設計師與建築師的工作並不輕鬆，除了要將創意轉化為室內設計，或將藍圖轉換為美輪美奐的建築外，還必須聽取各種渾沌不明的意見。您必須猶如入禪般耐心地處理各種不留情面的直率批評，並運用方法將層層意見轉化成所有人都認可的想法。不過，我們可透過某種方式讓核准程序的運作更像是對話而非衝突，也就是選擇可讓整個工作團隊合作無間的工具。方法如下：
1. 針對選擇眾多的應用程式建立凝聚力
若應用程式未經整合，使用者必須浪費時間開啟和關閉各種應用程式，或是選擇其他應用程式來彌補功能上的不足。這些落差對於工作流程造成了令人尷尬的障礙，進而導致工作效率低落以及資料與時間方面的損失。因此，確保基礎連線有助於維持生產力。
PritchardPeck Lighting 共同創辦人需要促進工作團隊的溝通交流，因此轉而選擇整合 Dropbox、Slack 和 Gmail。Kristin Peck 表示：「我們在辦公室中使用 Slack 來溝通。將內部通訊與我們使用 Gmail 往來互動的客戶彼此區隔，是一個很棒的主意，不過我們基本上都是透過即時訊息工作，因此喜愛使用 Slack 介面。我的工作團隊會傳送 Dropbox 連結，而我也可快速點選該連結來開啟檔案… 無須親臨現場就能掌握狀況。」以下說明 PritchardPeck 如何運用 Dropbox 擴展「幹練而強大」的公司業務。
2. 根據專案需求擴展規模
仰賴最佳應用程式，並根據擴展需要，為您的組織提供更大的靈活性。多合一解決方案可能涵蓋您不需要的功能，或是缺乏業務成長所需的功能。最佳化工作流程可讓您選擇業務成長所需的解決方案，而不會中斷業務流程。
例如，獲獎肯定的建築公司 BNIM 在美國各地開設七個新辦事處，並仰賴 Dropbox 企業方案工作團隊來簡化工作流程。以下說明他們如何運用 Dropbox 讓員工從任何辦公室或裝置與他人協作大型設計檔，成功縮短處理客戶專案的時間。
3. 簡化工作流程以節省時間
若未最佳化工作流程，員工可能會浪費時間來搜尋檔案，或是連結不宜整併在一起的流程。建立順暢的工作流程可協助貴組織縮短協作時間，並獲取更多時間來完成工作。
建築公司 Red Dot Studio 運用 Dropbox 分享連結，將大型簡報與 CAD 檔案傳送給工作團隊的成員，以及外部的工程師、顧問和客戶。若有人需要檢閱最新版的概念圖，可以透過 Dropbox 行動應用程式快速取得檔案。
「以前我們拜訪完工地現場後，會浪費很多時間搜尋、掃描然後儲存草圖... 現在我們只要用手機拍照，再把照片儲存到正確的長期儲存位置，就能當場完成資料傳輸，工作流程也因此變得更為流暢。」Red Dot Studio 建案設計師 Alix Daguin 如此表示。
建置整合最佳應用程式與工具的工作流程，可協助您更加聰明有效率地執行工作。這代表您有更充分的時間來專注處理特定工作，而無須耗費多餘時間來尋找多如繁星的應用程式。當您需要彙整核准時，建立具凝聚力的協作可避免混淆，同時還可節省大把時間。
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