Menggunakan seni bina maklumat untuk membuat kerja berpasukan teragih menjadi lebih muda

Seseorang memberikan respons kepada komen pada Dropbox sebelum menyertai mesyuarat Zoom

Apabila anda bekerja dari rumah, sukar untuk mengetahui sama ada anda dapat berkomunikasi dengan pasukan anda atau tidak.

Adakah e-mel seharusnya berbunyi lebih ringkas atau lebih terperinci? Adakah orang sudah ditenggelami dengan terlalu banyak maklumat atau mereka berasa mereka tidak dimaklumkan? Apabila kita tidak melihat ekspresi muka dan bahasa badan, siapa yang boleh tahu?

Dengan persidangan video, kita mendapat sedikit interaksi bersemuka seperti bertemu secara bersemuka?, tetapi untuk sebahagian besar kerja kita, kita kini lebih bergantung pada komunikasi bertulis. Jadi bagaimanakah kita boleh memastikan bahawa setiap e-mel, nota mesyuarat, pelan projek dan ringkasan kreatif sedang memberikan penjelasan dan bukan menyebabkan kekeliruan?

Apabila orang bercakap tentang seni bina maklumat, mereka biasanya menerangkan cara pereka bentuk dan penulis UX menstrukturkan kandungan atau data persembahan pada laman web. Tetapi perkara ini juga boleh membawa maksud lain dalam konteks yang berbeza. Dan wabak COVID-19 telah mewujudkan konteks yang baru. 

Pasukan kini diasingkan secara fizikal dari pejabat mereka dan antara satu sama lain. Ramai orang sedang belajar menggunakan alat kerjasama, jadi mereka mungkin mengambil masa yang lebih lama untuk mendapatkan maklumat yang betul. Apabila mereka mencari fail yang tersimpan di dalam banyak folder—yang mungkin atau mungkin tidak dinamakan mengikut logik dan tersusun—orang boleh berasa seperti tersesat. 

Kami ingin membantu anda meletakkan perkara mengikut konteks untuk rakan sekerja anda supaya mereka boleh menavigasi kepada perkara yang mereka mahu dengan mudah. Berikut ialah cara menggunakan seni bina maklumat untuk membina rumah terstruktur baik untuk kandungan. 

Lihat secara keseluruhan, bukan hanya sebahagiannya

Karen McGrane ialah pengarang Content Strategy for Mobile dan Going Responsive dan pengasas UX consultancy Bond Art + Science. Sebagai perunding, McGrane telah mendapati bahawa terdapat banyak kerja dengan reka bentuk yang baik pada bahagian depan boleh musnah apabila proses dan alat di bahagian belakang tidak dipertimbangkan. 

"Mesyuarat memerlukan lebih banyak usaha kognitif apabila seseorang bekerja dari rumah—sama ada melalui persidangan video atau panggilan telefon."—Karen McGrane

Masalah bermula apabila pasukan kandungan, pasukan reka bentuk dan pasukan pembangunan hanya bertumpu pada bahagian mereka sendiri tanpa memikirkan tentang kesan terhadap pasukan lain. Dalam keadaan sekarang yang sebahagian besar ekonomi bergantung pada betapa berkesannya pasukan teragih dapat bekerja bersama, pertaruhannya menjadi lebih tinggi. 

"Anjakan kepada kerja dari jauh ialah perkara yang besar untuk semua orang," katanya. "Semua perkara yang biasa boleh kita selesaikan dengan berbincang bersama di dalam satu bilik, sekarang kita perlu fikirkan cara untuk berbuat demikian pada Internet."

Itulah sebab McGrane mengesyorkan pendekatan holistik yang bermula dengan membina struktur maklumat yang memanfaatkan seluruh pasukan. Berikut ialah cara untuk bermula.

Anjakan kepada alat tak selaras

Dalam persekitaran kerja teragih, bahasa, struktur, pengelasan dan penamaan menjadi lebih penting. 

