У дизайнерів та архітекторів складна робота. Потрібно не лише втілювати ідеї в проєкти вишуканих інтер'єрів або прекрасних будівель, а й зважати на різноманітні думки. Потрібно стійко терпіти жорстку та відверту критику й одночасно вивчати численні відгуки в пошуках ідеї, яка сподобається всім. Проте можна зробити так, щоб процес схвалення був більше схожий на розмову, ніж на конфлікт. Головне — обрати правильні інструменти для бездоганної співпраці між учасниками команди. Ось як це зробити.
1. Забезпечте інтеграцію між програмами
Якщо програми не інтегровано, користувачам доводиться спочатку закрити одну програму, потім відкрити іншу, згадати, на чому вони завершили роботу, і так далі. Це призводить до перешкод у робочому процесі, зниження ефективності та втрати даних і часу. Інтеграція програм дає змогу збільшити продуктивність.
Коли співзасновникам компанії PritchardPeck Lighting знадобилося спростити спілкування в командах, вони скористалися інтеграцією Dropbox, Slack і Gmail. «В офісі ми спілкуємося за допомогою Slack», — говорить Крістін Пек. — «Це дає змогу відокремити внутрішнє спілкування від комунікації з клієнтами, для якої ми використовуємо Gmail. Але інтерфейс Slack зручніший, тому що ми можемо обмінюватися миттєвими повідомленнями. Учасники моєї команди надсилають посилання в Dropbox. Я можу відкривати файли, швидко клікаючи на ці посилання… Я в курсі подій, навіть не залишаючи своє робоче місце». Ось так компанія PritchardPeck використовує Dropbox для розвитку свого «маленького, але потужного» бізнесу.
2. Забезпечте масштабування згідно з вимогами проєктів
Завдяки найкращим у своєму класі програмам ваша організація може забезпечити гнучке масштабування згідно з вимогами. Універсальне рішення може містити функції, які вам не потрібні, або в ньому може бракувати функцій, які знадобляться, коли ваш бізнес розростатиметься. Оптимізований робочий процес дає змогу обирати, які рішення потрібні вам для розвитку без порушення поточних процесів.
Наприклад, коли відзначена нагородами архітектурна фірма BNIM відкривала сім нових офісів у США, вони використовували Dropbox для бізнесу, щоб спростити свої робочі процеси. Тут описано, як за допомогою Dropbox вони оптимізували співпрацю над великими файлами проєктів із будь-якого офісу чи пристрою та пришвидшили виконання проєктів своїх клієнтів.
3. Оптимізуйте свій робочий процес для заощадження часу
Якщо робочий процес не оптимізовано, співробітники витрачають багато часу на пошук файлів або інтеграцію різнорідних процесів. Налагодивши безперервний робочий процес, ваша організація витрачатиме менше часу на координацію та більше — на виконання роботи.
Архітектурна фірма Red Dot Studio за допомогою посилань на спільний доступ Dropbox надсилає великі презентації та CAD-файли учасникам своєї команди, а також позаштатним інженерам, консультантам і клієнтам. Якщо потрібні найновіші концепти, їх можна швидко отримати через програму Dropbox для мобільних пристроїв.
«Раніше після відвідування місця виконання робіт ми витрачали багато часу на пошук ескізів і їхнє сканування та збереження… Тепер ми можемо зробити знімок телефоном, зберегти його у відповідному сховищі на тривалий час або відразу видалити. Так значно простіше». — Алікс Дегвін, дизайнер проєктів, Red Dot Studio
Упровадження робочого процесу, який поєднує в собі найкращі програми й інструменти, допоможе працювати розумніше та ефективніше. Це означає, що ви зможете приділяти більше уваги конкретним службовим обов'язкам, витрачаючи менше часу на перемикання між низкою програм. Ефективна співпраця запобігає плутанині та дає вам змогу заощадити багато часу, коли вам потрібно отримати схвалення.
Щоб дізнатися, як вам допоможе Dropbox, завантажте нашу безкоштовну електронну книгу Better Together.
