Imagina que has decidido montar un negocio de fotografía en solitario y, en tu primer mes, ya tienes tres clientes, lo cual está muy bien.
Después de encargarte de las sesiones y los retoques iniciales, llega el momento de compartir tu trabajo con los clientes, que están muy emocionados, pero no entienden mucho de tecnología. El problema es que la exportación final ocupa 4 GB, y su cliente de correo solo acepta archivos adjuntos de 15 MB o menos. ¿Qué puedes hacer?
Demasiados negocios como el tuyo se enfrentan a este problema, sobre todo si los lleva una sola persona que encima tiene que trabajar muy rápido y con poco equipo.
En esta guía para emprendedores y pequeñas empresas, hablamos de los problemas y las soluciones que atañen a las transferencias de archivos grandes. Cuando hayas terminado de leerla, podrás compartir archivos de cualquier tamaño sin problemas y siempre que lo necesites.
En qué consiste transferir archivos y en qué se diferencia de compartirlos
La transferencia de archivos es el proceso de mover archivos digitales —como documentos, imágenes y vídeos— de una ubicación a otra. Pueden ser ubicaciones físicas (por ejemplo, el disco duro local de un portátil) o soluciones de almacenamiento digital, como Dropbox.
Si te suena este concepto, seguro que también has oído hablar del uso compartido de archivos aplicado al mismo contexto. Aunque ambos términos se suelen usar indistintamente, en realidad se refieren a dos procesos distintos:
- La transferencia de archivos es una forma de enviar la copia de un archivo a otra ubicación u otro dispositivo.
- El uso compartido de archivos es el proceso de concederles a otros usuarios acceso a una versión única de un archivo mediante Internet y la tecnología de nube.
Para las pequeñas empresas, las start-ups y los emprendedores que tienen que enviar archivos grandes a sus clientes, encontrar la solución de transferencia de archivos que mejor se adapte a sus necesidades es fundamental.
Hay muchos tipos de transferencia de archivos, y los veremos todos para que puedas tomar una decisión bien fundada y elegir lo mejor para tu negocio.
Por qué las transferencias de archivos son tan importantes para los emprendedores y las start-ups
Los emprendedores son empresarios que no disponen de personal que se encargue de las operaciones principales del negocio. Estos son algunos de los perfiles de emprendedor habituales:
- Consultores y orientadores.
- Blogueros.
- Creadores de cursos.
- Vendedores e intermediarios de comercio electrónico.
- Creadores de contenido de vídeo, pódcast y directos.
Mientras que las grandes empresas y las organizaciones disponen de equipos de TI propios y soluciones tecnológicas que cubren toda la empresa, los emprendedores y las start-ups suelen tener que encargarse de todo.
Así pues, la responsabilidad de contar con la tecnología necesaria para entregar el contenido recae sobre ti. Esta es la realidad tanto para creadores de contenido que quieran transferir archivos de vídeo grandes sin editar de un dispositivo a otro como para consultores que quieran compartir documentos con sus clientes.
Tipos de transferencia de archivos
Hay muchas formas de transferir archivos, tanto en línea como sin conexión, y cada una presenta sus ventajas y casos de uso. Estos son los cinco tipos de transferencia de archivos más comunes:
- Archivo adjunto de correo
- Sitio web de transferencia de archivos
- Almacenamiento en la nube
- Almacenamiento extraíble, como un disco duro externo o una unidad flash USB
- FTP (protocolo de transferencia de archivos).
No hay ninguna opción que sea ideal para todas las situaciones, y muchas presentarán ciertas ventajas en función de las necesidades de cada momento. Queremos ayudarte a entender todos los métodos disponibles, así que veamos cada uno en detalle.
Archivo adjunto de correo
Un archivo adjunto de correo es una forma de transferir archivos que consiste en enviar una copia de un archivo a otra persona por correo. La copia del archivo se guarda en el correo, que luego llega al cliente de correo del destinatario.
Ventajas de los archivos adjuntos de correo en cuanto a transferencia de archivos:
- Rapidez y facilidad: adjuntar un documento a un correo es muy fácil; solo hay que arrastrarlo y soltarlo.
- Gratuito: muchos clientes de correo permiten enviar y recibir archivos adjuntos de correo con su cuenta gratuita.
Desventajas de los archivos adjuntos de correo en cuanto a transferencia de archivos:
- Límites de tamaño de los archivos: normalmente, no se pueden enviar archivos adjuntos de más de 25 MB.
- Seguridad: enviar un archivo por correo implica que se cree una copia permanente que además se puede reenviar a cualquiera.
