Brug af informationsarkitektur til at gøre distribueret teamwork nemmere

En person reagerer på en kommentar på Dropbox, før han deltager i et Zoom-møde

Når du arbejder hjemmefra, er det svært at se, hvor godt du kommunikerer med dit team.

Skal dine e-mails være mere kortfattede eller mere detaljerede? Er folk allerede overvældet af for meget information, eller føler de sig udeladt? Hvordan kan du vide det, hvis du ikke kan se ansigtsudtryk og kropssprog?

Med videokonferencer får vi lidt af den ansigt til ansigt-kontakt, vi plejede at have ved personlig tilstedeværelse, men til størstedelen af vores arbejde bruger vi nu skriftlig kommunikation mere. Så hvordan kan vi sikre os, at hver e-mail, mødenotater, projektplan og kreativt oplæg tilføjer klarhed og ikke forvirring?

Når folk taler om informationsarkitektur, beskriver de normalt, hvordan designere og UX-forfattere strukturerer indhold eller præsenterer data på websteder. Men det kan betyde forskellige ting i forskellige sammenhænge. Og covid-19-udbruddet har skabt en helt ny kontekst. 

Teams er nu fysisk adskilt fra deres kontor og hinanden. Mange lærer at bruge nye samarbejdsværktøjer, så det kan tage længere tid at finde de rigtige oplysninger. Når de leder efter en fil, der er indlejret i lag af mapper – som måske eller måske ikke er logisk navngivet og organiseret – kan det føles som at vandre rundt i en labyrint. 

Vi vil hjælpe dig med at sætte tingene i kontekst for dine kolleger, så de nemt kan navigere til det, de har brug for. Sådan kan informationsarkitektur bruges til at bygge et velstruktureret hjem for indhold. 

Se på hele puslespillet, ikke kun din brik

Karen McGrane er forfatter til Content Strategy for Mobile og Going Responsive og grundlægger af UX-konsulentvirksomheden Bond Art + Science. I sit arbejde som konsulent har McGrane bemærket, hvordan en masse fantastisk designarbejde udført på front-end kan falde fra hinanden, når processer og værktøjer i back-end ikke tages i betragtning. 

“Møder kræver meget mere kognitiv indsats, når en person arbejder hjemmefra – uanset om det er en videokonference eller et telefonopkald.” – Karen McGrane

Problemet begynder, når et indholdsteam, designteam og udviklingsteam kun fokuserer på deres brik i puslespillet uden at tænke på, hvordan det påvirker andre teams. Nu hvor så meget af økonomien er afhængig af, hvor godt distribuerede teams arbejder sammen, er der meget mere på spil. 

“Overgangen til fjernarbejde er stort for alle,” siger hun. “Alle mulige ting, som vi tog for givet, at man kunne finde ud af når man sidder i det samme lokale, skal vi nu finde ud af at gøre på internettet.”

Derfor anbefaler McGrane en helhedsorienteret tilgang, der begynder med at opbygge en informationsstruktur, der gavner hele teamet. Sådan kommer du i gang.

Skift til asynkrone værktøjer

I et distribueret arbejdsmiljø bliver sprog, struktur, kategorisering og navngivning meget vigtigere. 

“Min ven og kollega, der har arbejdet eksternt i de sidste 15 år, skrev en af disse tweetstorme om, hvad det vil sige at arbejde hjemmefra,” husker McGrane. “En af hans pointer, som gav genklang for mig, er at møder kræver meget mere kognitiv indsats, når en person arbejder hjemmefra – uanset om det er en videokonference eller et telefonopkald.”

“Der kan være mere indblanding fra en persons hjem med kæledyr, børn og andre mennesker i huset, der forsøger at have møder eller telefonopkald,” siger hun. “Det er en stor belastningsindsats for folk. Tænk på måder at flytte nogle af disse samtaler til andre asynkrone mekanismer som et Dropbox Paper-dokument, hvor en person skriver: “Her er det problem, som vi forsøger at løse.” Folk kan kommentere det. Du kan angive en tidsfrist for det [og @nævne dem for at sige] “Du skal give dit besyv med inden dagens afslutning i morgen, og så tager vi en beslutning.””

McGrane anbefaler at bruge delte, asynkrone værktøjer til udvikling af lange tekster som f.eks. projektplaner, strategidokumenter og kreativt arbejde. Telefonopkald og videokonferencer kan gemmes til når du vil opbygge sammenhængskraft i teamet gennem menneskelig interaktion i realtid.

