Usa la arquitectura de la información para facilitar el trabajo en equipos distribuidos

Una persona responde a un comentario en Dropbox antes de unirse a una reunión de Zoom

Cuando trabajas desde casa, resulta difícil saber si te estás comunicando bien con tu equipo.

¿Tus correos electrónicos deberían ser más concisos o extensos? ¿La gente ya está abrumada con demasiada información o se siente al margen? Cuando no puedes ver las expresiones faciales ni el lenguaje corporal, ¿quién sabe?

Con las videollamadas, obtenemos parte de la comunicación cara a cara que solíamos tener en persona, pero, para la mayor parte del trabajo, dependemos más de los intercambios por escrito. Por tanto, ¿cómo podemos asegurarnos de que los correos electrónicos, las notas de reuniones, el plan del proyecto y el informe creativo aportan claridad y no confusión?

Cuando se habla de la arquitectura de la información, normalmente se hace referencia a la manera en la que los diseñadores y redactores de la experiencia de usuario estructuran el contenido o presentan los datos en sitios web. No obstante, puede significar cosas diferentes en función del contexto. Y la pandemia de la COVID-19 ha creado un contexto completamente nuevo. 

Los equipos ahora están físicamente separados tanto de su oficina como entre sí. Muchos están aprendiendo a usar nuevas herramientas de colaboración, por lo que es posible que tarden más en encontrar la información correcta. Cuando buscan un archivo en diferentes niveles de carpetas (que quizás tengan un nombre lógico y estén organizadas o no), podría parecer que están vagando por un laberinto. 

Queremos ayudarte a poner las cosas en contexto para tus compañeros de trabajo, de manera que puedan acceder fácilmente a lo que necesitan. Así es como usamos la arquitectura de la información para crear una ubicación bien estructurada para el contenido. 

Mira todo el puzle y no solo tu pieza

Karen McGrane es la autora de Content Strategy for Mobile  (Estrategia de contenido para dispositivos móviles) y de Going Responsive (Actuar con receptividad), así como la fundadora de la consultoría de experiencia de usuario Bond Art + Science. Al trabajar como asesora, McGrane se ha percatado de cómo una parte importante del trabajo de diseño realizado en la parte visual puede derrumbarse cuando no se tienen en cuenta los procesos y las herramientas de la parte de producción. 

“Las reuniones requieren mucho más esfuerzo cognitivo cuando alguien trabaja desde casa, ya sean por videoconferencia o por llamada telefónica”. —Karen McGrane

El problema comienza cuando un equipo de contenido, uno de diseño y otro de desarrollo se centran únicamente en su pieza del puzle sin pensar en cómo afecta a otros equipos. Ahora que gran parte de la economía depende de lo bien que trabajen juntos los equipos distribuidos, los intereses son aún mayores. 

“El cambio al trabajo remoto ha sido una decisión importante para todos”, afirma. “Ahora vamos a tener que ver cómo hacemos por Internet todo aquello que dábamos por hecho cuando estábamos en la misma sala”.

Por eso, McGrane recomienda adoptar un enfoque holístico que empieza por crear una estructura de información que beneficie a todo el equipo. Te contamos cómo comenzar.

El paso a las herramientas asíncronas

En un entorno de trabajo distribuido, el lenguaje, la estructura, la categorización y la nomenclatura se vuelven mucho más importantes. 

“Un amigo y compañero que lleva teletrabajando 15 años escribió una de esas tormentas de tuits sobre lo que implica trabajar desde casa”, recuerda McGrane. “Una de las cuestiones que señaló y que más me llamó la atención fue la idea de que las reuniones requieren mucho más esfuerzo cognitivo cuando alguien trabaja desde casa, ya sean por videoconferencia o por llamada telefónica”.

“En una casa, puede haber más intromisiones por parte de mascotas, niños y otros miembros del hogar que intenten celebrar reuniones y hacer llamadas”, comenta. “Es una carga importante para las personas. Piensa en diferentes maneras de trasladar algunas de esas conversaciones a otros mecanismos asíncronos, como un documento de Dropbox Paper en el que alguien escriba: 'Este es el problema que estamos intentando solucionar'. Las demás personas pueden hacer comentarios. Puedes definir una fecha límite y @mencionar a quien quieras para decir: 'Añadid vuestra opinión antes de mañana al final del día y, después, tomaremos una decisión'”.

