Gedistribueerd teamwerk vereenvoudigen met behulp van informatiearchitectuur

Een persoon reageert op een opmerking in Dropbox voordat hij of zijn aan een Zoom-vergadering deelneemt

Als je thuiswerkt, is het moeilijk te bepalen hoe goed je met jouw team communiceert.

Moeten jouw e-mails beknopter of juist gedetailleerder zijn? Raken jouw collega's overweldigd door te veel informatie of hebben ze het gevoel dat ze niet meer op de hoogte zijn? Hoe kom je daarachter als je geen gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal kunt zien?

Met videoconferenties kunnen we iets van het persoonlijke contact behouden dat we vroeger hadden. Voor het merendeel van onze werkzaamheden vertrouwen we nu echter op schriftelijke communicatie. De vraag is dus hoe we ervoor kunnen zorgen dat elke e-mail, notulen, projectplan en creatieve briefing duidelijkheid schept in plaats van verwarring?

Wanneer mensen het over informatiearchitectuur hebben, bedoelen ze meestal de manier waarop ontwerpers en UX-schrijvers materiaal structureren of gegevens presenteren op websites. Maar informatiearchitectuur kan in verschillende contexten verschillende dingen betekenen. En de uitbraak van COVID-19 heeft tot een geheel nieuwe context geleid. 

Teams zijn nu fysiek van elkaar en van hun kantoor gescheiden. Veel teams zijn bezig nieuwe samenwerkingstools onder de knie te krijgen, waardoor het langer kan duren voordat teamleden de juiste informatie vinden. Wanneer ze op zoek zijn naar een bestand dat is verborgen in lagen van mappen, die al dan niet een logische naamgeving en ordening hebben, kan dat aanvoelen als dwalen door een doolhof. 

We willen je helpen om dingen voor jouw collega's in een context te plaatsen, zodat ze eenvoudig kunnen vinden wat ze nodig hebben. Zo gebruik je informatiearchitectuur om een goed gestructureerd onderkomen voor materiaal te creëren. 

Kijk naar de hele puzzel, niet alleen naar jouw stukje

Karen McGrane is auteur van  Content Strategy for Mobile en Going Responsive , en oprichter van UX consultancy Bond Art + Science. Als consultant merkt McGrane dat veel goede ontwerpen aan de voorkant teniet worden gedaan als er geen rekening wordt gehouden met de processen en tools aan de backend. 

"Vergaderingen vergen veel meer cognitieve inspanning als iemand vanuit huis werkt, of het nu om een videoconferentie of een telefoongesprek gaat."—Karen McGrane

Het probleem ontstaat zodra teams die zich bezighouden met materiaal, design en ontwikkeling zich alleen op hun stukje van de puzzel richten, zonder na te denken over de invloed ervan op andere teams. Nu zoveel van de economie afhangt van hoe goed gedistribueerde teams met elkaar samenwerken, staat er nog meer op het spel. 

"De verschuiving naar werken op afstand is voor iedereen een ingrijpende gebeurtenis," zegt ze. "Dingen die we voorheen als vanzelfsprekend beschouwden en gezamenlijk in een ruimte konden uitvogelen, moeten we nu klaar zien te krijgen door er op internet oplossingen voor te vinden."

Daarom pleit McGrane voor een holistische aanpak, die begint met het opbouwen van een informatiestructuur die het hele team ten goede komt. Zo ga je hiermee aan de slag.

Verschuiving naar asynchrone tools

In een gedistribueerde werkomgeving ligt de nadruk op taal, structuur, categorisatie en naamgeving. 

"Mijn vriend en collega die al 15 jaar op afstand werkt, heeft in een serie tweets beschreven wat het betekent om vanuit huis te werken," herinnert McGrane zich. "Een van zijn opmerkingen die me is bijgebleven, is het idee dat vergaderingen veel meer cognitieve inspanning vergen als iemand thuiswerkt, of het nu om een videoconferentie of een telefoongesprek gaat."

