Suggerimenti per il trasferimento sicuro dei file per le piccole imprese e i solopreneur

Immagina questa situazione: hai deciso di aprire la tua attività individuale di fotografia e hai acquisito tre clienti nel primo mese. Un'ottima notizia, no?

Una volta effettuati gli scatti e il lavoro di editing in studio, è il momento di condividere i file definitivi con i tuoi entusiasti, ma poco tecnologici clienti. C'è solo un problema: i file esportati pesano 4 GB e il client di posta elettronica dei tuoi clienti accetta solo allegati non superiori a 15 MB. Cosa fare quindi?

Si tratta di una sfida che fin troppe aziende in crescita si trovano ad affrontare, soprattutto le agili, ma poco attrezzate imprese che fanno parte della categoria "solopreneur".

In questa guida per solopreneur e piccole imprese, spiegheremo i motivi e le modalità di trasferimento di file di grandi dimensioni. Al termine della lettura, avrai la sicurezza di poter condividere file di qualunque dimensione ogni volta che la tua attività lo richiede.

Che cos'è il trasferimento di file e come si differenzia dalla condivisione di file?

Il trasferimento di file è il processo di invio di file digitali, come documenti, immagini e video, da una posizione all'altra. Tali posizioni possono essere fisiche, come l'hard disk locale di un computer, o soluzioni di archiviazione digitale come Dropbox.

Se hai familiarità con questo concetto, avrai sicuramente sentito parlare di condivisione dei file nello stesso contesto. Sebbene questi due termini siano spesso utilizzati in modo intercambiabile, si riferiscono in realtà a due processi distinti:

• Il trasferimento di file è un modo per inviare la copia di un file a un'altra posizione o dispositivo.
• La condivisione di file è il processo che consente ad altri utenti di accedere a una singola versione esistente di un file tramite Internet e una tecnologia basata su cloud.

Per le piccole imprese, le startup e i solopreneur la cui attività si basa sull'invio di file di grandi dimensioni ai clienti, trovare la giusta soluzione per il trasferimento di file è fondamentale.

Esistono molte forme di trasferimento dei file e noi le analizzeremo tutte, in modo che tu possa decidere in maniera consapevole quale sia la migliore per la tua azienda.

Perché il trasferimento di file è così importante per i solopreneur e le startup?

Un solopreneur è un imprenditore che si affida unicamente a sé stesso per svolgere le principali operazioni dell'azienda. Tra i tipi più comuni di solopreneur troviamo:

• Consulenti e coach
• Blogger
• Creatori di corsi
• Venditori di eCommerce e "dropshipper"
• Podcaster, streamer e creatori di contenuti video

Mentre le grandi aziende e le imprese dispongono di team IT dedicati e di soluzioni tecnologiche a livello aziendale, i solopreneur e le startup devono spesso fare affidamento solo su sé stessi e sui propri dispositivi.

Ciò significa che, in quanto solopreneur, la responsabilità di procurarti i mezzi tecnologici in grado di soddisfare le tue esigenze spetta solo a te, che tu sia un creatore di contenuti che deve trasferire grandi file video da un dispositivo all'altro per iniziare la fase di editing o un consulente che condivide documenti con i clienti.

Tipi di trasferimento di file

Esistono diversi modi per trasferire i file, sia online sia offline, ognuno con i propri vantaggi e casi d'uso. Tra i cinque metodi più comuni troviamo:

• Allegati email
• Siti web per il trasferimento di file
• Archiviazione nel cloud
• Unità di archiviazione rimovibili, come hard disk esterni o chiavette USB
• FTP (File Transfer Protocol)

Non esiste un'opzione che sia universalmente migliore delle altre, in quanto ognuna di esse presenta dei vantaggi che rispondono alle esigenze di una determinata situazione. Per chiarire meglio il concetto, analizzeremo ciascun metodo in maniera più dettagliata.

Allegati email

L'allegato email è un metodo di trasferimento di file che prevede l'invio della copia di un file a una o più persone tramite email. La copia del file viene salvata nell'email, che viene poi inviata e ricevuta dal client di posta elettronica del destinatario.

Vantaggi degli allegati email per il trasferimento di file:

• Facile e veloce: puoi allegare un documento a un'email semplicemente trascinando il file nel riquadro del messaggio che stai scrivendo
• Gratuito: molti dei client di posta elettronica più diffusi consentono di inviare e ricevere allegati email con un account di posta elettronica gratuito

Svantaggi degli allegati email per il trasferimento di file:

• Limiti di dimensioni dei file: in genere, non puoi inviare allegati email di dimensioni superiori a 25 MB
• Sicurezza: inviare un file via email significa creare una copia permanente che potrebbe essere inoltrata a chiunque
• Mancanza di controllo: una volta effettuato l'invio, non c'è modo di annullare l'azione. Non è possibile recuperare o aggiornare un allegato email una volta che ha raggiunto il destinatario, anche se devi correggere un errore di battitura o ti accorgi di aver inviato il file sbagliato.

Quando utilizzare gli allegati email:

Nell'era moderna del cloud computing, gli allegati email non sono più necessari. Questa soluzione può andare bene se devi inviare un file il prima possibile e non temi rischi per la sicurezza, tuttavia sono quasi sempre preferibili altre opzioni.

Inviare un file tramite un link è altrettanto rapido e semplice e ti consente di controllare chi visualizza i contenuti e di aggiungere un ulteriore livello di sicurezza con la protezione con password. Inoltre, se desideri apportare qualche modifica al file, non devi creare un nuovo link da inviare ai destinatari: basta salvare il file aggiornato in Dropbox (mantenendo lo stesso nome e salvandolo nella stessa cartella) e i destinatari visualizzeranno la versione più aggiornata.

