HelloSign 讓文書作業變輕鬆的 6 種方法

一個人在檢閱標準租賃協議上的電子簽章範本

就實話實說吧!文書作業實在很麻煩。

儘管有不少公司已經將文件處理流程數位化來省去列印和掃描的麻煩,但仍有許多公司與產業無法跳脫老舊的紙本系統。其實有更好的解決辦法!

以下六種不同的方法可以讓您輕鬆完成辦公室、工作團隊、部門或公司的文書作業。對於所有準備好擺脫紙本重擔的企業來說,這些小提示就是錦囊妙計。為了能夠操作以下各項建議,您必須具備有效的 HelloSign 帳戶。

按一下這裡註冊試用帳戶。

1. 替常用的文件建立範本以節省時間

如果可以只執行一次作業,之後只要將相同的作業自動化就能獲得所需成果,何苦還要重複執行 100 次呢?HelloSign 範本讓您只要為文件設定一次格式,並儲存該格式設定就能供日後使用。這個好方法可以免除多餘的格式設定作業,換取更多放鬆時間與心靈消遣。

在此瞭解如何設定您的第一個範本。

2. 將資訊自動填入文件,省下更多時間

想像一下,您剛收到一疊複雜的文書作業檔案,但是無需填寫數百個文字欄位,只要檢閱資訊並簽名同意即可,那會是何等的解脫!幸運的是,使用 HelloSign 應用程式設計介面 (API) 的文字標註就可以將這美好的願景化為現實。

文字標註可以讓應用程式設計介面 (API) 客戶替文件範本設定格式 (記得嗎?就是我們剛剛提到的!),只要使用特別標註功能就能自動在文字欄位填入資料。包括職稱、地址、電話號碼、電子郵件地址以及其他許多資料。

在此進一步瞭解,您還可以用 HelloSign 應用程式設計介面 (API) 做什麼

3. 啟用電子郵件提醒功能,隨時掌握文書作業狀況

HelloSign 電子郵件提醒功能可以讓您掌握文件的活動,無論是需要友善催促簽署人簽名,或者您自己必須簽署遺漏的文件,皆一目了然。

電子郵件提醒功能可以讓您清楚瞭解文件活動,避免他人提醒及確認您是否完成文書作業的尷尬情況。您可以查看他人在何時對文件進行什麼動作,包括開啟、查看、簽署等。

前往 HelloSign 帳戶中的 [設定] 索引標籤,管理電子郵件通知。

4. 指派簽署順序,讓每個人依序簽名

貴公司或企業是否有需要數名相關人員簽署的文件?為文件啟用簽署順序功能,便能輕鬆依序完成簽署作業。

簽署順序功能可免除將同一份文件傳送到多個電子郵件地址的麻煩,並且能讓您手動追蹤誰在何時查看了哪份文件。若與電子郵件提醒功能搭配使用,功能將更強大,所有人都能掌握最新情況!

您不僅可以在建立欲簽署文件時指派簽署順序,現在建立文件範本時也可以指派。

5. 利用資料驗證功能省下人工檢閱文件的麻煩

因為人都會犯錯,資料驗證功能便應運而生。如果簽署人輸入的資料格式有誤,資料驗證功能會通知他們。

舉例來說,若有人不小心在電子郵件的文字方塊中輸入電話號碼,便會跳出錯誤訊息,這能確保您收集到想要的資訊,無需自行從文件中一個個挑出他人無心的錯誤。

在此進一步瞭解資料驗證功能

6. 全面徹底執行線上簽署,並納入工作流程

若您想完全掌握整個簽署體驗,請考慮透過 HelloSign 應用程式設計介面 (API) 將簽署體驗融入您的工作流程、應用程式或平台。

此應用程式設計介面 (API) 可以幫您將 HelloSign 的功能納入指定的工作流程,讓您全面升級!

以下列舉幾個已經整合完畢的客戶:

享受輕輕鬆鬆的文書作業流程

無論您是要將第一份文件放到網路上、讓現有的文書作業自動化,還是想把線上簽署體驗內嵌到您的網站,我們都能滿足您的需求。註冊試用帳戶

準備好向麻煩的文書作業說再見了嗎?

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