Uso de la arquitectura de la información para facilitar el trabajo en equipo distribuido

Una persona responde a un comentario en Dropbox antes de unirse a una reunión de Zoom

Cuando trabajas desde casa, es difícil saber qué tan bien te comunicas con tu equipo.

¿Tus correos electrónicos deben ser más concisos o incluir más detalles? ¿Las personas ya están abrumadas con demasiada información o sienten que están desconectadas? Cuando no puedes ver expresiones faciales y lenguaje corporal, ¿quién realmente sabe?

La videoconferencia nos permite obtener un poco de la relación cara a cara que solíamos tener en persona, pero, para la mayor parte de nuestro trabajo, ahora confiamos más en la comunicación escrita. Entonces, ¿cómo podemos asegurarnos de que cada correo electrónico, nota de reunión, plan de proyecto y resumen creativo sean más claros y no confundan?

Cuando se habla de arquitectura de la información, se suele describir cómo los diseñadores y los escritores de experiencia del usuario estructuran el contenido o presentan datos en los sitios web. Pero puede significar cosas diferentes en diferentes contextos. Y el brote de la COVID-19 ha creado un contexto totalmente nuevo. 

Los equipos ahora están físicamente separados de su oficina y entre sí. Muchos están aprendiendo a usar nuevas herramientas de colaboración, por lo que puede llevarles más tiempo localizar la información correcta. Cuando buscan un archivo anidado en capas de carpetas —que pueden tener o no un nombre lógico y estar organizadas—, puede parecer que estén navegando por un laberinto. 

Queremos ayudarte a poner las cosas en contexto para tus compañeros de trabajo de modo que puedan navegar fácilmente hacia lo que necesitan. A continuación, se explica cómo utilizar la arquitectura de la información para construir un hogar bien estructurado para el contenido. 

Mira todo el rompecabezas, no solo tu pieza

Karen McGrane es la autora de Content Strategy for Mobile y Going Responsive, y fundadora de la consultora de experiencia del usuario Bond Art + Science. En su labor de consultora, McGrane ha notado cómo un gran trabajo de diseño realizado en el front-end puede desmoronarse cuando no se toman en cuenta los procesos y las herramientas del back-end. 

“Las reuniones requieren mucho más esfuerzo cognitivo cuando alguien trabaja desde casa, ya sea una videoconferencia o una llamada telefónica”. — Karen McGrane

El problema comienza cuando un equipo de contenido, un equipo de diseño y un equipo de desarrollo se enfocan solo en su pieza del rompecabezas sin pensar en el impacto en otros equipos. Ahora que gran parte de la economía depende de lo bien que los equipos distribuidos trabajan juntos, las apuestas son aún mayores. 

“El cambio al trabajo remoto es un gran problema para todos”, comenta Karen. “Todo tipo de cosas que dábamos por sentadas que se podían resolver sentados en una habitación juntos, ahora vamos a descubrir cómo hacerlo en Internet”.

Por esa razón, McGrane recomienda adoptar un enfoque holístico que comience por construir una estructura de información que beneficie a todo el equipo. Aquí te explicamos cómo comenzar.

Cambia a herramientas asincrónicas

En un entorno de trabajo distribuido, el lenguaje, la estructura, la categorización y la denominación adquieren mucha más importancia. 

“Mi amigo y colega, que ha trabajado de forma remota durante los últimos 15 años, escribió una de esas tormentas de tuits sobre lo que significa trabajar desde casa”, recuerda McGrane. “Uno de los puntos que tuvo eco en mí fue la idea de que las reuniones requieren mucho más esfuerzo cognitivo cuando alguien está trabajando desde casa, ya sea una videoconferencia o una llamada telefónica”.

“Puede haber más interferencias en la casa de alguien con mascotas, niños y otras personas allí tratando de hacer reuniones o llamadas telefónicas”, nos cuenta Karen. “Eso supone un enorme esfuerzo para las personas. Piensa en formas de cambiar algunas de esas conversaciones a otros mecanismos asincrónicos, como un documento de Dropbox Paper, donde alguien escribe: ‘Este es el problema que estamos tratando de resolver’. Las personas pueden dejar sus comentarios. Puedes establecer una fecha límite para ello [y @mencionarlas para decir] ‘Debes opinar al final del día de mañana y luego tomaremos una decisión’”.

McGrane recomienda utilizar herramientas asincrónicas compartidas cuando desarrolles contenido de formato largo, como planes de proyectos, documentos de estrategia y trabajo creativo. Las llamadas telefónicas y las videoconferencias se pueden guardar para cuando quieras desarrollar la cohesión del equipo mediante la interacción humana en tiempo real.

