使用資訊架構讓分散式團隊工作更輕鬆

一個人在加入 Zoom 會議前,在 Dropbox 中回覆留言

在家工作時,很難判斷您和工作團隊的溝通狀況。

電子郵件應該簡潔點還是詳盡點為好?人們是否已經遭受太多資訊轟炸,還是覺得自己無法掌握狀況?無法看到表情和肢體語言時,到底如何真正瞭解對方的想法?

透過視訊會議,我們能夠獲得一點過往現場互動時,面對面溝通相處融洽的感受,但大多數的工作仍仰賴書面通訊。那麼我們究竟該如何確保每封電子郵件、會議記錄、專案計畫和創意構思簡介都可清楚表達,而不會讓人困惑呢?

人們談到資訊架構時,通常指的是設計師與使用者體驗 (UX) 書寫者在網站上規劃內容架構與呈現資料的方式。但是,資訊架構在不同的情境下有不同的意義,而 COVID-19 疫情的爆發也衍生出截然不同的情境。

現在,工作團隊不僅不在辦公室裡,更與彼此相隔千里。許多人得學習全新的協作工具,因此須花上更多時間才能找到正確資訊。尋找藏於層層資料夾中的檔案,很可能讓人感覺身陷迷宮,尤其這些資料夾的命名或整理方式也不一定合乎邏輯。

我們希望能幫助您的同事掌握一切,方便他們輕鬆找到所需內容。以下是運用資訊架構,建立結構良好的空間來儲存內容的方式。

掌握全局,別當井底之蛙

Karen McGrane 不僅著有《行動裝置的內容策略 (Content Strategy for Mobile)》《建立反應靈敏的使用者體驗 (Going Responsive)》,也是使用者體驗顧問公司 Bond Art + Science 的創辦人。從事顧問工作時,McGrane 注意到許多優秀的前端設計工作,因未考量到後端流程與工具而分崩離析。

Karen McGrane 表示:「在家工作時,無論是視訊會議還是電話會議,都需要用上更多腦力。」

問題在於內容、設計與開發團隊僅專注於自己負責的部分,而未思考他們對其他工作團隊的影響。現在,經濟發展仰賴分散式團隊彼此協作的成效,因此影響範圍也更加廣泛。

她說道:「對所有人來說,轉向遠端工作都是一件大事。過去大家在同個空間中共事時,理所當然能夠釐清的資訊,現在全都需要思考如何在網路上完成。」

這就是為什麼 McGrane 建議我們採取全面性的方式,建立有益整體工作團隊的資訊架構。您可以透過下列方法開始:

轉向非同步工具

在分散式工作環境中,語言、架構、分類與命名變得更加重要。

McGrane 回憶道:「我有個過去 15 年來都在遠端工作的好友兼同事,他寫了一連串推文,分享在家工作的真實樣貌。其中一個我感同身受的論點是,在家工作時,無論是視訊會議還是電話會議,都需要用上更多腦力。

因為在家工作時可能會有更多來自寵物、孩子,或是家中其他也要開會或打電話的人干擾,這對人們來說是很大的負擔。因此我們可以思考如何轉向使用非同步機制來進行溝通,如運用 Dropbox Paper 文件時,某人可以寫下:『這是我們試圖解決的問題。』然後其他人就可以在上面留言。您也可以設定截止期限,[並使用『@ 提及』功能告訴他們]:『您必須在明天下班前表達意見,然後我們就要做決定了。』」

McGrane 建議我們,在編寫專案計畫、策略文件與創意作品等長篇內容時,可使用共享的非同步工具,並在需要透過即時人際互動培養團隊凝聚力的時候,再行使用電話溝通和視訊會議。

她表示:「我們必須思考如何正確使用手邊的工具。我和許多無論何事都要進行實體會議的公司合作過,但或許是時候反思『這次實體會議的價值是什麼?』如果集會的目的不是為了讓大家相聚,建立團隊歸屬感,而只是要討論事情並做出決定,那麼您便可以使用其他更有效率的方式達成此目標,同時有效運用全套居家辦公工具。」

制定通用詞彙

McGrane 表示:「我生於電腦還不普及的黑暗時代,當時資料夾的名稱只能有八個字元的長度,所以人們習慣保持簡潔。我記得當 Mac 電腦終於不再限制檔案名稱的長度時,那種感覺是:『哇,一切都不一樣了!』」

建立資料夾系統時,千萬避免以模糊的方式命名。請務必確保您的工作團隊在命名檔案時有一套通用詞彙,並善用您擁有的儲存空間,清楚表達每個檔案的內容。

「當人們必須處理數量更為龐大的書面資訊時,標記變得更加重要。」

如果您使用自己制定的命名系統來儲存共享檔案,請務必和同事說明您的方法,以便維持相同格式。您也可以在 Dropbox 中設定自動化,將命名慣例套用到所有檔案。

McGrane 解釋道:「一定要清楚溝通。比如說,如果您要開啟並編輯一份文件,然後以新檔名儲存新版本,應該使用什麼檔案名稱?這些都是基本的檔案整理原則。」

根據背景資訊標記內容

建立內容架構時,McGrane 建議您除了檔案與資料夾之外,也須特別注意串流、頻道與工作項目的標記方式。

她表示:「當人們必須消化數量更為龐大的書面資訊時,[標記] 變得更加重要。我有個需要嚴格遵守許多安全規定的客戶。除了他們給我的工作用 PC 之外,我還有一部私人使用的 Mac。我真的就是坐在辦公桌前,面對 MacPC 手機,三者不斷交替使用。我會從某個頻道收到訊息,而且這個訊息不會從其他頻道傳入。任何能幫助我理解和決定所收訊息優先順序的東西,都能帶來極大助益。」

