Menggunakan arsitektur informasi untuk mempermudah distribusi kerja tim

Seseorang menanggapi komentar di Dropbox sebelum bergabung rapat Zoom

Saat bekerja dari rumah, sulit untuk melihat seberapa baik Anda berkomunikasi dengan tim Anda.

Apakah email Anda harus lebih singkat atau lebih detail? Apakah orang-orang sudah kewalahan dengan terlalu banyak informasi atau mereka merasa tidak mengikuti perkembangan? Saat Anda tidak bisa melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh, siapa yang benar-benar mengetahuinya?

Dengan konferensi video, kita mendapatkan sedikit hubungan tatap muka yang biasa didapatkan secara langsung, tetapi untuk sebagian besar pekerjaan, sekarang kita lebih mengandalkan komunikasi tertulis. Jadi bagaimana kita bisa memastikan tiap email, catatan rapat, rencana proyek, dan ringkasan kreatif memberikan kejelasan, bukannya membuat bingung?

Ketika orang-orang berbicara tentang arsitektur informasi, mereka biasanya menjelaskan bagaimana desainer dan penulis UX menyusun konten atau menyajikan data di situs web. Tapi itu dapat mempunyai arti berbeda di konteks yang berbeda. Dan wabah COVID-19 telah membuat konteks baru secara keseluruhan. 

Sekarang, tim terpisah dari kantor mereka dan dari satu sama lain secara fisik. Banyak orang mempelajari alat kolaborasi baru, sehingga mereka membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan informasi yang tepat. Ketika mereka mencari file yang tersimpan dalam di tumpukan folder—yang mungkin tidak diberi nama dan diatur dengan logis—rasanya seperti mengembara di sekitar labirin. 

Kami ingin membantu menempatkan sesuatu sesuai konteks agar rekan kerja Anda dapat menavigasi apa yang mereka butuhkan dengan mudah. Berikut cara menggunakan arsitektur informasi untuk membuat rumah konten yang tersusun baik. 

Lihat seluruh proses, bukan hanya bagian Anda

Karen McGrane adalah penulis Content Strategy for Mobile dan Going Responsive serta pendiri konsultan UX BOnd Art + Science. Dalam pekerjaannya sebagai konsultan, McGrane telah memperhatikan betapa banyak pekerjaan desain hebat yang dilakukan pada bagian front-end bisa kacau saat tidak mempertimbangkan proses dan alat back-end. 

"Rapat memerlukan jauh lebih banyak upaya kognitif saat seseorang bekerja dari rumah—baik konferensi video atau panggilan telepon.”—Karen McGrane

Masalah dimulai saat tim konten, tim desain, dan tim pengembangan hanya fokus pada bagian mereka tanpa memikirkan dampaknya terhadap tim lain. Karena kini begitu banyak ekonomi bergantung pada seberapa baik tim terdistribusi bekerja bersama, risikonya bahkan lebih tinggi. 

“Peralihan untuk bekerja jarak jauh merupakan masalah besar bagi semua orang,” katanya. “Kita menganggap remeh segala macam hal yang bisa dipecahkan dengan duduk bersama di suatu ruangan, sekarang kita harus mencari cara untuk melakukannya di internet.”

Oleh karena itu, McGrane merekomendasikan untuk mengambil pendekatan holistik yang dimulai dengan memuat struktur informasi yang bermanfaat untuk semua tim. Berikut cara memulainya.

Beralih ke alat asinkron

Dalam lingkungan kerja terdistribusi, bahasa, struktur, kategorisasi, dan penamaan menjadi jauh lebih penting. 

“Teman dan rekan kerja saya yang telah bekerja dari jarak jauh selama 15 tahun terakhir, menulis salah satu rangkaian tweet tentang arti bekerja dari rumah,” ingat McGrane. “Salah satu poin yang saya setujui adalah gagasan bahwa rapat membutuhkan jauh lebih banyak upaya kognitif saat seseorang bekerja dari rumah—baik konferensi video atau panggilan telepon.”