McGrane recomienda usar herramientas asíncronas y compartidas al desarrollar contenido detallado, como planes de proyectos, documentos de estrategias y trabajos creativos. Las llamadas telefónicas y las videollamadas pueden quedarse para los momentos en los que necesitas unir al equipo mediante una interacción real entre personas.

“Tenemos que pensar en la forma adecuada de usar las herramientas que tenemos a nuestra disposición”, comenta. “He trabajado con muchas empresas que, por defecto, usan las reuniones presenciales para todo. Puede que sea la hora de preguntarse: '¿Cuál es el valor de esta reunión presencial?' Si no es para estar juntos y parecer que formas parte de un equipo (si solo sirve para debatir algo y tomar una decisión), hay formas más eficientes de lograrlo que te permitirían usar todas las herramientas de teletrabajo disponibles de forma más eficiente”.

Define un lenguaje común

“Al venir de la época oscura de la informática, crecí en un mundo en el que los nombres de carpetas podían tener ocho caracteres”, dice McGrane. “La gente se acostumbró a ser muy concisa. Me acuerdo de cuando los Mac permitieron por fin nombres con la longitud que quisieras; en ese momento pensé: '¡Guau! Esto lo cambia todo'”. 

Cuando crees un sistema de carpetas, asegúrate de que la nomenclatura no sea ambigua. Asegúrate de que tu equipo tenga un lenguaje común para la nomenclatura de archivos. Aprovecha el espacio a tu disposición para tener claro qué contiene cada archivo. 

“El etiquetado se torna mucho más importante cuando las personas se enfrentan a una mayor llegada de información escrita que hay que procesar”.

Si compartes archivos guardados con un sistema de nomenclatura desarrollado por ti, asegúrate de comunicar la metodología a tus compañeros de trabajo, de forma que puedan seguir un formato homogéneo. También puedes configurar automatizaciones en Dropbox para que tus convenciones de nomenclatura se apliquen a todos tus archivos.

“Tan solo tienes que seguir un método claro”, explica. “Si vas a editar un documento y guardar una versión nueva con un nombre de archivo nuevo, ¿cuál debería ser el nombre del archivo? Realiza una limpieza y un mantenimiento básicos de archivos”.

Etiqueta contenido según el contexto

A medida que desarrollas tu estructura de contenido, McGrane recomienda prestar atención a la forma de etiquetar no solo archivos y carpetas, sino también flujos, canales y tareas.

“[El etiquetado] se vuelve mucho más importante cuando las personas se enfrentan a una mayor llegada de información escrita que hay que procesar”, afirma. “Tengo un cliente que tiene unos requisitos de seguridad muy estrictos. Me han dado un ordenador con el que trabajar. También tengo mi Mac. Estoy literalmente sentada en mi escritorio con un Mac, un PC y mi teléfono, cambiando de uno a otro todo el tiempo. Recibo mensajes en un canal que no llegan a los demás. Cualquier cosa que me ayude a comprender y priorizar la información que llega es realmente útil”.

Uno de los objetivos debería ser ayudar a tus compañeros de trabajo a filtrar el contenido que no les concierne. Incluso la forma de asignar un nombre a los canales de Slack puede ayudarles a entender a qué canales deben unirse y cuáles pueden ignorar. Los asuntos descriptivos y bien escritos les permiten saber si se trata de un correo electrónico que deben leer o no.

Crea un documento compartido para cada proyecto

Con la cantidad de aplicaciones que utilizan los equipos distribuidos, es recomendable distinguir entre las que facilitan la comunicación y las que facilitan la creación de contenido y la colaboración.

“Mi Slack tiene integración con Twitter, con Dropbox, con Documentos de Google y con Zoom”, comenta McGrane. “Si pienso en mi papel como responsable, me facilita la integración de todo para que nadie tenga que pasar de un sistema a otro para intentar descubrir dónde se supone que debe estar”.

 

“Necesitamos tener un documento compartido en un espacio de colaboración. Es completamente necesario hoy en día”.

Aunque, en cierta manera, tener tantos canales puede aumentar la carga cognitiva. Hay más conversaciones de chat que nunca, pero no todos los chats importan o hacen que un proyecto avance. 

“Necesitamos tener un documento compartido en un espacio colaborativo, donde la gente pueda escribir sus ideas o notas para que luego otras personas puedan añadir comentarios y colaborar. Es totalmente necesario en el mundo moderno actual”, afirma McGrane. “Me imagino que, para muchas personas, esta será la primera vez que van a teletrabajar. Tengo Dropbox Paper, Documentos de Google y la función de edición de documentos de Slack. Utilizo los tres más o menos por igual”.

