Sugerencias para una transferencia segura de archivos para pequeñas empresas y emprendedores independientes

¿Qué haces cuando un archivo de uso crítico para la empresa es demasiado grande para el correo electrónico? Aprende a transferir archivos de gran tamaño de forma segura en esta guía esencial para los emprendedores independientes.

​​Un empresario independiente trabaja en proyectos de video en su computadora portátil

Imagina este escenario: has decidido comenzar tu propio negocio de fotografía y has atraído a tres clientes en tu primer mes. ¡Buenas noticias!

Ya se tomaron las fotografías y los tratamientos iniciales ya están listos, es hora de compartir tu trabajo con tus clientes, que están entusiasmados pero no saben mucho de tecnología. Un problema: la exportación final es de 4 GB y el correo electrónico de tu cliente solo acepta adjuntos de hasta 15 MB. ¿Y ahora qué?

Este es un desafío al que se enfrentan demasiadas empresas incipientes, especialmente aquellas que se encuentran en la categoría de emprendedor independiente de ritmo acelerado pero sin el equipo necesario.

En esta guía para emprendedores independientes y pequeñas empresas, cubriremos los motivos y el modo de hacer la transferencia de archivos de gran tamaño. Una vez que hayas terminado de leer, deberías sentirte seguro de que siempre podrás compartir archivos de cualquier tamaño, siempre que tu empresa lo requiera.

¿Qué es la transferencia de archivos y cómo se compara con el uso compartido de archivos?

La transferencia de archivos es el proceso de mover archivos digitales, como documentos, imágenes y videos, de una ubicación a otra. Estas ubicaciones pueden ser físicas, como el almacenamiento en el disco duro local de tu computadora portátil, o soluciones de almacenamiento digital como Dropbox.

Si estás familiarizado con este concepto, no cabe duda de que también has escuchado referencias al uso compartido de archivos en el mismo contexto. Aunque los dos términos a menudo se utilizan indistintamente, de hecho se refieren a dos procesos distintos:

  • Transferencia de archivos es una forma de enviar una copia de un archivo a otro lugar o dispositivo.
  • El uso compartido de archivos es el proceso de proporcionar a otros usuarios acceso a una única versión existente de un archivo a través de Internet y la tecnología basada en la nube.

Para las pequeñas empresas, las empresas emergentes y los emprendedores independientes que siempre envían archivos de gran tamaño a sus clientes, es fundamental encontrar la solución de transferencia de archivos adecuada.

Hay muchas formas de transferencia de archivos, y analizaremos cada una de ellas para que puedas tomar una decisión informada sobre lo que es mejor para tu negocio.

 Un productor de música independiente mueve archivos a su almacenamiento en la nube de Dropbox, lo que facilita su uso compartido o transferencia

¿Por qué es tan importante la transferencia de archivos para los emprendedores independientes y las empresas emergentes?

Un emprendedor independiente es el propietario de una empresa que no tiene personal que no sea él mismo para llevar a cabo las principales operaciones del negocio. Algunos tipos comunes de emprendedor independiente incluyen los siguientes:

  • consultores e instructores
  • escritores de blog
  • creadores de cursos
  • vendedores de comercio electrónico y "dropshippers"
  • creadores de contenidos de pódcast, streaming y video

Mientras que las grandes empresas cuentan con equipos de TI dedicados y soluciones tecnológicas para toda la compañía, los emprendedores independientes y las empresas emergentes a menudo tendrán que depender de sí mismos y de sus propios dispositivos.

Esto significa que, como emprendedor independiente, eres el único responsable de contar con la tecnología para ofrecer lo que necesitas. Ya sea si se trata de creadores de contenidos que necesiten transferir grandes archivos de video sin procesar entre un dispositivo y otro, o de consultores que compartan documentos con sus clientes.

