Советы по безопасной передаче файлов для малого бизнеса и ИП

Представьте, что вы решили самостоятельно заняться фотобизнесом и в первый же месяц привлекли трех клиентов. Вот это успех!

Когда съемки завершены и готова первоначальная обработка, самое время поделиться своими работами с восхищенными, хотя и не очень технически подкованными клиентами. И тут возникает проблема: конечный размер экспортируемых файлов составляет 4 ГБ, а допустимый максимальный размер вложения — 15 МБ. Как быть в такой ситуации?

С этой проблемой часто сталкиваются начинающие бизнесмены, особенно те, кто относится к категории быстроразвивающихся, но недостаточно подготовленных индивидуальных предпринимателей.

В этом руководстве для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса мы расскажем о том, как передавать большие файлы. После прочтения вы будете уверены в том, что всегда сможете обмениваться документами любого размера.

Что такое пересылка файлов и чем она отличается от обмена файлами?

Пересылка файлов — это процесс перемещения цифровых файлов (документов, изображений и видео) из одного места в другое. Это может быть как физическое хранилище, например, локальный жесткий диск в вашем ноутбуке, так и цифровое, такое как Dropbox.

Если вы уже знакомы с пересылкой файлов, вы, несомненно, также знаете и об обмене файлами. Хотя эти два термина часто используются как взаимозаменяемые, на самом деле они относятся к двум различным процессам.

• Пересылка файлов — это способ отправки копии файла в другое место или на другое устройство.
• Обмен файлами — это процесс предоставления другим пользователям доступа к существующей единой версии файла через Интернет и облачные технологии.

Для малого бизнеса, стартапов и индивидуальных предпринимателей, отправляющих своим клиентам файлы большого размера, поиск подходящего решения для их передачи имеет решающее значение.

Существует множество форм передачи файлов. Мы рассмотрим каждую из них, чтобы вы могли принять обоснованное решение о том, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Почему передача файлов так важна для индивидуальных предпринимателей и стартапов?

Индивидуальный предприниматель — это владелец бизнеса, который выполняет все задачи, связанные с деятельностью своей компании, собственными силами, то есть он обходится без найма персонала. К распространенным типам индивидуальных предпринимателей относятся:

• консультанты и тренеры;
• блогеры;
• создатели курсов;
• владельцы онлайн-магазинов и прямые поставщики;
• создатели подкастов, потокового и видеоконтента.

В то время как в крупных компаниях и предприятиях есть специальные ИТ-команды и общекорпоративные технологические решения, индивидуальным предпринимателям и стартапам часто приходится полагаться только на себя и свои собственные технологии.

Это означает, что вы, как индивидуальный предприниматель, несете полную ответственность за наличие технологий, соответствующих вашим требованиям. Например, контент-менеджеры пересылают большие необработанные видеофайлы между устройствами, а консультанты обмениваются документами с клиентами.

Типы передачи файлов

Существует множество способов передачи файлов (как онлайн, так и офлайн), каждый из которых имеет свои преимущества и сценарии использования. Пять наиболее распространенных типов передачи файлов:

• Вложение в сообщение электронной почты
• Сайт-файлообменник
• Облачное хранилище
• Съемный накопитель, например внешний жесткий диск или USB-накопитель
• FTP (протокол передачи файлов)

Не существует единственного лучшего варианта. Каждый из этих методов имеет определенные преимущества в зависимости от конкретных требований. Чтобы помочь вам разобраться во всем этом, рассмотрим каждый метод более подробно.

Вложение в сообщение электронной почты

Вложение в сообщение электронной почты — это метод передачи файлов, который предполагает отправку копии файла получателю по электронной почте. Копия файла сохраняется в письме, которое затем отправляется и подхватывается почтовым клиентом получателя.

Преимущества вложений в сообщения электронной почты для передачи файлов

• Быстро и просто: прикрепить документ к сообщению электронной почты можно просто перетащив его в указанную область.
• Бесплатно: многие популярные почтовые клиенты позволяют отправлять и получать вложения в сообщения электронной почты с помощью бесплатного аккаунта.

Недостатки вложений в сообщения электронной почты для передачи файлов

• Ограничения на размер файлов: обычно нельзя отправить по электронной почте вложения размером более 25 МБ.
• Безопасность: отправка файла по электронной почте означает создание копии, которая существует вечно и может быть переслана кому угодно.
• Отсутствие контроля: раз отправлено, значит, отправлено. Невозможно восстановить или обновить вложение в сообщение электронной почты после того, как оно уже доставлено получателю, даже если вам нужно исправить опечатку или вы по ошибке отправили не тот файл.

Когда следует использовать вложения в сообщения электронной почты

В современную эпоху облачных вычислений вложения в сообщения электронной почты не так уж и нужны. Это хороший вариант, если вам просто нужно отправить что-то как можно скорее и вы не беспокоитесь о рисках безопасности данных. Однако большей популярностью пользуются другие способы передачи файлов.

Не менее быстро и просто можно отправить файл по ссылке. Это позволит вам контролировать, кто может его просматривать, а также настроить дополнительные параметры безопасности, например установить защиту паролем. Если вы хотите внести в файл изменения, нет необходимости создавать новую ссылку для получателей. Просто сохраните обновленный файл в Dropbox (сохранив его под тем же именем и в той же папке), и ваши получатели смогут увидеть самую последнюю версию.

