ใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลเพื่อทำให้การทำงานเป็นทีมแบบกระจายตัวง่ายขึ้น

การทำงานจากที่บ้านทำให้ยากที่จะรู้ว่าคุณสื่อสารกับทีมได้ดีเพียงใด

อีเมลของคุณควรจะกระชับหรือละเอียดมากกว่านี้ไหม คนอื่นๆ รู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไปหรือรู้สึกตกข่าวหรือไม่ แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรในเมื่อคุณไม่เห็นสีหน้าท่าทางของคนในทีม

เมื่อประชุมทางวิดีโอ เราจะเข้าใจกันได้ดีเหมือนกับที่เคยได้พูดคุยกันต่อหน้า แต่ในงานส่วนใหญ่ตอนนี้ เรากลับต้องใช้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเสียมากกว่า แล้วเราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าอีเมล บันทึกการประชุม แผนโครงการ และบรีฟงานสร้างสรรค์ทุกฉบับจะช่วยเพิ่มความชัดเจนและไม่สร้างความสับสน

เมื่อพูดถึงสถาปัตยกรรมข้อมูล โดยปกติแล้วมักหมายถึงการจัดโครงสร้างเนื้อหาหรือนำเสนอข้อมูลบนเว็บไซต์ของนักออกแบบและนักเขียน UX แต่สถาปัตยกรรมข้อมูลมีได้หลายความหมายต่างกันไปในแต่ละบริบท และการแพร่ระบาดของโควิด-19 ก็ได้สร้างบริบทหน้าใหม่ขึ้นมา 

ในตอนนี้ที่ทีมต้องงดเข้าสำนักงานและไม่ได้พบหน้ากัน หลายคนจึงต้องเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบใหม่จึงทำให้การค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องอาจใช้เวลานานขึ้น เมื่อทีมต้องมองหาไฟล์จากโฟลเดอร์ที่ซ้อนๆ กันซึ่งอาจตั้งชื่อและจัดระเบียบไว้ได้ดีหรือไม่ดี ก็อาจทำให้ทีมรู้สึกเหมือนกำลังเดินอยู่ในเขาวงกต 

เราต้องการช่วยคุณจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกันเพื่อช่วยให้เพื่อนร่วมงานค้นหางานที่ต้องการได้ง่าย จึงขอแนะนำวิธีใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลในการสร้างหน้าหลักที่มีโครงสร้างที่ดีสำหรับเนื้อหาดังต่อไปนี้ 

ดูภาพรวมของจิ๊กซอว์

Karen McGrane เป็นผู้เขียนหนังสือ Content Strategy for Mobile และ Going Responsive และเป็นผู้ก่อตั้ง UX consultancy Bond Art + Science จากงานของ Karen ในฐานะที่ปรึกษา เธอสังเกตเห็นว่างานออกแบบที่ยอดเยี่ยมจำนวนมากที่ทำในหน้าบ้านอาจพังทลายลงหากไม่คำนึงถึงกระบวนการและเครื่องมือหลังบ้าน 

"การประชุมต้องใช้ความพยายามในการคิดมากขึ้นเมื่อทำงานที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางวิดีโอหรือโทรศัพท์"—Karen McGrane

ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อทีมเนื้อหา ทีมออกแบบ และทีมพัฒนาสนใจเฉพาะจิ๊กซอว์ชิ้นของตนโดยไม่คิดถึงผลกระทบต่อทีมอื่นๆ ยิ่งปัจจุบันที่เศรษฐกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับว่าทีมแบบกระจายตัวทำงานร่วมกันได้ดีแค่ไหน เดิมพันก็ยิ่งสูงขึ้น 

“การเปลี่ยนไปทำงานทางไกลเป็นเรื่องใหญ่สำหรับทุกคน” Karen กล่าว “ระบบต่างๆ ที่เราสามารถร่วมกันจัดแจงแต่กลับมองข้ามไปนั้นได้กลายมาเป็นระบบที่เราต้องมาพยายามจัดแจงกันผ่านอินเทอร์เน็ต”