“Mungkin ada lebih banyak gangguan di rumah seseorang seperti hewan peliharaan, anak-anak, dan orang lain di rumah tersebut yang mencoba melakukan rapat atau panggilan telepon,” katanya. “Itu adalah upaya beban tinggi bagi orang-orang. Pikirkan cara untuk mengalihkan beberapa percakapan tersebut ke mekanisme asinkron lainnya seperti dokumen Dropbox Paper , di mana seseorang menulis, ‘Inilah masalah yang coba kita pecahkan.’ Orang-orang dapat memberi komentar. Anda dapat menetapkan tenggat waktu untuk hal itu [dan @mention untuk mengatakan] ‘Anda perlu mempertimbangkan paling lambat di akhir hari esok lalu kita akan membuat keputusan.’”

McGrane merekomendasikan menggunakan alat asinkron bersama saat Anda mengembangkan konten berdurasi panjang seperti rencana proyek, dokumen strategi, dan karya kreatif. Panggilan telepon dan konferensi video dapat disimpan saat Anda ingin membangun kekompakan tim melalui interaksi manusia yang real-time.

“Kita harus memikirkan tentang cara yang sesuai untuk menggunakan alat milik kita yang telah tersedia,” katanya. “Saya telah bekerja dengan banyak perusahaan yang mengadakan rapat secara langsung untuk semuanya secara otomatis. Mungkin ini waktunya untuk bertanya, ‘Apa nilai rapat langsung ini?’ Jika bukan untuk berkumpul dan merasa menjadi bagian dari tim—jika hanya mendiskusikan sesuatu dan membuat keputusan—ada banyak cara efisien yang dapat dilakukan untuk mencapainya, dan memungkinkan Anda untuk menggunakan rangkaian lengkap alat untuk bekerja dari rumah secara efektif.”

Membangun kosakata bersama

“Berasal dari masa suram komputasi, saya besar di dunia tempat nama folder terdiri dari delapan karakter,” kata McGrance. “Orang-orang terbiasa dengan hal yang sangat ringkas. Saya ingat ketika Mac akhirnya memungkinkan Anda untuk memberi nama file sepanjang yang Anda inginkan, rasanya seperti, ‘Wow—ini mengubah segalanya!’ 

Ketika Anda membuat sistem folder, pastikan penamaannya tidak ambigu. Pastikan bahwa tim Anda memiliki kosakata bersama untuk penamaan file mereka. Manfaatkan ruang yang Anda miliki untuk memperjelas apa isi masing-masing file. 

“Pelabelan menjadi lebih penting ketika orang-orang berhadapan dengan arus masuk informasi tertulis yang lebih besar yang harus mereka proses."

Jika berbagi file yang disimpan menggunakan sistem penamaan yang Anda kembangkan, pastikan untuk mengomunikasikan metodologi Anda ke rekan kerja sehingga mereka bisa mempertahankan format yang konsisten. Anda juga dapat menyiapkan otomatisasi di Dropbox sehingga konvensi penamaan berlaku untuk semua file Anda.

“Anda harus jelas,” ia menjelaskan. “Jika Anda akan mengambil dokumen tersebut dan mengeditnya, kemudian menyimpan versi baru dengan nama file baru: Seharusnya file tersebut diberi nama apa? Hanya prinsip kebersihan file dasar.”

Memberi label konten sesuai konteks

Saat Anda membuat struktur konten, McGrane merekomendasikan untuk sangat memperhatikan cara memberi label tidak hanya pada file Anda dan folder, tetapi juga streaming, kanal, dan tugas.

