如何為您的小型企業選擇最佳線上備份解決方案?

在小型企業的世界中,保護檔案和資料不受安全威脅和設備故障影響的需求變得至關重要。但您該從何開始?我們將在此為您說明,助您找到符合企業需求的最佳備份解決方案。

一名小型企業主選擇以雲端備份解決方案取代本機備份

在現今這個與數位緊緊相依的世界中,小型企業的處境相當艱難。在忙於爭取潛在客戶和按時向客戶交付成果的同時,還得應對遺失資料的巨大風險。

無論您是網路犯罪、誤刪檔案或火災和水災等災難的受害者,遺失業務重大資料是極其嚴重的問題。

這時雲端備份軟體就能派上用場。在雲端中定期儲存檔案和系統的最新封存,萬一遺失資料,就能快速輕鬆地還原。但如何選擇備份解決方案?

在這篇指南中,我們揭開了雲端備份服務的神秘面紗,您可以藉此為自己的小型企業選擇最佳方案。

為什麼資料備份對小型企業很重要?

在我們探討「如何」選擇備份方案前,先來複習「為什麼」要備份。

擁有備份系統對每個小型企業來說迅速變得至關重要,原因有許多。

首先是最大的資料威脅之一:犯罪。隨著技術和數位系統持續進步,想要利用它們從事不法活動的人也不斷增加。

雖然企業可能具備防禦軟體等預防措施,但只要出現一個漏洞或軟體故障,企業就會遭受攻擊。

如果網路攻擊或惡意軟體能夠避開預防措施,您的公司或客戶資料就會遭到竊取。這樣的違規行為可能會重創小型企業,讓他們的專業知識和商譽面臨巨大的風險。但有個方法可以讓您保護自己。

有了備份系統,您只要動動手指即可還原系統和資料,讓您的企業處於最佳狀態,隨時準備好採取必要安全措施。

插圖:檔案儲存在檔案室中,象徵數位檔案備份

除了犯罪層面以外,還有對備份資料的規範需求。保留資料記錄對於遵循法律和規範 (例如 CCPA 或 GDPR) 極為重要。有了資料備份,您可以確保自己隨時擁有遵循法規所需的記錄,即使原始資料遺失了也無妨。

當然,備份不僅是為了預防犯罪與遵循法規,有時候最大的威脅可能來自內部。畢竟人非聖賢,只要是人難免都會犯錯。在某些時候,意外刪除或覆寫檔案或資料夾,是件難以避免的事情。

使用自動雲端備份,您只需要點幾下,就可以將刪除的檔案還原至上一個正確的版本。輕鬆無比!

我應該「備份」哪些資料?

經營企業時需要各種資料。

雖然您可能只想備份最重要的資料,以及對業務極為關鍵的檔案和資料夾,但這樣有可能會不小心忽略掉看起來不重要的資料,等到發現時就為時已晚了。

一般原則下,我們建議備份以下資料:

  • 員工檔案
  • 企業管理文件
  • 記錄 (例如財產、稅務或財務)
  • 電腦系統檔案

線上備份解決方案的選擇要點

線上備份系統與本機備份到實體儲存空間不同,前者的資料都儲存在雲端當中。這麼做很管用,原因如下:

  • 您可以從任何地方、任何裝置備份資料
  • 您的備份可免於火災和其他災害的侵害,否則這些災害有可能會造成裝置和備份硬碟的損壞
  • 您可以自動執行線上備份,不必連接任何外接儲存空間

考量到這點,以下是選擇線上備份解決方案時要追求的幾個要點:

  • 可靠性:供應商是否有可靠記錄能證明系統的穩定性和保持連線的能力?
  • 安全性:如何在雲端中保護您的資料?
  • 可擴充性:擴充到多個使用者和裝置的難易度如何?
  • 長期資料保留與封存:能儲存多少資料?
  • 資料復原:找回資料的難易度如何?
  • 易用性:您能在沒有接受大量訓練的情況下正確使用嗎?
  • 技術支援服務:若您需要協助時,能獲得技術支援嗎?
  • 符合成本效益:您花費的成本是否物有所值?

適合小型企業的線上備份解決方案:您有哪些選項?

既然我們已介紹了備份的基本知識和注意事項,現在就來深入探究這些選項。雖然人們常誤以為所有備份都大同小異,但實際上有各種類型可供選擇,其中有些還具備特定的功能和用途。

外接硬碟可用於混合備份

完整備份 vs. 增量備份 vs. 差異備份

到目前為止,我們主要著重於備份資料儲存的「哪裡」,然而這三種途徑都與資料本身的備份方式有關。

接下來會逐一解釋:

  • 完整備份:為您所選的資料建立完整的備份複本
  • 增量備份:備份自上一次備份以來的資料變更
  • 差異備份:複製上一次完全備份後所做的所有變更

若您的企業將速度和效率視為首要任務,那麼建議使用增量備份解決方案。因為增量備份僅會更新從上次備份以來對檔案所做的變更,所以您無須重新處理兩次備份之間沒有變更的檔案。

同樣地,由於備份之間的差距明顯減少,增量方法也可降低遺失資料的風險。Dropbox Backup 提供增量備份服務,僅會更新對備份檔案所做的修改,不必重新處理整個檔案。

