Utilizzare l'architettura delle informazioni per semplificare il lavoro in team distribuito

Una persona risponde a un commento su Dropbox prima di partecipare a una riunione su Zoom

Quando si lavora da casa, è difficile capire fino a che punto si riesca a comunicare con il proprio team.

Le tue e-mail dovrebbero essere più succinte o più dettagliate? Le persone sono già sommerse da troppe informazioni o si sentono tagliate fuori? Non potendo vedere le espressioni facciali e il linguaggio del corpo, è difficile capirlo.

Le videoconferenze offrono in parte quel rapporto faccia a faccia che avevamo di persona; tuttavia, per la maggior parte del nostro lavoro, ci affidiamo sempre più alla comunicazione scritta. Come possiamo quindi assicurarci che ogni e-mail, verbale di riunione, piano di progetto e brief creativo aggiungano chiarezza e non creino confusione?

Quando si parla di architettura dell'informazione, di solito si indica il modo in cui designer e writer UX strutturano i contenuti o presentano i dati sui siti Web. Tuttavia, questo termine può assumere un significato diverso in contesti diversi e l'epidemia di COVID-19 ha creato un contesto completamente nuovo. 

I team sono ora fisicamente separati dal loro ufficio e l'uno dall'altro. Molti stanno imparando ad usare nuovi strumenti di collaborazione, quindi possono impiegare più tempo per trovare le informazioni giuste. Quando cercano un file annidato in strati di cartelle, nominate e organizzate o meno in modo logico, può sembrare loro di vagare in un labirinto. 

Dropbox ti aiuta a contestualizzare i contenuti per i colleghi in modo che possano trovare facilmente ciò che cercano. Ecco come usare l'architettura delle informazioni per costruire una sede ben strutturata per i contenuti. 

Osserva l'intero puzzle, non solo il tuo pezzo

Karen McGrane è l'autrice di Content Strategy for Mobile e Going Responsive e la fondatrice di UX consultancy Bond Art + Science. Nel suo lavoro di consulente, la McGrane ha notato che un ottimo lavoro di progettazione svolto sul front-end può rivelarsi inutile se non vengono presi in considerazione processi e strumenti di back-end. 

"I meeting richiedono uno sforzo molto più cognitivo quando qualcuno lavora da casa, sia che si tratti di una videoconferenza o di una telefonata", Karen McGrane

Il problema inizia quando un team di contenuti, un team di progettazione e un team di sviluppo si concentrano solo sul proprio pezzo del puzzle, senza pensare all'impatto sugli altri team. In un momento in cui gran parte del lavoro dipende dal modo in cui i team distribuiti collaborano insieme, la posta in gioco è ancora più alta. 

"Il passaggio al lavoro a distanza rappresenta un cambiamento importante per tutti", afferma Karen. "Tutto ciò che abbiamo dato per scontato di poter capire stando seduti assieme nella stessa stanza dobbiamo ora trasferirlo su Internet".

Ecco perché la McGrane consiglia di adottare un approccio olistico, che inizia con la creazione di una struttura IT a vantaggio dell'intero team. Ecco come iniziare.

Passa a strumenti asincroni

In un ambiente di lavoro distribuito, il linguaggio, la struttura, la categorizzazione e la denominazione acquisiscono un'importanza ancora maggiore. 

"Un mio amico e collega che lavora da remoto da 15 anni ha scritto una tweet storm su cosa significa lavorare da casa", ricorda la McGrane. "Uno dei punti più importanti è l'idea che le riunioni richiedano uno sforzo molto più cognitivo quando qualcuno lavora da casa, che si tratti di una videoconferenza o di una telefonata".

"L'ambiente domestico può comportare più interferenze, dovute ad esempio ad animali domestici, bambini e altre persone in casa intente a partecipare a riunioni o telefonate", afferma. "Si tratta di uno sforzo importante per le persone. Dobbiamo pensare a come spostare alcune di queste conversazioni su altri meccanismi asincroni, come un documento di Dropbox Paper, in cui qualcuno scrive, "Ecco il problema che stiamo cercando di risolvere". Le persone possono commentarlo, mentre l'autore può fissare una scadenza [e @taggare i destinatari per informarli] "Dovete intervenire entro la fine della giornata di domani, poi prenderemo una decisione'".

La McGrane consiglia di utilizzare strumenti condivisi e asincroni quando si sviluppano contenuti di lunga durata come piani di progetto, documenti strategici e lavori creativi. Telefonate e videoconferenze possono essere lasciate ai momenti in cui si desidera costruire una coesione tra i membri del team attraverso l'interazione umana in tempo reale.

