Tips transfer file aman untuk bisnis kecil dan solopreneur

Apa yang Anda lakukan saat file penting bisnis terlalu besar untuk email? Pelajari cara mentransfer file besar di panduan penting bagi solopreneur ini.

​​Seorang solopreneur mengerjakan proyek video dari laptopnya

Bayangkan skenario ini—Anda telah memutuskan untuk mendirikan sendiri bisnis fotografi Anda dan telah mendatangkan tiga klien di bulan pertama, berita bagus!

Saat pemotretan selesai dan layanan awal siap, kini waktunya untuk membagikan file pekerjaan Anda dengan klien yang sangat bersemangat—meski kurang begitu paham teknologi. Satu masalah: ekspor akhirnya sebesar 4 GB dan klien email mereka hanya menerima lampiran hingga sebesar 15 MB. Apa selanjutnya?

Ini adalah tantangan yang dihadapi oleh sebagian besar bisnis pemula, terutama yang bergerak cepat namun terkenal dalam kategori entrepreneur solo yang peralatannya kurang lengkap.

Dalam panduan untuk solopreneur dan bisnis kecil ini, kami akan membahas alasan dan cara mentransfer file besar. Setelah selesai membaca, Anda akan merasa yakin bahwa Anda selalu dapat membagikan file dalam ukuran apa pun, kapan pun bisnis Anda memerlukannya.

Apa itu transfer file dan apa yang membedakannya dengan berbagi file?

Transfer file adalah proses memindahkan file digital—seperti dokumen, gambar, dan video—dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Lokasi ini kemungkinan berupa lokasi fisik, seperti penyimpanan lokal hard disk di laptop Anda, atau solusi penyimpanan digital seperti Dropbox.

Jika Anda terbiasa dengan konsep ini, Anda juga pasti pernah mendengar referensi untuk berbagi file dalam konteks yang sama. Saat dua istilah sering digunakan secara bergantian, keduanya sebenarnya merujuk pada dua proses yang berbeda:

  • Transfer file adalah cara untuk mengirim salinan file ke lokasi atau perangkat lain.
  • Berbagi file adalah proses menyediakan akses kepada pengguna lain ke satu versi file yang ada melalui Internet dan teknologi berbasis awan.

Untuk bisnis kecil, perusahaan rintisan, dan solopreneur yang mengandalkan pengiriman file besar ke pelanggan mereka, menemukan solusi transfer file yang tepat itu sangat penting.

Ada banyak bentuk transfer file, dan kami akan membahas setiap bentuk tersebut, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang apa yang terbaik untuk bisnis Anda.

 Seorang produser musik solopreneur memindahkan file ke penyimpanan awan Dropbox mereka, yang memudahkan file untuk dibagikan atau ditransfer

Mengapa transfer file sangat penting bagi solopreneur dan perusahaan rintisan?

Solopreneur adalah pemilik bisnis yang tidak memiliki staf selain diri mereka sendiri untuk menjalankan pengoperasian utama bisnis. Beberapa jenis umum solopreneur mencakup:

  • Konsultan dan pelatih
  • Penulis Blog
  • Pembuat kursus
  • Penjual eCommerce dan “dropshipper”
  • Pembuat konten podcast, streaming, dan video

Jika bisnis skala besar dan perusahaan memiliki tim TI khusus dan solusi teknologi di seluruh perusahaan, entrepreneur solo dan perusahaan rintisan seringkali harus mengandalkan diri mereka sendiri dan perangkat mereka.

Ini berarti bahwa, sebagai seorang solopreneur, Anda sepenuhnya bertanggung jawab atas kepemilikan teknologi untuk menghadirkan apa yang Anda butuhkan. Baik saat pembuat konten perlu mentransfer file video mentah berukuran besar antarperangkat, atau konsultan yang berbagi dokumen dengan klien.