นั่นคือเหตุผลที่ Karen แนะนำให้ใช้แนวทางแบบองค์รวมที่เริ่มต้นด้วยการสร้างโครงสร้างข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งทีม ซึ่งเริ่มต้นได้ดังนี้

เปลี่ยนไปใช้เครื่องมือที่ไม่ประสานเวลา

สภาพแวดล้อมการทำงานแบบกระจายตัวทำให้ภาษา โครงสร้าง การจัดหมวดหมู่ และการตั้งชื่อมีความสำคัญมากขึ้น 

“เพื่อนและเพื่อนร่วมงานของฉันซึ่งทำงานทางไกลมาเป็นเวลา 15 ปีได้เขียนทวีตสตอร์มเกี่ยวกับความหมายของการทำงานที่บ้าน” Karen เล่า “ประเด็นหนึ่งที่เขาเขียนซึ่งฉันเห็นด้วยคือแนวคิดที่ว่าการประชุมต้องใช้ความพยายามในการคิดมากขึ้นเมื่อทำงานจากที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางวิดีโอหรือโทรศัพท์”

“คนที่ในบ้านมีสัตว์เลี้ยง เด็ก และสมาชิกคนอื่นๆ อาจถูกรบกวนมากกว่าในเวลาที่ประชุมหรือโทรศัพท์” Karen กล่าว “ทำให้คนนั้นต้องใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นมาก ลองคิดหาวิธีเปลี่ยนการสนทนาบางส่วนไปใช้กลไกแบบไม่ประสานเวลาอื่นๆ เช่น เอกสาร Dropbox Paper ที่ให้คนเขียนได้ว่า ‘นี่คือปัญหาที่เรากำลังพยายามแก้ไข’ แล้วผู้อื่นก็สามารถแสดงความคิดเห็นลงไปได้ คุณสามารถตั้งวันครบกำหนด [และ @กล่าวถึงคนที่ต้องการเพื่อบอกว่า] ‘คุณต้องแสดงความคิดเห็นภายในวันพรุ่งนี้แล้วเราจะมาตัดสินใจกัน’”

Karen แนะนำให้ใช้เครื่องมือที่ใช้ร่วมกันแบบไม่ประสานเวลาเมื่อเขียนเนื้อหายาวๆ เช่น แผนโครงการ เอกสารกลยุทธ์ และงานสร้างสรรค์ และเก็บการโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอไว้ใช้เมื่อต้องการสร้างการทำงานร่วมกันในทีมผ่านการโต้ตอบกันแบบเรียลไทม์

“เราต้องคิดหาวิธีที่เหมาะสมในการใช้เครื่องมือที่เรามีอยู่” Karen กล่าว “ฉันเคยทำงานกับบริษัทจำนวนมากที่จัดให้มีการประชุมแบบต่อหน้าสำหรับทุกเรื่อง คงจะถึงเวลาที่จะตั้งคำถามว่า ‘คุณค่าของการประชุมแบบต่อหน้าคืออะไร‘ หากการประชุมแบบต่อหน้าไม่ใช่การรวมตัวกันเพื่อทำให้คุณรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม หากเป็นเพียงการปรึกษาหารือและตัดสินใจ ก็มีวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าที่สามารถทำได้ซึ่งจะทำให้คุณสามารถใช้ชุดเครื่องมือการทำงานที่บ้านทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

สร้างคำศัพท์ที่ใช้ร่วมกัน

“ฉันมาจากยุคมืดของการใช้คอมพิวเตอร์ เติบโตมาในโลกที่ชื่อโฟลเดอร์มีความยาวได้เพียง 8 ตัวอักษร” Karen กล่าว “คนเคยชินกับการตั้งชื่อให้สั้นกระชับมากๆ ฉันจำได้ว่าในที่สุดเมื่อ Mac อนุญาตให้ตั้งชื่อไฟล์ได้ยาวเท่าที่ต้องการ ก็เหมือนกับว่า ‘ว้าว นี่จะเปลี่ยนแปลงทุกอย่าง!‘ 

เมื่อสร้างระบบโฟลเดอร์ คุณไม่ควรตั้งชื่อให้คลุมเครือ โดยกำหนดให้ทีมของคุณมีคำศัพท์ที่ใช้ร่วมกันในการตั้งชื่อไฟล์ และใช้ประโยชน์จากพื้นที่ที่คุณมีเพื่อระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละไฟล์มีข้อมูลอะไร 

