Bezpieczne przesyłanie plików dla małych firm

Wyobraź sobie taką sytuację: postanawiasz założyć małą firmę fotograficzną i w pierwszym miesiącu zdobywasz trzech klientów. To świetnie!

Po zrobieniu zdjęć i wstępnej obróbce chcesz udostępnić swoją pracę podekscytowanym – aczkolwiek nie bardzo obeznanym technicznie – klientom. Pojawia się jednak problem: pliki, które chcesz przesłać, zajmują 4 GB, a program pocztowy klienta akceptuje tylko załączniki do 15 MB. Co teraz?

To wyzwanie, przed którym stoi wiele obiecujących firm – zwłaszcza tych jednoosobowych, których jest coraz więcej i które są znane z niewystarczającego wyposażenia.

W tym przewodniku dla jednoosobowych i małych firm omówimy bezpieczne sposoby przesyłania dużych plików. Gdy go przeczytasz, będziesz wiedzieć, jak udostępniać pliki o dowolnym rozmiarze zawsze, gdy będzie to konieczne.

Co to jest przesyłanie plików i czym różni się od udostępniania plików?

Przesyłanie plików to proces przenoszenia plików cyfrowych – takich jak dokumenty, obrazy i filmy – z jednej lokalizacji do innej. Te lokalizacje mogą być fizyczne, na przykład lokalny dysk twardy w laptopie, lub mogą to być cyfrowe rozwiązania do przechowywania, takie jak Dropbox.

Jeśli te pojęcia są Ci znane, bez wątpienia nie jest Ci również obce sformułowanie udostępnianie plików. Mimo że te terminy często są używane zamiennie, w rzeczywistości opisują dwa odrębne procesy:

• Przesyłanie plików polega na wysłaniu kopii plików do innej lokalizacji lub na inne urządzenie.
• Udostępnianie plików polega na zapewnieniu innym użytkownikom dostępu do istniejącej pojedynczej wersji pliku za pośrednictwem Internetu i technologii opartej na chmurze.

W przypadku małych firm, startupów i samozatrudnionych, dla których wysyłanie dużych plików do klientów jest istotną częścią działalności, znalezienie odpowiedniego rozwiązania do przesyłania plików jest niezwykle ważne.

Istnieje wiele form przesyłania plików. Przyjrzymy się każdej z nich, aby umożliwić Ci podjęcie świadomej decyzji, która będzie najlepsza dla Twojej firmy.

Dlaczego przesyłanie plików jest tak ważne dla samozatrudnionych i startupów?

Osoba samozatrudniona to osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która nie ma żadnych pracowników do wykonywania głównych zadań w firmie – wszystko robi sama. Oto kilka typowych przykładów samozatrudnienia:

• Konsultanci i trenerzy
• Blogerzy
• Autorzy kursów
• Sprzedawcy w e-handlu i „dropshipperzy”
• Autorzy podcastów, filmów i zawartości przesyłanej strumieniowo

Duże firmy i przedsiębiorstwa mają osobne zespoły IT oraz rozwiązania technologiczne obsługujące całą firmę, natomiast samozatrudnieni i startupy często muszą polegać na sobie samych i swoich własnych urządzeniach.

Oznacza to, że osoba samozatrudniona jest jedyną osobą odpowiedzialną za pozyskanie technologii, która umożliwi jej wykonywanie pracy. Może to być twórca, który musi przesłać duże, nieprzetworzone pliki wideo między urządzeniami, lub konsultant udostępniający dokumenty klientom.

Sposoby przesyłania plików

Istnieje wiele sposobów przesyłania plików, zarówno online, jak i offline. Każdy z nich charakteryzuje się innymi korzyściami i przypadkami użycia. Oto pięć najpopularniejszych sposobów przesyłania plików:

• Załącznik e-maila
• Witryna do przesyłania plików
• Przechowywanie w chmurze
• Przenośny nośnik danych, taki jak zewnętrzny dysk twardy lub pendrive
• FTP (File Transfer Protocol)

Nie ma jednej najlepszej opcji – wiele z tych sposobów ma określone zalety w zależności od sytuacji. Aby to wszystko miało sens, teraz omówimy każdą metodę bardziej szczegółowo.

