เคล็ดลับการโอนย้ายไฟล์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและเจ้าของธุรกิจคนเดียว

ลองนึกภาพว่า คุณตัดสินใจประกอบธุรกิจการถ่ายภาพเพียงคนเดียว และนับเป็นข่าวดีที่คุณมีลูกค้าทั้งหมดสามรายในเดือนแรก

เมื่อถ่ายภาพเสร็จสิ้นและเพิ่มรายละเอียดเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาแบ่งปันข้อมูลงานของคุณกับลูกค้าที่รู้สึกตื่นเต้นแต่ไม่ได้มีความรู้เรื่องเทคโนโลยีมากนัก แต่กลับพบปัญหาว่า ไฟล์ส่งออกขั้นสุดท้ายมีขนาด 4 GB และโปรแกรมรับส่งอีเมลของลูกค้ายอมรับเฉพาะสิ่งที่แนบมาขนาดไม่เกิน 15 MB เท่านั้น แล้วทีนี้ควรจะทำอย่างไรต่อไป

ธุรกิจที่กำลังเติบโตจำนวนมากต้องเผชิญกับความท้าทายนี้ โดยเฉพาะในกลุ่มเจ้าของธุรกิจคนเดียวที่ธุรกิจรุดหน้าไปอย่างรวดเร็ว แต่มักจะมีเครื่องมือไม่เพียงพอ

ในคู่มือสำหรับเจ้าของธุรกิจคนเดียวและธุรกิจขนาดเล็กนี้ เราจะอธิบายถึงสาเหตุและวิธีการโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ เมื่ออ่านจบแล้วคุณจะรู้สึกมั่นใจว่า สามารถแบ่งปันไฟล์ขนาดต่างๆ ได้ทุกครั้งเวลาที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ

การโอนย้ายไฟล์คืออะไร และเทียบกับการแบ่งปันไฟล์แล้วเป็นอย่างไร

การโอนย้ายไฟล์คือกระบวนการย้ายไฟล์ดิจิทัล เช่น เอกสาร รูปภาพ และวิดีโอจากตำแหน่งหนึ่งไปยังอีกตำแหน่งหนึ่ง ตำแหน่งต่างๆ เหล่านี้อาจเป็นตำแหน่งทางกายภาพ เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ในแล็ปท็อปของคุณ หรือโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลอย่าง Dropbox

หากคุ้นเคยกับแนวคิดนี้ คุณต้องเคยได้ยินการกล่าวถึงการแบ่งปันไฟล์ในบริบทเดียวกันอย่างแน่นอน ถึงแม้ว่าศัพท์สองคำนี้มักจะใช้สลับกันได้ แต่จริงๆ แล้วเกี่ยวข้องกับสองกระบวนการที่แตกต่างกันชัดเจน ดังนี้

• การโอนย้ายไฟล์คือ วิธีส่งสำเนาไฟล์ไปยังอีกตำแหน่งหรืออุปกรณ์หนึ่ง
• การแบ่งปันไฟล์คือ กระบวนการในการมอบสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เวอร์ชันเดียวที่มีอยู่ผ่านทางอินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีบนคลาวด์ให้กับผู้ใช้รายอื่นๆ

การค้นหาโซลูชันการโอนย้ายไฟล์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สตาร์ทอัพ และเจ้าของธุรกิจคนเดียวที่อาศัยการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้กับลูกค้า

การโอนย้ายไฟล์มีอยู่ด้วยกันหลายรูปแบบ และเราจะเจาะลึกลงไปในแต่ละรูปแบบ เพื่อให้คุณมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจเลือกรูปแบบที่เหมาะกับธุรกิจ

เพราะเหตุใดการโอนย้ายไฟล์จึงสำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจคนเดียวและสตาร์ทอัพ

เจ้าของธุรกิจคนเดียวคือ เจ้าของธุรกิจที่ไม่มีพนักงานคนใดนอกเหนือจากตนเองในการดำเนินงานหลักของธุรกิจ โดยประเภทเจ้าของธุรกิจคนเดียวที่พบโดยทั่วไปมีดังนี้

• ที่ปรึกษาและผู้ฝึกสอน
• บล็อกเกอร์
• ผู้สร้างหลักสูตร
• ผู้ขายอีคอมเมิร์ซและ “ผู้ขายดรอปชิป”
• ผู้สร้างพ็อดแคสต์ การสตรีม และเนื้อหาวิดีโอ

ขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่และองค์กรต่างๆ มีทีมไอทีโดยเฉพาะและโซลูชันด้านเทคโนโลยีทั่วทั้งบริษัท เจ้าของธุรกิจคนเดียวและสตาร์ทอัพมักจะต้องพึ่งพาตนเองและอุปกรณ์ที่ตนเองมี

ซึ่งแสดงให้เห็นว่า เจ้าของธุรกิจคนเดียวมีหน้าที่รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียวเพื่อให้มีเทคโนโลยีส่งมอบสิ่งที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างเนื้อหาที่ต้องการโอนย้ายไฟล์วิดีโอดิบขนาดใหญ่ระหว่างอุปกรณ์ หรือที่ปรึกษาที่ต้องแบ่งปันเอกสารกับลูกค้าก็ตาม

ประเภทของการโอนย้ายไฟล์

การโอนย้ายไฟล์มีอยู่หลายวิธีด้วยกันทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ โดยจะมีประโยชน์และกรณีการใช้งานที่แตกต่างกันไป ซึ่งวิธีการโอนย้ายไฟล์ห้าวิธีที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่

• สิ่งที่แนบมากับอีเมล
• เว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์
• บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์
• พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือแฟลชไดรฟ์ USB
• FTP (โปรโตคอลการโอนย้ายไฟล์)

ทั้งนี้ไม่มีทางเลือกใดที่ดีที่สุด และหลายๆ แนวทางเหล่านี้ก็มีข้อดีเฉพาะตัวตามความต้องการในสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง เราจะมาสำรวจรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละวิธีการ เพื่อช่วยให้เข้าใจวิธีต่างๆ ทั้งหมด

สิ่งที่แนบมากับอีเมล

สิ่งที่แนบมากับอีเมลเป็นวิธีการโอนย้ายไฟล์ที่ใช้การส่งสำเนาไฟล์ให้กับผู้อื่นทางอีเมล สำเนาไฟล์จะได้รับการบันทึกลงในอีเมล แล้วจึงส่งและรับโดยโปรแกรมรับส่งอีเมลของผู้รับ

ข้อดีของสิ่งที่แนบมากับอีเมลสำหรับการโอนย้ายไฟล์ มีดังนี้

• รวดเร็วและง่ายดาย—แนบเอกสารกับอีเมลได้ง่ายไม่ซับซ้อนพอๆ กับการลากแล้ววาง
• ฟรี—โปรแกรมรับส่งอีเมลยอดนิยมมากมายจะช่วยให้คุณส่งและรับสิ่งที่แนบมากับอีเมลได้ด้วยบัญชีอีเมลฟรี

ข้อเสียของสิ่งที่แนบมากับอีเมลสำหรับการโอนย้ายไฟล์ มีดังนี้

• ขีดจำกัดขนาดไฟล์—โดยทั่วไป คุณจะไม่สามารถส่งสิ่งที่แนบมากับอีเมลได้เกินกว่าประมาณ 25 MB
• การรักษาความปลอดภัย—การส่งไฟล์ทางอีเมลจะเป็นการสร้างสำเนาที่คงอยู่ตลอดไปและสามารถส่งต่อให้ใครก็ได้
• ไม่สามารถควบคุมได้—เมื่อส่งแล้วก็ส่งเลย จะไม่มีการเรียกคืนหรืออัพเดทสิ่งที่แนบมากับอีเมลเมื่อส่งถึงผู้รับแล้ว แม้ว่าจะต้องแก้ไขจุดที่พิมพ์ผิดหรือส่งไฟล์ผิดพลาดก็ตาม

กรณีที่ควรใช้สิ่งที่แนบมากับอีเมล

สิ่งที่แนบมากับอีเมลไม่ได้มีความจำเป็นมากนักในยุคการประมวลผลบนคลาวด์อันทันสมัย วิธีการนี้สามารถใช้ได้ หากคุณเพียงแค่ต้องส่งบางอย่างโดยเร็วที่สุดและไม่กังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัย แต่ทางเลือกอื่นๆ แทบจะใช้ได้ดีกว่าเสมอ

การส่งไฟล์ผ่านลิงก์แทนก็เป็นตัวเลือกที่รวดเร็วและง่ายดายไม่แพ้กัน วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมผู้ที่สามารถดูไฟล์ได้ ตลอดจนเพิ่มการรักษาความปลอดภัยพิเศษอย่างการป้องกันด้วยรหัสผ่าน และหากต้องการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ กับไฟล์ของคุณ ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างลิงก์ใหม่ให้กับผู้รับ เพียงบันทึกไฟล์ที่อัพเดทลงใน Dropbox (โดยคงชื่อไฟล์เดิมและบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เดิม) แล้วผู้รับก็จะสามารถดูเวอร์ชันที่เป็นปัจจุบันที่สุดของคุณได้