“การตั้งชื่อกำกับมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อผู้คนมีข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเข้ามาให้ดำเนินการมากขึ้น”

หากคุณแบ่งปันไฟล์ที่บันทึกโดยใช้ระบบการตั้งชื่อที่คุณพัฒนาขึ้น อย่าลืมสื่อสารวิธีการของคุณกับเพื่อนร่วมงานเพื่อแนะนำให้ใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันต่อไป คุณยังสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติใน Dropbox เพื่อนำแบบแผนการตั้งชื่อของคุณไปใช้กับทุกไฟล์ของคุณ

“แค่ทำให้ชัดเจน” Karen อธิบาย “หากคุณจะนำเอกสารนั้นไปแก้ไข และบันทึกเวอร์ชันใหม่ด้วยชื่อไฟล์ใหม่ คุณควรตั้งชื่อไฟล์นั้นว่าอะไร นี่คือแนวทางการจัดระเบียบไฟล์ขั้นพื้นฐาน”

ตั้งชื่อกำกับเนื้อหาตามบริบท

ในขณะที่คุณสร้างโครงสร้างเนื้อหา Karen แนะนำให้ใส่ใจกับวิธีที่คุณตั้งชื่อกำกับไม่เพียงแต่ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณเท่านั้น แต่รวมถึงสตรีม ช่องทาง และงานของคุณด้วย

“[การตั้งชื่อกำกับ] มีความสำคัญมากขึ้นเมื่อผู้คนมีข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเข้ามาให้ดำเนินการมากขึ้น” Karen กล่าว “ฉันมีลูกค้ารายหนึ่งที่มีข้อกำหนดด้านการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดหลายข้อ ลูกค้าให้ฉันทำงานในพีซีที่จัดหาให้ และฉันก็มี Mac ของตัวเองด้วย ทำให้ต้องนั่งทำงานโดยมีทั้ง Mac และ พีซี และ โทรศัพท์มือถือ สลับไปมาระหว่างอุปกรณ์ 3 เครื่องตลอดเวลา ฉันได้รับข้อความจากช่องทางหนึ่งที่ไม่ได้ส่งมาในช่องทางอื่นๆ หากมีอะไรที่ช่วยให้ฉันเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่เข้ามาได้ก็จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง”

เป้าหมายหนึ่งคือควรช่วยเพื่อนร่วมงานของคุณกรองเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องกับเพื่อนร่วมงานออก แม้แต่วิธีที่คุณตั้งชื่อช่องทาง Slack ก็สามารถช่วยให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจว่าควรจะเข้าร่วมช่องทางใดและช่องทางใดที่ไม่จำเป็นต้องสนใจ หัวเรื่องที่อธิบายและเรียบเรียงอย่างดีจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าเป็นอีเมลที่จำเป็นต้องอ่านหรือไม่

สร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันสำหรับแต่ละโครงการ

เนื่องจากทีมแบบกระจายตัวมีการใช้งานแอปเป็นจำนวนมาก จึงควรแยกให้ชัดเจนระหว่างแอปที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับแอปที่อำนวยความสะดวกในการสร้างเนื้อหาและการทำงานร่วมกัน

“Slack ของฉันมีการผสานการทำงานกับ Twitter, Dropbox, Google Docs และ Zoom” Karen กล่าว “หากนึกถึงบทบาทของฉันในฐานะผู้จัดการ การรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันทำให้การทำงานง่ายขึ้น ผู้คนจะได้ไม่ต้องกระโดดจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่งเพื่อพยายามหาคำตอบว่าตนควรจะอยู่ที่ไหน”

“เราจำเป็นต้องมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันในพื้นที่ทำงานร่วมกัน วิธีนี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในโลกสมัยใหม่ในปัจจุบัน”

อย่างไรก็ตาม การมีช่องทางมากมายทำให้ภาระที่ต้องคิดเพิ่มมากขึ้นไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง การแชทเพิ่มขึ้นมากกว่าเดิม แต่แชทบางรายการกลับไม่สำคัญหรือไม่ช่วยให้โครงการเดินหน้า 

