Tre steg som gör det enklare att godkänna en design

Ett projekt delas på Dropbox och har en tidslinje med aktiviteter för att godkänna en design

Designer och arkitekter har det inte lätt. Utöver arbetet som krävs för att göra om idéer till inredningsdesigner eller ritningar till vackra byggnader, så måste de manövrera ett hav av olika åsikter. De måste ha ett stort tålamod för att hantera brutalt okänslig kritik samtidigt som de ska förvandla all feedback till en idé som alla godkänner. Men det finns ett sätt som kan få godkännandeprocessen att kännas som ett samtal snarare än en konflikt. Det gäller att välja verktyg som gör att hela teamet kan jobba smidigt tillsammans. Så här börjar du.

1. Skapa enhetlighet bland applikationer

När applikationer inte har integrerats måste användarna lägga tid på att stänga en app, öppna en annan och försöka komma ihåg vad de höll på med. Det här gör arbetsflödet omständligt och orsakar ineffektivitet och kan leda till att man förlorar data och tid. Genom att ha grundläggande anslutningar kan produktiviteten hållas i gång.

När PritchardPeck Lightings medgrundare behövde underlätta kommunikationen mellan team vände de sig till Dropbox-integrationerna Slack och Gmail. "Vi kommunicerar via Slack på vårt kontor", säger Kristin Peck. "Det är ett bra sätt att separera intern kommunikation från vår kommunikation med kunder där vi använder Gmail. Men gränssnittet i Slack är bra för vi kan i princip jobba i direktmeddelanden. Mitt team skickar Dropbox-länkar och jag kan snabbt klicka på dem så öppnas filen... Jag kan se vad som händer utan att vara där." Så använder PritchardPeck Dropbox för att utöka sin "lilla, men mäktiga" verksamhet.

2. Skala efter dina projektkrav

Att förlita sig på de bästa applikationerna ger organisationen mer flexibilitet att skala efter behov. En allt-i-ett-lösning kan ha funktioner som du inte behöver eller sakna funktioner som du kommer att behöva i takt med att verksamheten växer. Ett optimerat arbetsflöde gör att du kan välja vilka funktioner du behöver för att växa utan att störa dina processer.

När den prisbelönta arkitektbyrån BNIM exempelvis skulle öppna sju nya kontor runt om i USA förlitade de sig på Dropbox Business för att förenkla sina arbetsflöden. Så här använde de Dropbox för att samarbeta i stora designfiler från vilket kontor eller vilken enhet som helst. Det ledde till snabbare omsättningstider för deras kundprojekt.

3. Spara tid genom att strömlinjeforma arbetsflödena

Utan ett optimerad arbetsflöde kan anställda slösa tid på att leta efter filer eller ansluta processer som inte passar ihop. Genom att fastställa ett smidigt arbetsflöde kan din organisation lägga mindre tid på samordning, och mer tid på att få arbetet gjort.

Arkitektbyrån Red Dot Studio använder Dropbox delade länkar för att skicka stora presentationer och CAD-filer till medlemmar i sitt eget team samt till utomstående ingenjörer, konsulter och kunder. Så fort någon behöver granska de senaste koncepten kan de enkelt ta fram dem på Dropbox för mobila enheter.

"När vi hade varit på en arbetsplats brukade vi slösa tid på att söka efter en skiss, skanna den och sen spara den... Nu kan vi ta en bild med våra telefoner, spara den på rätt långsiktiga plats och sprida den med en gång. Det är mycket smidigare nu." – Alix Daguin, Project Designer, Red Dot Studio

Genom att skapa ett arbetsflöde som kombinerar de bästa applikationerna och verktygen kan man jobba smartare och mer effektivt. Det ger mer tid att fokusera på jobbspecifika uppgifter och mindre tid att leta igenom ett hav av appar. När man måste samla ihop godkännanden kan man undvika förvirring och spara oräkneliga timmar på att skapa ett enhetligt samarbete.

Ta reda på hur Dropbox kan hjälpa till genom att ladda ner vår kostnadsfria e-bok, "Better Together".

Ta reda på hur Dropbox kan hjälpa dig att strömlinjeforma designprojekt och mer.

Kontakta Dropbox