Tipos de transferencia de archivos

Hay muchas formas de transferir archivos, tanto en línea como sin conexión, cada uno con sus propios beneficios y casos prácticos. Cinco de los tipos más comunes de transferencia de archivos incluyen los siguientes:

  • adjunto de correo electrónico
  • sitio web de transferencia de archivos
  • Almacenamiento en la nube
  • almacenamiento extraíble, como un disco duro externo o una unidad USB flash
  • FTP (Protocolo de transferencia de archivos)

No existe una única mejor opción y muchos de estos enfoques tienen ventajas específicas según las necesidades de una situación determinada. Para ayudar a darle sentido a todo, ahora exploraremos cada método con más detalle.

Un gif de alguien enviando archivos con Dropbox Transfer

adjunto de correo electrónico

Un adjunto de correo electrónico es un método de transferencia de archivos que implica enviar una copia de un archivo a alguien por correo electrónico. Se guarda una copia del archivo en el correo electrónico, que luego se envía y que recibe el cliente de correo electrónico del destinatario.

Ventajas de los adjuntos de correo electrónico para la transferencia de archivos:

  • Rápido y fácil: adjuntar un documento a un correo electrónico es tan simple como arrastrar y soltar.
  • Gratis: muchos clientes de correo electrónico populares te permitirán enviar y recibir archivos adjuntos con una cuenta de correo electrónico gratuita.

Desventajas de los adjuntos de correo electrónico para la transferencia de archivos:

  • Límites de tamaño de los archivos: normalmente, no se pueden enviar adjuntos de más de 25 MB por correo electrónico.
  • Seguridad: enviar un archivo por correo electrónico significa crear una copia que existe para siempre y que podría ser reenviada a cualquiera.
  • Falta de control: una vez que se envía, se envía. No es posible recuperar o actualizar un archivo adjunto de correo electrónico una vez que se ha enviado al destinatario, incluso si tienes que corregir un error tipográfico o enviaste el archivo equivocado por error.

Cuándo usar adjuntos de correo electrónico:

En la era moderna de la informática en la nube, los archivos adjuntos al correo electrónico no son realmente necesarios. Están bien si solo necesitas enviar algo lo antes posible y no te preocupan los riesgos de seguridad, pero casi siempre son preferibles otras opciones.

Es igual de rápido y sencillo enviar un archivo a través de un vínculo, lo que permite controlar quién puede verlo, además de agregar seguridad adicional como la protección por contraseña. Y si quieres realizar algunas ediciones en tu archivo, no es necesario generar un nuevo vínculo para tus destinatarios. Simplemente guarda el archivo actualizado en Dropbox (manteniendo el mismo nombre de archivo y guardándolo en la misma carpeta) y tus destinatarios podrán ver tu versión más actualizada.

Ventajas del uso compartido de archivos con el almacenamiento en la nube:

Sitios web de transferencia de archivos

Un sitio web de transferencia de archivos es una plataforma independiente a la que se cargan archivos, o colecciones de archivos, que luego se convierten en un vínculo que puedes compartir con los destinatarios.

Ventajas de los sitios web de transferencia de archivos:

  • Límites de tamaño de archivos más grandes: con Dropbox Transfer, puedes enviar hasta 100 GB de archivos a la vez.
  • Transferencia segura de archivos: las transferencias de archivos se cifran y siempre tendrás la opción de eliminar una transferencia si deseas quitarle el acceso de cualquier persona que tenga el vínculo.
  • Mayor control sobre el acceso: establece contraseñas y fechas de vencimiento de los vínculos para asegurarte de que la transferencia de archivos solo sea vista por las personas adecuadas, en el momento adecuado.
  • Personalización de la marca: puedes dar una fuerte impresión a tus clientes y consumidores, con una página de descarga de archivos presentada en forma de personalización de marca de tu empresa.
  • Confirmación de entrega: recibe notificaciones cuando se reciban y descarguen tus archivos.