เว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์

เว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์เป็นแพลตฟอร์มแบบสแตนด์อโลนสำหรับอัพโหลดไฟล์หรือกลุ่มไฟล์ ซึ่งหลังจากนั้นจะถูกแปลงเป็นลิงก์ที่คุณสามารถแบ่งปันกับผู้รับได้

ข้อดีของเว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์ มีดังนี้

• ขีดจำกัดไฟล์ขนาดใหญ่ขึ้น—Dropbox Transfer ช่วยให้คุณสามารถส่งไฟล์ในแต่ละครั้งได้มากถึง 100 GB
• การโอนย้ายไฟล์อย่างปลอดภัย—การโอนย้ายไฟล์จะได้รับการเข้ารหัส และคุณสามารถลบการโอนย้ายได้ทุกเมื่อ หากต้องการลบสิทธิ์เข้าถึงออกจากทุกคนที่มีลิงก์
• การควบคุมสิทธิ์เข้าถึงที่ดียิ่งขึ้น—ตั้งรหัสผ่านและวันที่หมดอายุของลิงก์ เพื่อให้แน่ใจว่าการโอนย้ายไฟล์จะปรากฏเฉพาะกับบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น
• การสร้างแบรนด์ที่ปรับแต่งได้—สร้างความประทับใจอันดีให้กับผู้รับบริการและลูกค้าของคุณด้วยหน้าดาวน์โหลดไฟล์ที่ตกแต่งเพื่อสร้างแบรนด์ให้ธุรกิจเจ้าของคนเดียว
• การยืนยันการส่งมอบ—รับการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้รับและดาวน์โหลดไฟล์ของคุณ

ข้อเสียของเว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์ มีดังนี้

• ขีดจำกัดขนาดไฟล์ยังคงอยู่—แม้ว่าจะมีขนาดใหญ่กว่ามาก แต่ขีดจำกัดขนาดไฟล์ในการโอนย้ายก็ยังคงมีอยู่ หากต้องการส่งกลุ่มไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่านั้น คุณสามารถแยกไฟล์ออกเป็นการโอนย้ายหลายๆ ครั้งที่มีขนาดต่ำกว่า 100 GB ได้เสมอเพื่อแก้ไขปัญหานี้

กรณีที่ควรใช้เว็บไซต์สำหรับการโอนย้ายไฟล์

แพลตฟอร์มการโอนย้ายไฟล์เป็นโซลูชันยอดเยี่ยม หากคุณจะต้องส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้กับลูกค้า และไม่ต้องการให้ลูกค้าเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับได้

วิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้บ่อย โดยเฉพาะในกรณีที่ธุรกิจที่คุณเป็นเจ้าของคนเดียวมีการส่งมอบวิดีโอ เสียง หรือเอกสารมัลติมีเดียขนาดใหญ่อื่นๆ ให้กับลูกค้าเป็นหลัก ตัวอย่างทั่วไปของผู้ที่ใช้วิธีนี้คือ ช่างถ่ายภาพครอบครัว ช่างถ่ายวิดีโองานแต่งงาน และโปรดิวเซอร์เพลง

หากต้องการแบ่งปันหรือทำงานร่วมกันในเอกสารเวอร์ชันเดียว โซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์อาจเหมาะกับความต้องการของคุณมากกว่า

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์คล้ายคลึงกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ แต่เฉพาะไฟล์เท่านั้นที่มีการจัดเก็บออนไลน์และสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

การจัดเก็บไฟล์ทางออนไลน์ช่วยให้สามารถมอบสิทธิ์เข้าถึงให้กับผู้อื่นได้ โดยไม่จำเป็นต้องส่งสำเนาแยกต่างหาก วิธีนี้ทำให้การทำงานร่วมกันและการเสนอข้อคิดเห็นบนไฟล์ต่างๆ เป็นเรื่องง่าย โดยปรับปรุงประสิทธิภาพทุกอย่างให้ดีขึ้นในที่เดียว

ข้อดีของการแบ่งปันไฟล์ด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ มีดังนี้

