创业必备之企业文件安全共享

重要文件太大无法直接添加到邮件怎么办?创业者该如何传输大型文件?了解详情。

​​一名个体企业创业经营者正在笔记本电脑上处理视频项目

想象一下这样的场景:您已决定单独开展自己的摄影业务,并且在第一个月就迎来了三位客户,真是个好消息!

完成拍摄和初步处理后,即可与您的那些兴奋不已的客户共享您的作品了,虽然他们并不是那么精通摄影技术。但有个问题:成品大小为 4 GB,但他们的电子邮件客户端最大仅可接受 15 MB 的附件。现在怎么办?

这是许多刚起步的企业都面临的挑战,尤其是那些发展迅速但配套不齐全的个体企业创业经营者。

在此面向个体企业创业经营者和小型企业的指南中,我们将介绍大文件传输的原因和方式。阅读后,您应该满怀信心,无论何时您的业务需要,您始终能够共享任何大小的文件。

什么是文件传输?它与文件共享有何不同?

文件传输是指将数字文件(如文档、图像和视频)从一个位置移至另一个位置的过程。这些位置可能是物理位置,如笔记本电脑中的本地硬盘存储空间,也可能是数字存储解决方案,如 Dropbox。

如果您熟悉这一概念,那么您无疑也会在相同背景下听说过文件共享。虽然这两个术语经常互换使用,但它们实际上指的是两个截然不同的过程:

  • 文件传输是一种将文件副本发送至另一位置或设备的方式。
  • 文件共享是通过互联网和基于云的技术为其他用户提供对现有单个文件版本的访问的过程。

对于依赖向客户发送大文件的小型企业、初创企业和个体企业创业经营者而言,找到合适的文件传输解决方案至关重要。

文件传输有多种形式,我们将深入研究每一种形式,以便您能够做出最适合您业务需求的明智决定。

 一名独立音乐制作人正在将文件移至其 Dropbox 云存储中,以便轻松共享或传输

为什么文件传输对个体企业创业经营者和初创公司如此重要?

个体企业创业经营者是指除自己以外没有任何员工来执行企业主要运营的企业主。一些常见的个体企业创业经营者类型包括:

  • 顾问和教练
  • 博主
  • 课程创建者
  • 电商卖家和直运供应商
  • 播客、流媒体和视频内容创作者

大型公司和企业拥有专门的 IT 团队和全公司范围的技术解决方案,但个体企业创业者和初创企业必须依靠自己和自身的设备。

这意味着,作为一名个体企业创业经营者,您要全权负责提供技术,以便交付所需内容。例如,内容创作者需要具备可在设备间传输大原始视频文件的技术,顾问需要具备与客户共享文件的技术。

文件传输类型

文件传输方式多样,包括在线和离线,每种方法都有其优点和用例。最常见的 5 种文件传输方式包括:

  • 电子邮件附件
  • 文件传输网站
  • 云储存
  • 可移动存储空间,如外部硬盘或 USB 闪存驱动器
  • 文件传输协议 (FTP)

没有一劳永逸的最佳选择,这些方法中的许多都有特定的优势,具体取决于特定情况的需要。为帮助理解这一切,我们现在将更详细地探讨每种方法。

某人正在使用 Dropbox Transfer 发送文件的动图

电子邮件附件

电子邮件附件是一种文件传输方式,即通过电子邮件向某人发送一份文件的副本。该文件的副本将保存到电子邮件中,然后发送,再由收件人的电子邮件客户端接收。

采用电子邮件附件进行文件传输的优势:

  • 快速简便 - 将文档添加到电子邮件中就和拖放操作一样简单
  • 免费 - 许多热门电子邮件客户端将允许您使用免费电子邮件帐户发送和接收电子邮件附件

采用电子邮件附件进行文件传输的劣势:

  • 文件大小受限 - 通常无法通过电子邮件附件发送超过 25 MB 的文件
  • 安全性低 - 通过电子邮件发送文件意味着创建一个永远存在的副本,并且可以转发给任何人
  • 缺乏控制 - 发送后就无法控制。电子邮件附件一旦发送给收件人,就无法检索或更新,即使您需要更正错字或误发错误文件

何时采用电子邮件附件进行文件传输:

在现代云计算时代,电子邮件附件并不是必需的。如果您只需要尽快发送一些内容,并且不担心安全风险,电子邮件附件就很不错,但其他选项更具优势。

通过链接发送文件也同样快捷方便,这样您可以控制查看,以及增设密码保护等以增强安全性。如果您想对文件进行一些编辑,无需为您的收件人生成一个新的链接,只需将更新的文件保存到 Dropbox(使用同一文件名并保存在同一文件夹中),您的收件人就能看到最新版本。

一人正在通过云存储共享文件

文件传输网站

文件传输网站是个独立平台,您可以将文件或文件集上传到该平台,然后将这些文件转换为您可以与收件人共享的链接。

采用文件传输网站进行文件传输的优势:

  • 文件大小限制更大 - 使用Dropbox Transfer,您一次可以发送高达 100 GB 的文件
  • 文件传输更安全 - 文件传输采用加密方式进行,如果您想取消任何人对该链接的访问,您始终可以选择删除传输
  • 访问权限控制更全面 - 设置密码和链接到期日,以确保您的文件传输仅在正确的时间由相应的人员查看
  • 品牌标识可定制 - 通过在文件下载页面中嵌入您的个人企业品牌标识,给您的客户和顾客留下深刻印象
  • 交付确认 - 如文件被接收和下载时您会接获通知

采用文件传输网站进行文件传输的劣势:

  • 文件大小限制仍然存在 - 虽然限制更宽松,但文件传输大小仍然存在限制。如需发送更大的文件集,您始终可以将它们分成多个单独的不足 100 GB 的传输来规避这一问题。