要採取何種方法,取決於您的需求及檔案更新頻率。最好考慮清楚後,再選擇適合您的資料備份服務。

混合備份

混合備份讓企業能同時使用線上備份和本機備份。

透過混合備份,一份備份複本會儲存在雲端,另一份則會儲存在本機裝置、外接硬碟或同等裝置上。

為什麼小型企業會同時需要線上備份和本機備份?以下是一些值得考慮的優點:

  • 為您提供更健全的保護,應對所有可能發生的情況。比方說,若您因裝置損毀或遭竊而無法存取實體備份資料,仍然可以存取儲存在雲端中的資料備份複本
  • 減少網路連線及網速問題。例如,要是您有好幾台電腦需要定期備份到雲端,您的網路連線可能無法負荷

儘管混合備份有這些優點,但仍存在一些缺點:

  • 需要將實體備份裝置存放在安全的位置
  • 較不適合遠端工作,因為無法確保每位遠端工作者都能存取本機備份裝置
  • 實體備份需要手動操作,因此容易忘記要定期備份檔案

並非所有人都適合混合備份,許多企業單獨使用雲端備份就夠了。但如果混合解決方案帶來的額外安全性適合您的企業,那麼這也很值得考慮。

災難復原即服務 (DRaaS) 備份

您的小型企業是否依賴裝置、伺服器和使用者組成的複雜網路?若是如此,災難復原即服務 (又稱為 DRaaS) 備份可能符合您的需求。

DRaaS 是一種雲端運算服務模式,讓企業得以將自家的 IT 系統架構和資料備份至第三方雲端運算環境。

此類型的服務能幫助企業在災難事件發生時,還原 IT 系統架構的存取權和功能;若您的企業依賴進階 IT 系統,也能從中獲得助益。

災難復原即服務 (DRaaS) 能幫助具有複雜 IT 系統架構的企業

當然,DRaaS 備份的最大優點在於,企業即使遇到災難仍然能繼續運作。

「即服務 (as-a-service)」模式還帶來另一個優點:使用 DRaaS 備份的企業無須提供或擁有執行此系統的資源。他們甚至不必自行管理災難復原流程

DRaaS 備份不同於備份即服務 (BaaS),BaaS 僅會複製資料並儲存在雲端中,不包括 IT 基礎架構或資料處理能力。

備份即服務 (BUaaS)

備份即服務 (BUaaS) 也稱為雲端備份資料,是一種透過網路將資料複製到外部安全的雲端資料儲存庫的方法。

由於其主要目的是要保護資料避免受到人為錯誤、網路攻擊、自然災害和裝置遭竊等影響,因此小型企業較常使用這種備份類型。

BaaS 系統不會把資料備份到集中的 IT 部門,而是發送到私人、公開或混合雲端環境。這些混合雲端儲存庫通常由第三方服務供應商擁有和管理。

備份即服務能為小型企業帶來許多優勢:

  • 方便:可以設定為自動或連續備份,因此只要設立完畢就不必再手動操作
  • 高安全標準:資料會先行加密,再傳送到伺服器進行備份前
  • 遠端存取:只要有網路連線可以存取檔案,雲端備份就能隨時隨地輕鬆還原檔案
  • 實用:比其他解決方案更具成本效益、彈性和可擴充性
  • 無須擔心:BaaS 讓軟體即服務 (SaaS) 使用者能高枕無憂,因為 SaaS 本身提供的備份系統無法保證能隨時快速或完整復原遺失的資料

若您經常隨時隨地透過手機或平板電腦工作,這是您絕佳的選擇。雲端備份服務能確保您的所有進度都會在裝置之間同步,所以每當靈感出現時,都可以隨時處理專案。

Dropbox Backup

如果您覺得雲端備份適合保護您的檔案和資料,那麼 Dropbox Backup 很可能就是您的理想解決方案。

動畫:將桌上型電腦備份至 Dropbox Backup。

Dropbox Backup 專為小型企業設計,是一種備份即服務 (BUaaS),提供許多業務取向的實用功能:

  • 自動將資料備份到系統資料夾
  • 將 PC 或 Mac 上的檔案和資料夾 (包括文件、下載和桌面資料) 直接備份到您的 Dropbox 帳戶
  • 自動不間斷的增量雲端備份能確保檔案保持在最新版本且包含最新變更,無須每次都處理整個檔案
  • 將檔案從 Backup 移轉到新電腦
  • 在單一位置確認進度、檢視歷史紀錄,以及安排特定檔案的優先順序
  • 設立 Backup 後,您就可以繼續如常使用資料夾和任何儲存在資料夾內的檔案,以及網路上和手機裡的任何檔案
  • 快速檔案復原能協助您取回遺失的檔案,作為災難復原計畫的一環
  • 快速且易於使用

立即備份企業資料

雖然要為小型企業選擇雲端備份軟體,感覺十分複雜且困難重重,但實際情況並非如此。

有了 Dropbox Backup,我們就能輕鬆保護數位生活安全無虞,儘管意外難預料,也能協助您快速且順利地還原。

從中斷的地方繼續前進。

進一步瞭解 Dropbox Backup