"Rakan dan rakan sekerja saya yang telah bekerja dari jauh selama 15 tahun, telah menulis salah satu siaran tweet yang tular tentang makna sebenar kerja dari rumah," kata McGrane. "Salah satu perkara yang dikatakan olehnya yang saya setuju ialah mesyuarat memerlukan lebih banyak usaha kognitif apabila seseorang bekerja dari rumah—sama ada melalui persidangan video atau panggilan telefon."

"Mungkin ada lebih banyak gangguan di rumah seseorang, dengan haiwan peliharaan, kanak-kanak dan orang lain di rumah yang cuba mengadakan mesyuarat atau panggilan telefon," katanya. "Itu merupakan usaha yang banyak untuk orang. Fikirkan cara untuk menukar sesetengah interaksi tersebut kepada mekanisme tak selaras lain seperti dokumenDropbox Paper , iaitu seseorang menulis, 'Inilah masalah yang kami sedang cuba selesaikan.' Orang lain boleh memberikan komen padanya. Anda boleh menetapkan tarikh akhir padanya [dan @menyebut nama mereka untuk berkata] ‘Kamu perlu berikan pandangan sebelum hari esok berakhir dan kemudian kita akan buat keputusan.'"

McGrane mengesyorkan penggunaan alat kongsian yang tak selaras apabila anda membangunkan kandungan bentuk panjang seperti pelan projek, dokumen strategi dan kerja kreatif. Panggilan telefon dan persidangan video boleh digunakan apabila anda mahu membina perpaduan pasukan melalui interaksi manusia masa nyata.

"Kita perlu memikirkan cara yang wajar untuk menggunakan alat yang kita miliki," katanya. "Saya pernah bekerja dengan banyak syarikat yang menggunakan mesyuarat bersemuka untuk semua perkara. Inilah masanya untuk mempersoalkan, 'Apakah nilai daripada mesyuarat bersemuka ini?' Jika matlamatnya bukan untuk berkumpul dan berasa seperti satu pasukan—jika tujuannya hanya untuk membincangkan sesuatu dan membuat keputusan—terdapat lebih banyak cara berkesan yang boleh anda lakukan, yang membolehkan anda menggunakan set penuh alat kerja dari rumah dengan lebih cekap."

Mewujudkan kosa kata kongsian

"Saya dilahirkan pada zaman permulaan penggunaan komputer, yang panjang nama folder hanyalah lapan aksara," kata McGrane. "Orang sudah terbiasa menjadi sangat ringkas dan padat. Saya masih ingat apabila komputer Mac akhirnya memberikan keupayaan untuk menamakan fail sepanjang yang kami mahu, malah kami berkata, 'Wau—ini perubahan hebat!' 

Apabila anda mencipta sistem folder, pastikan penamaannya tidak kabur. Pastikan pasukan anda mempunyai kosa kata kongsian dalam penamaan fail mereka. Manfaatkan ruang yang anda ada untuk menjelaskan kandungan setiap fail. 

"Pelabelan menjadi lebih penting apabila orang menangani banyak kemasukan maklumat bertulis yang perlu diproses oleh mereka."

Jika anda berkongsi fail yang disimpan menggunakan sistem penamaan yang anda bangunkan, pastikan anda menyampaikan kaedah anda kepada rakan sekerja anda supaya mereka boleh mengekalkan format yang konsisten. Anda juga boleh menyediakan automasi dalam Dropbox supaya konvensyen penamaan anda digunakan pada semua fail anda.

"Anda hanya perlu jelas," terangnya. "Jika anda akan mengambil dokumen itu dan mengeditnya, kemudian simpan versi baru dengan nama fail baru: apakah sepatutnya nama bagi fail baru itu? Ini cuma sistem penyusunan fail yang asas."

Melabelkan kandungan mengikut konteks

Apabila anda membina struktur kandungan anda, McGrane mencadangkan agar anda memberikan perhatian kepada cara anda melabelkan bukan sahaja fail dan folder anda, tetapi juga strim, saluran dan tugas anda.

