Bruk av informasjonsarkitektur for å forenkle distribuert teamarbeid

En person svarer på en kommentar i Dropbox før et Zoom-møte

Når du jobber hjemmefra er det vanskelig å si hvor godt du kommuniserer med teamet ditt.

Bør e-postene være mer kortfattede eller mer detaljerte? Blir folk overveldet av for mye informasjon, eller føler de at de ikke får nok informasjon? Når du ikke kan se ansiktsuttrykk og kroppsspråk, er det vanskelig å si.

I videokonferanser kan vi være litt ansikt til ansikt som før, men det meste av tiden benytter vi oss av skriftlig kommunikasjon. Så hvordan kan vi sørge for at alle e-poster, møtenotater, prosjektplaner og kreative strategidokumenter gjør ting tydeligere, ikke mer forvirrende?

Når vi snakker om informasjonsarkitektur, tenker vi vanligvis på hvordan designere og UX-skribenter strukturerer innhold eller presenterer data på nettsteder. Men det kan bety ulike ting i ulike sammenhenger. Og utbruddet av COVID-19 har gitt oss en helt ny sammenheng. 

Team er nå fysisk adskilt fra kontoret og fra hverandre. Mange lærer seg nye samarbeidsverktøy, og da kan det ta lenger tid å finne riktig informasjon. Når du leter etter en fil som er lagret inne i flere lag med mapper som ikke nødvendigvis har logiske navn og er logisk organisert, kan det føles som du vandrer rundt i en labyrint. 

Vi vil gjerne hjelpe deg med å sette ting i sammenheng for kollegaene dine, slik at det blir enkelt for dem å finne det de leter etter. Slik kan du bruke informasjonsarkitektur for å bygge et velstrukturert hjem for innhold. 

Se på hele puslespillet, ikke bare din bit av det

Karen McGrane har skrevet Content Strategy for Mobile og Going Responsive og er grunnlegger av UX-konsulentfirmaet Bond Art + Science. I jobben som konsulent har McGrane sett mye flott designarbeid fra frontdelen falle sammen når det ikke blir tatt hensyn til backend-prosesser og verktøy. 

«Møter krever en mye større kognitiv innsats når noen jobber hjemmefra, enten det er i form av en videokonferanse eller en telefonsamtale.» – Karen McGrane

Problemet oppstår når innholdsteam, designteam og utviklingsteam kun fokuserer på deres egen bit av puslespillet uten å tenke på hvordan det virker inn på andre team. Nå som så mye av økonomien er avhengig av hvor godt distribuerte team jobber sammen, står enda mer på spill. 

– Overgangen til fjernarbeid er viktig for alle, sier hun. – Alt vi tok for gitt at vi kunne løse i et rom sammen, må vi nå finne ut hvordan vi skal løse digitalt.

Derfor anbefaler McGrane en helhetlig tilnærming som starter med å bygge en informasjonsstruktur som gagner hele teamet. Slik kommer dere i gang.

Gå over til asynkrone verktøy

I et distribuert arbeidsmiljø blir språk, struktur, kategorisering og benevnelser mye viktigere. 

– En venn og kollega som har jobbet hjemmefra de siste 15 årene sto bak en av Twitter-stormene om hva det innebærer å jobbe hjemmefra, minnes McGrane. – Et av poengene hans, som ga gjenklang hos meg, var at møter krever en mye større kognitiv innsats når noen jobber hjemmefra, enten det er i en videokonferanse eller en telefonsamtale.

Det kan være flere forstyrrelser hjemme, med kjæledyr, barn og andre i huset som prøver å ha møter eller telefonsamtaler, sier hun. – Det krever mye av oss. Tenk på hvordan du kan bytte ut noen av de samtalene med andre, asynkrone mekanismer som et Dropbox Paper-dokument, hvor noen skriver: «Dette er problemet vi prøver å løse.» Så kan andre kommentere. Du kan angi en tidsfrist [og @omtale dem for å si]: «Du må komme med innspill i løpet av morgendagen, så tar vi en avgjørelse.»

McGrane anbefaler bruk av delte, asynkrone verktøy for å utvikle langform-innhold som prosjektplaner, strategidokumenter og kreativt arbeid. Telefonsamtaler og videokonferanser kan lagres, slik at du kan bruke dem når du vil bygge teamsamhørighet gjennom menneskelig samhandling i sanntid.

