Använda informationsarkitektur för att underlätta samarbete på distans

En person svarar på en kommentar i Dropbox före ett Zoom-möte

När du arbetar hemifrån är det svårt att avgöra hur bra du kommunicerar med ditt team.

Ska dina mejl vara mer kortfattade eller mer detaljerade? Är dina kolleger redan dränkta i för mycket information eller har de dålig koll på läget? När du inte kan se ansiktsuttryck och kroppsspråk är det svårt att veta!

Med videokonferenser får vi lite av den fysiska kommunikation ansikte mot ansikte som vi brukade ha, men för huvuddelen av vårt arbete förlitar vi oss numera på skriftlig kommunikation. Så hur kan vi se till att varje e-postmeddelande, mötesanteckning, projektplan och kreativ sammanfattning ger tydlighet och inte förvirring?

När människor pratar om informationsarkitektur brukar de beskriva hur designers och UX-författare strukturerar innehåll eller presenterar data på webbplatser. Men detta kan betyda olika saker i olika sammanhang. Och covid-19-pandemin har skapat ett helt nytt sammanhang. 

Teamen är nu fysiskt separerade från sina kontor och varandra. Många lär sig att använda nya samarbetsverktyg, så det kan ta längre tid att hitta rätt information. När de söker en fil som är inkapslad i många lager av mappar – som kanske är logiskt namngivna och organiserade – kan det ibland kännas som att vandra runt i en labyrint.

Vi vill hjälpa dig att sätta saker i ett sammanhang åt dina medarbetare så att de enkelt kan navigera till allt de behöver. Så här använder du informationsarkitektur för att bygga ett välstrukturerat hem åt innehållet. 

Titta på hela pusslet, inte bara din bit

Karen McGrane är författare till Content Strategy for Mobile och Going Responsive och grundare av UX consultancy Bond Art + Science. I sitt arbete som konsult har hon märkt att mycket bra designarbete som görs i frontend kan haverera när backend-processer och verktyg inte beaktas. 

”Möten kräver mycket större kognitiv ansträngning när någon arbetar hemifrån – vare sig det handlar om en videokonferens eller ett telefonsamtal.” – Karen McGrane

Problemet börjar när ett innehållsteam, designteam och utvecklingsteam bara fokuserar på sin pusselbit utan att tänka på hur de påverkar andra team. I dag när så mycket av ekonomin är beroende av hur väl distansteam arbetar tillsammans blir insatserna ännu högre.

”Övergången till distansarbete är en stor sak för alla”, säger hon. ”Massor av saker som vi förutsatt att vi ska kunna lösa i ett rum tillsammans måste vi hitta sätt att lösa över internet.”

Det är därför rekommenderar Karen McGrane att man tar ett helhetsgrepp som börjar med att bygga en informationsstruktur som gynnar hela teamet. Så här kommer du igång.

Gå över till asynkrona verktyg

I en distansarbetesmiljö blir språket, strukturen, kategoriseringen och namngivningen mycket viktigare. 

”Min vän och kollega som har arbetat på distans de senaste 15 åren fick ett långt twitterutbrott där han beskrev hur det är att arbeta hemifrån”, minns McGrane. ”En av de saker han berättade som fick mig att börja tänka var det faktum att möten kräver mycket större kognitiv ansträngning när någon arbetar hemifrån – vare sig det handlar om en videokonferens eller ett telefonsamtal.”

”Störningsmomenten kan vara fler i någons hem med husdjur, barn och andra människor i huset som försöker genomföra möten eller telefonsamtal”, säger hon. ”Detta innebär stora påfrestningar för människor. Man kan överväga att flytta några av dessa konversationer till andra asynkrona funktioner som ett Dropbox Paper-dokument, där någon skriver: ”Här är problemet vi försöker lösa.” Folk kan kommentera i detta. Du kan skapa en deadline för det [och tagga en person med @ för att säga] 'Du måste ge din åsikt i slutet av dagen i morgon och sedan tar vi ett beslut.'”

Karen McGrane rekommenderar att du använder delade, asynkrona verktyg när du utvecklar större innehåll som projektplaner, strategidokument och kreativt arbete. Telefonsamtal och videokonferenser kan förbehållas de tillfällen då du vill bygga teamsammanhållning genom mänsklig interaktion i realtid.