"Daarnaast kunnen er allerlei stoorzenders zijn, zoals huisdieren, kinderen en andere mensen die thuis aan het vergaderen of bellen zijn," vertelt ze. "Dat kost mensen flink wat moeite. Bedenk manieren om sommige van deze gesprekken over te hevelen naar andere asynchrone werkwijzen, zoals een Dropbox Paper -document, waarin iemand opschrijft 'Dit is het probleem dat we proberen op te lossen'. Vervolgens kunnen mensen daarbij opmerkingen plaatsen. Je kunt er een deadline voor instellen [met @vermeldingen om te zeggen] 'Je moet morgen tegen het eind van de dag jouw mening geven en dan nemen we een beslissing'."

McGrane raadt aan gedeelde, asynchrone tools te gebruiken voor de ontwikkeling van omvangrijk materiaal, zoals projectplannen, strategiedocumenten en creatief werk. Telefoongesprekken en videoconferenties kun je achter de hand houden voor als je de samenhang in je team wilt versterken met persoonlijke interactie in real time.

"We moeten nadenken over hoe we de tools die we tot onze beschikking hebben op de juiste manier kunnen inzetten," zegt ze. "Ik heb met talloze bedrijven gewerkt die in elke situatie standaard teruggrijpen naar persoonlijke vergaderingen. Het is misschien tijd om je af te vragen wat de toegevoegde waarde van deze persoonlijke vergadering is. Als zo'n vergadering alleen is bedoeld om iets te bespreken en te beslissen, in plaats van samen te komen om het gevoel te krijgen dat je deel uitmaakt van een team, dan zijn er efficiëntere manieren om dat te bereiken. Zo maak je doeltreffender gebruik van het volledige aanbod aan tools voor thuiswerken."

Zorg voor een gedeelde vocabulaire

"Ik ben opgegroeid in de tijd waarin computergebruik nog in de kinderschoenen stond en mapnamen maximaal acht tekens lang mochten zijn," vertelt McGrane. "Mensen raakten eraan gewend om heel beknopt te zijn. Ik weet nog dat toen je van Macintosh bestandsnamen zo lang mocht maken als je maar wilde, iedereen zoiets had van 'Wow, dit is baanbrekend!' 

Wanneer je een mappensysteem maakt, zorg er dan voor dat de naamgeving niet dubbelzinnig is. Zorg ervoor dat jouw team een gemeenschappelijke vocabulaire hanteert voor de naamgeving van bestanden. Maak gebruik van de beschikbare ruimte om duidelijk aan te geven wat de inhoud van elk bestand is. 

"Hoe meer geschreven informatie mensen moeten verwerken, hoe belangrijker labelen wordt."

Als je bestanden deelt die volgens een door jou ontwikkeld naamgevingssysteem zijn opgeslagen, communiceer deze methode dan aan jouw collega's, zodat ze een eenduidige indeling kunnen aanhouden. Je kunt ook automatiseringen instellen in Dropbox, zodat je naamgevingsconventies van toepassing zijn op al je bestanden.

"Je moet gewoon duidelijk zijn," legt ze uit. "Als je een document overneemt, bewerkt en deze nieuwe versie wilt opslaan onder een nieuwe bestandsnaam, wat zou die bestandsnaam dan moeten zijn? Hanteer bestanden gewoon op een goede manier."

Label materiaal volgens de context

Wanneer je structuur in jouw materiaal aanbrengt, raadt McGrane aan goed te letten op de manier waarop je niet alleen jouw bestanden en mappen labelt, maar ook jouw streams, kanalen en taken.