– Vi må tenke på hva som er den rette måten å bruke tilgjengelige verktøy på, sier hun. – Jeg har jobbet med tonnevis av bedrifter som tyr til personlige møter for alt. Det kan være på tide å spørre seg hva verdien av slike personlige møter er. Hvis det ikke er for å komme sammen for å føle seg som en del av et team, men bare for å diskutere noe og ta en avgjørelse, finnes det mer effektive måter å gjøre det på som lar deg bruke alle fjernarbeidsverktøy mer effektivt.

Opprett et felles vokabular

– Jeg kommer fra datasteinalderen og vokste opp i en verden hvor mappenavn kunne ha åtte tegn, sier McGrane. – Folk ble vant til å fatte seg i korthet. Jeg husker da Mac endelig tillot filnavn som var så lange som du ville. Da tenkte jeg at det ville endre alt. 

Pass på at navnene du velger ikke er tvetydige når du oppretter et mappesystem. Sørg for at teamet har et felles vokabular for å gi navn til filer. Utnytt plassen du har slik at det blir tydelig hva filen inneholder. 

– Merking blir mye viktigere når vi må håndtere og prosessere stadig mer skriftlig informasjon.

Hvis du deler filer som er lagret med et navnesystem som du har utviklet, må du huske å fortelle kollegaene dine hvilken metode du har brukt, slik at de kan bruke samme format. Du kan også konfigurere automatiseringer i Dropbox, slik at navnestandardene gjelder for alle filer.

Du må bare være tydelig, forklarer hun. – Hvis du skal redigere et dokument og lagre en ny versjon med et nytt filnavn, hva bør det filnavnet være? Dette er bare grunnleggende filhygiene.

Merk innhold etter sammenheng

Når du bygger en innholdsstruktur, anbefaler McGrane at du er nøye med hvordan du merker ikke bare filer og mapper, men strømmer, kanaler og oppgaver også.

– [Merking] blir mye viktigere når vi må håndtere og prosessere stadig mer skriftlig informasjon, sier hun. – Jeg har en kunde som har mange strenge sikkerhetskrav. De har gitt meg en PC jeg kan jobbe fra. Jeg har også en Mac. Så jeg sitter her ved skrivebordet med en Mac og en PC og telefonen og bytter mellom alle tre hele tiden. Jeg får meldinger på én kanal som ikke kommer inn noe annet sted. Alt som kan bidra til at jeg kan forstå og prioritere innkommende informasjon er ekstremt nyttig.

Det bør være et mål å hjelpe kollegaer med å filtrere ut innhold som ikke er relevant for dem. Selv måten du navngir Slack-kanaler på kan gi dem en bedre forståelse av hvilke kanaler de skal slutte seg til og hvilke de kan overse. Er emnelinjene beskrivende og velskrevne vet de om det er en e-post de faktisk må lese eller ikke.

Opprett et delt dokument for hvert prosjekt

Med alle appene distribuerte team bruker, er det fint å kunne skille mellom de som forenkler kommunikasjon og de som forenkler opprettelse av innhold og samarbeid.

– Min Slack er integrert med Twitter, Dropbox, Google Dokumenter og Zoom, sier McGrane. – Hvis jeg tenker på lederrollen min, er det enklere når alt er integrert for å slippe å hoppe fra system til system og prøve å finne ut hvor du skal være.

 

«Vi må ha et delt dokument i et felles område. Det er en nødvendighet i dagens verden.»

Men på noen måter kan så mange kanaler øke den kognitive belastningen. Vi chatter mer enn noensinne, men det er ikke alltid viktige chatter eller chatter som skaper fremdrift i et prosjekt. 

– Vi må ha et delt dokument i et felles område, hvor alle kan skrive inn ideer eller merknader, slik at andre kan kommentere og samarbeide. Det er en nødvendighet i dagens verden, sier McGrane. – Når det gjelder medarbeidere som skal begynne å jobbe hjemmefra, kan jeg tenke meg at det er noen som aldri har gjort det før. Vi har Dropbox Paper, Google Dokumenter og dokumentredigeringsfunksjonen i Slack. Jeg bruker alle tre like mye.