Jenis transfer file

Ada banyak cara untuk mentransfer file, online maupun offline, masing-masing dengan manfaat dan kasus penggunaannya sendiri. Lima jenis transfer file yang paling umum mencakup:

  • Lampiran email
  • Situs web transfer file
  • Penyimpanan awan
  • Penyimpanan yang dapat dilepas, seperti hard disk eksternal atau stik USB
  • FTP (Protokol Transfer File)

Tidak ada satu opsi yang terbaik dan banyak dari pendekatan ini yang memiliki manfaat tertentu tergantung pada kebutuhan situasi yang ada. Untuk membantu memahami semuanya, sekarang kami akan mempelajari masing-masing metode secara lebih detail.

Gif seseorang yang mengirim file dengan Dropbox Transfer

Lampiran email

Lampiran email adalah metode transfer file yang melibatkan pengiriman salinan file ke seseorang melalui email. Salinan file tersebut disimpan ke email, yang kemudian dikirimkan dan diambil oleh klien email penerima.

Manfaat lampiran email untuk transfer file:

  • Cepat dan mudah—melampirkan dokumen ke email cukup dengan tarik dan taruh
  • Gratis—banyak klien email populer akan memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima lampiran email dengan akun email gratis

Kekurangan lampiran email untuk transfer file:

  • Ukuran file dibatasi—Anda biasanya tidak dapat mengirimkan lebih dari sekitar 25 MB melalui lampiran email
  • Keamanan—mengirim file melalui email berarti membuat salinan yang tersedia selamanya dan dapat diteruskan ke siapa saja
  • Kurangnya kontrol—setelah dikirimkan, selesai. Tidak ada pengambilan atau pembaruan lampiran email saat file sudah dikirimkan ke penerima, bahkan jika Anda perlu memperbaiki salah ketik atau mengirimkan file yang salah secara tidak sengaja

Waktu yang tepat untuk menggunakan lampiran email:

Di era komputasi berbasis awan modern, lampiran email tidak begitu diperlukan. Lampiran email dapat digunakan jika Anda hanya perlu mengirimkan sesuatu sesegera mungkin dan tidak khawatir tentang risiko keamanan, namun opsi lainnya hampir selalu lebih disukai.

Ini sama cepat dan mudahnya dengan mengirim file melalui tautan, yang memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa saja yang dapat melihatnya, serta menambahkan lapisan keamanan tambahan seperti perlindungan kata sandi. Dan jika ingin melakukan sedikit pengeditan pada file, tidak perlu membuat tautan baru untuk penerima Anda. Cukup simpan file yang diperbarui ke Dropbox (menyimpan nama file yang sama dan di folder yang sama) dan penerima Anda akan dapat melihat versi yang paling baru.

Seseorang yang berbagi file dengan penyimpanan awan

Situs web transfer file

Situs web transfer file adalah platform tersendiri tempat Anda mengunggah file—atau kumpulan file—yang kemudian dikonversi ke dalam sebuah tautan yang bisa Anda bagikan kepada penerima.

Manfaat situs web transfer file:

  • Batas ukuran file lebih besar—dengan Dropbox Transfer, Anda dapat mengirimkan file hingga sebesar 100 GB sekaligus
  • Transfer file yang aman—transfer file terenkripsi, dan Anda akan selalu memiliki opsi untuk menghapus transfer jika ingin menghapus akses dari siapa pun yang memiliki tautan
  • Kontrol akses yang lebih besar—atur kata sandi dan tanggal kedaluwarsa tautan untuk memastikan bahwa transfer file Anda hanya dilihat oleh orang yang tepat, di waktu yang tepat
  • Branding yang dapat disesuaikan—berikan kesan yang kuat kepada klien dan pelanggan Anda, dengan halaman unduhan file yang dihias dengan branding bisnis solo Anda
  • Konfirmasi pengiriman—dapatkan pemberitahuan saat file Anda diterima dan diunduh

Kekurangan situs web transfer file:

  • Batas ukuran file masih ada—meskipun jauh lebih besar, batas ukuran file masih tetap berlaku untuk transfer. Jika Anda perlu mengirimkan kumpulan file yang berukuran lebih besar, Anda dapat selalu membaginya menjadi beberapa transfer terpisah sebesar <100 GB untuk menyiasatinya.

Waktu yang tepat untuk menggunakan situs web transfer file

Platform transfer file adalah solusi yang sangat baik jika Anda ingin mengirim file besar ke klien dan Anda tidak ingin mereka memiliki akses ke file aslinya.

