Ułatwianie zespołowej pracy rozproszonej za pomocą architektury informacji

Osoba odpowiada na komentarz w Dropbox przed dołączeniem do spotkania Zoom

Jeśli pracujesz w domu, trudno powiedzieć, jak dobrze komunikujesz się ze swoim zespołem.

Czy Twoje wiadomości e-mail powinny być bardziej zwięzłe, czy bardziej szczegółowe? Czy ludzie są już przytłoczeni zbyt dużą ilością informacji, czy też czują, że nie są uwzględniani w komunikacji? Kiedy nie widzisz mimiki i mowy ciała, kto to tak naprawdę wie?

Dzięki wideokonferencji uzyskujemy w pewnym stopniu taki sam kontakt twarzą w twarz, jaki mieliśmy osobiście, ale najczęściej polegamy teraz na komunikacji pisemnej. Jak więc upewnić się, że każdy e-mail, notatka ze spotkania, plan projektu i brief kreatywny zwiększą czytelność informacji i nie wprowadzą dodatkowego zamieszania?

Rozmawiając o architekturze informacji, ludzie zwykle opisują, jak projektanci i autorzy środowisk użytkownika tworzą strukturę zawartości lub prezentują dane w witrynach internetowych. Ale w różnych kontekstach to pojęcie może oznaczać coś innego. A pandemia COVID-19 stworzyła zupełnie nowy kontekst. 

Zespoły są teraz fizycznie oddzielone od swoich biur, a ich członkowie – od siebie. Wiele osób dopiero poznaje nowe narzędzia ułatwiające współpracę, dlatego znalezienie właściwych informacji może zająć im więcej czasu. Gdy szukają one pliku zagnieżdżonego w warstwach folderów – które mogą (ale nie muszą) mieć uzasadnione logicznie nazwy i kolejność – może to przypominać wędrówkę po labiryncie. 

Chcemy pomóc Ci umieścić informacje dla współpracowników w odpowiednim kontekście, aby mogli łatwo przechodzić do potrzebnych danych. Oto jak możesz wykorzystać architekturę informacji do stworzenia dobrze zorganizowanego miejsca przechowywania zawartości. 

Patrz na całą układankę, nie tylko na swój kawałek

Karen McGrane jest autorką książek Content Strategy for Mobile i Going Responsive oraz założycielką firmy konsultingowej Bond Art + Science zajmującej się środowiskami pracy użytkowników. Podczas pracy w charakterze konsultantki McGrane zauważyła, jak wiele świetnych projektów frontonów może zakończyć się niepowodzeniem, jeśli nie weźmie się pod uwagę procesów i narzędzi zaplecza. 

„Spotkania wymagają dużo więcej wysiłku poznawczego, gdy ktoś pracuje w domu – niezależnie od tego, czy jest to wideokonferencja, czy rozmowa telefoniczna” – Karen McGrane

Problem zaczyna się, gdy zespoły ds. zawartości, projektów i rozwoju skupiają się tylko na swoim kawałku układanki, nie myśląc o wpływie na inne zespoły. Teraz, gdy tak duża część gospodarki zależy od tego, jak dobrze współpracują ze sobą rozproszone zespoły, stawka jest jeszcze wyższa. 

„Przejście na pracę zdalną to ogromna zmiana dla wszystkich” – mówi Karen. „Uważaliśmy za oczywiste to, że pewne rzeczy można było po prostu wymyślić, siedząc razem w pokoju. Teraz musimy się dowiedzieć, jak to zrobić w Internecie”.

Dlatego McGrane zaleca przyjęcie podejścia całościowego: najpierw należy zbudować strukturę informacji, która przyniesie korzyści całemu zespołowi. Oto jak możesz rozpocząć ten proces.

Zmień narzędzia na asynchroniczne

W środowisku pracy rozproszonej język, struktura, kategoryzacja i nazewnictwo stają się znacznie ważniejsze. 