"Dobbiamo pensare al modo giusto per utilizzare gli strumenti a nostra disposizione", afferma. "Ho lavorato con tantissime aziende che hanno l'abitudine di organizzare sempre riunioni di persona per tutto. Forse è giunto il momento di chiedersi quale sia davvero il valore di questi meeting di persona". Se non servono a riunirsi e a sentirsi parte di un team, se si tratta solo di discutere di qualcosa e prendere una decisione, esistono modi più efficienti per raggiungere l'obiettivo, che consentono di utilizzare più efficacemente la suite completa di strumenti per il lavoro da casa".

Definisci un vocabolario condiviso

"Venendo dai tempi bui dell'informatica, sono cresciuta in un mondo in cui i nomi delle cartelle potevano contenere soltanto otto caratteri", afferma la McGrane. "Le persone si sono abituate a essere molto concise. Ricordo che, quando sui Mac è stato finalmente possibile utilizzare nomi di file più lunghi, abbiamo pensato che questo avrebbe cambiato tutto". 

Quando si crea un sistema di cartelle, è necessario assicurarsi che il nome non sia ambiguo e che il team utilizzi una terminologia condivisa per la denominazione dei file, sfruttando lo spazio necessario per chiarire il contenuto di ogni file. 

"L'etichettatura diventa molto più importante quando si deve elaborare un maggior flusso di informazioni scritte".

Se condividi i file salvati utilizzando un tuo sistema di denominazione, dovrai assicurarti di comunicare la tua metodologia ai colleghi, in modo che possano mantenere un formato coerente. Puoi anche configurare le automazioni in Dropbox in modo che le convenzioni di denominazione si applichino a tutti i file.

"Bisogna soltanto essere chiari, spiega la McGrane. "Per modificare un documento, dobbiamo salvarne una nuova versione con un nuovo nome: quale deve essere? Si tratta di mantenere la struttura dei file il più pulita possibile".

Etichetta i contenuti in base al contesto

Nel creare la struttura dei contenuti, la McGrane consiglia di prestare molta attenzione al modo in cui si etichettano non solo file e cartelle, ma anche flussi, canali e attività.

"[L'etichettatura] diventa molto più importante quando si deve elaborare un maggior flusso di informazioni scritte", afferma. "Uno dei miei clienti impone diversi obblighi di sicurezza rigidi. Mi ha dato un PC su cui lavorare, ma ho anche il mio Mac, per cui mi ritrovo letteralmente seduta alla scrivania con un Mac, un PC e il cellulare, costretta a passare continuamente dall'uno all'altro. Alcuni messaggi mi arrivano su un canale, ma non sugli altri. Tutto ciò che può aiutarmi a capire e a stabilire delle priorità per le informazioni in arrivo è estremamente utile".

Uno degli obiettivi dovrebbe essere quello di aiutare i colleghi a filtrare i contenuti che non li riguardano. Anche la scelta della denominazione dei canali Slack può aiutarli a capire a quali canali unirsi e quali ignorare. Righe di oggetto descrittive e ben scritte comunicano loro se si tratta di un'e-mail che devono leggere o meno.

Crea un documento condiviso per ogni progetto

Con la miriade di app utilizzate dai team distribuiti, è bene distinguere tra quelle che facilitano la comunicazione e quelle che facilitano la creazione e la collaborazione sui contenuti.

"Il mio Slack dispone dell'integrazione con Twitter, con Dropbox, con Google Docs e con Zoom", afferma la McGrane. "Se penso al mio ruolo di manager, è più facile integrare tutto in modo che le persone non debbano passare da un sistema all'altro alla ricerca dei contenuti giusti".

 

"Abbiamo bisogno di documenti condivisi in uno spazio collaborativo. Nel mondo di oggi, è assolutamente necessario".

In qualche modo, tuttavia, disporre di così tanti canali può aumentare il carico cognitivo. Gli scambi via chat si fanno sempre più fitti, ma non tutti sono importanti o permettono di far avanzare un progetto. 

Dobbiamo disporre di documenti condivisi in uno spazio collaborativo, in cui le persone possano digitare le proprie idee o le proprie annotazioni, per poi consentire ad altri di commentare e intervenire. È assolutamente necessario nel mondo moderno di oggi", afferma la McGrane. "Se pensiamo a chi inizia a lavorare da casa, è probabile che per molti sia la prima volta. Questi hanno a disposizione Dropbox Paper, Google Docs e la funzione di modifica dei documenti in Slack. Io li utilizzo tutti e tre allo stesso modo".

