정보 아키텍처로 분산 근무 효율성 높이기

Zoom 회의에 참여하기 전에 Dropbox 댓글에 답글을 달고 있는 사람

재택근무를 하다 보면 팀과 소통이 얼마나 잘 되고 있는지 가늠하기가 힘듭니다.

이메일이 너무 간결한지, 아니면 너무 장황한지, 팀원들이 너무 많은 정보에 시달리고 있진 않은지, 업무 진행 상황을 제대로 파악하지 못하고 있다고 느끼는지, 표정과 몸짓을 볼 수 없는 상황에서 이런 세세한 상황을 알기란 쉽지 않죠.

영상 회의를 통해 이전에 직접 얼굴을 마주했을 때의 친밀감을 조금이나마 느낄 수 있다지만, 사실 업무의 대부분은 문서 커뮤니케이션을 통해 진행됩니다. 그렇다면 어떻게 해야 모든 이메일과 회의록, 프로젝트 계획, 크리에이티브 작업 개요를 혼란 없이 명확하게 작성할 수 있을까요?

정보 아키텍처란 보통 디자이너와 UX 라이터가 웹사이트에 콘텐츠를 배치하고 데이터를 보여주는 방식을 의미합니다. 하지만 상황에 따라 다양한 의미로 사용되기도 합니다. 그리고 코로나19로 인해 완전히 새로운 상황이 등장했죠. 

오늘날, 많은 팀이 사무실이 아닌 공간에서 뿔뿔이 흩어져 근무하고 있습니다. 그리고 많은 사람이 새로운 협업 도구를 익히고 있고, 이로 인해 필요한 정보를 찾는 데 더 많은 시간이 걸리기도 합니다. 복잡한 구조의 폴더 계층에 저장되어 있는 파일을 찾을 때는 폴더명이 일정한 규칙에 따라 정해져 있든 아니든 미로 속을 헤매는 기분이 들죠.

모두가 맥락에 따라 파일을 정리해 필요한 파일을 간편하게 찾을 수 있도록 Dropbox가 도와드리겠습니다. 아래에서 정보 아키텍처를 사용해 체계적인 콘텐츠 저장소를 구축하는 방법을 살펴보세요.

하나의 조각이 아닌 퍼즐 전체를 보라

Karen McGrane은 Content Strategy for Mobile Going Responsive의 저자이자 UX 컨설팅 기업 Bond Art + Science의 창업자입니다. McGrane은 컨설턴트로 근무하는 동안 백엔드 프로세스와 도구를 감안하지 않으면 제아무리 근사한 프런트엔드 디자인이라도 해도 무용지물이라는 사실을 배웠습니다. 

"영상 회의든, 전화 통화든, 재택근무를 하는 사람이 참여하는 회의는 훨씬 큰 인지적 노력을 필요로 한다."—Karen McGrane

문제는 콘텐츠팀, 디자인팀, 개발팀이 다른 팀에 미치는 영향을 감안하지 않고 본인 팀의 퍼즐 조각만 생각할 때 시작됩니다. 오늘날에는 분산된 팀이 얼마나 원활하게 협력하느냐에 따라 회사의 수익이 달라지기 때문에 그 위험성이 더 크죠. 

McGrane은 "원격근무로의 전환은 모두에게 큰 영향을 미치고 있다. 이전에는 한 공간에 모여 머리를 맞대고 해결하는 것이 당연했던 일들을 이제는 인터넷상에서 해결해야 한다"고 말합니다.

McGrane이 전체론적인 접근법을 추천하는 이유도 바로 이 때문입니다. 그리고 이 방식은 팀 전체에 이득이 되는 정보 체계를 구축하는 것에서부터 시작하죠. 그럼, 아래에서 그 방법을 살펴보도록 합시다.

비동기식 도구 사용

분산 근무 환경에서는 용어, 구조, 분류, 이름 지정 규칙이 그 어느 때보다 중요합니다. 

