Как информационная архитектура делает удаленную работу в команде проще

Пользователь отвечает на комментарий к Dropbox, прежде чем присоединиться к совещанию в Zoom

Сложно оценить эффективность взаимодействия с сотрудниками, когда вы все работаете из дома.

Включать ли в электронные письма подробности или можно описать только суть дела? Нужны ли сотрудникам дополнительные сведения или у них уже наступила информационная перегрузка? Общаться с невидимыми собеседниками очень сложно.

Видеосвязь частично компенсирует личное взаимодействие, но объем работы обычно вынуждает использовать письменные средства коммуникации. Как же сделать так, чтобы каждое электронное письмо, замечание к совещанию, план проекта и творческое задание добавляли ясности, а не путаницы?

«Информационная архитектура» обычно обозначает комплекс методов структурирования и отображения данных, которыми пользуются дизайнеры интерфейсов и разработчики веб-сайтов. Но в зависимости от контекста этот термин может иметь разные значения. Пандемия COVID-19 создала совершенно новый контекст. 

Участники рабочих групп теперь физически отделены от офиса и друг от друга. Многие только осваивают новые инструменты для совместной работы, поэтому поиск нужной информации может занимать больше времени. А если нужный файл находится на нижних уровнях каталога, логика организации которого может быть совершенно неочевидной, процесс поиска начинает походить на блуждание по лабиринту.

Мы поможем вам создать для коллег понятную систему хранения данных, чтобы они могли с легкостью найти искомое. В этой статье мы расскажем, как использовать информационную архитектуру, чтобы обеспечить структурированное хранение содержимого. 

Учитывайте всю картину, а не только свой фрагмент

Карен МакГрейн — автор книг Content Strategy for Mobile(Стратегия разработки контента для мобильных устройств) и Going Responsive(Повышение адаптивности), а также основатель консалтинговой компании Bond Art + Science. Работая консультантом, МакГрейн заметила, что продуманный интерфейс не гарантирует удобство работы с программой, если разработчики не учитывают внутренние процессы и инструменты. 

«Когда сотрудник работает из дома, совещания требуют гораздо больше когнитивных усилий, будь то видеоконференция или телефонный звонок». — Карен МакГрейн

Проблема возникает, если создатели содержимого, дизайнеры и разработчики берут в расчет только свою часть головоломки, не задумываясь о потребностях других команд. Учитывая, что после перехода на удаленную работу быстрая и эффективная коммуникация стала ключом к выживанию компаний, интегрированный подход теперь востребован как никогда. 

«Переход на удаленную работу — это очень важное изменение, которое затрагивает всех, — говорит МакГрейн. —  Если раньше мы могли решить ряд вопросов на очном совещании, то теперь приходится думать, как сделать это с помощью онлайн-инструментов».

Вот почему МакГрейн рекомендует применять целостный подход, начав с создания информационной структуры, которая приносит пользу всей команде. Вот что стоит принять во внимание.

Переход на асинхронные инструменты

При удаленной работе язык, структура, классификация и присвоение наименований приобретают особо важное значение. 

«Мой друг и коллега, который последние 15 лет работал удаленно, написал целую серию твитов о том, каково это — работать из дома, — вспоминает МакГрейн. —  Он упомянул один факт, который сильно меня поразил: оказывается, когда сотрудник работает из дома, совещания требуют гораздо больше когнитивных усилий, будь то видеоконференция или телефонный звонок».

«Домашние животные, дети и другие люди, живущие в том же доме, часто мешают сосредоточиться на сути звонка или совещания, — говорит она. —  Это создает большую дополнительную нагрузку. Попробуйте использовать для взаимодействия асинхронные инструменты, например Dropbox Paper. Один сотрудник может написать прямо в документе: "Вот проблема, которую мы пытаемся решить", а остальные сотрудники — оставить свои комментарии. Для проблемы можно установить крайний срок [и @упомянуть нужных сотрудников в примечании]: "У вас есть время для размышлений до конца завтрашнего дня, а затем мы должны принять решение"».