- Falta de control: el envío es irreversible. Cuando un archivo adjunto de correo se ha enviado a su destinatario, ya no se puede recuperar ni actualizar, por mucho que se haya escrito mal una palabra o enviado el archivo que no era.
Cuándo deben usarse los archivos adjuntos de correo:
Con la informática actual, que está basada en la nube, los archivos adjuntos de correo no son necesarios. Son una opción válida para enviar un archivo muy rápido y sin pensar mucho en los riesgos de seguridad, pero casi siempre hay alternativas mejores.
Enviar un archivo mediante un enlace es igual de rápido y sencillo, pero además permite controlar quién puede ver el archivo y añade opciones de seguridad (por ejemplo, la protección con contraseña). Si se tiene que editar el archivo, no es necesario generar un enlace nuevo para los destinatarios; solo hay que guardar el archivo actualizado en Dropbox —manteniendo el nombre de archivo y la carpeta de guardado— para que los destinatarios puedan acceder a la versión más actualizada.
Sitios web de transferencia de archivos
Un sitio web de transferencia de archivos es una plataforma independiente a la que se suben archivos o grupos de archivos para convertirlos en un enlace que se puede compartir con los destinatarios.
Ventajas de los sitios web de transferencia de archivos:
- Límites de tamaño de archivo más altos: con Dropbox Transfer, puedes enviar hasta 100 GB de archivos al mismo tiempo.
- Transferencia de archivos segura: las transferencias de archivos están cifradas. Además, siempre que quieras, podrás eliminar una transferencia para que las personas que tengan el enlace no puedan acceder al contenido.
- Mayor control del acceso: establece contraseñas y fechas de vencimiento de los enlaces para asegurarte de que la transferencia solo sea visible para las personas adecuadas y en el momento oportuno.
- Personalización de la marca adaptable: impresiona a tus clientes con una página de descarga de archivos acorde a la personalización de la marca de tu negocio.
- Confirmación de la entrega: recibirás una notificación cuando otras personas reciban y descarguen tus archivos.
Desventajas de los sitios web de transferencia de archivos:
- Sigue habiendo límites de tamaño de archivo: aunque sean mucho más permisivos, los límites de transferencia no desaparecen. Si tienes que enviar grupos de archivos muy grandes, puedes dividirlos en varias transferencias de menos de 100 GB.
Cuándo deben usarse los sitios web de transferencia de archivos:
Una plataforma de transferencia de archivos es una opción excelente si se quieren enviar archivos grandes a los clientes sin que estos tengan acceso a los originales.
Este escenario es especialmente común entre empresarios individuales que tienen que entregar archivos de vídeo, audio u otros formatos multimedia de gran tamaño a sus clientes. Por ejemplo, los fotógrafos familiares, videógrafos de bodas y productores musicales suelen encontrarse en esta situación.
Si quieres compartir una única versión de un documento o colaborar en ella, una solución de almacenamiento en la nube podría ser lo que estás buscando.
Almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube se parece al almacenamiento de en un disco duro, pero los archivos se guardan en línea, y se puede acceder a ellos en Internet.
Al tener los archivos en línea, es posible conceder acceso al contenido a otras personas sin enviarles una copia por separado. De este modo, colaborar en los archivos y comentarlos es fácil y se puede hacer con fluidez desde un solo sitio.
Ventajas del uso compartido de archivos con almacenamiento en la nube:
- Rapidez y facilidad: para compartir archivos, solo hay que copiar un enlace.
- Colaboración sin esfuerzo: el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos permiten que dos personas trabajen en un mismo archivo simultáneamente. Es una muy buena opción cuando, por ejemplo, hay que incorporar a autónomos para los meses de más trabajo.
- Recopilación de los comentarios: si estás trabajando en un archivo y tienes que compartirlo con varias personas para que lo revisen, puedes concederles acceso al archivo en lugar de enviarles copias por separado. Esto te ayudará a mantenerlo todo organizado.
Desventajas del uso compartido de archivos con almacenamiento en la nube:
- Acceso a la versión original: a veces, no queremos que otras personas puedan acceder al archivo original. En tales casos, es mejor usar otra solución de uso compartido de archivos.
- Eliminación accidental de archivos: un destinatario incauto podría eliminar el archivo original pensando que está eliminando una copia. Por suerte, Dropbox ha pensado en ello: puedes recuperar archivos eliminados con un margen de 30 días.
Cuándo debe usarse el almacenamiento en la nube para compartir archivos:
El uso compartido de archivos con almacenamiento en la nube resulta ideal cuando hay que incorporar a colaboradores o revisores a un trabajo que ya está en marcha porque permite estar al día de todo y colaborar en un solo archivo.