Ini sangat umum jika bisnis solo Anda terkait dengan pengiriman video, audio, atau dokumen multimedia berukuran besar lainnya kepada pelanggan. Fotografer keluarga, videografer pernikahan, dan produser musik adalah contoh klasik persyaratan ini.

Jika Anda ingin berbagi atau berkolaborasi pada satu versi dokumen, solusi penyimpanan awan mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.

Visualisasi fitur berbagi file yang tersedia dengan penyimpanan awan Dropbox

Penyimpanan awan

Penyimpanan awan mirip dengan penyimpanan di hard disk Anda, hanya saja file disimpan secara online dan dapat diakses melalui internet.

Dengan menyimpan file secara online, Anda dapat memberikan akses kepada orang lain, tanpa harus mengirimkan salinan terpisah kepada mereka. Hal ini memudahkan kolaborasi dan pemberian umpan balik pada file—menyederhanakan semuanya di satu tempat.

Manfaat berbagi file dengan penyimpanan awan:

  • Cepat dan mudah—berbagi file semudah menyalin tautan
  • Kolaborasi tanpa kendala—penyimpanan awan dan berbagi file memungkinkan untuk dua orang untuk bekerja pada file secara paralel. Sempurna saat Anda mengajak pekerja lepas untuk membantu selama bulan yang sibuk!
  • Kumpulkan semua umpan balik di satu tempat—jika Anda mengerjakan suatu file dan perlu membagikannya dengan beberapa orang untuk ditinjau, Anda dapat menyimpannya dengan rapi dengan memberikan akses, dibandingkan mengirimkan salinan terpisah

Kekurangan berbagi file dengan penyimpanan awan:

  • Memberikan akses ke versi asli—terkadang Anda tidak ingin orang lain memiliki akses ke file asli. Dalam kasus ini, solusi berbagi file lain mungkin lebih disukai.
  • Penghapusan file secara tidak sengaja—penerima yang tidak tahu mungkin menghapus file asli, dan mengira bahwa mereka menghapus salinan file. Untungnya, Dropbox bisa membantu Anda, yang memungkinkan Anda untuk memulihkan file yang terhapus selama 30 hari.

Waktu yang tepat menggunakan penyimpanan awan untuk membagikan file:

Berbagi file dengan penyimpanan awan sangat ideal saat Anda ingin menyatukan kolaborator, atau peninjau, pada pekerjaan yang sedang berlangsung. Ini memungkinkan Anda untuk terus mengikuti perkembangan proyek dan bekerja sama dari satu file.

Jika Anda ingin mengirimkan produk jadi ke pelanggan, mengirim salinan melalui transfer file secara umum akan menjadi pilihan terbaik Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda memberikan produk yang mereka bayar, lalu pelanggan dapat menggunakannya sesuai dengan yang mereka inginkan.

Ilustrasi seseorang yang menyerahkan serangkaian kunci ke orang lain, melambangkan transfer fisik data yang aman

Metode alternatif transfer file

Penyimpanan yang dapat dilepas

Penyimpanan yang dapat dilepas adalah penyimpanan fisik, seperti hard disk di komputer Anda, yang dapat—bisa ditebak—dilepas dari perangkat Anda. Hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, mulai dari stik USB yang lebih kecil hingga unit hard disk eksternal yang besar.

Penyimpanan yang dapat dilepas dapat digunakan untuk transfer file dengan menghubungkannya secara fisik ke satu perangkat, memindahkan atau menyalin file ke dalamnya, kemudian melepaskan penyimpanan dan menghubungkannya ke perangkat lain. Meskipun itu merupakan cara yang mudah untuk transfer file, cara itu termasuk lambat, manual, dan menimbulkan ancaman keamanan jika Anda kehilangan drive tersebut.

Meskipun penyimpanan yang dapat dilepas sebelumnya adalah cara yang umum untuk mentransfer file berukuran besar, kemajuan dalam teknologi awan berarti bahwa metode berbasis internet hampir selalu melayani Anda dengan lebih baik.