Sørg for at det er enkelt å skanne meldinger

På samme måte som du laget et system for filer og mapper med tydelige navn som det er enkelt å finne fram i, kan du bruke prinsippene for informasjonsarkitektur for å effektivisere meldinger innen dokumentene.

Siden kollegaene dine må pløye gjennom enda mer skriftlig kommunikasjon enn før, bør meldingene være korte og presise. Kortere e-poster som følger en tydelig og oppgavebasert modell fungerer best. Alle notater bør være så tydelige og presise som mulig. 

– Det handler delvis om å gjøre den innledende teksten enkel, sier hun. – Når lesere skanner gjennom teksten, skanner de gjerne de første par bokstavene eller ordene i setningen. Hvis noen tok en titt på denne e-posten i et halvt sekund, hvilke to eller tre ord ville de merke seg? Tenk på utformingen av e-posten, slik at den er innenfor ulike skjermstørrelser eller enheter. Du kan ikke forutsi hvor mye av den e-posten mottakerne vil kunne se.

For å gjøre det mulig å skanne meldingene dine, kan du prøve uthevet skrift på deloverskrifter i e-poster, og å formatere delte dokumenter med H2-deloverskrifter og kulepunkter når det er mulig.

– Hvis noen må foreta seg noe, pass på at det vises nær teksten som er knyttet til den handlingen, legger hun til. – Det skjer ofte at du får en lang e-posttråd. Noen sier at det oppdaterte dokumentet ligger lenger ned. Men vedlegget kommer 70 sider lenger ned fordi e-posttråden er så lang. Da er det lett å gå glipp av noe viktig eller ikke forstå at noe må gjøres. Å koble til et nettskybasert dokument [i stedet for å legge ved en fil i en e-post] kan gjøre det enklere.

Enten du starter fra bunnen av med et tomt dokument eller bruker en mal med ferdige elementer, må du sørge for å strukturere innholdet i henhold til det hierarkiet du ønsker å kommunisere. Vil leseren oppfatte formålet med dokumentet ved første øyekast? Hvis det er utformet som en serie tekstblokker, bør du formatere innholdet på nytt som en disposisjon for å veilede leseren.

 

Strukturer innholdet i henhold til hierarkiet du ønsker å kommunisere. Vil leseren oppfatte formålet med dokumentet ved første øyekast?

McGrane sier at å konfigurere et tydelig informasjonshierarki er det som løfter det fra en felles notisblokk til et profesjonelt dokument. – Du bør ha tenkt over om det er kodet på en måte som gir mening, om du har det rette systemet for overskrifter og deloverskrifter og om de har en tydelig stil. Får du en god forståelse av det som står i dokumentet ved å lese disposisjonen? For meg er det disse tingene profesjonell kommunikasjon handler om.

Fastsett kanalpreferanser

Når du er klar til å invitere noen til det delte dokumentet eller sende dem en kobling til en mappe, får du raskere svar hvis du møter de det gjelder der de er. Siden du ikke kan gå bort til skrivebordet deres, må du kanskje sjekke andre kanaler for å finne dem.

Da bør du finne ut hvor det er sannsynlig at du kan nå teamkollegaene dine. McGrane anbefaler at du spør dem hvordan du enklest kan få tak i dem raskt hvis du trenger det. 

Spør om de foretrekker å kommunisere med e-post, tekstmelding, Slack, Skype, Zoom eller Google Hangouts – eller om de gjerne vil høre en menneskestemme i telefonen. Det kan være at de foretrekker å sette av tid i kalenderen på slutten av dagen, slik at du kan samle spørsmålene dine og stille alle på en gang.

– Alt dette er nå helt dagligdagse ting vi alle må gjøre, sier McGrane. – Tenk gjennom hva som er den best egnede måten å kommunisere en beskjed på, slik at den kan bli lest, forstått og gjort noe med fra alle plattformer eller enheter.

Selv mens du lærer nye måter å jobbe på i et miljø med distribuert arbeid, bør du være fleksibel og klar til å tilpasse deg et økosystem i utvikling. 

– Kjenn verktøyene dine. Det er det det handler om, sier hun. – Og verktøyene dine kommer til å endre seg. Så ikke fest deg for mye ved ett av dem.

For å se hvordan du kan bruke delte dokumenter for å opprette en effektiv informasjonsarkitektur, gå til dropbox.com/paper

For all informasjon som bør organiseres

Snakk med teamet vårt