„Mój znajomy i współpracownik, który pracował zdalnie przez ostatnie 15 lat, napisał burzę tweetów dotyczącą tego, co oznacza praca w domu” – wspomina McGrane. „Jedną z kwestii, na które zwróciłam uwagę, było spostrzeżenie, że spotkania wymagają dużo więcej wysiłku poznawczego, gdy ktoś pracuje w domu – niezależnie od tego, czy jest to wideokonferencja, czy rozmowa telefoniczna”.

„Osoby, które próbują organizować spotkania lub rozmowy telefoniczne, mogą napotkać więcej zakłóceń powodowanych przez zwierzęta, dzieci i inne osoby w domu” – mówi. „Dlatego organizowanie takich spotkań wymaga dużego nakładu pracy. Warto zastanowić się, jak przenieść niektóre z tych rozmów do innych mechanizmów asynchronicznych, takich jak Dropbox Paper. W tej usłudze ktoś może napisać: «Oto problem, który próbujemy rozwiązać». Inne osoby mogą dodawać komentarze. Możesz ustalić ostateczny termin [i @wspomnieć wybrane osoby, aby powiedzieć] «Musisz dodać swoją opinię jutro do końca dnia, a my podejmiemy decyzję»”.

McGrane zaleca używanie udostępnionych, asynchronicznych narzędzi podczas opracowywania obszernej zawartości, takiej jak plany projektów, dokumenty strategiczne i praca twórcza. Rozmowy telefoniczne i wideokonferencje można przeprowadzać w celu stworzenia spójnie działającego zespołu przez interakcję między ludźmi w czasie rzeczywistym.

„Musimy pomyśleć, jak odpowiednio wykorzystać narzędzia, którymi dysponujemy” – mówi. „Pracowałam z wieloma firmami, które nie we wszystkich sytuacjach organizują spotkania twarzą w twarz. Być może nadszedł czas, aby zadać sobie pytanie: «Na czym polega wartość osobistego spotkania?» Jeśli nie chodzi o zebranie się i zapewnienie ludziom poczucia, że są częścią zespołu – jeśli chcemy tylko coś przedyskutować i podjąć decyzję – ten cel można osiągnąć przy użyciu efektywniejszych sposobów wykorzystania pełnego zestawu narzędzi do pracy w domu”.

Ustanów wspólne słownictwo

„Pochodzę z czasów średniowiecza informatyki i dorastałam w świecie, w którym nazwy folderów mogły składać się z maksymalnie ośmiu znaków”, mówi McGrane. „Ludzie przyzwyczaili się do używania niezwykle zwięzłych nazw. Pamiętam, kiedy można było w końcu wprowadzać na komputerach Mac nazwy plików o dowolnej długości. Myśleliśmy wtedy: «Super – teraz wszystko się zmieni!» 

Tworząc system folderów, pamiętaj, że nazewnictwo powinno być jednoznaczne. Upewnij się, że Twój zespół korzysta ze wspólnego słownictwa, nadając plikom nazwy. Dobrze wykorzystaj dostępne miejsce, aby jasno określić zawartość pliku. 

„Etykietowanie staje się znacznie ważniejsze, gdy ludzie mają do czynienia z większym napływem pisemnych informacji do przetworzenia”.

Jeśli udostępniasz pliki zapisane z użyciem samodzielnie opracowanego systemu nazewnictwa, przedstaw swoją metodologię współpracownikom, aby stosowali spójny format nazw. Możesz też skonfigurować automatyzację w Dropbox, aby wybrane konwencje nazewnictwa były stosowane do wszystkich plików.

„Nazwy muszą być po prostu jasne” – tłumaczy Karen. „Jeśli zamierzasz edytować wybrany dokument, zapisz nową wersję z nową nazwą pliku: jaka powinna być ta nazwa? Zadbaj o podstawową czytelność nazw plików”.

Oznaczaj zawartość etykietami zgodnie z kontekstem

McGrane zaleca, aby podczas tworzenia struktury zawartości zwracać szczególną uwagę na sposób oznaczania etykietami nie tylko plików i folderów, ale także strumieni, kanałów i zadań.

