Pekerjaan desainer dan arsitek tidaklah mudah. Selain harus menerjemahkan ide menjadi desain interior atau cetak biru menjadi gedung yang cantik, Anda juga harus menelusuri beragam opsi asing. Anda juga harus punya kesabaran bak dewa untuk menangani kritik pedas sembari menyulap berbagai umpan balik menjadi ide yang disukai semua orang. Tetapi ada cara untuk menjadikan proses persetujuan mengalir seperti percakapan, alih-alih seperti konflik. Semuanya tergantung pada alat bantu yang memungkinkan tim Anda bekerja sama dengan lancar. Berikut cara memulainya.
1. Satukan beragam aplikasi
Saat aplikasi tidak terintegrasi, pengguna Anda akan kerepotan untuk menutup satu aplikasi, membuka yang lain, dan melanjutkan dari bagian terakhir yang dikerjakan. Celah ini adalah halangan menyulitkan dalam alur kerja mereka yang menyebabkan pekerjaan tidak efisien serta membuang waktu dan data. Memastikan adanya koneksi dasar dapat mempertahankan produktivitas.
Saat salah satu pendiri PritchardPeck Lighting perlu memfasilitasi komunikasi tim, mereka mengintegrasikan Dropbox, Slack, dan Gmail. "Kami berkomunikasi di kantor menggunakan Slack," ujar Kristin Peck. "Kami memisahkan komunikasi internal dengan komunikasi untuk klien, yang menggunakan Gmail. Antarmuka Slack cukup baik karena kami pada dasarnya akan bekerja menggunakan pesan instan. Tim saya akan mengirimkan tautan Dropbox, lalu saya langsung bisa mengekliknya dan file pun terbuka… Saya bisa melihat semua hal yang terjadi tanpa perlu ada di sana." Inilah cara PritchardPeck menggunakan Dropbox guna mengembangkan bisnis "Kecil, tetapi Tangguh" miliknya.
2. Sesuaikan dengan tuntutan proyek
Mengandalkan aplikasi terbaik memberi organisasi Anda fleksibilitas lebih untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Solusi lengkap mungkin memiliki fitur yang tidak diperlukan atau tidak memiliki fitur yang Anda perlukan seiring perkembangan bisnis. Alur kerja optimal memungkinkan Anda memilih solusi yang perlu dikembangkan tanpa mengganggu proses Anda.
Sebagai contoh, saat firma arsitektur pemenang penghargaan BNIM membuka tujuh kantor baru di AS, mereka mengandalkan Dropbox untuk bisnis tim guna menyederhanakan alur kerjanya. Inilah cara mereka menggunakan Dropbox untuk berkolaborasi dalam pengerjaan file desain besar dari kantor atau perangkat apa pun, dan mencapai waktu penyelesaian lebih cepat pada proyek klien.
3. Sederhanakan alur kerja Anda untuk menghemat waktu
Tanpa alur kerja optimal, karyawan bisa saja menghabiskan waktu untuk mencari file atau menghubungkan proses yang tidak pas. Menetapkan alur kerja yang mulus akan memungkinkan organisasi Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berkoordinasi dan lebih berfokus untuk menyelesaikan pekerjaan.
Firma arsitektur Red Dot Studio menggunakan tautan bersama Dropbox untuk mengirimkan file presentasi dan CAD besarkepada anggota tim beserta teknisi, konsultan, dan klien eksternal mereka. Setiap kali seseorang perlu meninjau konsep terkini, mereka dapat langsung melihatnya dari aplikasi mobile Dropbox.
"Setelah mengunjungi lokasi kerja, kami biasanya membuang banyak waktu untuk mencari sketsa, memindainya, lalu menyimpannya… Sekarang kami dapat memotretnya dari ponsel, menyimpannya dalam lokasi jangka panjang yang sesuai, lalu menyebarkannya secara langsung. Semuanya kini jauh lebih lancar."—Alix Daguin, Desainer Proyek, Red Dot Studio
Menyusun alur kerja yang menggabungkan aplikasi dan alat bantu terbaik membantu Anda bekerja lebih cerdas dan efektif. Itu berarti Anda dapat lebih berfokus menyelesaikan tugas pekerjaan dan tidak harus menyusuri banyak aplikasi. Saat Anda perlu mendapatkan persetujuan, membuat kolaborasi yang kohesif bisa mencegah kebingungan dan menghemat banyak sekali waktu.
Untuk mencari tahu cara Dropbox dapat membantu, unduh eBook gratis kami, Better Together.