FTP

FTP adalah singkatan dari File Transfer Protocol (Protokol Transfer File), protokol internet lama untuk transfer file yang akan memungkinkan komputer untuk mengirim file ke server dengan cepat.

Dengan kemajuan teknologi awan, kecil kemungkinan bagi Anda memerlukan FTP, tetapi Anda mungkin menemukannya saat meneliti solusi penyimpanan dan berbagi file.

FTP tidak direkomendasikan bagi solopreneur atau perusahaan rintisan untuk digunakan sebagai solusi transfer file pilihan. Sebagai gantinya, pilih berbagi file berbasis awan atau sistem transfer file yang akan memberi Anda pengalaman lebih baik dan keamanan yang lebih kuat.

Seorang solopreneur menggunakan pengaturan berbagi dengan menggunakan merek dari Dropbox untuk mempersonalisasi berbagi file mereka

Tips berbagi file berukuran besar yang aman untuk solopreneur dan pemilik bisnis kecil

Setelah memutuskan solusi file transfer file untuk bisnis Anda, penting untuk selalu memeriksa keamanan Anda. Lagi pula, hanya ada satu orang, dan bisnis Anda tidak boleh menjadi korban pelanggaran keamanan kehilangan data.

Berikut kiat terbaik untuk berbagi file secara aman yang perlu diingat:

1. Gunakan penyimpanan awan, sehingga berbagi dan berkolaborasi semudah menyalin tautan

Ingat bahwa transfer file tidak selalu diperlukan, dan berbagi melalui penyimpanan awan bisa menjadi cara terbaik untuk terus mengikuti perkembangan kontrol versi dan mengelola akses file.

Dengan Dropbox, Anda dapat menyimpan file Anda di awan, yang memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan orang lain tanpa kendala atau berbagi akses kapan pun Anda membutuhkannya.

2. Saat Anda perlu melakukan transfer, pastikan file tersebut terenkripsi

Enkripsi transfer file adalah langkah keamanan penting yang mengkodekan data untuk mencegah orang luar membaca atau memahami data yang sedang ditransfer. Secara sederhana, enkripsi melindungi data di transfer file Anda dari potensi peretas.

Itulah mengapa setiap file yang Anda kirimkan dengan Dropbox Transfer dienkripsi, untuk melindungi file dari ancaman keamanan.

3. Buatlah kesan yang baik, pikirkan tentang transfer file dengan pencantuman merek untuk memamerkan bisnis solo Anda

Kesan pertama itu penting, terutama saat bisnis Anda masih berada di tahap awal.

Anda telah berupaya membuat logo, identitas visual, dan bahkan situs web atau kehadiran sosial secara potensial. File transfer Anda semestinya bukan menjadi pengecualian.

Dengan branding yang dapat disesuaikan untuk halaman unduhan transfer, Anda dapat memastikan kesan yang bertahan lama dengan pelanggan Anda.

4. Jangan lupa melakukan pencadangan sebagai lapisan keamanan file tambahan

Bahkan dengan penyimpanan awan, data dan file lokal Anda masih berisiko. Saat bisnis Anda tersedia dan berkembang di satu laptop—laptop Anda—memiliki solusi pencadangan akan berguna.

Dropbox Backup membuat cuplikan file dan folder di perangkat Anda, sehingga Anda dapat kembali ke versi data terbaru jika terjadi kesalahan kritis.

Dapatkan semua fitur berbagi file yang aman ini di satu tempat dengan Dropbox

Apa pun bisnis solopreneur Anda, kami memiliki semua yang Anda butuhkan, semuanya di satu tempat.

Berbagi file menggunakan Dropbox itu cepat dan mudah. Cukup dengan membagikan tautan, Anda dapat mengirimkan apa saja ke siapa saja, meskipun mereka tidak memiliki akun Dropbox.

Dan saat Anda perlu menyimpan sesuatu yang sedikit lebih besar, mentransfer file berukuran besar—atau sekumpulan file—dengan aman mudah dilakukan dengan Dropbox Transfer.

Berbagi file tanpa keruwetan untuk bisnis Anda.

Ketahui lebih lanjut tentang Dropbox Transfer