“Debemos pensar en la forma adecuada de emplear las herramientas que tenemos a nuestra disposición”, menciona Karen. “He trabajado con miles de empresas donde la práctica habitual es tener reuniones en persona para tratar cualquier asunto. Quizás sea el momento de preguntarse: ‘¿Cuál es el valor de esta reunión en persona?’. Si no es para reunirse y sentirse parte de un equipo, si es solo para conversar sobre algo y tomar una decisión, existen formas más eficientes de lograrlo que te permitirían utilizar el conjunto completo de herramientas de trabajo desde el hogar de forma más eficaz”.

Establece un vocabulario compartido

“Viniendo de la era oscura de la informática, crecí en un mundo donde los nombres de las carpetas podían tener ocho caracteres”, afirma McGrane. “La gente se acostumbró a ser muy concisa. Recuerdo que, cuando las Macs finalmente permitieron que los nombres de los archivos fueran tan largos como quisieras, era como: ‘¡Guau, esto cambia todo!’”. 

Cuando crees un sistema de carpetas, asegúrate de que el nombre no sea ambiguo. Asegúrate de que tu equipo tenga un vocabulario compartido para el nombre de sus archivos. Aprovecha el espacio del que dispones para tener claro lo que contiene cada archivo. 

“El etiquetado se vuelve mucho más importante cuando las personas se enfrentan a una mayor afluencia de información escrita que deben procesar”.

Si compartes archivos que se guardan con un sistema de nombres que desarrollaste, asegúrate de comunicar tu metodología a tus compañeros de trabajo para que puedan mantener un formato uniforme. También puedes configurar automatizaciones en Dropbox para que tus convenciones de nomenclatura se apliquen a todos tus archivos.

“Tienes que ser claro”, explica Karen. “Si vas a tomar ese documento y editarlo, guarda una nueva versión con un nuevo nombre de archivo: ¿cuál debería ser ese nombre de archivo? Solo la higiene básica de los archivos”.

Etiqueta contenido según el contexto

A medida que desarrollas tu estructura de contenido, McGrane recomienda prestar mucha atención a la forma en que etiquetas no solo tus archivos y carpetas, sino también tus flujos, canales y tareas.

“El [etiquetado] se vuelve mucho más importante cuando las personas tratan con una mayor afluencia de información escrita que tienen que procesar”, señala Karen. “Tengo este cliente con muchos requisitos de seguridad estrictos. Me dio una PC para trabajar. También tengo mi Mac. Literalmente, estoy sentada aquí en mi escritorio con una Mac, una PC y mi teléfono, cambiando de uno a otro todo el tiempo. Tengo mensajes que llegan por un canal y que no llegan por otros lugares. Cualquier cosa que me ayude a entender y priorizar la información que viene es sumamente útil”.

Uno de los objetivos debería ser ayudar a tus compañeros de trabajo a filtrar el contenido que no les pertenece. Incluso la forma en que nombras los canales de Slack puede ayudarlos a entender a qué canales unirse y cuáles pueden ignorar. Las líneas de asunto descriptivas y bien escritas les permiten saber si es un correo electrónico que realmente necesitan leer o no.

Crea un documento compartido para cada proyecto

Con la multitud de aplicaciones que utilizan los equipos distribuidos, es bueno distinguir entre las que facilitan la comunicación y las que facilitan la creación de contenido y la colaboración.

“Mi Slack tiene integración con Twitter, integración con Dropbox, integración con Documentos de Google e integración con Zoom”, comenta McGrane. “Si estoy pensando en mi función como gerente, es más fácil integrarlo todo para que las personas no tengan que pasar de un sistema a otro para tratar de averiguar dónde se supone que deben estar”.

 

“Debemos tener un documento compartido en un espacio de colaboración. Eso es absolutamente necesario en el mundo de hoy”.

No obstante, de alguna manera, tener muchos canales puede agregar exigencia a la carga cognitiva. Hay más chat que nunca, pero no todo el chat importa o hace que un proyecto avance. 

“Debemos tener un documento compartido en un espacio de colaboración, donde las personas puedan escribir sus ideas o notas, para que otras puedan comentar y colaborar. Eso es absolutamente necesario en el mundo moderno de hoy”, agrega McGrane. “Cuando piensas en personas que comienzan a trabajar desde casa, me imagino que tal vez haya personas que nunca antes lo hayan hecho. Están Dropbox Paper, Documentos de Google y la función de edición de documentos en Slack. Utilizo los tres casi por igual”.