“Vi er nødt til at tænke på hvad der er den mest relevante måde at bruge de værktøjer, vi har til rådighed,” siger hun. “Jeg har arbejdet med tonsvis af virksomheder, der som standard bruger personlige møder til alt. Det kan være på tide at stille spørgsmål ved dette: “Hvad er værdien af dette personlige møde?” Hvis det ikke er for at mødes og føle, at du er en del af et team – hvis det kun er for at diskutere noget og træffe en beslutning –er der mere effektive måder, du kan opnå det på, som ville gøre dig i stand til at bruge hele pakken med værktøjer til at arbejde hjemmefra med mere effektivt.”

Etabler et fælles ordforråd

“Jeg voksede op i computernes mørke middelalder, en verden, hvor mappenavne kunne være på otte tegn,” siger McGrane. “Folk blev vant til at være rigtig præcise. Jeg kan huske, at da Macs endelig lod filnavne være lige så lange som du ville have dem, var det sådan, “Wow – dette ændrer alt!” 

Når du opretter et mappesystem, skal du sørge for, at navngivningen ikke er tvetydig. Sørg for, at teamet har et delt ordforråd til deres filnavne. Udnyt den plads, du har til at være tydelig med, hvad hver fil indeholder. 

“Mærkning bliver meget vigtigere, når folk har en større tilstrømning af skriftlig information, de skal behandle.”

Hvis du deler filer, der er gemt med et navngivningssystem, som du har udviklet, skal du sørge for at kommunikere din metode til dine kolleger, så de kan opretholde et konsekvent format. Du kan også konfigurere automatiseringer i Dropbox, så dine navngivningsmetoder gælder for alle dine filer.

“Du skal bare være tydelig,” forklarer hun. “Hvis du tager det dokument og redigerer det, skal du gemme en ny version med et nyt filnavn: Hvad skal filnavnet være? Bare grundlæggende filhygiejne.”

Mærk indhold efter kontekst

Når du opbygger din indholdsstruktur, anbefaler McGrane at være meget opmærksom på den måde, du mærker ikke kun dine filer og mapper på, men også dine streams, kanaler og opgaver.

“[Mærkning] bliver meget vigtigere, når folk har en større tilstrømning af skriftlig information, de skal behandle,” siger hun. “Jeg har en kunde, som har mange strenge sikkerhedskrav. De har givet mig en pc til at arbejde på. Så har jeg også min Mac. Jeg sidder bogstaveligt talt her ved mit skrivebord med en Mac og en pc og min telefon, og skifter mellem dem alle tre hele tiden. Jeg får beskeder på en kanal, der ikke kommer ind andre steder. Alt, der hjælper mig med at forstå og prioritere de oplysninger, der kommer ind, er yderst nyttigt.”

Et mål bør være at hjælpe dine medarbejdere med at bortfiltrere det indhold, der ikke vedrører dem. Selv den måde, du navngiver Slack-kanaler på, kan hjælpe dem med at forstå, hvilke kanaler de skal deltage i, og hvilke de kan ignorere. Beskrivende, velskrevne emnelinjer fortæller dem, om det er en e-mail, de rent faktisk har brug for at læse eller ej.

Opret et delt dokument for hvert projekt

Med de mange apps, som distribuerede teams bruger, er det godt at skelne mellem dem, der letter kommunikation, og dem, der letter indholdsproduktion og samarbejde.

“Min Slack har integration med Twitter, Dropbox, Google Docs og Zoom,” siger McGrane. “Hvis jeg tænker på min rolle som leder, er det nemmere at integrere alt, så folk ikke behøver at hoppe fra system til system for at finde ud af, hvor de skal være.”

 

”Vi skal have et delt dokument i et samarbejdsrum. Det er absolut nødvendigt i nutidens verden.”

På nogle måder kan det imidlertid øge den kognitive belastning at have så mange kanaler. Der er mere snak end nogensinde, men ikke al snak er vigtigt eller flytter et projekt videre. 

”Vi skal have et delt dokument i et samarbejdsrum, hvor folk kan skrive deres idéer eller noter, og så kan andre mennesker kommentere og samarbejde. Det er absolut nødvendigt i nutidens moderne verden,” siger McGrane. ”Når du tænker på folk, der begynder at arbejde hjemmefra, kan jeg forestille mig, at der nok er mennesker, der aldrig har gjort det før. Der er Dropbox Paper, Google Docs og funktionen til dokumentredigering i Slack. Jeg bruger alle tre lige meget.”

Gør din kommunikation nem at scanne

Ligesom du har oprettet et klart navngivet system, med filer og mapper, som er nemt at navigere, kan du bruge informationsarkitekturens principper til at effektivisere kommunikationen i dine dokumenter.

