當協作出錯時 Dropbox 可提供哪些協助

同事透過 Dropbox Paper 註解針對專案展開協作

理論上,協作是件非常輕鬆的事,您只要對各種創意抱持開放態度,並以工作團隊的身分解決問題即可。遺憾的是,一些細微的複雜性可能會讓協作過程遠比您想像的還要麻煩。

因此,我們建置了相關功能來協助您避免遇到這些協作障礙,並重新開始展開合作。

以下說明 Dropbox 可提供的四種協助方式。

1. 您的工作團隊用盡了儲存空間

使用者在檔案上按右鍵,並透過「智慧同步」選擇儲存空間僅供線上存取

這是一個碩果累累的月份:您的工作團隊剛發佈了五部影片,且每部影片皆翻譯成十幾種不同的語言。

遺憾的是,這些所有共享影片現皆存放在肥大不堪的團隊資料夾,使得數名員工用盡了本機儲存空間。這問題起初帶來的麻煩不大,但會隨著時間過去而越來越糟。

「智慧同步」可代替員工來微控管理他們的硬碟空間。「智慧同步」可讓工作團隊將某些檔案存放在僅供線上存取的儲存空間,但只要透過桌面便可立即存取所有檔案內容。

當工作團隊成員開啟線上儲存的檔案時,「智慧同步」會自動將檔案下載至他們的電腦中。工作團隊可直接分享他們的工作,而無須擔心如何騰出空間。

進一步瞭解「智慧同步」。

2. 工作團隊對話七零八落

使用者在 Dropbox Paper 文件中提及同事

您發送了有關廣告活動的詳細資訊,而在兩天過後,有十幾位同事提出了意見回覆。遺憾的是,這些留言散落在三封電子郵件、兩場會議、板書和簡訊之間。下次,您可使用 Paper 來傳送活動方案。無論同事何時以及如何回覆,Paper 皆可將對話集中存放在一處。協作者可針對文字、相片或影片發表留言、查看彼此的意見,並在追蹤即時變更的文件中貢獻自己的想法。

身為文件擁有者,您可以告知新的審閱者、控制具有存取權的人員,並決定想要的意見層級為僅限留言或文件內編輯。Paper 是一種共享工作空間,所有人皆可參與其中並瞭解狀況。

立即試用 Paper。

3. 追蹤協作者需要耗費漫長的時間

使用者透過瀏覽者資訊查看已檢視檔案的人員

您已準備好聽取各種意見,但一週過後仍有一半的團隊成員悄然無息。他們是否忘了這件事?他們是否錯過了您的訊息?

現在,Dropbox Business 工作團隊不僅可透過瀏覽者資訊來持續追蹤協作者,更可以即時更新的形式查看誰開啟了檔案,以及他們上次檢視檔案的時間。您可查看檔案的共享對象,並瞭解目前正在檢視檔案的對象。需要催促某人嗎?您可查看誰尚未檢視檔案,並透過合適的同事來進行後續追蹤,而無須擔心打擾整個團隊。

Dropbox Business 工作團隊可立即試用瀏覽者資訊的搶先體驗版本。

4. 您無法控制誰查看了您的工作檔案

使用者按右鍵來共享 Dropbox 資料夾

有時您只需要取得一或兩人的私人意見。不過,上次您透過電子郵件傳送早期設計原型圖時,同事逕行將其轉寄給整個行銷工作團隊,導致浪費一小時互相爭論而造成干擾。

Dropbox 可讓您僅與數位親密的同事安全地共享檔案。Dropbox 會要求協作者先登入,因此僅有您信任的人員才可存取檔案。一旦您的設計真正準備就緒迎接黃金時段,您就可建立分享連結。任何人皆可檢視透過分享連結傳送的檔案,即使沒有 Dropbox 帳戶亦然。

您可在「說明中心」進一步瞭解 Dropbox 共享選項。

人們無須浪費時間擔心透過何種方式協作,而可安排更多時間實際展開合作。隨著協作障礙的排除,您將會更熱愛自己的工作方式。

瞭解 Dropbox 如何協助您正確展開協作。

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