Semplifica la scansione dei messaggi

Proprio come hai creato un sistema di file e cartelle di nome chiaro e facile navigazione, puoi utilizzare i principi dell'architettura delle informazioni per semplificare i messaggi all'interno dei documenti.

Dal momento che i tuoi colleghi passeranno attraverso una comunicazione ancora più in forma scritta del solito, mantieni i tuoi messaggi brevi e diretti. E-mail più brevi con un modello chiaro e basato sulle attività sono più efficaci. Le note devono essere il più chiare e concise possibile. 

"In parte questo è possibile scrivendo il testo iniziale in modo semplificato", afferma la McGrane. "Chi legge tende a cogliere le prime lettere o parole della frase. Se una persona avesse appena dato un'occhiata a questa e-mail per mezzo secondo, quali sono le due o tre parole che avrebbe colto? Basta pensare al layout dell'e-mail in base alle dimensioni dei diversi schermi o dispositivi. Non si può prevedere quanto di quelle e-mail ogni persona sarebbe in grado di visualizzare".

Per rendere un messaggio scansionabile, basta provare a utilizzare intestazioni di sezione in grassetto nelle e-mail e formattare i documenti condivisi con sottotitoli e punti elenco H2, laddove possibile.

"Se qualcuno deve intraprendere un'azione, è necessario assicurarsi che appaia vicino al testo interessato", aggiunge. "Spesso succede di ricevere un lungo thread di e-mail. Poi qualcuno dice, "Ho allegato qui il documento aggiornato", ma l'allegato mostra 70 pagine perché il thread di e-mail è davvero lungo. Eventi del genere possono far perdere contenuti importanti o rendere difficile capire di dover intraprendere un'azione. Il collegamento a un documento basato su cloud [invece di allegare un file a un'e-mail] può semplificare le cose".

Sia che tu parta da zero con un documento vuoto o che usi un modello con elementi predefiniti, assicurati di strutturare il contenuto in modo da riflettere la gerarchia che vuoi comunicare. Il lettore sarà in grado di capire lo scopo del documento a colpo d'occhio? Se il layout risulta in una serie di blocchi di testo, riformatta il contenuto come uno schema per facilitare la lettura.

 

Struttura il contenuto in modo da riflettere la gerarchia che vuoi comunicare. Il lettore sarà in grado di capire lo scopo del documento a colpo d'occhio?

Secondo la McGrane, definire una chiara gerarchia delle informazioni trasforma un semplice blocco note collaborativo in un documento professionale. "Dobbiamo pensare, 'Questo contenuto è stato codificato in modo significativo? Ho utilizzato il giusto sistema di titoli e sottotitoli? Lo stile è chiaro? È possibile farsi un'idea del contenuto del documento solo leggendo lo schema?' Tutti questi aspetti rappresentano per me una comunicazione professionale".

Determina le preferenze del canale

Quando sei pronto a invitare altre persone nel tuo documento condiviso o ad inviare loro un link a una cartella, otterrai una risposta più veloce raggiungendo il tuo pubblico dove si trova. Dal momento che non potrai trovarli alla loro scrivania, potresti aver bisogno di controllare diversi canali per rintracciarli.

È quindi un buon momento per scoprire dove è più probabile raggiungere i tuoi compagni di team. La McGrane raccomanda di chiedere, "In queste circostanze, se avessi bisogno di contattarti velocemente, quale sarebbe il modo migliore per farlo?" 

Chiedi se preferiscono collegarsi via e-mail, testo, Slack, Skype, Zoom o Google Hangouts o se preferiscono sentire una voce umana al telefono. Potrebbero anche scegliere di fissare un orario a fine giornata in cui rivolgere loro tutte le tue domande.

"Tutti questi elementi sono nuove attività domestiche di cui occuparsi", afferma la McGrane. "Pensiamo a quale sarebbe il modo appropriato per consegnare un messaggio in modo che venga letto, compreso e applicato su qualsiasi piattaforma o dispositivo".

Anche se impari nuovi modi di lavorare in un ambiente di lavoro distribuito, sii flessibile e pronto ad adattarti ad un ecosistema in evoluzione. 

"Conoscere i propri strumenti. È questo il nome del gioco", dice. "Inoltre, gli strumenti cambieranno, per cui è bene non fare troppo i preziosi sui dettagli".

Per scoprire come usare i documenti condivisi per creare un'architettura delle informazioni efficace, vedi dropbox.com/paper

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