"[Pelabelan] menjadi lebih penting apabila orang menangani banyak kemasukan maklumat bertulis yang perlu diproses oleh mereka," katanya. "Saya ada seorang klien yang mempunyai banyak syarat keselamatan yang ketat. Mereka memberikan komputer untuk saya bekerja menggunakannya. Dan saya juga mempunyai komputer Mac saya sendiri. Maka saya pun duduk di meja saya dengan komputer Mac dan komputer biasa dan telefon saya, dan bertukar-tukar antara ketiga-tiga peranti itu sepanjang masa. Saya terima mesej dari satu saluran yang tiada pada peranti lain. Apa-apa saja yang dapat membantu saya memahami dan mengutamakan maklumat yang masuk, adalah sangat membantu."

Satu matlamat haruslah dapat membantu rakan sekerja anda menapis keluar kandungan yang tidak berkaitan dengan mereka. Malah, cara anda menamakan saluran Slack sahaja pun boleh membantu mereka tahu saluran yang harus disertai dan yang boleh diabaikan. Baris subjek yang jelas dan ditulis dengan baik akan memaklumkan mereka sama ada mereka perlu membaca e-mel tersebut atau tidak.

Cipta dokumen kongsian untuk setiap projek

Dengan berbilang apl yang digunakan oleh pasukan teragih, lebih baik jika dapat membezakan antara apl yang memudahkan komunikasi dengan apl yang memudahkan penciptaan kandungan dan kerjasama.

"Slack saya ada integrasi Twitter, integrasi Dropbox, integrasi Google Docs dan integrasi Zoom," kata McGrane. "Jika saya memikirkan peranan saya sebagai pengurus, lebih mudah untuk saya mengintegrasikan semua perkara supaya orang tidak perlu beralih dari sistem ke sistem untuk cuba mencari tempat mereka."

 

"Kita perlu mempunyai dokumen kongsian dalam ruang kerjasama. Perkara ini amat penting dalam keadaan dunia hari ini."

Namun, dalam sesetengah keadaan pula, mempunyai terlalu saluran boleh menambah beban kognitif. Terdapat banyak saluran sembang, tetapi bukan semuanya berguna atau membantu dalam kemajuan projek. 

"Kita perlu mempunyai dokumen kongsian dalam ruang kerjasama, tempat orang boleh menyatakan idea atau nota mereka, kemudian orang lain boleh memberikan komen dan bekerjasama. Perkara ini amat penting dalam keadaan dunia moden hari ini," kata McGrane. "Apabila kita berfikir tentang orang mula bekerja dari rumah, saya boleh bayangkan ada orang yang tidak pernah berbuat demikian. Ada  Dropbox Paper, Google Docs dan fungsi penyuntingan dokumen dalam Slack. Saya menggunakan ketiga-tiga fungsi itu dengan kerap."

Buat pemesejan anda lebih mudah diimbas

Sama seperti cara anda membuat sistem fail dan folder yang dinamakan dengan jelas dan mudah untuk dinavigasi, anda boleh menggunakan prinsip seni bina maklumat untuk menyelaraskan pemesejan dalam dokumen anda.

Memandangkan rakan sekerja anda akan membaca lebih banyak komunikasi bertulis berbanding biasa, pastikan mesej anda kekal ringkas dan jelas. E-mel pendek dengan model berdasarkan berorientasikan tugas yang jelas adalah paling baik. Setiap nota harus sejelas dan seringkas yang mungkin. 

"Salah satu caranya adalah dengan menulis teks awal dengan cara yang ringkas." katanya. "Apabila pembaca sedang mengimbas, mereka akan lebih cenderung untuk mengimbas beberapa huruf atau perkataan pertama dalam ayat. Jika seseorang hanya memandang e-mel ini sekilas pandang, apakah dua atau tiga perkataan yang akan ditangkap oleh mereka? Fikirkan tataletak e-mel supaya anda memberikan konteks kepada semua orang dengan saiz skrin atau peranti yang berbeza. Anda tidak dapat menjangkakan seberapa banyak kandungan e-mel yang dapat dilihat oleh mereka."

Untuk membuat mesej anda boleh diimbas, cuba gunakan pengepala bahagian yang tebal dalam e-mel anda, dan  formatkan dokumen kongsian anda dengan subpengepala H2 dan titik bulet jika boleh.