您的其中一項目標應該是幫助同事篩選掉和自己無關的內容,就連 Slack 頻道的命名方式都能幫助他們瞭解應該加入與忽略的頻道。說明清楚、文句清晰的電子郵件主旨,可協助他們判斷是否需要閱讀該郵件。

為各專案建立共享文件

分散式團隊使用大量應用程式,因此最好能將有助於溝通,以及有助於創作內容與協作的應用程式區分開來。

McGrane 表示:「我的 Slack 與 Twitter、Dropbox、Google 文件和 Zoom 整合。從經理的角度思考,整合所有工具能讓工作更輕鬆,因為人們就不必從一個系統跳至另一個系統,並試著搞清楚自己究竟該使用哪個。

 

我們需要在協作空間內共享文件,這在當今的世界中著實重要。」

從某些角度來看,有這麼多頻道確實相當考驗我們的腦力。聊天室的數量超越以往,但並非所有聊天室都很重要,或有助於專案發展。

McGrane 表示:「我們需要在協作空間內共享文件,讓人們能夠輸入自己的想法或備註,也讓其他人能在上面留言並進行協作,這在當今的世界中著實重要。說到在家工作,我可以想像肯定有人從來沒這樣做過。市面上有 Dropbox Paper、Google 文件,還有 Slack 的文件編輯功能,我使用這三種工具的頻率都差不多。」

讓人輕鬆一覽您的訊息

正如您建立了清楚命名、容易瀏覽的檔案與資料夾系統一樣,您也可以使用資訊架構的原則簡化文件內的訊息。

您的同事需要處理的書面通訊量遠勝以往,因此,保持訊息簡短、切中要點相當重要。電子郵件須簡短、清楚,且以工作項目為導向,以獲得最高成效,每個備註也應盡可能保持清晰簡潔。

她表示:「有時候,我們需要確保第一則訊息簡潔有力。當讀者快速瀏覽文件時,他們通常只會看句子的前幾個字母或單字。如果有人只迅速看了一眼這封電子郵件,他們會注意到哪兩三個字?在思考電子郵件的排版方式時,別忘了每個人的螢幕大小或使用的裝置都不同。您無法預測他們能看到的電子郵件篇幅。」

為了讓您的訊息方便閱覽,請試著在電子郵件中使用粗體區塊標題,並盡可能透過 H2 子標題格式和項目符號,調整共享文件的格式

她補充道:「如果有某人需要採取的行動,請務必將該項目放在相關文字說明的附近。因為很常發生這樣的狀況,您有一封很長的電子郵件討論串,然後有個人說道:『我把更新的文件放在下面。』但因為討論串太長,附件出現在電子郵件的第 70 頁。這類情況很可能讓人錯過重要資訊,或搞不清楚自己須採取的行動。連結雲端文件 [而非電子郵件的附加檔案],可讓大家的工作更輕鬆。」

無論您是要從空白文件開始,還是使用內含預先設計元素的範本,請務必確定內容架構反映溝通事項的階層結構。讀者是否能一眼就掌握文件的用途?如果排版方式看起來像是一系列文字區塊,請將內容調整成大綱格式,引導讀者閱讀。

 

讓內容的結構反映溝通事項的階級架構。讀者是否能一眼就掌握文件的用途?

McGrane 認為,設立清楚的資訊階級架構,是讓資訊從協作筆記本變成專業文件的方法。「您必須思考:『資訊的編篡方式是否有意義?我是否使用正確的標題與子標題系統?這些標題的格式是否清楚?閱讀大綱後,我是否能充分瞭解可在這份文件中找到的資訊?』這些對我來說都是構成專業溝通的要素。」

決定您偏好使用的溝通管道

當您準備好邀請他人加入您的共享文件,或傳送資料夾連結時,選擇受眾使用的平台可幫助您更快取得回應。您無法走到辦公桌前找他們,因此您可能需要查看幾個不同的管道才能追蹤他們的下落。

想知道您最可能透過哪些管道聯絡您的團隊成員,現在可說是最佳時機。McGrane 建議我們跟團隊成員確認:「在這些情況下,如果我需要盡快與您取得聯絡,最好的做法是什麼?」

您可以詢問他們傾向使用電子郵件、簡訊、Slack、Skype、Zoom 或 Google Hangouts 聯絡,或是透過電話聽到人聲。他們甚至可能會喜歡在一天的尾聲,於行事曆上預留一段時間,讓您把所有問題一次問完。

McGrane 表示:「這些都是我們需要處理的最新行政議題。請仔細思考該用什麼方式傳達此訊息,好讓受眾可在任何平台或裝置上閱讀、理解,並根據您的訊息採取行動。」

就算您已瞭解在分散式工作環境中工作的新方式,也請務必保持彈性,並準備好因應不斷變化的生態系統。

她還說:「瞭解您的工具,就是致勝的關鍵。此外,您的工具也會有所改變,所以別太偏好特定工具。」

如需瞭解如何透過共享文件,建立有效的資訊架構,請參閱 dropbox.com/paper

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