Vereinfachte Zusammenarbeit virtueller Teams dank Informationsarchitektur

Eine Person antwortet auf einen Kommentar in Dropbox, bevor sie einem Zoom-Meeting beitritt

Im Home-Office lässt sich oft nur schwer feststellen, wie gut die Kommunikation mit Ihrem Team funktioniert.

Sollten E‑Mails eher kurz und prägnant oder doch lieber ausführlich sein? Sind Teams vielleicht schon jetzt überwältigt von der Vielzahl an Informationen? Fühlen sie sich vielleicht außen vor? Ohne den Gesichtsausdruck und die Körpersprache des Gegenübers zu sehen, lassen sich diese Fragen nur schwer beantworten.

Mit Videokonferenzen können wir den persönlichen Kontakt von früher zumindest teilweise wiederherstellen. Doch für den Großteil unserer Arbeit verlassen wir uns heute stärker auf schriftliche Kommunikation. Wie können wir in einer solchen Umgebung sicherstellen, dass jede E‑Mail, jede Meetingnotiz, jeder Projektplan und jedes Creative Briefing für Klarheit statt für Verwirrung sorgt?

Wenn von Informationsarchitektur die Rede ist, geht es in der Regel darum, wie Designer und UX‑Entwickler Inhalte strukturieren oder Daten auf Websites präsentieren. Doch der Begriff weist je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen auf. Und die COVID‑19-Pandemie hat in diesem Bereich einen völlig neuen Kontext geschaffen. 

Heute arbeiten Teams abseits des Büros und voneinander getrennt. Und viele Mitarbeiter lernen die neuen Tools, die für diese Art der Zusammenarbeit erforderlich sind, gerade erst kennen. Deshalb kostet es sie mehr Zeit, die richtigen Informationen zu finden. Wenn sie nach einer Datei suchen, die in mehreren Ordnerebenen verschachtelt ist (die vielleicht nicht einmal logisch benannt und organisiert sind), fühlt sich das schnell an, als würden sie durch ein Labyrinth irren. 

Wir wollen Ihnen dabei helfen, Ihren Mitarbeitern den richtigen Kontext zu bieten, damit sie ganz einfach die Ressourcen finden, die sie brauchen. Hier erfahren Sie, wie Sie mithilfe einer Informationsarchitektur eine optimal strukturierte Umgebung für Ihre Inhalte schaffen können. 

Mit Blick auf das Gesamtbild, nicht nur einen Ausschnitt

Karen McGrane ist die Autorin von Content Strategy for Mobile und Going Responsive und außerdem Gründerin von UX Consultancy Bond Art+ Science. In ihrer Arbeit als Beraterin hat McGrane festgestellt, dass großartige Designarbeit am Frontend oft nur wenig bringt, wenn nicht auch die Prozesse und Tools am Backend berücksichtigt werden. 

„Meetings erfordern viel mehr kognitive Anstrengung, wenn Mitarbeiter im Home-Office arbeiten – egal, ob Videokonferenz oder Telefonanruf.“ – Karen McGrane

Problematisch wird es, wenn sich Inhalts-, Design- und Entwicklungsteams jeweils nur auf ihren Teil des Puzzles konzentrieren, ohne die Auswirkungen auf andere Teams zu berücksichtigen. Und heute, wo ein Großteil der Wirtschaft davon abhängt, wie gut diese virtuellen Teams zusammenarbeiten, sind die richtigen Lösungen für dieses Problem entscheidender denn je. 

„Die Umstellung auf Home-Office hatte große Auswirkungen für uns alle“, so McGrane. „Früher war es ganz selbstverständlich für uns, dass wir uns in einem Raum treffen und gemeinsam Probleme lösen konnten. Und plötzlich mussten wir herausfinden, wie wir das Ganze auch über das Internet schaffen.“

Deshalb empfiehlt McGrane einen ganzheitlichen Ansatz, der mit dem Aufbau einer Informationsstruktur beginnt, die dem gesamten Team zugute kommt. Und das geht so:

Umstellung auf asynchrone Tools

Wenn Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten, gewinnen Sprache, Struktur, Kategorisierung und Benennung an Bedeutung. 