”Vi måste fundera på vilket som är det bästa sättet att använda de verktyg vi har till vårt förfogande", säger hon. ”Jag har arbetat med massor av företag som har personliga möten som standard för allt. Då kan det vara på sin plats att fråga: 'Vad är värdet av detta personliga möte?' Om det inte är för att träffas och känna att du är en del av ett team – om det bara är för att diskutera något och fatta ett beslut – finns det mer effektiva metoder som låter dig använda alla distansarbetesverktyg på ett mer effektivt sätt.”

Upprätta ett gemensamt språk

”Jag växte upp i datorernas medeltid, då mappnamn fick vara max åtta tecken långa”, säger Karen McGrane. ”Folk blev vana vid att uttrycka sig riktigt koncist. Jag minns när Mac-datorer äntligen lät filnamn vara så långa som man ville, vi kände liksom ”Wow – det här förändrar allt!”

När du skapar ett mappsystem ska du se till att namngivningen inte är tvetydig. Se till att teamet har ett gemensamt språk för filnamnen. Utnyttja det utrymme ni har för att vara tydlig med vad varje fil innehåller. 

”Namngivningen blir mycket viktigare när människor har att göra med en större tillströmning av skriftlig information som de måste bearbeta.”

Om du delar filer som sparas med ett namngivningssystem som du utvecklat ska du vara noga med att kommunicera din metodik till dina medarbetare så att de kan upprätthålla ett konsekvent format. Du kan också skapa automatiseringar i Dropbox så att ditt namngivningssystem gäller för alla filer.

”Du måste bara vara tydlig”, förklarar hon. ”Om du ska öppna ett dokument och redigera det och sedan spara en ny version med ett nytt filnamn: vad ska det filnamnet då vara? Bara grundläggande filnamnsregler.”

Märk innehållet utifrån sammanhanget

När du bygger din innehållsstruktur rekommenderar Karen McGrane att du är noga med hur du märker inte bara dina filer och mappar utan även dina strömmar, kanaler och uppgifter.

”[Namngivningen] blir mycket viktigare när människor har att göra med en större tillströmning av skriftlig information som de måste bearbeta”, säger hon. ”Jag har en klient som har mycket strikta säkerhetskrav. De har gett mig en PC att arbeta från. Sen har jag också min Mac. Jag sitter bokstavligen här vid mitt skrivbord med en Mac och en PC och min telefon och växlar mellan alla tre hela tiden. Jag får meddelanden i en kanal som inte syns på andra ställen. Allt som kan hjälpa mig att förstå och prioritera informationen som kommer in är till stor nytta.”

Ett mål bör vara att hjälpa dina medarbetare filtrera bort innehåll som inte rör dem. Till och med sättet du namnger Slack-kanaler kan hjälpa dem att förstå vilka kanaler som de ska gå med i och vilka de kan ignorera. Beskrivande och välskrivna ämnesrader låter dem veta om ett mejl faktiskt är något de behöver läsa eller inte.

Skapa ett delat dokument för varje projekt

Med alla de appar distansteam använder är det bra att skilja mellan de som underlättar kommunikation och de som underlättar innehållsskapande och samarbete.

”Min Slack har Twitter-integrering, Dropbox-integrering, Google Docs-integrering och Zoom-integrering”, säger Karen McGrane. ”Om jag funderar på min roll som chef blir det lättare att integrera allt så att människor inte behöver hoppa mellan olika system för att försöka ta reda på var de ska vara.”

 

”Vi måste ha ett delat dokument i ett samarbetsutrymme. Detta är absolut nödvändigt i dagens värld.”

På vissa sätt kan dock alla dessa kanaler öka den kognitiva påfrestningen. Vi chattar mer än någonsin, men inte all denna kommunikation spelar någon roll eller driver projektet framåt. 

”Vi måste ha ett delat dokument i ett samarbetsutrymme, där människor kan skriva in sina idéer eller anteckningar och andra människor sedan kan kommentera och samarbeta. Detta är absolut nödvändigt i dagens värld”, säger Karen McGrane. ”När man tänker på människor som börjar arbeta hemifrån föreställer jag mig att det förmodligen finns människor som aldrig har gjort detta förr. Det finns Dropbox Paper, Google Docs och dokumentredigeringsfunktionen i Slack. Jag använder alla dessa tre ungefär lika mycket.”

Gör dina meddelanden enkla att skanna

Precis som att du skapar ett tydligt namngivet, lättnavigerat system med filer och mappar kan du använda informationsarkitekturens principer för att effektivisera meddelandet i dina dokument.