"Hoe meer geschreven informatie mensen moeten verwerken, hoe belangrijker labelen wordt," zegt ze. "Ik heb een klant met veel strenge beveiligingsvereisten. Ik heb van deze klant een pc gekregen om op te werken. Daarnaast heb ik een Mac. Ik zit hier letterlijk aan mijn bureau met een Mac en een pc en mijn telefoon, waartussen ik de hele tijd wissel. Er komen berichten binnen op één kanaal die ik niet op mijn andere apparaten ontvang. Alle tools die me helpen om de binnenkomende informatie te begrijpen en te prioriteren, zijn uiterst nuttig."

Eén van je doelen zou moeten zijn je medewerkers te helpen bij het uitfilteren van het materiaal dat voor hen niet relevant is. Zelfs de manier waarop je Slack-kanalen benoemt, kan hen helpen te begrijpen aan welke kanalen ze moeten deelnemen en welke ze kunnen negeren. Met een beschrijvende, goed geformuleerde onderwerpregel laat je hen weten of ze een e-mail werkelijk moeten lezen of niet.

Maak voor elk project een gedeeld document

Gezien de hoeveelheid apps die gedistribueerde teams gebruiken, is het goed om onderscheid te maken tussen apps die de communicatie vereenvoudigen en apps die de samenwerking en het maken van materiaal vergemakkelijken.

"Mijn Slack heeft integratie met Twitter, Dropbox, Google Documenten en Zoom," zegt McGrane. "Als ik aan mijn rol als manager denk, is het zo eenvoudiger om alles te integreren, zodat mensen niet allerlei systemen hoeven te doorzoeken om erachter te komen waar ze moeten zijn."

 

"We moeten een gedeeld document hebben in een ruimte voor samenwerking. Dat is vandaag de dag absoluut noodzakelijk."

In sommige opzichten kan het hebben van zoveel kanalen echter de cognitieve belasting vergroten. Er wordt meer gechat dan ooit tevoren, maar niet alle gesprekken doen ertoe of helpen een project vooruit. 

"We moeten een gedeeld document hebben in een ruimte voor samenwerking, waar mensen hun ideeën of aantekeningen kunnen intypen, waarna anderen opmerkingen kunnen plaatsen en kunnen samenwerken. Dat is absoluut noodzakelijk in de moderne wereld waarin we nu leven," zegt McGrane. "Als je denkt aan mensen die vanuit huis beginnen te werken, kan ik me voorstellen dat er waarschijnlijk mensen zijn die dat nog nooit hebben gedaan. Zo is er Dropbox Paper, Google Documenten en de mogelijkheid voor het bewerken van documenten in Slack. Ik gebruik ze alle drie ongeveer evenveel."

Zorg dat jouw berichten gemakkelijk te scannen zijn

Net zoals je een helder genaamd, eenvoudig te navigeren systeem van bestanden en mappen hebt gemaakt, kun je de principes van informatiearchitectuur ook toepassen om de berichtgeving binnen je documenten te stroomlijnen.

Aangezien je collega's zich door nog meer schriftelijke communicatie moeten worstelen dan gewoonlijk, is het zaak om jouw bericht kort en bondig te houden. Kortere e-mails met een duidelijke, taakgerichte opzet werken het best. Elke notitie moet zo helder en beknopt mogelijk zijn. 

"Dit doe je onder meer door de begintekst op een vereenvoudigde manier te schrijven," zegt ze. "Wanneer lezers een tekst scannen, hebben ze de neiging om de eerste paar letters of woorden in de zin te scannen. Als iemand maar een halve seconde naar deze e-mail kijkt, wat zijn dan de twee of drie woorden die hij of zij zou oppikken? Denk na over de opmaak van de e-mail, zodat deze is afgestemd op verschillende schermgrootten of apparaten. Je kunt van tevoren niet inschatten hoeveel ze van die e-mail kunnen zien."

Maak jouw bericht gemakkelijk te scannen door secties van vetgedrukte koppen te voorzien en, waar mogelijk,  jouw gedeelde documenten op te maken met H2-subkoppen en opsommingstekens.