„Mein Freund und Kollege, der seit 15 Jahren von zu Hause aus arbeitet, schrieb einen dieser Tweetstorms darüber, was es bedeutet, im Home-Office zu arbeiten“, erinnert sich McGrane. „Ein Punkt, den ich sehr interessant fand, war, dass Meetings viel mehr kognitive Anstrengung erfordern, wenn Mitarbeiter im Home-Office arbeiten – egal, ob Videokonferenz oder Telefonanruf.“

„Zu Hause gibt es viel mehr Störungen als im Büro – durch Haustiere, Kinder oder andere Personen, die vielleicht auch gerade ein Meeting oder einen Call haben“, sagt sie. „Das bedeutet eine hohe Belastung. Nun stellen Sie sich stattdessen vor, diese Unterhaltungen würden über asynchrone Mechanismen laufen, wie z. B. ein Dropbox Paper-Dokument. Hier kann beispielsweise eine Person aufschreiben: Hier ist das Problem, das wir lösen müssen. Daraufhin können andere Personen Kommentare hinzufügen. Sie können eine Frist setzen und Nutzer @erwähnen, um ihnen mitzuteilen: Teilt bitte bis morgen Nachmittag euer Feedback mit, und dann treffen wir eine Entscheidung.

McGrane empfiehlt den Einsatz gemeinsamer asynchroner Tools, wenn Sie umfangreiche Inhalte wie Projektpläne, Strategiedokumente und kreative Arbeiten entwickeln. Und Telefonanrufe und Videokonferenzen können stattdessen in Situationen eingesetzt werden, in denen Sie die Teambindung über menschliche Echtzeit-Interaktion fördern wollen.

„Wir müssen darüber nachdenken, wie wir die verfügbaren Mittel richtig einsetzen können“, erklärt sie. „Ich habe mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet, die für alle Belange erst einmal ein persönliches Meeting einberufen. Doch vielleicht ist es an der Zeit, sich zu fragen: Welchen Wert hat dieses persönliche Treffen? Wenn es nicht darum geht, zusammenzukommen und das Gefühl zu haben, Teil eines Teams zu sein, sondern nur darum, etwas zu besprechen und eine Entscheidung zu treffen, dann gibt es hierfür effizientere Methoden, mit denen Sie die gesamte Palette an Home-Office-Tools effektiver nutzen können.“

Eine gemeinsame Terminologie

„Ich bin im Mittelalter des Computings aufgewachsen, als Ordnernamen nur acht Zeichen lang sein durften“, erinnert sich McGrane. „Damals hat man schnell gelernt, sich kurz auszudrücken. Ich kann mich noch erinnern, wie bei Macs endlich die Längenbeschränkungen für Dateinamen aufgehoben wurden. Damals dachte ich mir: Wow, das verändert alles!“ 

Wenn Sie ein Ordnersystem erstellen, achten Sie darauf, dass die Benennung eindeutig ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team eine gemeinsame Terminologie für die Dateibenennung verwendet. Nutzen Sie den Platz, der Ihnen zur Verfügung steht, um den Inhalt der einzelnen Dateien klar zu vermitteln. 

„Die Benennung ist unheimlich wichtig, wenn Mitarbeiter Unmengen an schriftlichen Informationen verarbeiten müssen.“

Wenn Sie Dateien teilen, die mit einem von Ihnen entwickelten Benennungssystem gespeichert wurden, sollten Sie Ihren Mitarbeitern die verwendete Benennungsmethode mitteilen, damit sie das gleiche Format verwenden können. Sie können auch Automatisierungen in Dropbox einrichten, damit Ihre Benennungsregeln auf alle Dateien angewandt werden.

„Man muss sich nur klar ausdrücken“, erklärt sie. „Wenn Mitarbeiter ein Dokument bearbeiten und dann eine neue Version unter einem neuen Dateinamen speichern: Wie soll der Name dieser Datei lauten? Das ist einfache Dateihygiene.“

Inhaltsbenennung nach Kontext

Für den Aufbau Ihrer Inhaltsstruktur empfiehlt McGrane, nicht nur bei Dateien und Ordnern, sondern auch bei Streams, Kanälen und Aufgaben genau auf die Benennung zu achten.