“[Pelabelan] menjadi lebih penting ketika orang-orang berhadapan dengan arus masuk informasi tertulis yang lebih besar yang harus mereka proses,” katanya. “Saya memiliki klien yang memiliki banyak persyaratan keamanan yang ketat. Mereka memberi saya PC untuk bekerja. Lalu saya juga memiliki Mac. Saya benar-benar duduk di meja saya dengan Mac dan PC serta telepon saya, berpindah-pindah antara ketiganya sepanjang waktu. Saya mendapat pesan yang masuk ke satu kanal yang tidak masuk di tempat lain. Semua hal yang membantu saya memahami dan memprioritaskan informasi yang masuk akan sangat membantu.”

Tujuan yang seharusnya adalah membantu rekan kerja Anda menyaring konten yang tidak berkaitan dengan mereka. Bahkan cara Anda memberi nama kanal Slack dapat membantu mereka memahami kanal mana yang harus diikuti dan mana yang dapat mereka abaikan. Baris subjek deskriptif yang ditulis dengan baik memberi tahu mereka apakah email tersebut benar-benar perlu mereka baca atau tidak.

Membuat dokumen bersama untuk masing-masing proyek

Dengan banyaknya aplikasi yang digunakan tim terdistribusi, ada baiknya membedakan antara yang memfasilitasi komunikasi dan yang memfasilitasi pembuatan dan kolaborasi konten.

“Slack saya memiliki integrasi Twitter, integrasi Dropbox, integrasi Google Docs, dan integrasi Zoom,” kata McGrane. “Jika mempertimbangkan peran saya sebagai manajer, mengintegrasikan semuanya akan memudahkan, sehingga orang-orang tidak harus melompat antar-sistem untuk mencoba mengetahui di mana mereka seharusnya berada.”

 

“Kita perlu memiliki dokumen bersama di ruang kolaboratif. Hal itu mutlak diperlukan di dunia sekarang ini."

Namun, dalam beberapa hal, memiliki banyak kanal dapat menambah beban kognitif. Ada lebih banyak obrolan dibandingkan biasanya, tetapi tidak semua obrolan penting atau berguna untuk memajukan proyek. 

“Kita perlu memiliki dokumen bersama di ruang kolaboratif, tempat orang-orang dapat mengetik ide atau catatan mereka, lalu orang lain dapat berkomentar dan berkolaborasi. Hal itu mutlak diperlukan di dunia modern saat ini,” kata McGrane. “Saat Anda berpikir tentang orang-orang memulai bekerja dari rumah, saya dapat membayangkan mungkin ada orang-orang yang belum pernah melakukannya sebelumnya. Ada  Dropbox Paper, Google Docs, dan fungsi pengeditan dokumen di Slack. Saya menggunakan ketiganya hampir sama seringnya.”

Menjadikan pesan Anda mudah dipindai

Sama seperti Anda membuat sistem file dan folder dengan nama yang jelas dan mudah dinavigasi, Anda dapat menggunakan prinsip arsitektur informasi untuk menyederhanakan perpesanan dalam dokumen Anda.

Karena rekan kerja Anda akan melakukan lebih banyak komunikasi tertulis dari biasanya, buat pesan Anda singkat dan tepat sasaran. Email yang lebih pendek dengan model berbasis tugas yang jelas adalah yang terbaik. Setiap catatan harus sejelas dan seringkas mungkin. 

“Beberapa di antaranya menulis teks awal dengan cara yang sederhana,” katanya. “Ketika pembaca melakukan pemindaian, mereka cenderung memindai beberapa huruf atau kata pertama pada kalimat. Jika seseorang hanya melihat sekilas email ini selama setengah detik, apa dua atau tiga kata yang akan mereka tangkap? Pikirkan tentang tata letak email sehingga Anda berada di konteks ukuran layar atau perangkat yang berbeda milik semua orang. Anda tidak dapat mengantisipasi seberapa banyak email yang akan mereka lihat.”

Untuk membuat pesan Anda dapat dipindai, coba gunakan header dengan fraksi tebal di email Anda, dan format dokumen bersama Anda dengan subjudul H2 dan poin-poin jika memungkinkan.