Для работы с объемными документами, не требующими особой срочности, например планами проектов, стратегиями развития и творческими заданиями, МакГрейн рекомендует использовать асинхронные инструменты. Телефонные звонки и видеоконференции можно использовать, чтобы создать чувство сплоченности команды за счет взаимодействия с коллегами в реальном времени.

«Задумайтесь о том, какие инструменты вам доступны и как правильно их использовать, — говорит МакГрейн. —  Я работала в самых разных компаниях, где по любому вопросу обязательно устраивают очные совещания. Возможно, пришло время задать вопрос: "В чем ценность этой встречи?" Если она проводится не для того, чтобы сотрудники могли собраться вместе и почувствовать себя частью команды, а просто, чтобы что-то обсудить и принять решение, то для этого есть более эффективные способы. При работе из дома важнее всего результат».

Разработайте общую номенклатуру названий для каталогов

«Я помню зарю компьютерной эпохи, когда имена папок не могли быть больше восьми символов, — говорит МакГрейн. — В те дни нам поневоле приходилось быть лаконичными. Помню, когда на компьютерах Mac, наконец, разрешили имена файлов любой длины. Я тогда подумала: "Ух ты, теперь-то все изменится!" 

Старайтесь давать папкам как можно более точные и недвусмысленные названия. Разработайте для своей рабочей группы общие правила для присвоения названий файлам. Название должно четко описывать содержимое файла, и если для этого потребуется использовать больше символов — сделайте это. 

«Маркировка приобретает особую важность, когда сотрудникам приходится иметь дело с большим потоком письменной информации».

Если вы придумали какую-либо систему присвоения названий для файлов в общем доступе, обязательно сообщите об этом сотрудникам, чтобы обеспечить единообразие. Вы также можете настроить автоматизацию в Dropbox, чтобы ваши соглашения о наименовании применялись ко всем вашим файлам.

«Точность очень важна, — объясняет МакГрейн. —  Допустим, вы отредактировали документ и хотите сохранить новую версию с новым именем файла: каким должно быть это имя? Это базовые принципы систематизации».

Маркируйте содержимое с учетом контекста

При разработке структуры содержимого МакГрейн рекомендует уделять пристальное внимание маркировке не только файлов и папок, но и процессов, каналов и задач.

«[Маркировка] приобретает особую важность, когда сотрудникам приходится иметь дело с большим потоком письменной информации, — говорит она. —  У меня есть один клиент, который предъявляет очень строгие требования к безопасности. Мне предоставили компьютер для работы. Еще у меня есть Mac. И вот я сижу за столом и попеременно использую то Macто ПК, то телефон. Часто сообщения приходят по каналам, доступ к которым можно получить только с одного из устройств. В такой ситуации критически важно иметь возможность быстро охватить взглядом и приоритизировать поступающую информацию».

Сотрудники должны фильтровать данные, которые к ним не относятся. Даже по названиям каналов в Slack должно быть понятно, к каким каналам работник обязан присоединиться, а какие можно игнорировать. Правильно заполненная тема письма позволяет понять, нужно ли знакомиться с содержанием.

Создайте общий документ для каждого проекта

Сотрудники, работающие в удаленном режиме, используют множество приложений, поэтому следует разграничить те, что служат для общения, и те, что предназначены для создания контента и совместной работы.

«Мой Slack интегрирован с Twitter, Dropbox, Google Docs и Zoom, — говорит МакГрейн. —С точки зрения менеджмента проще всего будет интегрировать все необходимые решения. Таким образом сотрудникам не придется переключаться с одной системы на другую, чтобы понять, где сейчас ведется работа».

 

«Нам нужен общий документ в пространстве для совместной работы. Это абсолютно необходимо в современном мире».

Однако большое количество каналов данных увеличивает когнитивную нагрузку. Общения стало больше, чем прежде, но не все разговоры важны и не все они ведут к продвижению работы над проектом. 

«Нам нужен общий документ в пространстве для совместной работы. Одни сотрудники могут вносить туда идеи или замечания, а другие — комментировать и дополнять их. Это абсолютно необходимо в современном мире, — говорит МакГрейн. — Подумайте о людях, которые только осваивают удаленную работу. Большинство из них наверняка никогда не сталкивались ни с чем подобным. Можно использовать Dropbox Paper, Google Docs и функцию редактирования документов в Slack. Лично моя работа распределена по всем трем каналам в равной степени».

Упростите просмотр сообщений

Принципы информационной архитектуры можно использовать не только для создания понятной и удобной для навигации системы файлов и папок, но и для оптимизации обмена сообщениями в документах.

Вам с коллегами предстоит очень много общаться письменно, поэтому сообщения должны быть краткими и по существу. Лучше всего использовать короткие электронные письма с четким указанием задачи в теме. Все сообщения должны быть максимально ясными и лаконичными. 

«Например, можно переписать оригинальный текст в упрощенном виде, — говорит МакГрейн. —  Когда мы просматриваем сообщение, то, как правило, обращаем внимание на первые несколько букв или слов в предложении. Представьте, что сотрудник смотрит на ваше сообщение: какие два–три слова он обязательно должен увидеть? Продумайте макет электронного письма с учетом разного размера экранов. Нельзя предсказать, какая часть текста сразу бросится в глаза».

Чтобы упростить поверхностный просмотр, выделяйте заголовки жирным шрифтом и по возможности форматируйте общие документы с помощью подзаголовков H2 и маркированных списков.

«Если сотруднику назначено какое-либо действие, следует тут же привести инструкции по выполнению, — добавляет МакГрейн. —  Цепочка писем часто вырастает до огромных размеров. В какой-то момент ваш коллега пишет: "Я добавил обновленный документ во вложении". Но чтобы добраться до этого вложения, нужно пролистать 70 страниц переписки. Из-за этого сотрудники могут упустить что-то важное или не понять, что требуется сделать. Поэтому лучше добавить ссылку на документ в облаке вместо того, чтобы прикреплять файл во вложении».

Независимо от того, создаете ли вы новый документ или используете шаблон с заранее заданными элементами, убедитесь, что содержимое файла четко структурировано и отражает его назначение. Сможет ли читатель сразу понять цель документа? Если сообщение выглядит как набор текстовых блоков, переформатируйте содержимое, превратив его в схему, чтобы упростить читателю задачу.

 

Структурируйте содержимое файлов таким образом, чтобы оно отражало их назначение. Сможет ли читатель сразу понять цель документа?

По словам МакГрейн, четкая иерархия информации — это то, что отличает общий блокнот для заметок от профессионального документа. «Задайте себе вопросы: "Понятен ли смысл сообщения? Правильно ли размечены заголовки и подзаголовки? Насколько четко все сформулировано? Можно ли получить приблизительное представление о содержании документа, просто окинув его взглядом?" По моему мнению, в профессиональном общении все ответы должны быть положительными».

Определите наиболее популярные каналы взаимодействия

Итак, вы готовы пригласить коллег для работы над общим документом или отправить им ссылку на папку. Вы быстрее привлечете внимание, если обеспечите мгновенную связь с аудиторией. К сожалению, возможности просто подойти к столу коллеги больше нет, и вам придется использовать разные способы коммуникации.

Следовательно, надо выяснить, какие из них наиболее эффективны. МакГрейн рекомендует спросить: «Как можно наиболее оперативно с вами связаться?» 

Спросите коллег, используют ли они электронную почту, текстовые сообщения, Slack, Skype, Zoom или Google Hangouts — или предпочитают слышать человеческий голос по телефону? Кто-то может поставить в расписание специальное время для общения, чтобы отвечать на все накопившиеся за день вопросы одновременно.

«Все это — часть новых повседневных обязанностей, — говорит МакГрейн. — Подумайте, каким способом лучше всего передать сообщение, чтобы его можно было прочитать, понять и использовать на любой платформе или устройстве».

Изучая новые способы удаленной работы, сохраняйте гибкость и будьте готовы адаптироваться к развивающейся экосистеме. 

«Изучите свои инструменты. Без этого не обойтись, — говорит МакГрейн. —  И помните, что они будут постоянно меняться. Не слишком привязывайтесь к какому-то одному сервису или приложению».

Чтобы узнать, как использовать общие документы для создания эффективной информационной архитектуры,  посетите dropbox.com/paper.

Для всех данных, которые стоит структурировать

Связаться с нашей командой