Поради щодо безпечного передавання файлів для підприємств малого бізнесу й індивідуальних підприємців

Уявіть ситуацію: ви вирішили займатися фотографією самостійно, і за перший місяць у вас з'явилося три клієнти — чудовий результат!

Коли зйомки завершені й початкова обробка виконана, настає час надіслати роботу схвильованим (хоча й не дуже обізнаним у технічних аспектах) клієнтам. Є лише одна проблема: остаточний розмір експортованих файлів становить 4 ГБ, а поштова програма клієнта дозволяє прийняти вкладення розміром до 15 МБ. Що ж робити?

Із цією проблемою стикається дуже багато компаній на початковому етапі свого розвитку, особливо ті індивідуальні підприємці, в яких процес розвитку відбувається швидко, але технічного оснащення бракує.

У цій статті для індивідуальних підприємців і компаній малого бізнесу розглянуто всі питання, пов'язані з передаванням великих файлів. Після її прочитання ви будете впевнені в тому, що завжди зможете поділитися файлами будь-якого розміру, коли це потрібно.

Що таке передавання файлів і чим воно відрізняється від надання спільного доступу?

Передавання файлів — це процес переміщення цифрових файлів, як-от документів, зображень і відео, з одного місця в інше. Для цього можуть використовуватися як фізичні носії, наприклад, локальний жорсткий диск ноутбука, так і цифрові рішення для зберігання даних, як-от Dropbox.

Якщо ви знайомі з цим процесом, безсумнівно, ви також знаєте і про надання спільного доступу до файлів у цьому контексті. Хоча ці два терміни часто використовуються як взаємозамінні, насправді вони відносяться до двох різних процесів:

• Передавання файлів — це надсилання копії файлу в інше місце або на інший пристрій.
• Спільний доступ до файлів — це процес надання іншим користувачам доступу до наявної єдиної версії файлу через Інтернет і хмарні технології.

Для малих компаній, стартапів та індивідуальних підприємців, якім потрібно надсилати великі файли своїм клієнтам, важливо знайти правильне рішення для передавання файлів.

Існує чимало форм передавання файлів, і ми розглянемо кожну з них, щоб ви могли прийняти обґрунтоване рішення про те, яке з них найкраще підходить для вашого бізнесу.

Чому передавання файлів настільки важливе для індивідуальних підприємців і стартапів?

Індивідуальний підприємець — це власник компанії, який не залучає жодних працівників до виконання основних бізнес-операцій, а все робить сам. Найбільш поширені приклади індивідуальних підприємців:

• консультанти й наставники;
• блогери;
• розробники курсів;
• власники онлайн-магазинів і прямі постачальники;
• автори подкастів, відеоконтенту й стрімери.

У той час як великі компанії та підприємства мають спеціалізовані ІТ-відділи, які впроваджують технологічні рішення для всієї організації, індивідуальним підприємцям і стартапам часто доводиться покладатися на себе й власне обладнання.

Це означає, що ви, як індивідуальний підприємець, несете повну відповідальність за наявність технологій, які відповідають вашим потребам. Наприклад, авторам контенту потрібно передавати великі необроблені відеофайли між пристроями, а консультантам — обмінюватися документами з клієнтами.

Типи передавання файлів

Існує багато способів передавання файлів, як онлайн, так і офлайн, кожен з яких має свої переваги та сценарії використання. П’ять найпоширеніших типів передавання файлів такі:

• Вкладення електронної пошти
• Сайт для обміну файлами
• Хмарне сховище
• Знімний носій, як-от зовнішній жорсткий диск або флеш-накопичувач USB
• FTP (протокол передавання файлів)

Не можна сказати, що якийсь із варіантів є найкращим — кожен із цих способів має певні переваги, залежно від потреб у конкретній ситуації. Щоб допомогти вам у всьому розібратися, ми розглянемо кожен метод детальніше.

Вкладення електронної пошти

Вкладення електронної пошти — це спосіб передавання файлів, який передбачає надсилання копії файлу електронною поштою. Копія файлу зберігається в електронному листі, який надсилається, а потім підхоплюється клієнтом електронної пошти одержувача.

Переваги передавання файлів у вкладеннях електронної пошти

• Швидко й легко: щоб прикріпити документ до електронного листа, достатньо лише перетягнути його.
• Безкоштовно: багато популярних поштових клієнтів дозволяють надсилати й отримувати вкладення електронної пошти за допомогою безкоштовного облікового запису електронної пошти.

Недоліки передавання файлів у вкладеннях електронної пошти

• Обмеження щодо розміру файлу: зазвичай у вкладенні електронної пошти можна надіслати файл розміром не більше ніж 25 МБ.
• Безпека: надсилання файлу електронною поштою означає створення копії, яка існує вічно й може бути переслана будь-кому.
• Відсутність контролю: що надіслано, то надіслано. Щойно вкладення електронної пошти буде надіслано, у вас не буде можливості повернути або оновити його, навіть якщо вам потрібно виправити помилку чи ви помилково надіслали не той файл.