Facilita el análisis de tus mensajes

Al igual que creas un sistema de archivos y carpetas con una denominación clara y fácil de navegar, puedes usar los principios de la arquitectura de la información para optimizar los mensajes dentro de tus documentos.

Dado que tus compañeros de trabajo van a leer aún más comunicaciones escritas de lo habitual, envía mensajes breves y concisos. Los correos electrónicos breves con un modelo claro de tareas funcionan mejor. Cada nota debe ser lo más clara y concisa posible. 

“Parte de ello es escribir el texto inicial de forma simplificada”, dice. “Cuando los lectores ven el mensaje, tienden a fijarse en las primeras letras o palabras de una frase. Si alguien echa un vistazo a un correo electrónico durante medio segundo, ¿cuáles son las dos o tres palabras que recordarían? Piensa en el diseño del correo electrónico para que tengas el contexto de los diferentes tamaños de pantalla o dispositivo de todos. No puedes anticipar qué parte del correo van a poder ver”.

Para que tus mensajes se puedan leer de forma rápida, intenta usar encabezados de sección en negrita y aplicar formato a los documentos compartidos con subencabezados H2 y viñetas siempre que sea posible.

“Si alguien necesita realizar una acción, asegúrate de que esta aparezca cerca del texto en cuestión”, añade. “A menudo se reciben largas conversaciones de correo electrónico. Luego, alguien dice: 'Tengo el documento actualizado más abajo'. Pero el archivo adjunto aparece 70 páginas más abajo porque es una conversación larga. Cosas así pueden provocar que la gente se pierda cosas importantes o no comprenda que tienen que hacer algo. Enlazar un documento en la nube (en lugar de adjuntar un archivo a un correo electrónico) puede facilitar las cosas”.

Si estás comenzando un documento desde cero o estás usando una plantilla con elementos prediseñados, asegúrate de que estructuras el contenido para reflejar la jerarquía que quieras comunicar. ¿Podrá el lector vislumbrar el propósito del documento de un vistazo? Si el diseño es como una serie de bloques de texto, cambia el formato del contenido como si fuera un esquema para que sirva como guía al lector.

 

Estructura el contenido para reflejar la jerarquía que quieres comunicar. ¿Podrá el lector vislumbrar el propósito del documento de un vistazo?

McGrane defiende que definir una jerarquía clara de la información es la diferencia entre un bloc de notas colaborativo y un documento profesional. “Reflexiona con esta pregunta: '¿Se está codificando de una manera significativa? ¿Tengo el sistema adecuado de encabezados y subencabezados? ¿Es el estilo claro? ¿Podrías hacerte una idea de lo que vas a encontrar en este documento simplemente leyendo el esquema?' Para mí, comunicarse de forma profesional es esto”.

Determina las preferencias de canales

Cuando lo tengas todo listo para invitar a personas a tu documento compartido o enviarles un enlace a una carpeta, recibirás una respuesta más rápida si vas al lugar en el que se encuentra tu público. Como sabes que no los encontrarás si te acercas a su escritorio, es posible que tengas que consultar diferentes canales para encontrarlos.

Así que ahora es un buen momento para averiguar cuál es el lugar en el que más probabilidad tienes de encontrar a tus compañeros de equipo. McGrane recomienda preguntar: “En estas circunstancias, si necesito localizaros rápidamente, ¿cuál es la mejor forma de hacerlo?” 

Pregunta si prefieren comunicarse por correo electrónico, SMS, Slack, Skype, Zoom o Google Hangouts, o si prefieren escuchar una voz humana por teléfono. Es posible que incluso prefieran fijar una hora en su agenda al final del día para que puedas preparar tus preguntas y plantearlas todas a la vez.

“Todas estas cosas son los nuevos deberes que todos tenemos que hacer”, comenta McGrane. “Piensa detenidamente en cuál es la forma apropiada de enviar este mensaje con el objetivo de que se lea, se comprenda y se tomen las medidas oportunas al respecto en cualquier plataforma o dispositivo”.

Incluso aunque hayas aprendido nuevas formas de trabajar en un entorno de trabajo distribuido, sé flexible y prepárate para adaptarte a un ecosistema en constante evolución. 

“Conoce tus herramientas; esa es la clave”, comenta. “Además, las herramientas van a cambiar. Así que no le cojas demasiado cariño a ninguna en especial”.

Para descubrir cómo puedes usar documentos compartidos para crear una arquitectura de la información eficaz, echa un vistazo a dropbox.com/paper.

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