Załącznik e-maila

Załącznik e-maila to metoda przesyłania plików, która polega na wysłaniu kopii pliku do innej osoby za pomocą wiadomości e-mail. Kopia pliku jest zapisywana w e-mailu, który jest wysyłany, a następnie odbierany przez klienta poczty e-mail adresata.

Zalety przesyłania plików w formie załączników e-maili

• Szybkość i łatwość obsługi – aby dołączyć dokument do e-maila, wystarczy go przeciągnąć i upuścić.
• Brak kosztów – wiele popularnych klientów poczty e-mail umożliwia wysyłanie i odbieranie załączników e-maili za pomocą bezpłatnych kont.

Wady przesyłania plików w formie załączników

• Limity rozmiarów plików – za pomocą załączników e-mail na ogół nie można przesłać więcej niż 25 MB.
• Bezpieczeństwo – wysłanie pliku w e-mailu oznacza utworzenie kopii, która istnieje cały czas i może zostać przesłana dalej do dowolnej osoby.
• Brak kontroli – nie da się cofnąć wysłania pliku. Załącznika e-mail nie można wycofać ani zaktualizować po wysłaniu do adresata, nawet jeśli chodzi o poprawienie literówki lub usunięcie nieprawidłowego pliku wysłanego przez pomyłkę.

Kiedy używać załączników

We współczesnej erze przetwarzania opartego na chmurze załączniki e-maili w zasadzie nie są potrzebne. Sprawdzają się, jeśli chcesz wysłać coś jak najszybciej i nie martwisz się o bezpieczeństwo, jednak inne opcje prawie zawsze są lepsze.

Równie szybko i łatwo można wysłać plik za pomocą łącza, które zapewnia ochronę hasłem i oferuje kontrolę nad tym, kto może wyświetlić plik. A jeśli chcesz wprowadzić w pliku kilka zmian, nie musisz tworzyć nowego łącza dla swoich odbiorców. Wystarczy zapisać zaktualizowany plik w Dropbox (z tą samą nazwą pliku i w tym samym folderze), a odbiorcy będą mogli wyświetlić najbardziej aktualną wersję.

Witryny do przesyłania plików

Witryna internetowa do przesyłania plików to autonomiczna platforma, do której przesyłasz pliki (lub kolekcję plików). Następnie pliki są konwertowane na łącze, które możesz udostępnić odbiorcom.

Zalety witryn do przesyłania plików

• Większe limity rozmiarów plików – za pomocą rozwiązania Dropbox Transfer możesz wysłać do 100 GB plików jednocześnie.
• Bezpieczne przesyłanie plików – przesyłane pliki są zaszyfrowane i zawsze możesz je usunąć, jeśli chcesz zablokować dostęp dowolnej osobie posiadającej łącze.
• Większa kontrola nad dostępem – możesz ustawić hasło i datę wygaśnięcia łącza, aby mieć pewność, że przesłane pliki są widoczne tylko dla wybranych osób w wybranym czasie.
• Własny branding – dzięki stronie pobierania plików oznaczonej elementami marki Twojej jednoosobowej firmy zrobisz dobre wrażenie na klientach i kontrahentach.
• Potwierdzenie dostarczenia – możesz otrzymywać powiadomienia dotyczące odebrania i pobrania plików.

Wady witryn do przesyłania plików

• Nadal obowiązują limity rozmiarów plików – mimo że są dużo większe, limity rozmiarów przesyłanych plików nadal obowiązują. Jeśli chcesz wysłać większe kolekcje plików, zawsze możesz podzielić je na kilka oddzielnych transferów o rozmiarze mniejszym niż 100 GB.

Kiedy używać witryny do przesyłania plików

Platforma przesyłania plików jest doskonałym rozwiązaniem, jeśli chcesz wysłać do klientów duże pliki, ale nie chcesz, aby mieli oni dostęp do oryginałów.

Jest to szczególnie przydatne, gdy Twoja jednoosobowa firma zajmuje się dostarczaniem klientom filmów, plików audio lub innych dużych dokumentów multimedialnych. Takie wymagania często mają na przykład fotografowie, kamerzyści ślubni i producenci muzyczni.