Cuando haya que enviar el producto terminado a un cliente, hacerle llegar una copia con una transferencia de archivos será normalmente la mejor opción. Recibirá el producto que ha pedido y podrá usarlo como considere oportuno.
Métodos alternativos de transferencia de archivos
Almacenamiento extraíble
El almacenamiento extraíble es un tipo de almacenamiento físico —como el disco duro de un ordenador— que se puede, obviamente, extraer de un dispositivo. Lo hay de todo tipo, desde unidades flash USB pequeñas hasta unidades de disco duro externo grandes.
El almacenamiento extraíble se puede usar en transferencias de archivos; para ello, hay que conectarlo a un dispositivo, mover o copiar los archivos, desconectarlo del dispositivo y conectarlo a otro. Es un método de transferencia de archivos relativamente sencillo, pero también es lento, manual y arriesgado si se pierde la unidad.
Aunque el almacenamiento extraíble solía ser un método común para transferir archivos grandes, los avances que se han producido en la tecnología de nube han provocado que los métodos que se basan en Internet casi siempre sean más útiles.
FTP
La sigla FTP hace referencia a la traducción al inglés de “protocolo de transferencia de archivos”, un protocolo de Internet antiguo para la transferencia de archivos que permite enviar archivos rápidamente de un ordenador a un servidor.
Teniendo en cuenta el estado actual de la tecnología de nube, usar un FTP no es lo más habitual, pero puede que te encuentres con esta sigla si empiezas a investigar sobre soluciones de almacenamiento y uso compartido de archivos.
El FTP no es la solución de transferencia de archivos recomendada para empresarios individuales o start-ups. Para estos perfiles, resulta más interesante un sistema de transferencia de archivos o uso compartido de archivos basado en la nube, una opción que les aportará más seguridad y una experiencia con mejores resultados.
Consejos para transferir archivos de forma segura: emprendedores y pequeñas empresas
Cuando hayas elegido una solución de transferencia de archivos para tu negocio, es importante que controles la seguridad. Al fin y al cabo, no hay nadie para ayudarte, y el negocio no puede permitirse sufrir un fallo de seguridad ni perder datos.
Estos son algunos consejos destacados que debes tener en cuenta si quieres compartir archivos de forma segura:
1. Usa el almacenamiento en la nube para colaborar y compartir con tan solo copiar un enlace
Recuerda que transferir archivos no siempre es necesario, y que compartir archivos mediante almacenamiento en la nube puede ser una buena forma de controlar las versiones y gestionar el acceso.
Con Dropbox, puedes guardar tus archivos en la nube, colaborar con otras personas de forma fluida o compartir el acceso cuando sea necesario.
2. Si tienes que recurrir a las transferencias, asegúrate de que estén cifradas
El cifrado de transferencias de archivos es una medida de seguridad imprescindible que codifica los datos para que personas ajenas no puedan leer ni conocer los datos que se están transfiriendo. En pocas palabras, con el cifrado se protegen los datos de las transferencias de archivos frente a posibles ataques.
Por este motivo, todos los archivos que envíes con Dropbox Transfer se cifran a fin de protegerlos de amenazas de seguridad.
3. Causa una buena impresión y piensa en las transferencias de archivos con personalización de la marca como un escaparate para tu negocio
La primera impresión es la que cuenta, sobre todo si hablamos de un negocio que está dando sus primeros pasos.
Te has esforzado en crear un logotipo, una identidad visual y puede que incluso un sitio web o una presencia en redes sociales. Las transferencias de archivos no pueden ser menos.
Con la personalización de la marca de la página de descarga para las transferencias, seguro que impresionas a los clientes.
4. Recuerda hacer una copia de seguridad para proteger mejor los archivos
Incluso usando almacenamiento en la nube, existen ciertos riesgos para los datos y archivos locales. Cuando un negocio funciona desde un portátil (el tuyo), contar con una solución de copia de seguridad vale la pena.
Dropbox Backup crea una instantánea de los archivos y carpetas del dispositivo para que puedas volver a una versión reciente de los datos en caso de que se produzcan errores graves.
Dropbox te ofrece todas estas funciones de uso compartido de archivos seguras
Tenemos todo lo que cualquier emprendedor puede necesitar.
Con Dropbox, compartir archivos de forma segura es muy sencillo y rápido. Solo tienes que compartir un enlace para enviar cualquier archivo a quien tú quieras, aunque no tenga cuenta de Dropbox.
Además, cuando quieras enviar contenido de gran tamaño, podrás usar Dropbox Transfer para transferir de forma segura un archivo o grupo de archivos grande.