Desventajas de los sitios web de transferencia de archivos:

  • Los límites de tamaño de los archivos siguen existiendo: aunque son mucho más altos, los límites de tamaño de los archivos siguen existiendo para tus transferencias. Si necesitas enviar colecciones de archivos aún más grandes, siempre puedes dividirlas en varias transferencias separadas de <100 GB para evitar esto.

Cuándo utilizar un sitio web de transferencia de archivos

Una plataforma de transferencia de archivos es una solución excelente si quieres enviar archivos grandes a tus clientes y no quieres que tengan acceso al original.

Esto es particularmente común cuando tu empresa independiente se dedica a la entrega de documentos de video, audio u otros documentos multimedia grandes a los clientes. Fotógrafos de eventos familiares y bodas y productores de música son ejemplos clásicos de este requisito.

Si quieres compartir o colaborar en una única versión de un documento, una solución de almacenamiento en la nube podría ser la más adecuada para tus necesidades.

Una visualización de las funciones para compartir archivos disponibles con el almacenamiento en la nube de Dropbox

Almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube es similar al almacenamiento en el disco duro, solo que los archivos se almacenan en línea y se puede acceder a ellos a través de Internet.

Al almacenar tus archivos en línea, puedes dar acceso a otros, sin necesidad de enviarles una copia por separado. Esto hace que la colaboración y los comentarios sobre los archivos sean tareas sencillas, y que todo se optimice en un solo lugar.

Ventajas del uso compartido de archivos con el almacenamiento en la nube:

  • Rápido y fácil: compartir archivos es tan simple como copiar un vínculo.
  • Colaboración sin esfuerzo: el almacenamiento en la nube y el uso compartido de archivos hacen posible que dos personas trabajen en un archivo en paralelo. ¡Ideal para cuando traes a un freelancer a que te ayude durante un mes ajetreado!
  • Recopila comentarios en un solo lugar: si trabajas en un archivo y necesitas compartirlo con varias personas para su revisión, puedes mantener las cosas organizadas al otorgar acceso, en lugar de enviar copias separadas.

Desventajas del uso compartido de archivos con el almacenamiento en la nube:

  • Otorgas acceso a tu versión original: a veces no quieres que las personas tengan acceso al archivo original. En estos casos, podría ser preferible otra solución de uso compartido de archivos.
  • Eliminación accidental de archivos: un destinatario incauto podría eliminar tu archivo original, suponiendo que es una copia. Afortunadamente, Dropbox te cubre, ya que te permite recuperar los archivos eliminados durante 30 días.

Cuándo usar el almacenamiento en la nube para compartir archivos:

El uso compartido de archivos con almacenamiento en la nube es ideal cuando quieres incorporar colaboradores o revisores a un trabajo en curso. Te permite estar al tanto de tu proyecto y trabajar juntos desde un solo archivo.

Si quieres entregar el producto terminado a un cliente, por lo general, enviar una copia mediante transferencia de archivos será tu mejor opción. De este modo, les entregas el producto por el que han pagado y lo pueden utilizar como quieran.

Una ilustración de una persona entregando un juego de llaves a otra, simbolizando una transferencia física de datos seguros

Métodos alternativos de transferencia de archivos

Almacenamiento removible

El almacenamiento removible es un almacenamiento físico, como el disco duro de tu computadora que, efectivamente, se puede quitar de tu dispositivo. Viene en todas las formas y tamaños, desde unidades flash USB más pequeñas hasta grandes unidades de disco duro externas.

El almacenamiento extraíble se puede utilizar para la transferencia de archivos al conectarlo físicamente a un dispositivo, se mueven o copian los archivos allí y, a continuación, se desconecta el almacenamiento y se lo conecta a otro dispositivo. Aunque es un método relativamente sencillo para la transferencia de archivos, también es lento, manual y supone una amenaza para la seguridad si pierdes la unidad.

Aunque el almacenamiento removible solía ser una forma común de transferir archivos grandes, debido a los avances en la tecnología de la nube, un método basado en Internet casi siempre va a ser mejor.

