วิธีทำให้กระบวนการอนุมัติงานออกแบบง่ายขึ้นในสามขั้นตอน

งานของนักออกแบบและสถาปนิกไม่ใช่งานง่ายๆ เลย นอกเหนือจากงานที่ต้องถ่ายทอดไอเดียออกมาเป็นการออกแบบภายในหรือที่ต้องแปลงพิมพ์เขียวออกมาเป็นอาคารที่สวยงามแล้ว คุณยังต้องท่องไปในวังวนแห่งความคิดเห็น อีกทั้งต้องปลุกความอดทนแบบเซนในตัวขึ้นมาเพื่อรับมือกับคำวิจารณ์ที่ตรงไปตรงมา ขณะเดียวกันก็ต้องทำทุกวิถีทางเพื่อเปลี่ยนข้อคิดเห็นต่างๆ เป็นไอเดียที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน แต่มีวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณรู้สึกว่ากระบวนการอนุมัติเป็นเหมือนการพูดคุยกันมากกว่าการทะเลาะกัน สิ่งสำคัญคือการเลือกเครื่องมือที่ช่วยให้ทั้งทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น วิธีเริ่มต้นมีดังนี้

1. สร้างการเชื่อมโยงระหว่างแอป

เมื่อไม่ได้ผสานรวมแอปต่างๆ เข้าด้วยกัน ผู้ใช้ของคุณจะต้องเสียเวลาปิดแอปหนึ่ง เปิดอีกแอปหนึ่ง แล้วก็ต้องพยายามกลับมายังจุดที่ค้างไว้ ช่องโหว่เหล่านี้เป็นอุปสรรคที่น่าอึดอัดใจในขั้นตอนการทำงานซึ่งทำให้ขาดประสิทธิภาพและอาจทำให้ข้อมูลสูญหายและเสียเวลา การรับรองว่ามีการเชื่อมต่อพื้นฐานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

เมื่อเหล่าผู้ร่วมก่อตั้ง PritchardPeck Lighting จำเป็นต้องอำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารภายในทีม พวกเขาหันมาใช้ Dropbox, Slack และ Gmail ร่วมกัน “เราสื่อสารกันในสำนักงานของเราโดยใช้ Slack” Kristin Peck กล่าว “การแยกการสื่อสารภายในออกจากลูกค้าของเราเป็นเรื่องที่ดี ซึ่งเราใช้ Gmail สำหรับการสื่อสารกับลูกค้า แต่อินเตอร์เฟสของ Slack นั้นดีเพราะโดยพื้นฐานแล้วเราจะทำงานกันผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันที ทีมของฉันจะส่งลิงก์ Dropbox มาให้และฉันก็จะคลิกได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นไฟล์จะเปิดขึ้น… ฉันจะเห็นได้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างโดยที่ไม่ต้องไปดูด้วยตัวเอง” นี่คือวิธีที่ PritchardPeck ใช้ Dropbox เพื่อขยายธุรกิจ “เล็กพริกขี้หนู” ของตน

2. ปรับขนาดตามความต้องการของโครงการของคุณ

การใช้แอปที่ดีที่สุดจะช่วยให้องค์กรของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการปรับขนาดตามความต้องการ โซลูชันแบบครบวงจรอาจมีคุณสมบัติที่คุณไม่ต้องการหรือขาดคุณสมบัติที่คุณจำเป็นต้องใช้เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณเลือกได้ว่าต้องการใช้โซลูชันใดในการเติบโต โดยไม่ทำให้กระบวนการของคุณหยุดชะงัก

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทสถาปนิกที่มีรางวัลการันตีอย่าง BNIM เปิดตัวสำนักงานใหม่เจ็ดแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา บริษัทอาศัยทีม Dropbox for business ในการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นเรื่องง่ายขึ้น นี่คือวิธีที่บริษัทนี้ใช้ Dropbox เพื่อทำงานร่วมกันในไฟล์งานออกแบบขนาดใหญ่ได้จากทุกออฟฟิศและทุกอุปกรณ์ รวมถึงส่งงานได้รวดเร็วขึ้นในโครงการต่างๆ ของลูกค้า

3. ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเพื่อประหยัดเวลา

หากไม่มีขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ พนักงานก็อาจต้องเสียเวลาค้นหาไฟล์หรือต้องเชื่อมต่อกระบวนการที่ไม่เหมาะสมเข้าด้วยกัน การสร้างขั้นตอนการทำงานที่มีความคล่องตัวจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถใช้เวลาในการประสานงานน้อยลงและมีเวลามากขึ้นเพื่อทำงานให้เสร็จ

บริษัทสถาปนิก Red Dot Studio ใช้ลิงก์ที่แบ่งปันของ Dropbox เพื่อส่งงานนำเสนอขนาดใหญ่และไฟล์ CAD ให้กับสมาชิกในทีม ตลอดจนวิศวกรภายนอก ที่ปรึกษา และลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่มีใครต้องการดูคอนเซ็ปต์ล่าสุด คนๆ นั้นก็จะสามารถดึงออกมาดูได้อย่างรวดเร็วจากแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

“หลังจากไปเยี่ยมไซต์งาน เราเคยเสียเวลาต้องค้นหาภาพสเก็ตช์ สแกนภาพ แล้วก็บันทึกไฟล์... ตอนนี้เราแค่ถ่ายภาพด้วยโทรศัพท์ บันทึกไว้ในแหล่งจัดเก็บระยะยาวที่ถูกต้อง จากนั้นก็กระจายต่อได้ทันที ตอนนี้ทุกอย่างราบรื่นกว่าเดิมมากค่ะ"—Alix Daguin ผู้เป็นนักออกแบบโครงการที่ Red Dot Studio

การสร้างขั้นตอนการทำงานที่รวมแอปและเครื่องมือที่ดีที่สุดเข้าไว้ด้วยกันจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้มีเวลาไปตั้งใจรับผิดชอบหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับงานโดยเฉพาะมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลงในการเลือกเฟ้นแอปต่างๆ เมื่อคุณต้องการให้งานได้รับการอนุมัติ การสร้างกระบวนการทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวจะป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนและประหยัดเวลาได้อย่างนับไม่ถ้วน

หากต้องการทราบว่า Dropbox สามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร โปรดดาวน์โหลดหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ฟรี Better Together ของเรา