Da dine medarbejdere kommer til at pløje sig igennem endnu mere skriftlig kommunikation end normalt, skal du sikre at din besked er kort og præcis. Kortere e-mails med en klar, opgavebaseret model fungerer bedst. Hver note skal være så klar og kortfattet som muligt. 

“Noget af det er at skrive den oprindelige tekst på en forenklet måde,” siger hun. “Når læsere scanner, har de en tendens til at scanne de første par bogstaver eller ord i sætningen. Hvis nogen bare kiggede på denne e-mail i et halvt sekund, hvad er så de to eller tre ord, de ville opfatte? Tænk på e-mailens layout med alles forskellige skærmstørrelse eller enhed som kontekst. Du kan ikke forudse, hvor meget af den e-mail, de vil kunne se.”

For at sikre, at din besked kan scannes, kan du prøve at bruge fed skrift i sektionsoverskrifter i dine e-mails og formatere dine delte dokumenter med H2-underoverskrifter og punktlister, hvor det er muligt.

“Hvis der er noget, som nogen skal gøre, skal du sørge for, at det vises tæt på den tekst, som opgaven henviser til,” tilføjer hun. ”Noget, der sker ofte, er, at du får en lang e-mailtråd. Så er der nogen som skriver: ”Jeg har det opdaterede dokument herunder.” Men den vedhæftede fil er 70 sider dyb, fordi det er en lang e-mailtråd. Den slags kan resultere i at folk overser noget, der er vigtigt eller ikke forstår, at de skal gøre noget. At linke til et skybaseret dokument [i stedet for at vedhæfte en fil til en e-mail] kan gøre det nemmere.”

Uanset om du starter fra bunden med et tomt dokument eller bruger en skabelon med forhåndsdesignede elementer, skal du sørge for at strukturere dit indhold, så det afspejler det hierarki, du vil kommunikere. Vil en læser kunne forstå formålet med dokumentet ved et kort kig? Hvis layoutet ligner en række tekstblokke, skal du omformatere dit indhold som en disposition for at hjælpe læseren.

 

Strukturér dit indhold, så det afspejler det hierarki, du vil kommunikere. Vil en læser kunne forstå formålet med dokumentet ved et kort kig?

McGrane siger, at oprettelse af et klart hierarki af oplysninger er det, der tager det fra at være en samarbejds-notesblok til at være et professionelt dokument. ”Du har overvejet: ”Kodes det på en meningsfuld måde? Har jeg det rigtige system med overskrifter og underoverskrifter? Gør stilen dem nemme at forstå?” Kan du få en god fornemmelse af, hvad du vil finde i dette dokument, bare ved at læse sammenfatningen?” Alt dette er professionel kommunikation for mig.”

Bestem kanalpræferencer

Når du er klar til at invitere folk til dit delte dokument eller sende dem et link til en mappe, får du et hurtigere svar ved at møde dit publikum, hvor de er. Da du ved, at du ikke vil kunne finde dem ved at gå hen til deres skrivebord, skal du muligvis konsultere forskellige kanaler for at finde dem.

Så nu er det et godt tidspunkt at finde ud af, hvor du sandsynligvis vil kunne få fat i dine teamkammerater. McGrane anbefaler at tjekke ind for at spørge: “Under disse omstændigheder, hvis jeg hurtigt skal have fat i dig, hvad er så den bedste måde at gøre det på?” 

Spørg, om de hellere vil kontaktes via e-mail, tekst, Slack, Skype, Zoom eller Google Hangouts – eller om de hellere vil høre et menneskes stemme i telefonen. De foretrækker måske endda at angive et tidspunkt på deres kalender i slutningen af dagen, så du kan vente med dine spørgsmål og stille dem alle på én gang.

“Alt dette er nye opgaver i de daglige gøremål, som vi alle skal gøre,” siger McGrane. “Tænk over, hvad der ville være den bedste måde at levere dette budskab på, så det vil blive læst og forstået og handlet efter på enhver platform eller enhed.”

Selvom du lærer nye måder at arbejde på i et distribueret arbejdsmiljø, skal du være fleksibel og klar til at tilpasse dig et økosystem i udvikling. 

“Kend dine værktøjer. Det er det, det handler om,” siger hun. ”Dine værktøjer kommer også til at ændre sig. Så knyt dig ikke for meget til et bestemt et.”

For at se, hvordan du kan bruge delte dokumenter til at oprette effektiv informationsarkitektur, kan du besøge dropbox.com/paper

For al information, der er værd at organisere

Tal med vores team