"Als iemand iets moet doen, zorg dan dat deze taak dicht bij de tekst staat waarop diegene moet reageren," voegt zij eraan toe. "Wat vaak gebeurt, is dat er een lange e-maildiscussie ontstaat. Dan zegt iemand bijvoorbeeld, "Ik heb het bijgewerkte document hieronder bijgevoegd. Waarop die bijlage pas 70 pagina's verderop te vinden is, omdat het een lange e-maildiscussie is. Dergelijke dingen kunnen ertoe leiden dat mensen iets belangrijks over het hoofd zien of niet begrijpen dat ze actie moeten ondernemen. Een link naar een cloudgebaseerd document [in plaats van een bestand aan een e-mail toe te voegen] kan dat voor mensen gemakkelijker maken."

Zorg ervoor dat je jouw materiaal zo structureert dat het de hiërarchie weergeeft die je wilt communiceren, of je nu begint met een blanco document of een sjabloon met vooraf ontworpen elementen gebruikt. Zal de lezer de bedoeling van het document in één oogopslag kunnen begrijpen? Als de opmaak op een reeks tekstblokken lijkt, kun je jouw materiaal opnieuw structureren en overzichtelijk maken om de lezer op weg te helpen.

 

Structureer jouw materiaal om de hiërarchie weer te geven die je wilt communiceren. Zal de lezer de bedoeling van het document in één oogopslag kunnen begrijpen?

Volgens McGrane tover je een gezamenlijk kladblok om in een professioneel document door een duidelijke hiërarchie in de informatie in te stellen. "Je hebt nagedacht: 'Wordt dit op een zinnige manier verwoord? Maak ik op de juiste manier gebruik van koppen en subkoppen? Is de vormgeving ervan duidelijk?' Krijg je een goed beeld van de inhoud van dit document door alleen de hoofdlijnen te lezen?' Al deze dingen vind ik onderdelen van een professionele communicatie."

Bepaal de kanaalvoorkeuren

Wanneer je klaar bent om  voor jouw gedeelde document mensen uit te nodigen of een link naar een map te sturen, zul je een snellere reactie ontvangen door jouw doelgroep te benaderen op de plek waar ze aanwezig zijn. Aangezien je niet even naar hun bureau kunt wandelen, zul je misschien verschillende kanalen moeten afstruinen om ze te vinden.

Dit is dus een goed moment om uit te zoeken op welke plekken je de meeste kans maakt om jouw teamgenoten te bereiken. McGrane raadt aan om jouw collega's de volgende vraag te stellen: "Hoe kan ik je in deze situatie het beste snel te pakken krijgen?" 

Vraag naar hun communicatievoorkeur, zoals e-mail, sms, Slack, Skype, Zoom, Google Hangouts of dat ze liever een menselijke stem aan de telefoon horen. Misschien geven ze er de voorkeur aan om een vast tijdstip aan het eind van de dag af te spreken, zodat je al jouw vragen in één keer kunt stellen.

"Al deze dingen behoren tot de nieuwe huishoudelijke regels die we allemaal moeten volgen," zegt McGrane. "Bedenk wat de juiste manier is om jouw boodschap zo over te brengen dat deze op elk platform of apparaat wordt gelezen en begrepen, en vervolgens wordt uitgevoerd."

Nu je bezig bent met het aanleren van nieuwe werkwijzen in een gedistribueerde werkomgeving , is het belangrijk om flexibel te blijven en bereid te zijn om je aan een evoluerend ecosysteem aan te passen. 

"Ken je tools. Daar draait het om," zegt ze. "Weet ook dat jouw tools aan veranderingen onderhevig zijn. Richt je daarom niet op een specifieke tool."

Als je wilt zien hoe je met behulp van gedeelde documenten een effectieve informatiearchitectuur kunt maken, ga je naar dropbox.com/paper

Voor alle informatie die het organiseren waard is

Met ons team praten