Сайты-файлообменники

Сайт-файлообменник — это отдельная платформа, предназначенная для загрузки файлов или их коллекций, которые затем преобразуются в ссылку, которой вы можете поделиться с получателями.

Преимущества сайтов-файлообменников

• Возможность отправлять большие файлы: с помощью Dropbox Transfer можно отправлять до 100 ГБ файлов одновременно.
• Безопасная передача файлов: пересылка файлов зашифрована, и у вас всегда есть возможность отменить отправку, если вы хотите закрыть доступ любому, у кого есть ссылка.
• Улучшенный контроль над доступом: устанавливайте пароли и даты истечения срока действия ссылок, чтобы убедиться, что ваши файлы видят только нужные люди и в нужное время.
• Собственный фирменный стиль: произведите сильное впечатление на клиентов и покупателей, создав страницу загрузки файлов, оформленную в соответствии с фирменным стилем вашего бизнеса.
• Подтверждение доставки: когда ваши файлы будут получены и скачаны, вам придет уведомление.

Недостатки сайтов-файлообменников

• Ограничения на размер пересылаемых файлов: несмотря на увеличение допустимого размера пересылаемых файлов, ограничения по-прежнему существуют. Если вам нужно отправить еще больше файлов, вы всегда можете разделить их на несколько отдельных передач по менее чем 100 ГБ, чтобы решить эту проблему.

Когда следует использовать сайт-файлообменник

Платформа для передачи файлов идеально подходит для отправки крупных файлов клиентам при условии, что вы не хотите, чтобы они имели доступ к оригиналу.

Данное условие характерно для ситуаций, когда ваш личный бизнес связан с пересылкой клиентам видео, аудио или других больших мультимедийных документов. Его постоянно выдвигают семейные фотографы, свадебные видеографы и музыкальные продюсеры.

Если вы хотите предоставить общий доступ к одной версии документа или совместно работать над ней, то решение для облачного хранения лучше всего подходит для ваших нужд.

Облачное хранилище

Облачное хранилище похоже на хранилище на жестком диске, только файлы хранятся онлайн, и доступ к ним можно получить через Интернет.

Храня свои файлы в Интернете, вы можете предоставить другим людям доступ к ним без необходимости отправлять им отдельную копию. Благодаря этому совместная работа и предоставление отзывов о файлах стали проще, ведь теперь можно делать все это в одном месте.

Преимущества обмена файлами с помощью облачного хранилища

• Быстро и легко: обмен файлами осуществляется так же просто, как копирование ссылки.
• Эффективное сотрудничество: облачное хранилище и совместное использование файлов позволяют двум людям параллельно работать над одним документом. Это идеально подходит для случаев, когда вы привлекаете фрилансера для помощи в напряженный период работы.
• Собирайте все отзывы в одном месте: если вы работаете над файлом и вам нужно поделиться им с несколькими коллегами для просмотра, вы можете систематизировать этот процесс, предоставив доступ к вашему файлу, а не рассылать отдельные копии каждому получателю.

Недостатки обмена файлами с помощью облачного хранилища

• Предоставляет доступ к оригинальной версии: иногда не хочется, чтобы люди имели доступ к оригинальному файлу. В этих случаях предпочтительнее использовать другое решение для обмена файлами.
• Случайное удаление файлов: ничего не подозревающий получатель может удалить ваш оригинальный файл, полагая, что удаляет копию. К счастью, Dropbox всегда рядом и позволяет восстанавливать удаленные файлы в течение 30 дней.

Когда лучше использовать облачное хранилище для обмена файлами

Обмен файлами с помощью облачного хранилища — идеальный вариант, когда вы хотите привлечь соавторов или рецензентов к работе над незавершенной задачей. Это позволяет вам сохранять контроль над проектом и совместно с коллегами заниматься одним файлом.

А если вы хотите передать готовый продукт заказчику, то лучше всего отправить копию файла через файлообменник. Таким образом вы передаете клиенту оплаченный им товар, который дальше используется по усмотрению данного лица.

Альтернативные методы передачи файлов

Съемное хранилище

Съемное хранилище — это физическое хранилище, например жесткий диск вашего компьютера, который, как уже вы догадались, можно извлечь из устройства. Они бывают всех форм и размеров, от небольших USB-накопителей до больших внешних жестких дисков.

В этом случае передача файлов происходит следующим образом: к одному устройству физически подключается хранилище, затем файлы перемещаются или копируются на него, после чего хранилище отсоединяется и подключается к другому устройству. Хотя это относительно простой метод передачи файлов, все же он медленный, ручной и представляет угрозу безопасности, если вы потеряете диск.

Раньше съемное хранилище было распространенным способом передачи больших файлов, однако достижения в области облачных технологий предоставили нам более удобный способ передачи данных — через Интернет.

ftp

FTP (File Transfer Protocol — протокол передачи файлов) — это старый интернет-протокол, который позволял компьютеру быстро отправлять файлы на сервер.

С развитием облачных технологий вам вряд ли понадобится FTP, но вы можете столкнуться с ним при поиске решений для хранения файлов и обмена данными.

Индивидуальным предпринимателям и стартапам не рекомендуется использовать FTP в качестве предпочтительного решения для передачи файлов. Вместо этого мы советуем выбрать для обмена файлами или их передачи облачную систему. Она намного удобнее и обеспечивает более надежную защиту документов.