McGrane은 "지난 15년간 원격으로 일해온 동료이자 친구가 원격근무의 의미에 관한 폭풍 트윗을 게시했다. 내 마음에 와닿은 구절은 바로 영상 회의든, 전화 통화든, 재택근무를 하는 사람이 참여하는 회의는 훨씬 큰 인지적 노력을 필요로 한다는 부분이었다"라고 회상합니다.

"반려동물, 자녀, 다른 사람과 함께 사는 사람은 회의나 전화 통화를 할 때 더 많은 방해를 받는다. 그러면 부담이 클 수밖에 없다. 이런 상황에서는 Dropbox Paper 문서 같은 비동기식 소통 방식을 생각해보는 것이 좋다. Dropbox Paper에서는 누군가가 '우리가 해결해야 하는 문제가 바로 이 부분이에요'라고 댓글을 남기면 사람들이 거기에 바로 답글을 남길 수 있다. 그런 다음에는 문제를 해결할 마감일을 정해야 하는데, 이때 관계자들을 @멘션하면서 "내일 중으로 의견을 주셔야 결정을 내릴 수 있습니다'라는 메시지를 남기는 것도 좋다."

McGrane은 전화 통화와 영상 회의는 실시간으로 교류하며 팀워크를 다지고 싶을 때 사용하고 프로젝트 계획, 전략서, 크리에이티브 작업과 같은 롱폼 콘텐츠를 제작할 때는 모두가 공유할 수 있는 비동기식 도구를 사용하는 것을 권장합니다.

"현재 사용 중인 도구를 적절하게 사용하는 방법이 무엇인지 생각해봐야 한다. 나는 무슨 일만 있으면 대면 회의를 진행하는 회사를 수없이 경험했다. 지금은 대면 회의를 진행할 때의 가치가 무엇인지 고민해봐야 할 때다. 모여서 팀워크를 다지기 위한 목적이 아니라 무언가를 논의해 결정을 내리기 위한 목적이라면 재택근무 도구를 사용해 효율적으로 처리할 수 있는 방법이 다양하게 있다."

공동의 용어 사용

McGrane은 "나는 폴더명이 최대 8자로 제한된 컴퓨터 암흑기에서 자랐다. 이 시대의 사람들은 간결하고 짧은 것에 익숙했다. 마침내 Mac에서 폴더명 글자 수의 제한이 없어졌을 때 '이제 세상이 완전히 바뀌겠구나'라고 생각했다"고 말합니다. 

폴더 체계를 만들 때는 이름을 지정하는 방식을 정확하게 정의해야 합니다. 파일 이름을 지정할 때 공통의 용어를 사용하도록 하세요. 글자 수의 제한이 없는 만큼 각 파일에 어떤 콘텐츠가 담겨 있는지 명확하게 설명하는 것이 좋습니다. 

"처리해야 할 서면 정보가 훨씬 많아지면 이름 지정 방식의 중요성이 훨씬 커진다."

본인이 정한 이름 지정 체계를 사용한 파일을 공유할 때는 일관된 형식을 유지할 수 있도록 동료들에게도 이를 알려줘야 합니다. 또는, Dropbox에서 모든 파일에 이름 지정 규칙을 적용하는 자동화 기능을 설정할 수 있죠.

"모든 것을 분명하고 명확하게 구분해야 한다. 문서를 편집한 다음 새로운 이름으로 새 버전을 저장할 때 이름을 어떻게 지정할 것인가를 명확히 정의해야 한다. 이것이 파일 정리의 기본이다."

콘텐츠 이름에 맥락을 드러내기

McGrane은 콘텐츠 체계를 구축할 때는 파일과 폴더뿐만 아니라 스트리밍과 채널, 작업물에 이름을 지정할 때에도 그 방법에 세심한 주의를 기울여야 한다고 말합니다.