Siti web per il trasferimento di file

Un sito web per il trasferimento di file è una piattaforma autonoma su cui carichi file (o raccolte di file), che vengono poi convertiti in un link pronto da condividere con i destinatari.

Vantaggi dei siti web per il trasferimento di file:

• Limiti di dimensione dei file meno stringenti: con Dropbox Transfer, puoi inviare fino a 100 GB di file alla volta
• Trasferimento sicuro dei file: i trasferimenti di file sono crittografati e, se desideri rimuovere l'accesso a chiunque sia in possesso del link, avrai sempre la possibilità di eliminare un trasferimento
• Maggiore controllo sugli accessi: imposta password e date di scadenza sui link per assicurarti che i file che invii vengano visti solo dalle persone giuste, al momento giusto
• Branding personalizzabile: fai un'ottima impressione sui tuoi clienti con una pagina di download dei file personalizzata con il branding della tua impresa individuale
• Conferma di avvenuta consegna: ricevi una notifica quando i file vengono ricevuti e scaricati

Svantaggi dei siti web per il trasferimento di file:

• Limiti di dimensione dei file ancora presenti: anche se sono molto più permissivi, i limiti di dimensione dei file sono ancora presenti per i trasferimenti. Se devi inviare raccolte di file ancora più grandi, puoi sempre suddividerli in più trasferimenti separati di dimensioni inferiori a 100 GB per aggirare il problema.

Quando utilizzare un sito web per il trasferimento di file

Una piattaforma per il trasferimento di file è un'ottima soluzione se desideri inviare file di grandi dimensioni ai clienti senza concedere l'accesso alle copie originali.

Questa situazione è molto comune quando la propria attività individuale si basa sull'invio di video, audio o altri file multimediali di grandi dimensioni ai clienti. Fotografi di famiglia, videografi di matrimoni e produttori musicali sono esempi classici di professionisti che hanno questo tipo di esigenze.

Se devi condividere o collaborare su un'unica versione di un documento, una soluzione di archiviazione cloud potrebbe essere più adatta alle tue esigenze.

Archiviazione nel cloud

L'archiviazione cloud è simile all'archiviazione sull'hard disk, con la differenza che i file sono archiviati online e vi si può accedere via Internet.

Archiviando i tuoi file online, puoi concedere l'accesso ad altre persone, senza dover inviare loro una copia separata, semplificando la collaborazione e lo scambio di feedback sui file in un unico posto.

Vantaggi della condivisione di file con l'archiviazione cloud:

• Rapida e semplice: puoi condividere file semplicemente copiando un link
• Collaborazione immediata: l'archiviazione su cloud e la condivisione di file consentono a due persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Una soluzione ideale per quando ti fai aiutare da lavoratori freelancer durante i mesi di picco!
• Raccogli i feedback in un unico posto: se stai lavorando su un file e devi condividerlo con più persone per la fase di revisione, puoi mantenere tutto organizzato concedendo l'accesso ai collaboratori interessati, anziché inviare copie separate dello stesso file

Svantaggi della condivisione di file con l'archiviazione cloud:

• Concede l'accesso alla versione originale: a volte è preferibile che le persone abbiano accesso ai file originali. In questi casi, potrebbe essere preferibile affidarsi a un'altra soluzione di condivisione file.
• Cancellazione accidentale di file: un destinatario ignaro potrebbe cancellare il file originale pensando di cancellarne una copia. Per fortuna, Dropbox ti offre la soluzione, consentendoti di recuperare i file eliminati per 30 giorni.

Quando utilizzare l'archiviazione cloud per condividere i file:

La condivisione di file con l'archiviazione cloud è ideale quando vuoi invitare collaboratori o revisori su un lavoro in corso, poiché consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file senza perdersi alcun aggiornamento sul progetto.

Se invece devi inviare il prodotto finito a un cliente, l'invio di una copia tramite trasferimento di file è generalmente la scelta migliore, in quanto stai consegnando il prodotto per il quale il cliente ha pagato e di cui può disporre come desidera.

Metodi alternativi di trasferimento di file

Unità di archiviazione rimovibili

Un'unità di archiviazione rimovibile è un supporto di archiviazione fisico, come l'hard disk del computer, che però può essere rimosso dal dispositivo principale. Queste unità sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, dalle più piccole chiavette USB agli hard disk esterni più grandi.

Per utilizzare un'unità di archiviazione rimovibile per il trasferimento di file è necessario collegarla fisicamente a un dispositivo, spostare o copiare i file su di essa, quindi scollegarla e collegarla al dispositivo su cui si desidera importare i file. Sebbene sia un metodo relativamente semplice per trasferire i file, risulta comunque lento ed eccessivamente manuale, oltre a rappresentare un rischio per la sicurezza in caso di perdita dell'unità.

Inoltre, per quanto l'uso di unità rimovibili per il trasferimento dei file sia ampiamente diffuso, i progressi della tecnologia cloud non lasciano dubbi sul fatto che quest'ultima soluzione sia quasi sempre la scelta migliore.

FTP

FTP è l'acronimo di File Transfer Protocol, un vecchio protocollo Internet per il trasferimento di file che consentiva a un computer di inviare rapidamente i file a un server.

Considerando i progressi della tecnologia cloud, è improbabile che tu abbia ancora bisogno di affidarti a FTP, ma potresti trovarlo tra le possibili opzioni quando cerchi soluzioni per l'archiviazione e la condivisione di file.

Non è consigliabile per i solopreneur e le startup utilizzare FTP come soluzione principale per il trasferimento di file. Meglio optare invece per un sistema di condivisione o di trasferimento di file basato su cloud che offre una migliore esperienza e maggiori funzionalità di sicurezza.