Tips på säkra filöverföringar för småföretag och soloprenörer

Tänk dig följande scenario – du har bestämt dig för starta eget med din fotoverksamhet och har tagit in tre kunder under din första månad, snyggt jobbat!

Fotograferingen är gjord och de första behandlingarna klara, så det har blivit dags att dela ditt arbete med dina förväntansfulla men kanske inte så tekniskt kunniga kunder. Problemet: den slutliga exporten är 4 GB och kundens e-postklient accepterar endast bilagor på upp till 15 MB. Vad gör du nu?

Detta är en utmaning som alltför många nystartade företag måste hantera, särskilt i den snabbt föränderliga men också omvittnat underutrustade egenföretagarkategorin.

I denna guide för soloprenörer och småföretagare kommer vi att avhandla utmaningar och lösningar när det gäller överföring av stora filer. När du har läst klart kommer du att känna dig trygg i förvissningen att du alltid kommer att kunna dela filer oavsett storlek när din verksamhet så kräver.

Vad är filöverföring och vilka är skillnaderna mot fildelning?

Filöverföring är processen då digitala filer – som dokument, bilder och video – flyttas från en plats till en annan. Dessa platser kan vara fysiska, som den lokala hårddisken på din bärbara dator, eller digitala lagringslösningar som Dropbox.

Om du känner till detta koncept har du utan tvekan också hört fildelning nämnas i samma sammanhang. De båda termerna används ofta som synonymer, men de avser faktiskt två olika processer:

• Filöverföring är ett sätt att skicka en kopia av en fil till en annan plats eller enhet.
• Fildelning är processen då användare får tillgång till en enda befintlig version av en fil via internet- och molnbaserad teknik.

För småföretag, nystartade företag och soloprenörer som måste kunna skicka stora filer till sina kunder är det viktigt att hitta rätt filöverföringslösning.

Det finns många olika sorters filöverföring, och vi kommer att djupdyka i dem alla så att du kan fatta ett välgrundat beslut om vad som är bäst för ditt företag.

Varför är filöverföring så viktigt för soloprenörer och uppstartsföretag?

En soloprenör är en företagare som inte har någon annan personal än sig själv för att utföra företagets huvudsakliga verksamhet. Vanliga typer av soloprenörer är:

• Konsulter och coacher
• Bloggare
• Kursskapare
• E-handlare och ”dropshippers”
• Skapare av podcast-, streaming- och videoinnehåll

Medan stora företag och koncerner har dedikerade IT-team och företagsövergripande tekniklösningar måste soloprenörer och nystartade företag ofta förlita sig på sig själva och sina egna enheter.

Det betyder att du som soloprenör är ensamt ansvarig för att all teknik som krävs dina leveranser finns tillgänglig. Detta gäller vare sig du skapar innehåll och behöver föra över stora råvideofiler mellan enheter eller är konsult som delar dokument med kunder.

Filöverföringstyper

Det finns många sätt att överföra filer, både online och offline, som var och en har sina egna fördelar och användningsfall. Fem av de vanligaste filöverföringstyperna är:

• E-postbilaga
• Filöverföringswebbplats
• Molnlagring
• Flyttbar lagringsenhet, som en extern hårddisk eller ett USB-minne
• FTP (File Transfer Protocol)

Det finns inget enskilt alternativ som är bäst, och många av dessa metoder har specifika fördelar beroende på behoven i en given situation. För att bättre förstå detta kommer vi nu att utforska varje metod mer detaljerat.

E-postbilaga

En e-postbilaga är en metod för filöverföring som innebär att du skickar en kopia av en fil till någon via e-post. En kopia av filen sparas i e-postmeddelandet, som sedan skickas och hämtas av mottagarens e-postklient.

Fördelar med e-postbilagor för filöverföring:

• Snabbt och enkelt – att bifoga ett dokument till ett e-postmeddelande är inte svårare än att dra och släppa
• Kostnadsfritt – många populära e-postklienter låter dig skicka och ta emot e-postbilagor med ett kostnadsfritt e-postkonto

Nackdelar med e-postbilagor för filöverföring:

• Filstorleksgränser – du kan vanligtvis inte skicka mer än cirka 25 MB via e-postbilaga
• Säkerhet – när du skickar en fil via e-post skapar du en kopia som finns för alltid och kan vidarebefordras till vem som helst
• Brist på kontroll – när du väl har skickat iväg bilagan kan du inte ångra det. Det går inte att hämta tillbaka eller uppdatera en e-postbilaga när den har gått över till mottagaren, även om du behöver fixa ett stavfel eller råkat skicka fel fil av misstag

Då ska du använda e-postbilagor:

I den moderna molnbaserade eran är e-postbilagor egentligen inte nödvändiga. De fungerar bra om du bara behöver skicka något snabbt och inte är orolig för säkerhetsriskerna, men andra alternativ är nästan alltid att föredra.

Det går lika snabbt och enkelt att istället skicka en fil via en länk, vilket också gör att du kan styra vem som kan se filen och lägga till extra säkerhet som lösenordsskydd. Och om du vill göra ändringar i din fil behöver du inte skapa en ny länk till dina mottagare. Spara bara den uppdaterade filen i Dropbox (behåll samma filnamn och spara i samma mapp) så kommer dina mottagare att kunna se din senaste version.

