。
她補充道：「如果有某人需要採取的行動，請務必將該項目放在相關文字說明的附近。因為很常發生這樣的狀況，您有一封很長的電子郵件討論串，然後有個人說道：『我把更新的文件放在下面。』但因為討論串太長，附件出現在電子郵件的第 70 頁。這類情況很可能讓人錯過重要資訊，或搞不清楚自己須採取的行動。連結雲端文件 [而非電子郵件的附加檔案]，可讓大家的工作更輕鬆。」
無論您是要從空白文件開始，還是使用內含預先設計元素的範本，請務必確定內容架構反映溝通事項的階層結構。讀者是否能一眼就掌握文件的用途？如果排版方式看起來像是一系列文字區塊，請將內容調整成大綱格式，引導讀者閱讀。
讓內容的結構反映溝通事項的階級架構。讀者是否能一眼就掌握文件的用途？
McGrane 認為，設立清楚的資訊階級架構，是讓資訊從協作筆記本變成專業文件的方法。「您必須思考：『資訊的編篡方式是否有意義？我是否使用正確的標題與子標題系統？這些標題的格式是否清楚？閱讀大綱後，我是否能充分瞭解可在這份文件中找到的資訊？』這些對我來說都是構成專業溝通的要素。」
決定您偏好使用的溝通管道
當您準備好邀請他人加入您的共享文件，或傳送資料夾連結時，選擇受眾使用的平台可幫助您更快取得回應。您無法走到辦公桌前找他們，因此您可能需要查看幾個不同的管道才能追蹤他們的下落。
如欲知道哪些管道最有可能聯絡到團隊成員，現在可說是最佳時機。McGrane 建議我們跟團隊成員確認：「在這些情況下，如果我需要盡快與您取得聯絡，最好的做法是什麼？」
您可以詢問他們傾向使用電子郵件、簡訊、Slack、Skype、Zoom 或 Google Hangouts 聯絡，或是透過電話聽到人聲。他們甚至可能會喜歡在一天的尾聲，於行事曆上預留一段時間，讓您把所有問題一次問完。
McGrane 表示：「這些都是我們需要處理的最新行政議題。請仔細思考該用什麼方式傳達此訊息，好讓受眾可在任何平台或裝置上閱讀、理解，並根據您的訊息採取行動。」
就算您已瞭解在分散式工作環境中工作的新方式，也請務必保持彈性，並準備好因應不斷變化的生態系統。
她還說：「瞭解您的工具，就是致勝的關鍵。此外，您的工具也會有所改變，所以別太偏好特定工具。」
如需瞭解如何透過共享文件，建立有效的資訊架構，請參閱 dropbox.com/paper
