Ontwerpers en architecten hebben geen makkelijke taak. Naast al het werk dat ze moeten doen om ideeën in interieurontwerpen of blauwdrukken in prachtige gebouwen om te zetten, heb je ook nog te maken met talloze meningen. Het vergt een hoop geduld om met ongezouten kritiek om te gaan en al die lagen feedback te vertalen naar een idee dat door iedereen wordt omarmd. Maar: er is een manier om dat goedkeuringsproces meer als een gesprek dan als een harde strijd aan te gaan. Het draait allemaal om het kiezen van de juiste tools waarmee je hele team naadloos kan samenwerken. Zo ga je aan de slag.
1. Zorg voor cohesie binnen je apps
Als apps niet zijn geïntegreerd, kost het jouw gebruikers tijd om de ene app te sluiten, een andere te openen en te moeten zoeken waar ze verder willen gaan. Dit zijn vervelende onderbrekingen in hun workflow die het proces inefficiënter maken en bovendien kunnen leiden tot gegevens- en tijdverlies. Door een basisverbinding in stand te houden, behoud je productiviteit.
Toen de medeoprichters van PritchardPeck Lighting teamcommunicatie tot stand moesten brengen, besloten ze Dropbox, Slack en Gmail met elkaar te integreren. "We communiceren op ons kantoor via Slack," aldus Kristin Peck. "Het is fijn dat we onze interne communicatie kunnen scheiden van onze klanten. Voor hen gebruiken we Gmail. Maar de Slack-interface is goed omdat we vooral via instant messaging werken. Mijn team verstuurt Dropbox-links en ik hoef er dan alleen maar op te klikken om het bestand te openen. Ik zie meteen wat er gebeurt, zonder dat ik erbij hoef te zijn." Bekijk hier hoe PritchardPeck Dropbox gebruikt om hun 'kleine, maar krachtige' bedrijf uit te breiden.
2. Pas de schaal aan op je projecten
Door op de best mogelijke apps te vertrouwen, kan je organisatie de schaal waar nodig flexibeler aanpassen. Een alles-in-een-oplossing heeft wellicht functies die je helemaal niet nodig hebt of heeft juist niet de functies die je wel nodig hebt wanneer je bedrijf groeit. Met een geoptimaliseerde workflow kun je zelf selecteren welke oplossingen je wilt uitbreiden, zonder je processen te onderbreken.
Een voorbeeld: toen het gelauwerde architectenbureau BNIM zeven nieuwe kantoren in de VS opende, vertrouwde het op Dropbox voor bedrijven om zijn workflows te vereenvoudigen. Bekijk hier hoe het Dropbox heeft gebruikt om vanaf elk kantoor of apparaat aan grote ontwerpbestanden samen te werken en projecten voor zijn klanten sneller af te werken.
3. Stroomlijn jouw workflow om tijd te besparen
Zonder een geoptimaliseerde workflow kost het medewerkers veel tijd om de juiste bestanden te zoeken of om processen samen te voegen die niet bij elkaar passen. Met een naadloze workflow is je organisatie minder tijd kwijt aan het coördineren en houden medewerkers tijd over voor ander werk.
Architectenbureau Red Dot Studio gebruikte gedeelde Dropbox-links om grote presentatie- en CAD-bestanden naar zijn teamleden te sturen, maar ook naar externe tekenaars, adviseurs en klanten. Wanneer iemand de meest recente concepten wil bekijken, kan hij of zij deze snel uit de mobiele Dropbox-app halen.
"Als ik een bouwlocatie had bezocht, kostte het ons veel tijd om een tekening te zoeken, te scannen en op te slaan. Nu maken we een foto met onze telefoon, slaan die op de goede langetermijnlocatie op en verspreiden we die ter plekke. Tegenwoordig gaat het allemaal naadloos."—Alix Daguin, projectontwerper, Red Dot Studio
Door een workflow te ontwikkelen waarin de beste apps en tools zijn gecombineerd, kun je slimmer en effectiever werken. Zo houd je meer tijd over om je op taakspecifiek werk te richten en hoef je niet meer urenlang talloze apps door te spitten. Wanneer je goedkeuringen moet verzamelen, voorkom je verwarring en tijdverlies met een samenhangende samenwerking.
Download ons gratis e-book Better Together voor meer informatie over Dropbox.
