“กลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1” คืออะไร และคุณจะใช้กลยุทธ์นี้อย่างไร

การปกป้องข้อมูลของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าไฟล์นั้นจะเป็นอะไรก็ตาม ทั้งรูปภาพ วิดีโอ เอกสาร สเปรดชีต หรือฐานข้อมูล ก็มีความเสี่ยงอยู่เสมอที่ไฟล์นั้นอาจถูกล้างออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณตลอดไปหรือตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี…

ทั้งหมดนี้อาจฟังดูน่ากลัวอยู่บ้าง แต่หากคุณลองใคร่ครวญดูแล้วก็จะพบว่าเรื่องนี้สมเหตุสมผลดี การเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ข้อมูลสูญหายทุกประเภทเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่แค่ประเภทที่เป็นการปองร้ายเท่านั้น เนื่องจากประมาณหนึ่งในสี่ของการละเมิดข้อมูลนั้นเป็นผลมาจากความผิดพลาดของมนุษย์

พวกเราหลายคนอาจลบไฟล์สำคัญทิ้งไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือคุ้นเคยกับความหงุดหงิดจากการที่ฮาร์ดไดรฟ์ทำงานล้มเหลวโดยไม่มีเหตุผล ไม่ว่าสาเหตุจะเป็นอะไรก็ตาม การสูญเสียไฟล์ที่คุณไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้ไม่ใช่แค่ความเจ็บปวด แต่ยังสามารถเป็นอันตรายร้ายแรงต่อธุรกิจของได้อีกด้วย

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีแผนการสำรองข้อมูลระยะยาวอย่างเช่นกลยุทธ์แบบ 3-2-1 ก่อนที่เราจะอธิบายว่าวิธีการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 เกี่ยวข้องกับอะไร เรามาทบทวนอย่างรวดเร็วกันว่าเพราะเหตุใดการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก

อันดับแรก: เหตุใดแผนการสำรองข้อมูลจึงมีความสำคัญ

ทุกคนควรมีแผนในการรักษาข้อมูลของตนให้ปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ส่วนตัว เช่น รูปภาพครอบครัว หรือเอกสารทางธุรกิจ เช่น สเปรดชีตและฐานข้อมูล

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ธุรกิจจะต้องมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูล เพราะไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการที่คุณมืดแปดด้านหากว่าคุณสูญเสียข้อมูลสำคัญเนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณล่ม แล็ปท็อปของคุณถูกขโมย หรือเกิดเหตุการณ์ข้อมูลสูญหายที่คล้ายคลึงกัน

จากรายงานการสืบสวนการละเมิดข้อมูลปี 2021 ของ Verizon พบว่า 56% ของการโจมตีทางไซเบอร์นั้นมุ่งโจมตีธุรกิจขนาดเล็ก เพราะบริษัทขนาดใหญ่มีแนวโน้มที่จะมีงบประมาณและทรัพยากรที่จะลงทุนในโซลูชันการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์แบบขนาดใหญ่ แต่ในฐานะธุรกิจขนาดเล็กหรือเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว ความรับผิดชอบในการตรวจจับและป้องกันการโจมตีต่างๆ อาจตกอยู่ที่คนคนเดียว

การสูญหายของข้อมูลที่ไม่สามารถเอากลับคืนมาได้อาจไม่ใช่หายนะที่แย่ที่สุดเสมอไป แต่เป็นสิ่งที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ การสำรองข้อมูลจะทำให้คุณมีการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์และแรนซัมแวร์ ความผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ ภัยธรรมชาติอย่างเช่นน้ำท่วม และการทำงานล้มเหลวของฮาร์ดแวร์

ด้วยการสร้างสำเนาไฟล์ของคุณไว้หลายๆ ชุด คุณจะมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณสามารถกลับคืนมาและดำเนินงานได้อย่างรวดเร็วหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

“กลยุทธ์แบบ 3-2-1” คืออะไร

หลักการแบบ 3-2-1 เป็นกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณนั้นสามารถเรียกคืนและกู้คืนได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ข้อมูลสูญหาย

โดยสรุป กลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบทั่วไปนี้เกี่ยวข้องกับการมี