FTP

FTP son las siglas de File Transfer Protocol (Protocolo de Transferencia de Archivos), un antiguo protocolo de Internet para la transferencia de archivos que permitía a una computadora enviar rápidamente archivos a un servidor.

Con el avance de la tecnología en la nube, es poco probable que necesites el FTP, pero es posible que te encuentres con él cuando busques soluciones de almacenamiento y uso compartido de archivos.

No se recomienda a los emprendedores independientes o a las empresas emergentes que utilicen el FTP como solución preferida para la transferencia de archivos. En cambio, elige un sistema basado en la nube para compartir archivos o transferir archivos que te proporcione una mejor experiencia y seguridad.

Un emprendedor que utiliza la configuración de uso compartido con personalización de marca de Dropbox para personalizar su uso compartido de archivos

Sugerencias para uso compartido de archivos de gran tamaño de forma segura para emprendedores independientes y propietarios de pequeñas empresas

Una vez que hayas decidido una solución de transferencia de archivos para tu empresa, es importante que mantengas tu seguridad bajo control. Después de todo, eres tú solo, y tu negocio no puede permitirse ser víctima de una infracción de seguridad o pérdida de datos.

Estas son algunas sugerencias para compartir archivos de forma segura:

1. Utiliza el almacenamiento en la nube, para que compartir y colaborar sean tareas tan simples como copiar un vínculo.

Recuerda que la transferencia de archivos no siempre es necesaria, y que compartirlos a través del almacenamiento en la nube puede ser una buena manera de estar al tanto del control de versiones y gestionar el acceso a los archivos.

Con Dropbox, puedes almacenar tus archivos en la nube, lo que te permite colaborar sin problemas con otras personas o compartir el acceso siempre que lo necesites.

2. Cuando necesites transferir, asegúrate de que esté cifrado.

El cifrado de transferencia de archivos es una medida de seguridad esencial que codifica los datos para evitar que personas ajenas puedan leer o comprender los datos que se transfieren. En pocas palabras, el cifrado protege los datos de tus transferencias de archivos de posibles piratas informáticos.

Es por eso que todos los archivos que envíes con Dropbox Transfer están cifrados para protegerlos de las amenazas a la seguridad.

3. Causa una buena impresión, piensa en la transferencia de archivos con personalización de marca para presentar tu empresa independiente.

La primera impresión es importante, sobre todo cuando tu empresa todavía está comenzando.

Ya te has esforzado en crear un logo, una identidad visual y, posiblemente, incluso un sitio web o una presencia social. Las transferencias de archivos no deben ser ninguna excepción.

Con una personalización de marca para tu página de descarga de transferencias, puedes asegurarte de causar una impresión perdurable en tus clientes.

4. Recuerda realizar una copia de seguridad para una capa adicional de seguridad de los archivos.

Incluso con el almacenamiento en la nube, tus datos y archivos locales siguen estando en riesgo. Cuando tu negocio vive y respira en una sola computadora portátil (la tuya), vale la pena tener una solución de copia de seguridad a tu lado.

Dropbox Backup crea una instantánea de los archivos y las carpetas de tu dispositivo para que puedas volver a una versión reciente de tus datos en caso de que se produzca un error crítico.

Obtén todas estas características para el uso compartido de archivos seguro en un solo lugar con Dropbox

No importa cuál sea tu negocio como emprendedor independiente, tenemos todo lo que necesitas, todo en un solo lugar.

El uso compartido de archivos con Dropbox es rápido y simple. Con solo compartir un vínculo, puedes enviar cualquier cosa a cualquier persona, aunque no tengan cuenta de Dropbox.

Y cuando necesites enviar algo un poco más grande, transferir de forma segura un archivo grande, o una colección de archivos, es simple gracias a Dropbox Transfer.

Uso compartido de archivos para tu negocio sin inconvenientes.

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