Jeśli natomiast chcesz udostępniać lub współtworzyć jedną wersję dokumentu, rozwiązanie do przechowywania w chmurze może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom.

Przechowywanie w chmurze

Przechowywanie w chmurze jest podobne do przechowywania na dysku twardym, tyle że pliki są zapisywane online i można do nich uzyskać dostęp przez Internet.

Gdy przechowujesz pliki online, możesz udzielić innym dostępu bez konieczności wysyłania im oddzielnej kopii. Dzięki temu współpraca nad plikami i przekazywanie opinii na ich temat jest łatwe – wszystko można zrobić w jednym miejscu.

Zalety udostępniania plików w chmurze

• Szybkość i łatwość obsługi – aby udostępnić plik, wystarczy skopiować łącze.
• Bezproblemowa współpraca – przechowywanie i udostępnianie plików w chmurze umożliwiają jednoczesną pracę nad plikiem dwóm osobom. To idealne rozwiązanie, gdy masz więcej pracy i nawiązujesz tymczasową współpracę z freelancerem.
• Zbieranie wszystkich opinii w jednym miejscu – jeśli pracujesz nad plikiem i musisz pokazać go wielu osobom w celu przejrzenia i oceny, możesz wszystko zorganizować, zapewniając im dostęp do pliku zamiast rozsyłać oddzielne kopie.

Wady udostępniania plików w chmurze

• Udzielanie dostępu do oryginalnej wersji – czasami nie chcesz, aby inne osoby miały dostęp do oryginalnego pliku. W takich przypadkach lepiej użyć innego rozwiązania do udostępniania plików.
• Przypadkowe usuwanie plików – niczego nie podejrzewający odbiorca może usunąć oryginalny plik, myśląc, że usuwa kopię. Na szczęście Dropbox czuwa i umożliwia odzyskanie usuniętych plików przez 30 dni.

Kiedy udostępniać pliki w chmurze

Udostępnianie plików w chmurze jest idealne, gdy chcesz zaangażować współpracowników lub recenzentów do trwającej pracy nad plikiem. Ten sposób umożliwia zachowanie kontroli nad projektem i wspólną pracę nad jednym plikiem.

Jeśli chcesz dostarczyć klientowi ukończony produkt, wysłanie kopii za pomocą usługi do przesyłania plików na ogół będzie najlepszym rozwiązaniem. W ten sposób przekazujesz mu produkt, za który zapłacił i którego następnie może używać wedle własnych upodobań.

Alternatywne metody przesyłania plików

Przenośny nośnik danych

Przenośny nośnik danych to urządzenie, takie jak dysk twardy komputera, które można odłączyć i – zgodnie z nazwą – przenieść w inne miejsce. Występują one w różnych kształtach i rozmiarach, od mniejszych pendrive'ów aż do dużych zewnętrznych dysków twardych.

Przenośnego nośnika danych można użyć do przesyłania plików, fizycznie podłączając go do jednego urządzenia, przenosząc lub kopiując na niego pliki, a następnie odłączając i podłączając do innego urządzenia. Jest to dość łatwa metoda przesyłania plików, lecz jednocześnie jest ona powolna i ręczna, a utrata nośnika stanowi zagrożenie bezpieczeństwa.

Przenośne nośniki danych były kiedyś popularnym sposobem przesyłania dużych plików, jednak postępy technologii chmurowej sprawiły, że metoda oparta na Internecie prawie zawsze będzie lepszym wyborem.

ftp

FTP to skrót od File Transfer Protocol – jest to stary protokół internetowy do przesyłania plików, który umożliwia szybkie przesyłanie plików z komputera na serwer.

Biorąc po uwagę zaawansowanie technologii chmurowej, raczej nie będziesz potrzebować protokołu FTP, ale możesz napotkać informacje na jego temat podczas wyszukiwania informacji o rozwiązaniach do przechowywania i udostępniania plików.

Osobom samozatrudnionym i startupom nie zaleca się używania protokołu FTP jako preferowanego rozwiązania do przesyłania plików. Zamiast tego lepiej wybrać system przesyłania i udostępniania plików oparty na chmurze, który zapewnia lepszą wygodę użytkowania i silniejsze zabezpieczenia.