„[Etykietowanie] staje się znacznie ważniejsze, gdy ludzie mają do czynienia z większym napływem pisemnych informacji do przetworzenia” – mówi. „Jeden z moich klientów ma bardzo rygorystyczne wymagania dotyczące bezpieczeństwa. Dał mi do pracy komputer PC. Mam również swój komputer Mac. Siedzę przy biurku z komputerem Mac , komputerem PC i telefonem, przez cały czas przełączając się między tymi trzema urządzeniami. W ramach jednego kanału otrzymuję wiadomości, które nie docierają do innych miejsc. Wszystko, co pomaga mi zrozumieć przychodzące informacje i określić ich priorytet, jest niezwykle pomocne”.

Jednym z celów powinno być pomaganie współpracownikom w filtrowaniu zawartości, która ich nie dotyczy. Nawet sposób nadawania nazw kanałom usługi Slack może pomóc im zrozumieć, do których kanałów powinni dołączyć, a które mogą zignorować. Opisowe, dobrze napisane wiersze tematu informują, czy faktycznie dana osoba ma przeczytać daną wiadomość e-mail.

Utwórz wspólny dokument dla każdego projektu

Ze względu na dużą liczbę aplikacji, z których korzystają zespoły rozproszone, warto odróżnić aplikacje ułatwiające komunikację od aplikacji ułatwiających tworzenie zawartości i współpracę.

„Moja usługa Slack została zintegrowana z Twitterem oraz usługami Dropbox, Dokumenty Google i Zoom” – mówi McGrane. „Jeśli traktuję swoją rolę jako rolę menedżera, mogę łatwiej zintegrować wszystkie aplikacje, a ludzie nie muszą przeskakiwać między systemami, aby zrozumieć, gdzie powinni właśnie być”.

 

„W przestrzeni współpracy musimy mieć dokument udostępniony. To w dzisiejszym świecie absolutna konieczność”.

Jednak pod pewnymi względami posiadanie tak wielu kanałów może zwiększyć wysiłek poznawczy. Prowadzimy o wiele więcej rozmów niż kiedykolwiek, ale nie wszystkie mają znaczenie lub posuwają projekt do przodu. 

„W przestrzeni obsługującej współpracę musimy mieć dokument udostępniony, w którym pewne osoby mogą wpisywać swoje pomysły lub notatki, a inne mogą komentować i współpracować. W dzisiejszym nowoczesnym świecie to absolutna konieczność” – mówi McGrane. „Myślę, że niektóre z osób rozpoczynających pracę w domu prawdopodobnie nigdy wcześniej tego nie robiły. Mają one do dyspozycji usługi Dropbox Paper i Dokumenty Google oraz funkcję edycji dokumentów w programie Slack. Ja używam wszystkich trzech mniej więcej w równym stopniu.

Przesyłaj wiadomości łatwe do skanowania

Po stworzeniu łatwego w nawigacji systemu plików i folderów o zrozumiałych nazwach możesz za pomocą zasad architektury informacji usprawnić przesyłanie wiadomości w swoich dokumentach.

Ponieważ Twoi współpracownicy będą przedzierać się przez jeszcze więcej komunikatów pisemnych niż zwykle, postaraj się, aby wiadomości były zwięzłe i rzeczowe. Najlepiej sprawdzają się krótsze wiadomości e-mail w ramach jasnego modelu opartego na zadaniach. Każda notatka powinna być jak najbardziej czytelna i zwięzła. 

„Warto zacząć od napisania początkowego tekstu w uproszczony sposób” – mówi Karen. „Gdy czytelnicy skanują tekst, mają tendencję do patrzenia na kilka pierwszych liter lub słów w zdaniu. Jeśli ktoś będzie patrzyć na tę wiadomość e-mail przez pół sekundy, jakie dwa lub trzy słowa zapamięta? Pomyśl o układzie wiadomości e-mail, biorąc pod uwagę kontekst innego rozmiaru ekranu lub urządzenia poszczególnych użytkowników. Nie możesz przewidzieć, jaką część tego e-maila będą mogli oni zobaczyć”.

Aby umożliwiać skanowanie wiadomości, spróbuj używać pogrubionych nagłówków sekcji w wiadomościach e-mail i w miarę możności formatować udostępniane dokumenty za pomocą podtytułów H2 i list wypunktowanych.