“เราจำเป็นต้องมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันในพื้นที่การทำงานร่วมกัน ให้แต่ละคนสามารถพิมพ์ความคิดหรือบันทึกย่อ แล้วคนอื่นๆ สามารถแสดงความคิดเห็นและทำงานร่วมกันได้ วิธีนี้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในโลกสมัยใหม่ในปัจจุบัน” Karen กล่าว “เมื่อนึกถึงเรื่องที่คนเพิ่งจะเริ่มมาทำงานจากที่บ้าน ฉันก็นึกภาพออกเลยว่าอาจมีคนที่ไม่เคยทำเช่นนั้นมาก่อน ใน Slack มีให้คุณเลือกใช้ทั้ง Dropbox Paper, Google Docs และฟังก์ชันแก้ไขเอกสาร ฉันใช้ทั้งสามโปรแกรมนี้เท่าๆ กัน”

เขียนข้อความให้อ่านง่าย

เช่นเดียวกับที่คุณสร้างระบบไฟล์และโฟลเดอร์ที่มีชื่อชัดเจนและค้นหาง่าย คุณยังสามารถใช้หลักการของสถาปัตยกรรมข้อมูลเพื่อปรับปรุงการสื่อสารข้อความภายในเอกสารของคุณได้ด้วย

เนื่องจากเพื่อนร่วมงานของคุณต้องอ่านการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมากกว่าปกติ คุณจึงควรเขียนข้อความให้สั้นและตรงประเด็น อีเมลสั้นๆ พร้อมโมเดลชี้แจงงานที่ชัดเจนจะใช้ได้ดีที่สุด บันทึกย่อทุกอย่างควรมีความชัดเจนและสั้นกระชับที่สุด 

“เคล็ดลับบางข้อก็คือการเขียนข้อความเริ่มต้นด้วยวิธีที่เรียบง่าย” Karen กล่าว “เมื่อกวาดตาดู ผู้อ่านมักจะอ่านตัวอักษรหรือคำ 2-3 คำแรกในประโยค หากมีคนกวาดตาดูอีเมลฉบับนี้เพียงครึ่งวินาที 2-3 คำที่เขาจะได้ไปคือคำว่าอะไร นึกถึงเค้าโครงของอีเมล เพื่อให้คุณเข้าใจบริบทของขนาดหน้าจอหรืออุปกรณ์ที่แตกต่างกันของแต่ละคน คุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าผู้อ่านจะเห็นอีเมลมากน้อยเพียงใด”

เพื่อทำให้ข้อความของคุณกวาดตาอ่านได้ง่าย ให้ลองใช้ส่วนหัวที่เป็นตัวหนาในอีเมล และจัดรูปแบบเอกสารที่แบ่งปันด้วยหัวเรื่องย่อยและหัวข้อย่อย H2 ในทุกที่ที่ทำได้

“หากมีสิ่งที่จำเป็นต้องดำเนินการ คุณควรจัดให้ข้อความนั้นปรากฏใกล้กับไฟล์ที่ต้องดำเนินการ” Karen กล่าวเสริม “สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นบ่อยมากคือคุณได้รับการสนทนาอีเมลยาวๆ แล้วมีคนบอกว่า ‘ฉันแนบเอกสารฉบับปรับปรุงไว้ด้านล่าง‘ แต่ต้องเลื่อนลงไป 70 หน้ากว่าจะเจอสิ่งที่แนบมา เนื่องจากอีเมลนั้นมีการสนทนายาวยืด ปัญหาแบบนี้อาจทำให้มีคนพลาดสิ่งที่สำคัญหรือไม่เข้าใจว่าต้องดำเนินการตรงนั้น การลิงก์ไปยัง เอกสารบนคลาวด์ [แทนการแนบไฟล์ไปในอีเมล] อาจช่วยให้ง่ายขึ้น”

