Cómo facilitar la aprobación de diseños en tres pasos

Un proyecto que se va a compartir en Dropbox con una línea de tiempo de actividades para la aprobación de un diseño

El trabajo de los diseñadores y arquitectos no es fácil. Aparte del esfuerzo que deben hacer para traducir ideas en diseños de interiores o planos en hermosos edificios, deben enfrentarse a una gran variedad de opiniones. Estos profesionales tienen que armarse de mucha paciencia y una actitud muy zen para lidiar con críticas brutalmente contundentes y convertir de alguna manera las diversas opiniones en una idea que todos aprueben. Pero hay una forma de hacer que el proceso de aprobación se parezca más a una conversación que a un conflicto. Se trata de elegir herramientas que permitan que todo tu equipo trabaje en colaboración sin problemas. Te contamos cómo empezar. 

1. Crea cohesión entre las aplicaciones

Si las aplicaciones no están integradas, los usuarios perderán tiempo en cerrar una aplicación, abrir otra e intentar continuar por donde lo dejaron. Estas situaciones son obstáculos incómodos en el flujo de trabajo que causan ineficiencia y pueden provocar una pérdida de datos y tiempo. Garantizar una conexión fundamental puede aumentar la productividad.

Cuando los cofundadores de PritchardPeck Lighting necesitaron facilitar las comunicaciones del equipo, recurrieron a una integración de Dropbox, Slack y Gmail. "Nos comunicamos en la oficina mediante Slack", dice Kristin Peck. "Es fantástico poder separar la comunicación interna de la de nuestros clientes, para la que usamos Gmail". La interfaz de Slack nos resulta útil básicamente porque nos permite trabajar con mensajes instantáneos. Mi equipo envía enlaces de Dropbox y yo puedo hacer clic rápidamente en ellos para que se abra el archivo... Puedo ver lo que está pasando sin estar allí". Así es como PritchardPeck utiliza Dropbox para hacer crecer su "pequeña gran empresa".

2. Amplía el alcance según las demandas de los proyectos

Confiar en las mejores aplicaciones permite a tu organización tener más flexibilidad para ampliar su alcance según sea necesario. Una solución integral puede tener funciones que no necesitas o carecer de las que necesitarás a medida que tu empresa crezca. Un flujo de trabajo optimizado te permite seleccionar las soluciones que tu empresa necesita para crecer sin interrumpir sus procesos.

Por ejemplo, cuando en el galardonado estudio de arquitectura BNIM necesitaron abrir siete nuevas oficinas en diferentes zonas de Estados Unidos, confiaron en Dropbox Business para simplificar sus flujos de trabajo. Así es como utilizaron Dropbox para colaborar en archivos de diseño de gran tamaño desde cualquier oficina o dispositivo, y conseguir tiempos de entrega más rápidos para los proyectos de sus clientes.

3. Optimiza el flujo de trabajo para ahorrar tiempo

Sin un flujo de trabajo optimizado, los empleados podrían perder tiempo buscando archivos o conectando procesos que no encajan. Establecer un flujo de trabajo fluido permitirá a tu organización pasar menos tiempo coordinando y dedicar más tiempo a la productividad.

El estudio de arquitectura Red Dot Studio utiliza los enlaces compartidos de Dropbox para enviar archivos CAD y de presentaciones de gran tamaño a los miembros de su equipo, así como a ingenieros externos, consultores y clientes. Si alguien necesita revisar los conceptos más recientes, puede acceder a ellos rápidamente desde la aplicación de Dropbox para móviles.

"Después de visitar una obra, normalmente perdíamos mucho tiempo en dar con un boceto, escanearlo y guardarlo. Ahora solo tenemos que hacer una foto con nuestros teléfonos, guardarla en la ubicación permanente correcta y distribuirla en el acto. Ahora el proceso es mucho más fluido".—Alix Daguin, diseñadora de proyectos en Red Dot Studio.

Crear un flujo de trabajo que combine las mejores aplicaciones y herramientas te ayuda a trabajar de manera más inteligente y efectiva. Y eso implica disponer de más tiempo para centrarse en las tareas específicas del trabajo y dedicar menos tiempo a moverse por un sinfín de aplicaciones. Cuando tengas que agrupar las aprobaciones, crear una colaboración cohesionada te evitará confusiones y te ahorrará muchas horas de trabajo.

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