„Die Benennung ist unheimlich wichtig, wenn Mitarbeiter Unmengen an schriftlichen Informationen verarbeiten müssen“, erklärt sie. „Ich habe einen Kunden, bei dem es viele strenge Sicherheitsanforderungen zu beachten gibt. Dieser Kunde hat mir einen PC bereitgestellt, über den ich arbeiten kann. Und dann habe ich noch meinen Mac. Ich sitze hier also an meinem Schreibtisch mit einem Mac, einem PC und meinem Smartphone und wechsle ständig zwischen allen drei Geräten hin und her. Einige Nachrichten gehen nur über einen Kanal ein, nicht über die anderen. In dieser Situation ist alles, was mir dabei hilft, die eingehenden Informationen zu verstehen und zu priorisieren, äußerst hilfreich.“

Ein Ziel sollte lauten, Ihre Mitarbeiter dabei zu unterstützen, nicht relevante Inhalte herauszufiltern. Selbst die Benennung Ihrer Slack-Kanäle kann schon hilfreich sein, da Mitarbeiter sofort wissen, welchen Kanälen sie beitreten müssen und welche sie ignorieren können. Mit aussagekräftigen und gut formulierten Betreffzeilen wissen sie, ob sie die E‑Mail lesen müssen oder nicht.

Ein gemeinsames Dokument für jedes Projekt

Bei der Vielzahl von Anwendungen, die virtuelle Teams nutzen, empfiehlt es sich, zwischen den beiden Anwendungstypen zu unterscheiden: Der erste Typ erleichtert die Kommunikation, während der zweite die Inhaltserstellung und Zusammenarbeit unterstützt.

„Bei mir sind Twitter, Dropbox, Google Docs und Zoom in Slack integriert“, erklärt McGrane. „Damit kann ich in meiner Rolle als Managerin viel leichter alle nötigen Informationen integrieren. So müssen Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Systemen hin und her wechseln, um herauszufinden, wo sie gerade sein sollten.“

 

„Wir brauchen ein gemeinsames Dokument in einem kollaborativen Arbeitsbereich. Das ist in der heutigen Welt essenziell.“

Doch die Vielzahl von Kanälen kann auch die kognitive Belastung erhöhen. Es wird mehr gechattet als je zuvor, doch nicht alles, was im Chat gesagt wird, ist geschäftlich relevant oder bringt Projekte voran. 

„Wir brauchen ein gemeinsames Dokument in einem kollaborativen Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter ihre Ideen oder Notizen eingeben, in dem andere sie kommentieren und in dem alle Beteiligten zusammenarbeiten können. Das ist in der heutigen Welt essenziell“, so McGrane. „Ich glaube, dass die vielen neuen Tools, die mit der Umstellung auf Home-Office einhergingen, für viele Menschen absolutes Neuland waren. Es gibt Dropbox Paper, Google Docs und die Slack-Funktion zur Dokumentenbearbeitung. Ich verwende alle drei ungefähr gleich oft.“

Leicht verständliche Kommunikation

Die Prinzipien der Informationsarchitektur gelten nicht nur für die Erstellung klar benannter, einfach zu navigierender Datei- und Ordnersysteme, sondern können auch zur Optimierung der Kommunikation in Dokumenten eingesetzt werden.

Da Ihre Mitarbeiter gerade wahrscheinlich noch mehr schriftliche Nachrichten erhalten, als sie ohnehin schon gewohnt sind, sollten Sie sich kurz fassen und schnell auf den Punkt kommen. Kürzere E‑Mails mit einem klaren, aufgabenbezogenen Modell funktionieren am besten. Jede Notiz sollte möglichst eindeutig und prägnant sein. 

„Dazu gehört auch, dass der Anfangstext ganz einfach formuliert wird“, sagt sie. „Wenn Leser Nachrichten überfliegen, sehen sie sich in der Regel die ersten Buchstaben oder Wörter in einem Satz an. Wenn jemand nur einen kurzen Blick auf diese E‑Mail wirft, welche zwei oder drei Wörter würden der Person auffallen? Berücksichtigen Sie auch das Layout der E‑Mail, um die unterschiedlichen Bildschirmgrößen und Geräte Ihrer Mitarbeiter abzudecken. Sie können nicht vorhersagen, wie viel von dieser E‑Mail die Empfänger wirklich sehen können.“

Verwenden Sie fett gedruckte Überschriften, damit E‑Mails leicht überflogen werden können, und formatieren Sie Ihre gemeinsamen Dokumente mit H2‑Unterüberschriften und Aufzählungspunkten, damit Ihre Nachricht leichter zu lesen ist.