"Jika ada tindakan yang harus dibuat oleh seseorang, pastikan ia ditulis berdekatan dengan teks yang harus diambil tindakan," tambahnya. "Perkara yang sering berlaku adalah anda mendapat rantai e-mel yang panjang. Selepas itu, seseorang berkata, "Saya lampirkan dokumen yang dikemas kini di bawah.' Tetapi lampiran itu berada di bawah kandungan sebanyak 70 halaman kerana ia dalam rantai e-mel yang panjang. Perkara seperti itu boleh menyebabkan orang terlepas pandang terhadap perkara yang penting atau tidak faham tentang tindakan yang diperlukan di situ. Memautkan kepada  dokumen berasaskan awan [dan bukannya melampirkan fail pada e-mel] mungkin lebih mudah untuk orang."

Tidak kira sama ada anda bermula dari kosong dengan dokumen kosong atau menggunakan tempat dengan elemen yang diprareka, pastikan anda menstrukturkan kandungan anda untuk mencerminkan hierarki yang ingin anda sampaikan. Adakah pembaca akan dapat mengetahui tujuan dokumen dengan sekilas pandang? Jika tataletak kelihatan seperti satu siri blok teks, formatkan semula kandungan anda menjadi ringkasan untuk membantu dan membimbing pembaca.

 

Strukturkan kandungan anda untuk mencerminkan hierarki yang ingin anda sampaikan. Adakah pembaca akan dapat mengetahui tujuan dokumen dengan sekilas pandang?

McGrane berkata bahawa penetapan hierarki maklumat yang jelas merupakan perbezaan besar daripada pad nota kerja kerjasama menjadi dokumen yang profesional. "Anda sudah fikirkan tentang: Adakah ia telah dikodkan dengan cara yang bermakna? Adakah saya mempunyai sistem pengepala dan subpengepala yang betul? Adakah gaya bahagian tersebut jelas?' Adakah orang boleh faham tentang kandungan dokumen ini dengan hanya membaca ringkasan?' Bagi saya, semua perkara tersebut merupakan ciri yang membentuk komunikasi profesional."

Menentukan keutamaan saluran

Apabila anda sedia untuk  menjemput orang ke dalam dokumen kongsian anda atau menghantar pautan folder kepada mereka, anda akan mendapat respons yang lebih cepat jika mesej sampai kepada orang sasaran anda. Tentunya anda tahu anda sudah tidak boleh mencapai mereka semudah seperti semasa di pejabat, anda mungkin perlu mencari mereka dalam saluran yang berlainan untuk berhubung dengan mereka.

Ini masa yang terbaik untuk mengetahui saluran yang paling mungkin anda dapat capai ahli pasukan anda. McGrane mencadangkan anda agar bertanya, "Kalau dalam keadaan sebegini, jika saya perlu menghubungi kamu dengan cepat, apakah cara yang terbaik untuk berbuat demikian?" 

Tanya sama ada mereka lebih suka dihubungi melalui e-mel, teks, Slack, Skype, Zoom atau Google Hangouts—atau sama ada mereka lebih gemar dihubungi melalui panggilan telefon. Malah, mereka juga mungkin mahu menetapkan masa pada kalendar mereka supaya anda boleh menanyakan kesemua soalan anda sekali gus dalam satu sesi.

"Semua perkara tersebut ialah perkara penyelenggaraan yang kita semua perlu buat," kata McGrane. "Fikirkan cara yang terbaik untuk menyampaikan mesej ini supaya ia akan dibaca dan difahami dan diambil tindakan pada mana-mana pelantar atau peranti."

Sambil anda mempelajari cara baru untuk bekerja dalam persekitaran kerja teragih , jadilah fleksibel dan sedia untuk menyesuaikan diri dengan ekosistem yang sedang berubah. 

"Kenali alat anda. Itulah perkara yang penting," katanya. "Alat anda juga akan berubah. Oleh itu, jangan terlalu bergantung pada mana-mana satu alat sahaja."

Untuk melihat cara anda boleh menggunakan dokumen kongsian untuk mencipta seni bina maklumat yang berkesan, lihat dropbox.com/paper

Untuk semua maklumat yang berbaloi diatur

Bercakap dengan pasukan kami