Filöverföringswebbplatser

En filöverföringswebbplats är en fristående plattform som du laddar upp filer eller filsamlingar till, som sedan konverteras till en länk som du kan dela med mottagarna.

Fördelar med filöverföringswebbplatser:

• Större filstorleksgränser – med Dropbox Transfer kan du skicka upp till 100 GB filer åt gången
• Säkra filöverföringar – filöverföringar krypteras och du har alltid möjlighet att ta bort en överföring om du vill ta bort åtkomsten för alla som har länken
• Bättre kontroll över åtkomsten – ställ in lösenord och utgångsdatum för länkar för att säkerställa att filöverföringen bara kan ses av rätt personer vid rätt tidpunkt
• Anpassningsbara varumärken – gör ett gott första intryck på dina kunder och klienter med en filnedladdningssida som är utsmyckad med ditt företags varumärke
• Leveransbekräftelse – få ett meddelande när dina filer tas emot och laddas ned

Nackdelar med filöverföringswebbplatser:

• Filstorleksgränser gäller fortfarande – även om de är mycket mer generösa gäller filstorleksgränser fortfarande för dina överföringar. Om du behöver skicka ännu större filsamlingar kan du alltid dela upp dem i flera separata överföringar på <100 GB för att komma runt detta.

Då ska du använda en filöverföringswebbplats

En filöverföringsplattform är en utmärkt lösning om du vill skicka stora filer till dina kunder men inte vill att de ska ha tillgång till originalet.

Detta är särskilt vanligt när ditt företag arbetar med att leverera video, ljud eller andra stora multimediadokument till kunder. Familjefotografer, bröllopsfilmare och musikproducenter omfattas ofta av detta krav.

Om du vill dela eller samarbeta i en enda version av ett dokument kan en molnlagringslösning passa bättre för dina behov.

Molnlagring

Molnlagring påminner om din hårddisklagring, men filerna lagras online och kan nås via internet.

Genom att lagra dina filer online kan du ge andra åtkomst utan att behöva skicka en separat kopia. På så vis blir samarbete och feedbackprocesser kring filerna enkla, med allt smidigt samlat på en och samma plats.

Fördelar med fildelning med molnlagring:

• Snabbt och enkelt – att dela filer är inte svårare än att kopiera en länk
• Enkelt samarbete – molnlagring och fildelning gör det möjligt för två personer att arbeta med en fil parallellt. Perfekt om du behöver ta in en frilansare för att hjälpa till under en hektisk månad!
• Samla feedback på ett och samma ställe – om du arbetar med en fil och behöver dela den med flera personer för granskning kan du hålla ordning på saker och ting genom att bevilja åtkomst i stället för att skicka ut separata kopior

Nackdelar med fildelning med molnlagring:

• Ger åtkomst till din originalversion – ibland vill du inte att andra ska ha åtkomst till originalfilen. I dessa fall kan en annan fildelningslösning vara att föredra.
• Oavsiktlig filborttagning – en intet ont anande mottagare kan ta bort originalfilen i tron att de tar bort en kopia. Dessbättre har Dropbox tänkt på detta, så du kan återställa raderade filer i 30 dagar.

Då ska du använda molnlagring för att dela filer:

Fildelning med molnlagring är perfekt när du vill inkludera kolleger eller granskare i ett pågående arbete. Lösningen ger dig möjlighet att hålla koll på ditt projekt och samarbeta från en och samma fil.

Om du vill leverera den färdiga produkten till en kund är det i allmänhet bäst att skicka en kopia via filöverföring. På så vis ger du kunden produkten hen betalat för, och den kan sedan användas som hen vill.

Alternativa metoder för filöverföring

Flyttbar lagring

Flyttbar lagring är en fysisk lagringsenhet, som hårddisken på din dator, som – som namnet antyder– kan flyttas från din enhet. Dessa finns i alla former och storlekar, från mindre USB-minnen till stora externa hårddiskenheter.

En flyttbar lagringsenhet kan användas för filöverföring genom att den fysiskt ansluts till en användarenhet, filerna flyttas eller kopieras till den varpå lagringsenheten kopplas ur och ansluts till en annan användarenhet. Detta är förvisso en relativt enkel metod för filöverföring, men den är också långsam, manuell och medför säkerhetsrisker om du skulle förlora enheten.

Flyttbar lagring var förr ett vanligt sätt att föra över stora filer men framsteg inom molnteknik har gjort att en internetbaserad metod nästan alltid kommer att tjäna dig bättre.

FTP

FTP står för File Transfer Protocol, ett gammalt internetprotokoll för filöverföring som utformades för att en dator snabbt skulle kunna skicka filer till en server.

Med utvecklingen av molnteknik har du sannolikt inte något behov av FTP, men du kan stöta på lösningen när du undersöker fillagrings- och fildelningslösningar.

Det rekommenderas inte för soloprenörer eller uppstartsföretag att använda FTP som en standardlösning för filöverföringar. Välj istället ett molnbaserat fildelnings- eller filöverföringssystem som ger dig en bättre upplevelse och starkare säkerhet.