“Jika terdapat tindakan yang perlu dilakukan seseorang, pastikan tampak dekat dengan teks yang seharusnya memerlukan tindakan,” tambahnya. “Satu hal yang sering terjadi yaitu Anda mendapat utas email yang panjang. Kemudian seseorang berpikir, ‘Saya mendapat dokumen yang diperbarui di bawah ini.’ Namun lampiran muncul dengan 70 halaman karena utas email yang panjang. Hal seperti itu dapat menyebabkan orang melewatkan sesuatu yang penting atau tidak memahami bahwa mereka harus mengambil tindakan. Menautkan ke dokumen berbasis awan [bukan melampirkan file ke email] dapat mempermudah orang lain.”

Baik memulai dari awal dengan dokumen kosong atau menggunakan templat dengan elemen yang sudah dirancang, pastikan Anda menyusun konten untuk mencerminkan hierarki yang ingin Anda sampaikan. Akankah pembaca dapat memahami tujuan dokumen secara sekilas? Jika tata letaknya terlihat seperti serangkaian kumpulan teks, format ulang konten Anda sebagai kerangka untuk membantu memandu pembaca.

 

Susun konten Anda untuk mencerminkan hierarki yang ingin Anda sampaikan. Akankah pembaca dapat memahami tujuan dokumen secara sekilas?

McGrane mengatakan bahwa menyiapkan hierarki informasi yang jelas akan membuat notepad kolaboratif menjadi dokumen profesional. “Anda memikirkan: ‘Apakah hal itu dikodekan dengan cara yang berarti? Apakah saya memiliki sistem pemberian judul dan subjudul yang benar? Apakah desain pada hal tersebut jelas?’ Bisakah Anda memahami apa yang akan Anda cara di dokumen ini hanya dengan membaca garis besarnya?’ Semua hal itu bagi saya adalah arti komunikasi profesional.”

Menentukan preferensi kanal

Saat Anda siap untuk mengundang orang ke dokumen bersama atau mengirim tautan ke folder kepada mereka, Anda akan mendapatkan respons yang lebih cepat dengan menemui audiens di tempat mereka berada. Karena sekarang Anda tahu bahwa Anda tidak akan bisa menemukan mereka dengan menghampiri ke meja mereka, Anda mungkin perlu memeriksa kanal yang berbeda untuk melacaknya.

Jadi sekarang adalah waktu yang tepat untuk mencari tahu di mana Anda sering kali menghubungi rekan satu tim Anda. McGrane merekomendasikan untuk mengevaluasi dengan bertanya, “Dalam keadaan ini, jika saya perlu menghubungi Anda dengan cepat, bagaimana cara terbaik untuk melakukannya?” 

Tanyakan apakah mereka lebih suka terhubung melalui email, teks, Slack, Skype, Zoom, atau Google Hangouts—atau jika mereka lebih suka mendengar suara manusia melalui telepon. Mereka bahkan mungkin lebih suka mengatur waktu di kalender di akhir hari, sehingga Anda bisa menyimpan pertanyaan Anda dan menanyakannya sekaligus.

“Semua hal itu adalah pekerjaan rumah tangga baru yang harus kami lakukan,” kata McGrance. “Pikirkan cara yang tepat untuk mengirim pesan agar dibaca dan dipahami serta ditindaklanjuti di platform atau perangkat apa pun.”

Bahkan saat Anda mempelajari cara kerja yang baru di lingkungan kerja terdistribusi , bersikaplah fleksibel dan siap beradaptasi dengan ekosistem yang terus berkembang. 

“Kenali alat Anda. Itu nama permainannya,” katanya. “Selain itu, alat akan berubah. Jadi jangan terlalu mengandalkan satu alat tertentu.”

Untuk melihat bagaimana Anda dapat menggunakan dokumen bersama untuk arsitektur informasi efektif, lihat dropbox.com/paper

Untuk semua informasi yang layak dirapikan

Hubungi tim kami