„Wenn jemand eine Aktion durchführen muss, stellen Sie sicher, dass sie auf den ersten Blick im Text zu erkennen ist“, fügt sie hinzu. „Oftmals entstehen unglaublich lange E‑Mail-Threads. Darin steht dann: Ich habe das Dokument weiter unten aktualisiert. Doch der Anhang befindet sich 70 Seiten weiter unten, weil der Thread so lang ist. Solche Dinge können dafür sorgen, dass Beteiligte etwas Wichtiges übersehen oder nicht erkennen, dass sie eine Aktion durchführen müssen. Ein Link zu einem cloudbasierten Dokument [statt eines E‑Mail-Anhangs] kann die Arbeit für alle Beteiligten vereinfachen.

Unabhängig davon, ob Sie mit einem leeren Dokument beginnen oder eine Vorlage mit vorkonfigurierten Elementen verwenden – strukturieren Sie Ihren Inhalt so, dass er die Hierarchie widerspiegelt, die Sie vermitteln wollen. Können Leser den Zweck des Dokuments auf den ersten Blick erkennen? Wenn das Layout nur eine Aneinanderreihung von Textblöcken ist, formatieren Sie Ihren Inhalt stattdessen als Gliederung, um den Leser durch den Text zu führen.

 

Strukturieren Sie Ihren Inhalt so, dass er die Hierarchie widerspiegelt, die Sie vermitteln möchten. Können Leser den Zweck des Dokuments auf den ersten Blick erkennen?

Laut McGrane ist eine klare Informationshierarchie entscheidend, um einen einfachen gemeinsamen Notizblock in ein wirklich professionelles Dokument zu verwandeln. „Sie haben nun folgende Fragen berücksichtigt: Ist der Text auf sinnvolle Weise codiert? Verwende ich das richtige System an (Unter-)Überschriften? Ist die Formatierung dieser Elemente klar? Erhalten Leser anhand der Gliederung einen guten Eindruck vom Inhalt des Dokuments? All diese Punkte machen für mich professionelle Kommunikation aus.“

Kommunikation über den richtigen Kanal

Wenn Sie Personen in Ihr gemeinsames Dokument einladen oder ihnen einen Link zu einem Ordner senden, erhalten Sie schnellere Antworten, indem Sie sie dort erreichen, wo sie sich gerade befinden. Da Sie wissen, dass sie sich wohl kaum an ihrem Schreibtisch aufhalten werden, müssen Sie vielleicht verschiedene Kanäle ausprobieren, um die entsprechende Person zu erreichen.

In dieser Situation ist es von Vorteil, zu wissen, wie Sie Teammitglieder am wahrscheinlichsten erreichen. McGrane empfiehlt, Beteiligten folgende Frage zu stellen: „Wie kann ich dich unter diesen Bedingungen am schnellsten und besten erreichen?“ 

Fragen Sie sie, ob sie die Kommunikation per E‑Mail, Textnachricht, Slack, Skype, Zoom oder Google Hangouts bevorzugen – oder ob sie am liebsten per Telefon kommunizieren. Vielleicht möchten sie auch einen Termin am Ende des Tages vereinbaren, damit Sie all Ihre Fragen auf einmal stellen können.

„All diese organisatorischen Aufgaben müssen erledigt werden“, sagt McGrane. „Wir müssen uns überlegen, wie wir die Botschaft so vermitteln, dass Mitarbeiter sie auf jeder Plattform und jedem Gerät lesen, verstehen und umsetzen können.“

Auch beim Erlernen neuer Arbeitsweisen in verteilten Arbeitsumgebungen sollten Sie flexibel bleiben und stets dazu bereit sein, sich an ein Ökosystem anzupassen, das sich ständig weiterentwickelt. 

„Sie müssen Ihre Tools gut kennen. Das ist absolut entscheidend“, erklärt sie. „Und Ihre Tools werden sich immer wieder ändern. Schließen Sie die Tools also nicht allzu sehr ins Herz.“

Um zu erfahren, wie Sie freigegebene Dokumente für den Aufbau einer effektiven Informationsarchitektur nutzen können, besuchen Sie dropbox.com/de/paper.

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