"처리해야 할 서면 정보가 훨씬 많아지면 [이름 지정] 규칙의 중요성이 훨씬 커진다. 보안 요건이 매우 엄격한 클라이언트가 내게 업무용 PC를 제공했는데, 나는 개인적으로 Mac을 사용한다. 그래서 나는 말 그대로 Mac PC 휴대폰이 놓인 책상에 앉아 온종일 세 가지 장치를 왔다 갔다 해야 한다. 메시지는 한 가지 장치로만 전송되고 다른 장치에서는 볼 수 없다. 이런 상황에서, 내게 전달되는 정보를 이해하고 우선순위를 정하는 데 도움이 되는 것이라면 어떤 방식이 되었건 큰 도움이 된다."

이름 지정 규칙을 만들 때는 동료가 자신과 관련 없는 콘텐츠를 걸러낼 수 있도록 하세요. Slack 채널 이름만으로도 어떤 채널에 참여해야 하고 어떤 채널을 무시해도 좋은지 사람들에게 알려줄 수 있습니다. 이메일의 경우, 설명적이고 요점을 잘 표현하는 제목을 사용하면 제목만 보고도 이메일을 읽어야 하는지 아닌지 결정할 수 있습니다.

프로젝트별로 공유 문서 만들기

오늘날 분산 근무를 시행 중인 팀은 수많은 앱을 사용합니다. 그래서 커뮤니케이션에 필요한 앱과 콘텐츠 작성 및 협업에 필요한 앱을 구분하는 것이 좋죠.

McGrane은 "나는 Slack에 Twitter, Dropbox, Google Workspace, Zoom을 통합했다. 나 같은 관리자 입장에서는 사람들이 여러 가지 앱을 왔다 갔다 하며 어떤 앱을 열어 놓고 있어야 하나 고민할 필요 없도록 모든 앱을 통합하는 것이 편리하다"고 설명합니다.

 

"협업 공간에 공유 문서를 만들어 놓는 것이 좋다. 공유 문서는 오늘날 절대적으로 필요한 요소다."

하지만 채널이 너무 많다 보면 인지 과부하를 초래할 수도 있습니다. 오늘날에는 그 어느 때보다 많은 채널을 사용하지만, 모든 채널이 프로젝트를 진행하는 데 도움이 되는 것은 아니죠. 

McGrane은 "한 사람이 아이디어나 메모를 남기면 다른 사람이 댓글을 달 수 있는 협업 공간에 공유 문서를 만들어 놓는 것이 좋다. 공유 문서는 오늘날 절대적으로 필요한 요소다. 재택근무로의 전환을 고려 중이라도 해도 개중에는 재택근무 경험이 전무한 사람도 많을 것이다. 나 같은 경우에는 Dropbox Paper, Google Workspace, Slack 문서 편집 기능을 번갈아 가며 사용한다"고 말합니다.

메시지는 훑어만 봐도 이해하기 쉽게

파일과 폴더의 이름 지정 규칙을 명확하고 찾기 쉽게 정한 것과 마찬가지로, 정보 아키텍처의 원칙을 사용해 메시지의 콘텐츠도 간소화할 수 있습니다.

오늘날 여러분의 동료는 평소보다 많은 문자 커뮤니케이션을 처리하고 있을 겁니다. 그러니 메시지는 최대한 간단명료하게 작성하도록 하세요. 가장 효율적인 방식은 작업별로 명확하지만 짧은 이메일을 보내는 것입니다. 그리고 모든 메시지는 가능한 한 분명하고 간결해야 하죠. 

McGrane은 "그 방법 중 하나는 맨 처음 부분을 간결하게 작성하는 것이다. 사람들이 메시지를 훑어볼 땐 보통 문장의 첫 번째 몇 글자나 단어만 본다. 누군가가 이메일을 힐끗 본다고 가정하고 이들이 보게 될 첫 2~3단어가 무엇인지 생각해보라. 그리고 사람마다 화면이나 장치의 크기가 다르다는 것을 고려해 이메일의 레이아웃을 정하는 것이 좋다. 우리는 받는 사람이 이메일을 어디까지 읽을 것인지 예측할 수 없다"고 말합니다.