• สำเนาของข้อมูลจำนวนสามชุด
• สำเนาสองชุดจากทั้งสามชุดจะถูกจัดเก็บไว้ภายในเครื่อง โดยจะอยู่ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายในของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบถอดออกได้ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
• สำเนาข้อมูลอีกหนึ่งชุดจะถูกจัดเก็บไว้จากระยะไกล โดยจะอยู่ในโซลูชันแบบนอกสถานที่ เช่น ซอฟต์แวร์การสำรองข้อมูลบนคลาวด์

จุดประสงค์ของการนำกลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 ไปใช้คือเพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจาก “ความล้มเหลวแม้มีจุดบกพร่องเพียงจุดเดียว” (Single Point of Failure) ซึ่งหมายความว่าหากอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งของคุณเกิดขัดข้องและลบสำเนาข้อมูลของคุณไปหนึ่งชุด นั่นจะไม่ใช่จุดจบของคุณ เพราะคุณมีสำเนาให้เลือกอีกสองชุดให้คุณพร้อมใช้กอบกู้สถานการณ์!

เหตุใดการสำรองข้อมูลทั้งแบบภายในและภายนอกสถานที่จึงเป็นสิ่งสำคัญ

วิธีการสำรองข้อมูลแบบภายในสถานที่อย่างเช่นแฟลชไดรฟ์นั้นเป็นวิธีที่สะดวก หากฮาร์ดไดรฟ์ภายในของคอมพิวเตอร์ล้มเหลวหรือคุณมีปัญหากับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ ทั้งหมดที่คุณต้องทำก็แค่เชื่อมต่ออุปกรณ์สำรองข้อมูลเพื่อกู้คืนข้อมูลของคุณ

อย่างไรก็ตาม การสำรองข้อมูลแบบภายในสถานที่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง คุณต้องอย่าลืมกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลหรือดำเนินการสำรองข้อมูลด้วยตนเอง โดยคุณมีหน้าที่ทำให้การสำรองข้อมูลแบบภายในสถานที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ส่วนการสำรองข้อมูลแบบภายนอกสถานที่ซึ่งอยู่ในโซลูชันระบบคลาวด์อย่างเช่น Dropbox Backup จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ เนื่องจากกระบวนการส่วนใหญ่สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ การสำรองข้อมูลทางออนไลน์ยังช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากความเสี่ยงทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำรองบนฮาร์ดไดรฟ์ได้ เช่น การที่อุปกรณ์ถูกโจรกรรมหรือทำงานล้มเหลว รวมทั้งภัยธรรมชาติ เช่น น้ำท่วม

โซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ กับไฟล์ของคุณได้มากขึ้น เช่น การสำรองข้อมูล “อยู่ตลอดเวลา” อย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะบันทึกทุกการอัปเดตที่คุณทำกับไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในระบบ นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์ที่สำรองไว้ได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการ ตราบใดที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีทั้งการสำรองข้อมูลแบบภายในและภายนอกสถานที่ หากคุณใช้เพียงวิธีการเดียว คุณอาจไม่สามารถกู้คืนไฟล์ได้อย่างรวดเร็วหรือง่ายดายเท่าที่คุณต้องการ เช่น หาก Wi-Fi ของคุณหลุดการเชื่อมต่อโดยไม่คาดคิดหรือแล็ปท็อปของคุณถูกขโมย

แต่เมื่อคุณปฏิบัติตามวิธีการแบบ 3-2-1 คุณจะรู้สึกมั่นใจว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับหนึ่งในข้อมูลสำรองของคุณ

“กลยุทธ์แบบ 3-2-1-1-0” คืออะไร

วิธีการแบบ 3-2-1-1-0 นั้นเป็นการต่อยอดจากกฎการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 แต่จะก้าวไปอีกขั้น เช่นเดียวกับสำเนาสามชุดที่แนะนำไว้ในวิธีการ 3-2-1 กลยุทธ์นี้แนะนำให้สร้างสำเนาข้อมูลแบบออฟไลน์หรือแบบที่มี “ช่องว่างอากาศ” (ไม่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตหรือ LAN) ขึ้นมาเพิ่มเติมอีกหนึ่งชุด 

สิ่งสำคัญเกี่ยวกับสำเนาชุดนี้คือจำเป็นต้องแยกออกจากข้อมูลที่กำลังทำการสำรองโดยทางกายภาพ ซึ่งอาจเป็นเทปที่จัดเก็บไว้ภายนอกสถานที่ในการบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล หรือในการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (หมายความว่าไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้)