何时采用文件传输网站进行文件传输:

如果您想将大文件发送给您的客户,但您又不想让他们访问原始文件,那么文件传输平台就是个很好的解决方案。

当您的独创企业涉及向客户提供视频、音频或其他大型多媒体文件,使用文件传输平台尤为常见。家庭摄影师、婚礼摄像师和音乐制作人都是这一需求的典型示例。

如果您希望共享文档的单一版本或就其展开协作,那么云存储解决方案可能更适合您的需求。

Dropbox 云存储提供的可视化文件共享功能

云储存

云存储类似于硬盘驱动器上的存储空间,仅文件存储在网上,可通过互联网访问。

通过在线存储您的文件,您可以授予他人访问权限,而无需向他们发送单独的副本。这使我们能够轻松协作提供有关文件的反馈,一站式化繁为简。

通过云存储进行文件共享的优势:

  • 快速简便 - 共享文件就像复制一个链接一样简单
  • 轻松协作 - 云存储和文件共享使两个人能并行处理一个文件。当您在繁忙的时候请一个自由职业者协助工作时,这是最完美的选择!
  • 一站式收集反馈 - 如果您正在处理一个文件,且需要与多人共享以进行审查,您可以通过授予访问权限保持所有事情有序开展,而不是发送单独的副本

通过云存储进行文件共享的劣势:

  • 授予对原始版本的访问权限 - 有时您不希望用户访问原始文件。在这些情况下,另一种文件共享解决方案可能更适合。
  • 意外删除文件 - 毫无戒心的收件人可能会删除您的原始文件,但以为他们删除的是副本。幸运的是,Dropbox 大力加持,让您可以在 30 天内恢复删除的文件

何时采用云存储共享文件:

当您想让协作者或审查者参与正在进行的工作时,采用云存储进行文件共享是不错的选择。它让您能够掌握项目并从单个文件中协同工作。

如果您希望向客户交付成品,那么通过文件传输发送副本通常是您最好的选择。这样,您就将客户购买的产品交给了他们,然后他们便可按照自己的意愿使用。

插图:一人将一串钥匙交给另一个人,象征着安全数据的物理传输

其他文件传输方式

可移动存储空间

可移动存储空间是物理存储空间,就像您电脑上的硬盘一样,可以从您的设备上移除。从小型 USB 闪存驱动器到大型外部硬盘驱动器,形状和大小不一。

可移动存储空间可用于文件传输,方法是将其插入一台设备,将文件移动或复制到可移动存储空间中,然后拔下并将其连接到另一台设备。虽然这是一种相对容易的文件传输方法,但它的速度慢,需要手动操作,而且如果驱动器丢失,则会构成安全威胁。

虽然可移动存储空间曾经是传输大文件的常见方式,但云技术的进步意味着基于互联网的方式几乎总是会为您提供更好的服务。

FTP

FTP 代表文件传输协议,是一种用于文件传输的旧互联网协议,允许电脑将文件快速发送到服务器。

随着云技术的进步,您不太可能需要 FTP,但在研究文件存储空间和共享解决方案时,您可能会遇到。

不建议个体企业创业经营者或初创公司使用 FTP 作为首选的文件传输解决方案。相反,选择基于云的文件共享或文件传输系统,可以为您提供更好的体验和更强的安全性。

一名个体企业创业经营者正在使用 Dropbox 有品牌标识的共享设置进行个性化文件共享

面向个体企业创业经营者和小企业主的大文件安全共享提示

用于企业的文件传输解决方案一经决定,重要的是保持安全可控。毕竟,您只有一个人,您的企业承担不起成为安全漏洞或数据丢失受害者的代价。

以下是一些关于安全文件共享的重要提示,请牢记于心:

1. 使用云存储,共享和协作就像复制链接一样简单

请记住,文件传输并不总是必要的,通过云存储进行共享能够很好地掌控版本控制和管理文件访问。

使用 Dropbox,您可以将文件存储在云中,这样您能够在需要时与他人无缝协作共享访问权限

2. 当您确实需要传输时,请确保对传输加密

文件传输加密是一项基本的安全措施,它对数据进行编码,以防外部人员读取或获悉正在传输的数据。简单地说,加密可以保护您的文件传输中的数据免遭潜在黑客的攻击。

这就是为什么您使用 Dropbox Transfer 发送的每个文件都是加密的,其目的就是为了保护文件免受安全威胁。

3. 留下好印象,考虑品牌文件传输以展示您的独创企业

第一印象很重要,特别是当您的企业还处于早期发展阶段时。

您在创建徽标,视觉标识,甚至可能是网站或社交存在方面已经付出很多努力。同样,在文件传输方面也应如此。

通过为传输文件的下载页面定制品牌标识,您可以确保给客户留下深刻持久的印象。

4. 切记要备份,以增加文件安全性

即使使用云存储,您的本地数据和文件仍存在风险。当您的企业全盘依赖于一台笔记本电脑时,拥有备份解决方案物超所值。

Dropbox Backup 为您的设备上的文件和文件夹创建快照,以便您可以在发生严重错误时恢复到最新版本的数据。

使用 Dropbox 即可一站式体验所有这些安全文件共享功能

无论个体企业创业经营者的业务是什么,我们都能提供您所需的一切,且一站式即可享有全部功能。

Dropbox 让文件共享既快速又简单。只需共享一个链接,即可向任何人发送任何内容,即便他们没有 Dropbox 帐户。

当您需要发送更大的文件时,使用 Dropbox Transfer 便可以安全方式传输一个大文件或文件集。

为您的企业提供轻松无忧的文件共享。

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