ไม่ว่าคุณจะเริ่มจากเอกสารเปล่าหรือใช้ แม่แบบที่มีองค์ประกอบที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า คุณควรจัดโครงสร้างเนื้อหาให้สะท้อนถึงลำดับชั้นที่คุณต้องการสื่อสาร ผู้อ่านจะเข้าใจวัตถุประสงค์ของเอกสารอย่างทะลุปรุโปร่งได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ หากเค้าโครงดูเหมือนชุดข้อความ ให้จัดรูปแบบเนื้อหาของคุณใหม่เป็นโครงร่างเพื่อช่วยนำทางผู้อ่าน

จัดโครงสร้างเนื้อหาของคุณให้สะท้อนถึงลำดับชั้นที่คุณต้องการสื่อสาร ผู้อ่านจะเข้าใจวัตถุประสงค์ของเอกสารอย่างทะลุปรุโปร่งได้อย่างรวดเร็วหรือไม่

Karen กล่าวว่าการตั้งค่าลำดับชั้นของข้อมูลที่ชัดเจนคือสิ่งที่ทำให้การจดบันทึกการทำงานร่วมกันกลายเป็นเอกสารระดับมืออาชีพ “คุณควรคิดว่า ‘บันทึกย่อนั้นบันทึกข้อมูลอย่างมีความหมายหรือไม่ มีระบบหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่ถูกต้องหรือไม่ รูปแบบชัดเจนหรือไม่ คุณพอจะเข้าใจหรือไม่ว่าเอกสารนี้จะมีข้อมูลอะไรจากการอ่านเพียงแค่โครงร่าง’ ปัจจัยต่างๆ เหล่านี้คือการสื่อสารแบบมืออาชีพสำหรับฉัน”

กำหนดช่องทางที่ต้องการใช้

เมื่อคุณพร้อมที่จะเชิญผู้คนมายังเอกสารที่แบ่งปันของคุณหรือส่งลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ให้คนอื่นๆ คุณจะได้รับการตอบกลับเร็วขึ้นถ้าคุณไปหาผู้ชมของคุณตรงที่เขาอยู่ เนื่องจากคุณรู้ว่าคุณจะไม่สามารถตามหาเขาได้โดยการเดินไปที่โต๊ะทำงานของเขา คุณอาจต้องตรวจสอบช่องทางต่างๆ เพื่อหาว่าเขาอยู่ที่ไหน

ตอนนี้จึงเป็นเวลาที่เหมาะจะค้นหาว่าคุณมีแนวโน้มที่จะติดต่อเพื่อนร่วมทีมของคุณในช่องทางใดมากที่สุด McGrane แนะนำให้ทักไปถามว่า “ในสถานการณ์เหล่านี้ หากฉันจำเป็นต้องติดต่อคุณโดยด่วน วิธีไหนจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด” 

ถามเขาว่าต้องการติดต่อทางอีเมล, ข้อความ, Slack, Skype, Zoom หรือ Google Hangouts หรือว่าอยากพูดคุยทางโทรศัพท์มากกว่ากัน หรือบางทีเขาอาจต้องการนัดหมายเวลาก่อนเลิกงานในปฏิทินเพื่อให้คุณเก็บคำถามไว้ถามทั้งหมดในคราวเดียว

“สิ่งเหล่านั้นทั้งหมดเป็นเรื่องใหม่ในงานดูแลทั่วไปที่เราทุกคนต้องทำ” Karen กล่าว “ลองคิดดูว่าวิธีใดที่เหมาะสมในการส่งข้อความเพื่อให้อ่านเข้าใจและดำเนินการบนแพลตฟอร์มหรืออุปกรณ์ใดก็ได้”

แม้ว่าคุณจะเรียนรู้วิธีการทำงานแบบใหม่ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบกระจายตัว คุณก็ควรยืดหยุ่นและพร้อมที่จะปรับให้เข้ากับระบบนิเวศที่กำลังพัฒนา 

“รู้จักเครื่องมือของคุณ นี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด” Karen กล่าว “นอกจากนี้ เครื่องมือของคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน ดังนั้นอย่ายึดติดกับเครื่องมืออันใดอันหนึ่งมากเกินไป”

หากต้องการดูวิธีใช้เอกสารที่แบ่งปันเพื่อสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ให้ดูที่ dropbox.com/paper