„Jeśli ktoś musi wykonać jakąś czynność, zadbaj, aby informacja o tym znalazła się w pobliżu tekstu, którego ta czynność ma dotyczyć” – dodaje. „Jedną z często występujących sytuacji jest długi wątek poczty e-mail. I nagle ktoś mówi: «Zaktualizowany dokument znajduje się poniżej». Ale załącznik ma głębokość 70 stron, ponieważ wątek jest długi. Takie rzeczy mogą spowodować, że ludzie przeoczą coś ważnego lub nie zrozumieją, że muszą podjąć działania we wskazanym miejscu. Aby ułatwić im uniknięcie takich sytuacji, utwórz połączenie z dokumentem w chmurze [zamiast załączać plik do wiadomości e-mail]”.

Niezależnie od tego, czy zaczynasz od pustego dokumentu, czy korzystasz z szablonu ze wstępnie zaprojektowanymi elementami, upewnij się, że struktura zawartości odzwierciedla hierarchię dla przyszłej komunikacji. Czy czytelnik na pierwszy rzut oka rozpozna cel dokumentu? Jeśli układ wygląda jak seria bloków tekstowych, sformatuj zawartość ponownie jako konspekt, który ułatwi czytelnikowi pracę.

 

Utwórz strukturę zawartości tak, aby odzwierciedlała hierarchię dla przyszłej komunikacji. Czy czytelnik na pierwszy rzut oka rozpozna cel dokumentu?

McGrane mówi, że skonfigurowanie jasnej hierarchii informacji zmienia wspólny notatnik w profesjonalny dokument. „Zastanawiasz się: «Czy kodowanie odbywa się w sensowny sposób? Czy mam odpowiedni system nagłówków i podtytułów? Czy ich styl jest czytelny?» Czy na podstawie samego kontekstu wiesz, co znajdziesz w danym dokumencie? Wszystkie te elementy moim zdaniem składają się na profesjonalną komunikację”.

Określ preferencje dotyczące kanału

Gdy chcesz zaprosić inne osoby do dokumentu udostępnionego lub wysłać im link do folderu, szybciej otrzymasz odpowiedź, spotykając się z odbiorcami tam, gdzie aktualnie się znajdują. Ponieważ wiesz, że nie znajdziesz ich przy biurku, być może w celu ich wyśledzenia trzeba będzie sprawdzić inne kanały.

Teraz jest dobry moment, aby dowiedzieć się, gdzie najprawdopodobniej znajdziesz członków swojego zespołu. McGrane zaleca zadanie następującego pytania: „Jak najłatwiej mogę się z Tobą skontaktować w takich okolicznościach?” 

Zapytaj, czy wolą łączyć się przez pocztę e-mail, wiadomości SMS, Slack, Skype, Zoom lub Google Hangouts – czy też wolą po prostu porozmawiać przez telefon. Osoby te mogą nawet zdecydować się na ustawienie godziny w kalendarzu pod koniec dnia, aby dać Ci szansę zadania wszystkich pytań jednocześnie.

„Te rzeczy to nowe czynności administracyjne, które wszyscy musimy wykonać” – mówi McGrane. „Zastanów się, jaki byłby właściwy sposób przekazania wiadomości, aby można było ją odczytać i zinterpretować oraz zareagować na nią na dowolnej platformie lub urządzeniu”.

Poznając nowe sposoby działania w środowisku pracy rozproszonej, działaj elastycznie, aby dostosować się do ewoluującego ekosystemu. 

„Poznaj swoje narzędzia. To Twoje najważniejsze zadanie” – mówi Karen. „Ponadto Twoje narzędzia będą się zmieniać. Dlatego nie przywiązuj się zbytnio do żadnego z nich”.

Aby zobaczyć, jak wykorzystać dokumenty udostępnione do stworzenia efektywnej architektury informacji, przejdź na stronę dropbox.com/paper

Do wszystkich informacji, które warto uporządkować

Porozmawiaj z naszym zespołem