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什麼是「3-2-1 備份策略」?您又該如何使用?

作為小型企業的一份子,資料保護應該是您的首要之務。3-2-1 資料備份方法是保障業務資料安全的理想方法,但 3-2-1 備份策略是什麼?您又能如何將其納入業務中?

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一個人坐在電腦前,螢幕上有一個綠色勾號的示意圖。

資料保護是十分關鍵的工作。從影像、影片、文件,試算表到資料庫,檔案風險總是存在,無論是從電腦中永久遭到清除,或是落入錯誤的人手中…

這聽起來可能有點可怕,但如果您喘口氣好好想一下,就知道這並不是沒道理。重點在於做好萬全準備,不只提防惡意事件,更要預防任何資料遺失事件,畢竟有將近四分之一的資料外洩都出自人為疏失。

我們之中有不少人都曾意外刪除重要檔案,或明白硬碟不明故障造成的失落感。無論原因是什麼,永久遺失檔案不只痛苦,也可能對業務帶來嚴重傷害。

這就是為什麼您需要像 3-2-1 策略的長期備份計畫。在說明 3-2-1 備份方法是什麼之前,讓我們先快速複習一下為什麼備份資料對您的業務至關重要。

首先:為什麼資料備份計畫很重要?

為保障資料安全,每個人都應該做好計畫,無論是家庭相片等個人檔案,或是試算表與資料庫等業務文件。

企業尤其應該制定備份策略。萬一伺服器停機、筆電遭竊,或是發生類似資料遺失事件,沒有什麼比猝不及防的資料遺失事故更糟糕。

根據 Verizon 的 2021 資料外洩調查報告,有 56% 的網路攻擊都是對小型企業下手。大公司較可能有預算和資源可以投注在大規模網路安全解決方案,但對小型企業或個人創業者而言,發現與預防攻擊的責任很可能由一個人承擔。

雖然無法回復的資料遺失不見得是全面性的災難,但只要您有穩健的備份策略,就能加以避免。只要做好備份,即使遭遇網路攻擊與勒索軟體、意外刪除檔案等人為疏失、洪水等自然災害和硬碟故障,也能保障資料安全。

建立多個檔案複本,即使問題發生,也能確保迅速恢復、繼續執行業務。

一個人用手機拍照製作身分證的複本。

什麼是「3-2-1 策略」?

萬一發生資料遺失事件,「3-2-1 原則」資料備份策略可確保快速復原與還原您的資料。

簡而言之,這套常見的備份策略包含:

  • 為資料建立個複本
  • 其中個複本儲存在本機的不同媒體中,例如電腦的內接硬碟,以及外接硬碟等可卸除式儲存裝置
  • 個資料複本存放於遠端,例如雲端備份軟體等異地解決方案

落實 3-2-1 備份策略的重點,在於減輕「單一故障點」帶來的潛在影響。也就是說,萬一其中一部裝置當機並清除了其中一個資料複本,世界末日也不會降臨,因為您手上還有兩個替代複本可以解決危機!

為什麼同時擁有本地和異地備份很重要呢?

快閃磁碟機等本地備份方法十分便利。萬一電腦的內接硬碟故障,或是網際網路連線發生問題,無法存取雲端資料,只須連接備份裝置,就能復原資料。

不過,本地備份需要手動輸入,您必須記得排程備份或親自執行,得靠您自己確保本地備份維持在最新狀態。

若在雲端解決方案如 Dropbox Backup 進行異地備份,則可免除這項問題,因為大多數流程都可自動化進行。若擁有線上備份,也能保護您的資料免於本機備份相關的實體風險,例如裝置遭竊或故障,以及洪水等天然災害。

雲端備份解決方案可提供更多檔案功能,例如持續「不間斷」的備份功能可儲存您對備份檔案進行的每一筆更新。此外,只要您連上網際網路,就可以隨時隨地在需要時存取備份檔案。

這就是您同時需要本地與異地備份的原因。若您只使用單一方法,萬一 Wi-Fi 意外斷線或筆電遭竊,可能就無法在需要時快速或輕鬆地復原檔案。

不過,如果您依照 3-2-1 方法確實備份,即使其中一個備份發生問題也能泰然自若,因為資料依然安全而且可復原。

 一位專業人士在居家辦公室的電腦前工作。

什麼是「3-2-1-1-0 策略」?

3-2-1-1-0 方法以 3-2-1 備份的原則為基礎,但做更進一步的規劃。除了 3-2-1 方法提到的三個複本外,這項策略也建議建立個額外的離線或「實體隔離」資料複本。

這個複本的重點在於必須與備份資料實際隔離。因此備份可能是以磁帶形式,儲存在異地的儲存空間服務;或是使用具備不可變儲存功能的雲端備份功能 (也就是資料不得修改)。

在您的策略中,您應監控備份 (最好每天進行),確保所有本地/離線還有異地/線上備份皆為錯誤。

什麼是「4-2-3 策略」?

這項策略一般用於災難復原服務管理的資料,建議您為資料建立個複本,並儲存在個不同位置。

這項策略與 3-2-1 方法的差異,在於 4-2-3 策略中有個地點應為異地。您的複本不只在地理上彼此距離遙遠,也應儲存在不同的網路中。

為保護您的資料免於自然災害和潛在毀損危機,這些異地複本會以不可變的方式儲存 (也就是不得修改)。

如何落實 3-2-1 資料備份策略

若您隸屬小型企業或是一人創業家,萬一資料發生問題,3-2-1 備份系統正是可確保快速恢復業務的理想方式。

在落實備份方案前,請務必先考量您的選項。無論是本地或異地解決方案,您的任何選擇都應價格實惠、安全且容易使用,不應該讓取回資料變得複雜!

您也應建立復原方案,如此一來要是發生資料遺失事故,您就知道該如何因應。您理想的復原時間是多久?這類事件會如何影響您的業務延續性?最好主動出擊,而非被動反應。

當您決定好不同媒體類型和異地地點後,就可以著手建立備份了。開始時,請先決定哪個資料複本應儲存在本地,哪個應備份至雲端。

您可能會想將不同檔案備份至不同地點。在這個情況下,您可能會想將需要定期存取的檔案儲存在雲端。有了 Dropbox Backup,系統會將您對檔案所進行的每一筆變更自動儲存起來,如此一來您就不需要排程手動備份。

請務必設定本地備份的備份時程,並確保將任何實體備份媒體儲存在高度安全的位置。最後,請務必在全公司或整個工作團隊中啟動策略前,先測試備份,以確保滴水不漏。

有兩個資料夾,一個檔案正使用 Dropbox Backup 備份的螢幕截圖。

使用 Dropbox Backup 確保數位生活安全無虞

確保檔案安全無虞,而且還原程序應該要簡單易用。

Dropbox Backup 讓您輕鬆將檔案自動備份至雲端,無論發生什麼意外,都能快速順利地還原資料。

從中斷的地方繼續前進。

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