• รวดเร็วและง่ายดาย—การแบ่งปันไฟล์ทำได้ง่ายไม่ซับซ้อนพอๆ กับการคัดลอกลิงก์
• การทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย—บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และการแบ่งปันไฟล์ช่วยให้คนสองคนทำงานบนไฟล์พร้อมกันได้ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งหากคุณนำฟรีแลนซ์มาช่วยงานในช่วงเดือนอันแสนวุ่นวาย
• รวบรวมข้อคิดเห็นทั้งหมดไว้ในที่เดียว—หากคุณกำลังทำงานบนไฟล์และจำเป็นต้องแบ่งปันกับหลายคนเพื่อให้ตรวจสอบ คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ได้ด้วยการมอบสิทธิ์เข้าถึงแทนการส่งสำเนาแยกต่างหาก

ข้อเสียของการแบ่งปันไฟล์ด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ มีดังนี้

• การมอบสิทธิ์เข้าถึงเวอร์ชันต้นฉบับของคุณ—บางครั้งคุณก็ไม่ได้ต้องการให้ผู้คนเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งในกรณีเหล่านี้ โซลูชันการแบ่งปันไฟล์แบบอื่นอาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
• การลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ—ผู้รับที่ไม่ได้เฉลียวใจอาจลบไฟล์ต้นฉบับของคุณ เพราะคิดไปว่ากำลังลบสำเนา โชคดีที่ Dropbox ยังมีเวลาให้คุณกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบไปแล้วเป็นเวลา 30 วันกลับมาได้

กรณีที่ควรใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อแบ่งปันไฟล์

การแบ่งปันไฟล์ด้วยบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เป็นวิธีที่เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการนำผู้ร่วมมือหรือผู้ตรวจสอบมาทำงานด้วยกันในชิ้นงานที่กำลังดำเนินการอยู่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามโครงการของคุณได้เสมอ และทำงานร่วมกันจากไฟล์เดียว

หากคุณต้องการส่งมอบงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วให้กับลูกค้า การส่งสำเนาผ่านการโอนย้ายไฟล์มักจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากคุณจะใช้วิธีนี้เพื่อส่งมอบงานที่ลูกค้าชำระเงินไป แล้วลูกค้านำไปใช้ตามที่ต้องการ

วิธีการอื่นในการโอนย้ายไฟล์

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์ที่แน่นอนว่าสามารถถอดออกจากอุปกรณ์ของคุณได้ โดยมาในทุกรูปแบบและขนาด ตั้งแต่แฟลชไดรฟ์ USB ขนาดเล็กไปจนถึงหน่วยฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกขนาดใหญ่

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้สามารถใช้เพื่อการโอนย้ายไฟล์โดยเสียบเข้ากับอุปกรณ์หนึ่ง แล้วย้ายหรือคัดลอกไฟล์ลงในนั้น จากนั้นถอดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออกและเชื่อมต่อเข้ากับอีกอุปกรณ์หนึ่ง แม้ว่าวิธีการนี้ค่อนข้างง่ายต่อการโอนย้ายไฟล์ แต่ก็ยังถือว่าช้า ต้องดำเนินการเอง และก่อให้เกิดภัยคุกคามด้านการรักษาความปลอดภัยได้หากคุณทำไดรฟ์สูญหาย

แม้ว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้จะเป็นวิธีการทั่วไปในการโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ แต่ความก้าวหน้าในเทคโนโลยีคลาวด์ก็แสดงให้เห็นว่า วิธีการที่ใช้อินเทอร์เน็ตจะให้บริการคุณได้ดีกว่าแทบทุกครั้ง

FTP

FTP ย่อมาจาก File Transfer Protocol ซึ่งเป็นโปรโตคอลอินเทอร์เน็ตแบบเก่าสำหรับการโอนย้ายไฟล์ ที่จะช่วยให้คอมพิวเตอร์ส่งไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ได้อย่างรวดเร็ว

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคลาวด์อาจทำให้คุณไม่จำเป็นต้องใช้ FTP แต่อาจพบได้เมื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์และโซลูชันการแบ่งปัน

FTP ไม่ใช่ทางเลือกที่แนะนำให้เป็นโซลูชันการโอนย้ายไฟล์สำหรับเจ้าของธุรกิจคนเดียวหรือสตาร์ทอัพ แต่ควรเลือกใช้การแบ่งปันไฟล์บนคลาวด์หรือระบบการโอนย้ายไฟล์แทน ซึ่งจะมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีกว่าและมีการรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนากว่า