훑어보기만 해도 이해하기 쉬운 메시지를 작성하고 싶다면 이메일 섹션별 제목을 볼드체로 강조하고, 가능한 경우 부제목과 글머리표를 사용해 공유 문서의 서식을 지정하는 것이 좋습니다.

McGrane은 "조치를 취하도록 요청하는 상황에서는 취해야 할 조치를 텍스트 가까운 곳에 배치하라"고 덧붙입니다. "이메일은 긴 스레드로 이어지기 쉽다. 누군가가 업데이트된 문서를 첨부해 이메일을 보냈는데 스레드가 너무 길어 70개의 이메일을 뒤져야 첨부파일을 찾을 수 있다고 생각해보라. 그러면 사람들이 중요한 정보를 놓치거나 조치를 취해야 한다는 사실을 인지하지 못할 수 있다. [이메일에 파일을 첨부하는 대신] 클라우드 기반 문서에 연결하면 업무가 훨씬 편리해진다."

빈 문서에서 처음부터 문서를 작성하든, 사전 설계된 요소가 있는 템플릿을 사용하든, 전달하려는 메시지의 계층 구조를 반영하도록 콘텐츠 구조를 설계하세요. 읽는 사람이 한눈에 그 의도를 파악할 수 있나요? 문서에 수많은 텍스트 블록으로 가득하다면 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 콘텐츠 개요 서식을 다시 만드세요.

 

전달하려는 메시지의 계층 구조를 반영하도록 콘텐츠 구조를 설계하세요. 읽는 사람이 한눈에 그 의도를 파악할 수 있나요?

McGrane은 메모장과 전문적인 문서의 차이점은 정보 계층 구조가 명확한지 명확하지 않은지에 있다면서 "메시지를 유의미한 방식으로 표현했는지, 표제와 부제를 잘 사용했는지, 표제와 부제의 스타일이 적절한지, 개요만 읽어도 문서의 내용을 파악할 수 있는지를 고려해 작성한다면 전문적인 문서를 만들 수 있다"고 설명합니다.

선호하는 소통 방식 파악

공유 문서에 사람들을 초대하거나 폴더 링크를 전송할 때 사람들이 있는 곳으로 찾아가면 더 빠른 응답을 받을 수 있습니다. 하지만 이들이 사무실에 없다는 것을 아는 상황에서는 다른 방법을 모색해야 하죠.

요즘 같은 상황에서는 동료들에게 연락할 방법을 미리 알아두는 것이 좋습니다. McGrane은 동료에게 "이런 상황에서 빠르게 연락해야 할 땐 어떻게 연락하는 게 좋을까요?"라고 묻는 것을 추천합니다. 

이메일, 문자메시지, Slack, Skype, Zoom, Google Hangouts, 전화 통화 중에서 동료가 선호하는 연락 방식을 물어보세요. 어떤 사람은 한 번에 모든 질문에 답변할 수 있도록 미리 연락 일정을 잡는 것을 선호할 수도 있습니다.

McGrane은 "이 모든 것은 우리에게 새롭게 주어진 임무다. 어떤 플랫폼, 어떤 장치에서든 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 메시지를 전송하는 적절한 방식이 무엇인지 심사숙고해보기를 바란다"고 말합니다.

또한, 분산 근무 환경의 새로운 업무 방식을 배우는 과정에서 계속 진화하는 생태계에 적응할 수 있도록 유연성과 대비성을 갖추도록 하세요.

"도구를 숙지하는 것에 목표를 둬야 한다. 또한, 도구는 계속 진화하니 한 가지 도구만 편애해서는 안 된다."

dropbox.com/paper에서 공유 문서로 효과적인 정보 아키텍처를 구축하는 방법을 살펴보세요.

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