Facilita el análisis de tus mensajes

Así como creaste un sistema de archivos y carpetas con un nombre claro y fácil de navegar, puedes utilizar los principios de la arquitectura de la información para optimizar la mensajería dentro de tus documentos.

Dado que tus compañeros de trabajo van a pasar por una comunicación aún más escrita de lo habitual, mantén tu mensaje breve y directo. Los correos electrónicos más cortos con un modelo claro basado en tareas funcionan mejor. Cada nota debe ser lo más clara y concisa posible. 

“Parte de eso consiste en escribir el texto inicial de una manera simplificada”, afirma Karen. “Cuando los lectores echan un vistazo a un documento, tienden a leer las primeras letras o palabras de la oración. Si alguien mirara este correo electrónico durante medio segundo, ¿cuáles son las dos o tres palabras que quitaría? Piensa en el diseño del correo electrónico para estar en el contexto de los diferentes tamaños de pantalla o dispositivos de todos. No se puede anticipar cuánto de ese correo electrónico podrán ver”.

Para lograr que puedan leer rápidamente tus mensajes, intenta usar encabezados de sección en negrita en tus correos electrónicos y formatea tus documentos compartidos con subtítulos H2 y viñetas siempre que sea posible.

“Si hay una acción que alguien debe realizar, asegúrate de que aparezca cerca del texto sobre el que se supone que debe actuar”, agrega Karen. “Una cosa que sucede mucho es que recibes una larga conversación por correo electrónico. Entonces alguien dice: ‘Tengo el documento actualizado a continuación’. Pero el adjunto muestra 70 páginas de profundidad porque es una conversación larga por correo electrónico. Cosas como esas pueden hacer que las personas se pierdan algo importante o que no entiendan que deben actuar allí. Vincular a un documento basado en la nube [en lugar de adjuntar un archivo a un correo electrónico] puede facilitar las cosas a las personas”.

Ya sea que estés comenzando desde cero con un documento en blanco o usando una plantilla con elementos prediseñados, asegúrate de estructurar tu contenido para reflejar la jerarquía que deseas comunicar. ¿Podrá un lector entender de un vistazo el propósito del documento? Si el diseño parece una serie de bloques de texto, cambia el formato de tu contenido como un esquema para ayudar a guiar al lector.

 

Estructura tu contenido para reflejar la jerarquía que deseas comunicar. ¿Podrá un lector entender de un vistazo el propósito del documento?

McGrane menciona que configurar una jerarquía clara de la información es lo que lleva a esta a pasar de ser un bloc de notas colaborativo a ser un documento profesional. “Has pensado en lo siguiente: ‘¿La información se codifica de forma significativa? ¿Tengo el sistema correcto de encabezados y subtítulos? ¿Tienen un estilo claro?’ ¿Podrías hacerte una idea clara de lo que vas a encontrar en este documento con solo leer el bosquejo? Para mí, todas esas cosas constituyen la comunicación profesional”.

Determina las preferencias del canal

Cuando estés listo para invitar a personas a tu documento compartido o enviarles un vínculo a una carpeta, obtendrás una respuesta más rápida al reunirte con tu público donde se encuentre. Como sabes que no podrás encontrarlos caminando hacia su escritorio, es posible que debas verificar diferentes canales para localizarlos.

Ahora es un buen momento para descubrir dónde es más probable que te comuniques con tus compañeros de equipo. McGrane recomienda preguntar: “En estas circunstancias, si necesito comunicarme contigo rápidamente, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?”. 

Pregunta si prefieren conectarse por correo electrónico, mensaje de texto, Slack, Skype, Zoom o Google Hangouts, o si prefieren escuchar una voz humana por teléfono. Incluso podrían preferir establecer una hora en su calendario al final del día para que puedas reunir tus preguntas y hacerlas todas a la vez.

“Todas esas cosas son nuevos asuntos de una limpieza que todos debemos mantener”, indica McGrane. “Piensa en cuál sería el modo adecuado para transmitir este mensaje de modo que se lea, se comprenda y se actúe en cualquier plataforma o dispositivo”.

Aunque aprendas nuevas formas de colaborar en un entorno de trabajo distribuido, sé flexible y estate preparado para adaptarte a un ecosistema en evolución. 

“Conoce tus herramientas. Ese es el nombre del juego”, agrega Karen. “Además, tus herramientas cambiarán. Así que no le tomes demasiado afecto a ninguna en particular”.

Para saber cómo puedes usar los documentos compartidos para crear una arquitectura de información eficaz, visita dropbox.com/paper

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