ภายในกลยุทธ์ของคุณ คุณควรติดตามตรวจสอบข้อมูลสำรองของคุณ (ควรทำทุกวัน) เพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันแบบภายในสถานที่/ออฟไลน์และแบบภายนอกสถานที่/ออนไลน์ทั้งหมดของคุณไม่มีข้อผิดพลาด

“กลยุทธ์แบบ 4-3-2” คืออะไร

กลยุทธ์นี้มักใช้สำหรับข้อมูลที่มีการบริหารจัดการโดยการบริการการกู้คืนจากหายนะ โดยกลยุทธ์ดังกล่าวจะแนะนำให้สร้างสำเนาข้อมูลของคุณไว้สี่ชุด โดยจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่แตกต่างกันสามแห่ง 

ความแตกต่างระหว่างวิธีการนี้กับวิธีการแบบ 3-2-1 คือการที่ตำแหน่งสองแห่งในกลยุทธ์แบบ 4-3-2 ควรจะเป็นแบบภายนอกสถานที่ สำเนาของคุณจะไม่เพียงอยู่ห่างกันตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์เท่านั้น แต่จะยังมีการจัดเก็บไว้ในเครือข่ายที่แยกจากกันอีกด้วย 

สำเนาแบบภายนอกสถานที่เหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง (เช่นเคย หมายความว่าไม่สามารถแก้ไขสำเนาเหล่านั้นได้) และมีวัตถุประสงค์เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณจากภัยธรรมชาติและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น

วิธีการนำกลยุทธ์การสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 ไปใช้

หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือเป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว ระบบการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 นั้นเป็นวิธีที่เหมาะอย่างยิ่งในการทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถกลับมาฟื้นตัวได้อย่างรวดเร็วหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับข้อมูลของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาตัวเลือกของคุณก่อนที่จะนำแผนการสำรองข้อมูลของคุณไปใช้ โซลูชันใดๆ ที่คุณเลือก ทั้งแบบภายในและภายนอกสถานที่ ควรมีราคาย่อมเยา ปลอดภัย และใช้งานง่าย โดยโซลูชันนั้นไม่ควรมีความซับซ้อนในการเรียกคืนข้อมูลของคุณ!

นอกจากนี้ คุณยังควรสร้างแผนการกู้คืน เพื่อให้รู้ว่าต้องทำอย่างไรกับข้อมูลสำรองหากเกิดหรือเมื่อเกิดเหตุการณ์ข้อมูลสูญหายขึ้น เวลาการกู้คืนในอุดมคติของคุณคือเท่าใด และกิจกรรมการกู้คืนจะส่งผลต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างไร การป้องกันไว้ก่อนดีกว่าการมาตามแก้ไขปัญหาในภายหลัง

เมื่อคุณมีสื่อบันทึกประเภทต่างๆ และตำแหน่งภายนอกสถานที่พร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างข้อมูลสำรองของคุณ เริ่มต้นด้วยการตัดสินใจว่าสำเนาข้อมูลใดควรจัดเก็บไว้ภายในสถานที่ และสำเนาข้อมูลใดควรสำรองไว้บนระบบคลาวด์

คุณอาจต้องทำการสำรองข้อมูลไฟล์ต่างๆ ไปยังตำแหน่งต่างๆ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องเก็บไฟล์ที่ต้องการเข้าถึงเป็นประจำไว้ในระบบคลาวด์ ด้วย Dropbox Backup ทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับไฟล์จะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลด้วยตนเอง

กำหนดเวลาการสำรองข้อมูลสำหรับการสำรองข้อมูลแบบภายในสถานที่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อการสำรองข้อมูลแบบกายภาพต่างๆ มีการจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่มีความปลอดภัยสูง สุดท้าย อย่าลืมทดสอบการสำรองข้อมูลของคุณก่อนที่จะเริ่มใช้กลยุทธ์ของคุณกับทั่วทั้งบริษัทหรือทั้งทีม! ปลอดภัยไว้ก่อน

ปกป้องชีวิตในโลกดิจิทัลของคุณให้ปลอดภัยด้วย Dropbox Backup

การทำให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและง่ายต่อการกู้คืนไม่ควรเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน 

Dropbox Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนอย่างรวดเร็วและราบรื่นได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม