信息架构,让分散式团队合作更简单

有人在 Dropbox 上回复评论,然后加入了 Zoom 会议

当您居家办公时,很难描述您与团队之间沟通的默契程度。

您的电子邮件应该更简洁还是更详尽?人们是否已经淹没在浩如烟海的信息当中,亦或感觉自己已经置身于团队之外?当您无法看到其他团队成员的面部表情和肢体语言,谁又知道他们真正想要表达什么呢?

通过视频会议,我们可以建立起与过去当面沟通类似的默契关系,但对于我们的大部分工作来说,现在我们更多地依赖于书面沟通。因此,我们如何才能确保每封电子邮件、会议记录、项目计划和创意纲要都清晰明了,而不是令人费解呢?

当人们谈及信息架构时,常常会介绍设计师和 UX 写手(即用户体验文案设计师)是如何构思内容或在网站上呈现数据的。但在不同的环境中,情况也会不同。而新冠肺炎疫情已经造成了全新的环境。 

现在,团队已经开始不在办公室办公,而且团队成员也彼此隔离开来。很多团队成员正在学习掌握新的协作工具,因此,他们可能需要花费更长的时间才能找到准确的信息。当他们在层层嵌套的文件夹中苦苦找寻一个文件时,感觉就像在迷宫中徘徊,因为谁也不确定这些文件夹的名称和组织方式是否有逻辑。

我们希望帮助您将内容放入上下文中,以便您的同事们能够轻松导航至他们需要的内容。这里介绍的是如何使用信息架构为内容创建结构良好的主页。 

放眼全局,不要只盯着自己的“一亩三分地”

Karen McGrane 是 《移动内容策略》 以及 《响应》 这两本书的作者,此外,她还是一家用户体验咨询公司 Bond Art + Science 的创始人。在担任顾问的职业生涯中,McGrane 注意到,如果不考虑后端流程和工具,那么,前端大量出色的设计工作都可能前功尽弃。 

“当人们居家办公时,不管是视频会议还是打电话,会议都需要投入更多的认知努力。”KarenMcGrane 说道。

如果内容团队、设计团队和开发团队不着眼全局,不考虑对其他团队可能造成的影响,只顾自己手头的工作,就会出现问题。既然经济效益如此依赖分散的团队合作的默契程度,那么风险自然就会更高。 

“向远程办公的转变,对每个人来说都是一件大事,”她解释道。“我们坐在一间办公室办公时,所有我们认为理所当然的事情,现在都要考虑如何在互联网上完成。”

这就是 McGrane 建议采取整体式方法的原因,而该方法首先就需要建立一个能够惠及整个团队的信息架构。下面将介绍具体方法。

转变为采用异步工具

在分散式工作环境中,语言、结构、分类和命名变得更为重要。 

“我有一位朋友兼同事,已经远程办公 15 年了,在写过的其中一篇 Tweet 风暴 中介绍了居家办公意味着什么,”McGrane 回忆道。“在他陈述的众多观点中,让我产生共鸣的一个观点是:当人们居家办公时,不管是视频会议或打电话,会议都需要投入更多的认知努力。”

“当有些人准备开会或打电话时,房间内的宠物、孩子和其他人可能产生更多的干扰,”她强调。“这对有些人来说,会是一项高负荷工作。想办法将一部分这类通话转变成其他异步机制,例如, Dropbox Paper 文档,人们可以通过文档进行记录,‘这是我们尝试解决的问题。’其他人可以在文档上发表评论。您可以为文档设置截止期限 [并 @提及他们 以说明]‘您需要在明天结束前参与进来,然后我们将作出决策。’”

McGrane 建议您在编制项目计划、策略文档和创意工作等长篇幅内容时,采用可共享的异步工具。可以将打电话和视频会议留到您希望通过实时人际互动打造团队凝聚力的时候。

“我们得想想怎样采取适当的方式来使用我们拥有的工具了,”她介绍道。“我已经与多家公司合作,都是那种不管大小事务都必须开个面对面会议的公司。或许是时候思考一下,‘面对面会议的价值究竟是什么?’如果会议目的不是聚在一起并让人产生归属感,而只是讨论一些事项并作出决策,那么,我们可以采用更高效的方式,让您更高效地使用全套居家办公工具。”

创建共享词汇

“从计算的黑暗时代一路走来,我经历过一个文件名称不超过八个字符的时代,”McGrane 感叹道。“人们已经习惯了真正简洁的工作方式。我还记得当 Mac 中的文件名称终于可以想多长就多长时,给我的感觉就像是,‘哇,这改变了一切!’ 

当您创建一个文件夹系统时,请确保命名没有歧义。请确保您的团队拥有共享的文件命名词汇。充分利用您拥有的空间,明确每个文件所包含的内容。 

“当人们面对必须处理的、大量涌入的书面信息时,做标记变得尤为重要。”

如果您正在共享使用您自己开发的命名系统保存的文件,请务必将方法告知您的同事们,以便他们保持格式一致。 您还可以在 Dropbox 中设置自动化,以便将您的命名约定应用到所有文件。

“必须做到清晰明了才行,”她解释道。“如果您想要获取该文档并对其进行编辑,请使用新的文件名称保存一个新版本:该文件名应该是什么呢?做到基本文件清洁即可。”

根据上下文标记内容

McGrane 建议,在构建内容结构时,不仅要密切关注文件和文件夹的标记方式,还要注意您的标记流、频道和任务的标记方式。

“当人们面对必须处理的、大量涌入的书面信息时,[做标记]变得尤为重要,”她继续说。“我的一个客户,有着很多严格的安全要求。他们给了我一台办公用的 PC。然后,我自己还有一台 Mac。不夸张地说,我的办公桌上有三台设备:一台 Mac  一台 PC ,外加 一部手机,我办公时,一直在这三台设备中间来回切换。我收到来自其中一个渠道发来的信息,其他渠道没有。只要能帮助我理解并确定该信息优先级的东西,都是非常有帮助的。”

其中一个目标应该是帮助您的同事们过滤掉与他们无关的内容。即使您采用命名 Slack 频道的方式,也能帮助他们了解要加入哪些频道以及可以忽略哪些频道。写得好的描述性主题行有助于您的同事们确定该电子邮件是否需要阅读。

为每个项目创建一个共享文档

由于分散的团队正在使用的应用非常多,因此,最好对沟通类应用与内容创建和协作类应用加以区分。

“我的 Slack 有 Twitter 集成、Dropbox 集成、Google 文档集成和 Zoom 集成,”McGrane 介绍道。“如果我的角色是经理,这会让一切集成变得更简单,这样其他人就不需要为弄清楚自己应承担的工作而在系统之间来回切换了。”

 

“我们需要在协作空间中拥有一份共享文档。 这在今天绝对是必不可少的。”

然而,渠道过多,有时会增加认知负荷。聊得比以前多了,但并非所有聊天都重要或是有益于项目的推进。 

“我们需要在协作空间中拥有一份共享文档,以供人们写入想法或做笔记,然后其他人可以发表评论和协作办公。在当今的现代化世界中,这绝对是必不可少的,”McGrane 肯定地说。“您可以想象一下人们开始居家办公的场景,我能想象得到,有些人可能从来没有居家办公过。Slack 中有 Dropbox Paper、Google 文档以及文档编辑功能。我对这三种工具的使用频率是差不多的。”

让您的消息易于浏览

正如您以前可以为文件和文件夹创建一个名称清晰、易于导航的系统一样,现在您也可以使用信息架构的原则来简化您文档内的信息。

由于您的同事们进行书面交流要比以前更多,因此,请确保您的消息简短、重点突出。缩短电子邮件的篇幅,同时确保邮件以清晰、基于任务的模式展示给您的同事们,这样才能实现最佳工作效果。每个记录都应当尽可能地清晰、简洁。 

“其中有一部分的最初文本是用简化的方式编写的,”她说。“当读者浏览时,倾向于浏览句子中的前几个字。如果有人只用半秒钟瞄了一眼电子邮件,他们会看到的那两三个字是什么呢?因此,我们要考虑电子邮件的布局,以便您的电子邮件在每个人不同的显示屏尺寸或设备中都能完整显示出来。因为您无法预料他们会看到这封电子邮件的多少内容。”

为了让您的消息便于浏览,请尝试将电子邮件的标题部分加粗,并尽可能通过 H2 副标题和项目符号来 组织您的共享文件的格式 。

“如果有人需要操作文档,请确保它看起来非常接近其应该操作的文本,”她补充道。“有种情况经常发生,那就是:电子邮件会话非常冗长。比如,有些人会写道‘请见下方的更新文档。’但附件显示竟有 70 页之多,因为这是一个非常长的电子邮件会话。类似的情况会导致人们忽略一些重要的信息或不明白应该在哪操作。链接到 基于云的文档 [而不是在电子邮件中添加附件]可能会让事情变得更简单。”

不管您是从空白文档亦或使用 带有预设计元素的模板开始操作,请确保您对内容的构建足以反映您想要传达的层次结构。读者是否能一眼就理解文档的用意?如果文档布局看起来就像一系列文本块,请将内容重新格式化为大纲,以帮助指导读者。

 

构建您的内容以反映您想要传达的层次结构。读者是否能一眼就理解文档的用意?

McGrane 说,建立清晰的信息层次结构可以将协作式记事本转变为专业文档。“您以前可能会想:‘这是一种有意义的编码方式吗?我的主标题和副标题体系是否合适?这些标题的样式清晰吗?’您是否能够通过仅阅读大纲就可以很好地了解文档的具体内容?’在我看来,所有这些都意味着专业的沟通。’

确定渠道偏好

当您准备好 邀请他人加入您的共享文档 或 向他们发送指向文件夹的链接时,您可以通过与受众碰面来提高响应速度。由于您知道走到他们的办公桌前无法找到他们,那么,您可能需要选择不同的渠道来找到他们。

因此,现在是找出以下问题答案的好时机:在哪些地方找到团队成员的可能性最大。McGrane 建议时常询问:“在这种情况下,如果我需要快速找到您,最好的途径是什么?” 

询问他们是否倾向于通过电子邮件、短信、Slack、Skype、Zoom 或 Google Hangouts 进行联系,或者他们是否更愿意通过电话沟通。他们甚至可能更喜欢在一天结束时在日历上设置一个时间段,以便您可以一次性向他们提出您积攒下来的所有问题。

“所有这些都是我们居家办公要完成的新工作,”McGrane 说道。“仔细斟酌发送消息的合适方式,确保该消息便于阅读和理解,并可在任何平台或设备上操作。”

即使当您正在学习在 分散式工作 环境下工作的新方式,也应保持弹性灵活,并做好应对不断变化的生态系统的准备。 

“要充分了解您的工具。这才是关键所在,”她强调道。“另外,您的工具也会变化。因此,不要过于依赖于某一个工具。”

要了解如何使用共享文档来创建有效的信息架构, 请查看 dropbox.com/paper

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