Eftersom dina medarbetare kommer att behöva hantera ännu mer skriftlig kommunikation än vanligt ska du hålla ditt meddelande kort och sakligt. Kortare mejl med en tydlig, uppgiftsbaserad modell fungerar bäst. Varje anteckning ska vara så tydlig och koncis som möjligt. 

”En del av detta handlar om att skriva den inledande texten på ett förenklat sätt”, säger hon. ”När läsarna skummar igenom innehållet tenderar de att läsa de första bokstäverna eller orden i meningen. Om någon bara tittade på ett e-postmeddelande i en halv sekund, vilka två eller tre ord skulle de få med sig? Tänk på e-postmeddelandets layout så att du håller dig innanför allas olika skärmstorlek eller enhetsstorlek. Du kan inte förutse hur mycket av e-postmeddelandet mottagarna kommer att kunna se.”

För att göra dina meddelanden lätta att skumma igenom ska du försöka att använda avsnittsrubriker i fetstil och formatera dina delade dokument med H2-underrubriker och punktlistor där så är möjligt.

”Om det är en åtgärd som någon behöver vidta ska du se till att den syns nära texten som åtgärden gäller”, tillägger hon. ”En vanlig sak är att du får en lång e-posttråd. Och någon säger: ”Jag bifogade det uppdaterade dokumentet nedan”. Men bilagan finns 70 sidor längre ner eftersom det rör sig om en gigantisk e-posttråd. Sådana saker kan få människor att missa något som är viktigt eller inte förstå att det finns en åtgärd de måste vidta någonstans i kommunikationen. Att länka till ett molnbaserat dokument [istället för att bifoga en fil i ett e-postmeddelande] kan göra det lättare för kollegerna.”

Vare sig du börjar från början med ett tomt dokument eller använder en mall med fördesignade element ska du se till att du strukturerar ditt innehåll så att det speglar den hierarki du vill kommunicera. Kommer en läsare att kunna ta till sig syftet med dokumentet vid första anblicken? Om layouten ser ut som en serie textblock ska du formatera om innehållet med en kontur som hjälper läsaren.

 

Strukturera ditt innehåll för att återspegla den hierarki du vill kommunicera. Kommer en läsare att kunna ta till sig syftet med dokumentet vid första anblicken?

Karen McGrane säger att upprättandet av en tydlig informationshierarki är vad som omvandlar ett vanligt gemensamt anteckningsblock till ett professionellt dokument. ”Du har verkligen funderat: 'Formulerar jag mitt budskap på ett genomtänkt sätt? Har jag rätt system med rubriker och underrubriker? Är deras stil tydlig? Kan man få en bra uppfattning om vad som finns i det här dokumentet bara genom att läsa konturen?' Allt detta är vad professionell kommunikation är för mig.”

Bestäm kanalpreferenser

När du är redo att bjuda in personer till ditt delade dokument eller skicka en länk till en mapp får du ett snabbare svar om du möter din målgrupp där de är. Eftersom du vet att du inte kommer att kunna hitta dem genom att gå till deras skrivbord kan du behöva söka i olika kanaler för att hitta dem.

Detta är alltså ett bra tillfälle att ta reda på var det är mest troligt att du når dina kolleger. McGrane rekommenderar att du kontaktar dem och frågar: ”Under dessa omständigheter, vilket är det bästa sättet att få tag på dig snabbt?” 

Fråga om de helst vill kommunicera via e-post, SMS, Slack, Skype, Zoom eller Google Hangouts – eller om de hellre vill höra en mänsklig röst i telefonen. De kanske till och med föredrar att boka en tid i sin kalender i slutet av dagen, så att du kan samla ihop dina frågor och ställa alla på en gång.

”Allt detta är nya rutinuppgifter som vi alla måste göra”, säger McGrane. ”Tänk igenom vilket som skulle vara det bästa sättet att förmedla detta meddelande så att det kommer att läsas och förstås och leda till åtgärd på vilken plattform eller enhet som helst.”

Också när du lär dig nya sätt att arbeta i en distansarbetsmiljö ska du vara flexibel och redo att anpassa dig till ett växande ekosystem. 

”Lär känna dina verktyg. Det är avgörande”, säger hon. ”Dina verktyg kommer också att förändras. Så bli inte för fäst vid något specifikt.”

För att se hur du kan använda delade dokument för att skapa en effektiv informationsarkitektur, gå till dropbox.com/paper

För all information värd att organisera

Ta kontakt med vår Sverigeansvarige