Коли використовувати вкладення електронної пошти

У сучасну епоху хмарних технологій потреба у вкладеннях електронної пошти фактично зникла. Цей варіант може статися в пригоді, коли потрібно надіслати щось терміново і безпека вас не турбує, але в усіх інших випадках майже завжди краще скористатися іншими варіантами.

Так само швидко й легко можна надіслати файл за посиланням. Це дає змогу контролювати, хто може його переглядати, а також забезпечує додатковий захист, наприклад захист паролем. І якщо знадобиться внести кілька змін у файл, не потрібно створювати нове посилання для одержувачів. Просто збережіть оновлений файл у Dropbox (з тим самим іменем файлу і в тій самій папці), і одержувачі зможуть побачити найбільш актуальну версію.

Сайти для обміну файлами

Сайт для обміну файлами — це окрема платформа, на яку ви завантажуєте файли або групи файлів, які згодом перетворюються на посилання та яким ви можете поділитися з одержувачами.

Переваги сайтів для обміну файлами

• Більші обмеження щодо розміру файлів: за допомогою Dropbox Transfer можна надсилати файли розміром до 100 ГБ за один раз.
• Безпечне передавання файлів: файли передаються зашифрованими, і у вас завжди буде можливість видалити передані файли, якщо знадобиться припинити доступ до них будь-кому, хто має посилання.
• Краще керування доступом: установіть паролі й терміни дії посилань, щоб бути впевненими в тому, що передані файли бачать лише ті, кому вони потрібні та в потрібний час.
• Власний фірмовий стиль: справте сильне враження на своїх клієнтів і покупців, створивши сторінку для завантаження файлів у вашому фірмовому стилі.
• Підтвердження доставки: отримуйте сповіщення, коли ваші файли будуть отримані й завантажені.

Недоліки сайтів для обміну файлами

• Обмеження щодо розміру все одно існують — хоча вони набагато більші, обмеження на розмір файлу, що пересилається, все одно існують. Якщо потрібно надіслати групи файлів розміром більше ніж 100 ГБ, їх можна розділити на кілька окремих передавань, щоб обійти ці обмеження.

Коли використовувати сайт для обміну файлами

Платформа передавання файлів — відмінне рішення, якщо вам потрібно надіслати великі файли клієнтам, не надаючи доступу до оригіналу.

Це особливо часто трапляється, коли ваш особистий бізнес пов’язаний із доставкою відео, аудіо чи інших великих мультимедійних документів клієнтам. Класичні приклади — сімейні фотографи, весільні відеооператори та музичні продюсери.

Якщо вам потрібно поділитися або співпрацювати над однією версією документа, то вашим потребам може краще відповідати рішення хмарного сховища.

Хмарне сховище

Хмарне сховище подібне до сховища на жорсткому диску, з тією лише різницею, що файли зберігаються в Інтернеті й доступні через Інтернет.

Зберігаючи файли в Інтернеті, ви можете надати до них доступ іншим, не надсилаючи окрему копію. Це спрощує співпрацю й надання зворотного зв’язку щодо файлів, оптимізуючи всю роботу в єдиному просторі.

Переваги обміну файлами в хмарному сховищі

• Швидко й легко: ділитися файлами так само просто, як скопіювати посилання.
• Легка співпраця: хмарне сховище й спільний доступ до файлів дають змогу двом особам працювати над файлом паралельно. Ідеальний варіант, коли ви залучаєте фрілансера для допомоги протягом напруженого місяця!
• Збирайте відгуки в одному місці: якщо ви працюєте над файлом і вам потрібно поділитися ним із кількома людьми для рецензування, ви можете систематизувати цей процес, надавши доступ до файлу, а не розсилаючи окремі копії.

Недоліки обміну файлами в хмарному сховищі

• Доступ надається до оригінальної версії: іноді не потрібно, щоб інші мали доступ до оригінального файлу. У таких випадках краще використовувати інше рішення для обміну файлами.
• Випадкове видалення файлу: нічого не підозрюючи, одержувач може видалити оригінальний файл, припустивши, що видаляє копію. На щастя, Dropbox підтримує вас у таких випадках, надаючи можливість відновлювати видалені файли протягом 30 днів.

Коли використовувати хмарне сховище для обміну файлами

Обмін файлами за допомогою хмарного сховища ідеально підходить, якщо потрібно залучити співробітників або рецензентів до роботи над проєктом, який триває. Це дає вам змогу залишатися в курсі свого проєкту й працювати разом над одним файлом.

Якщо потрібно доставити готову роботу клієнтам, то краще буде надіслати копію за допомогою передавання файлів. Таким чином, ви надсилаєте їм продукт, за який вони заплатили, а вони зможуть використовувати його, як їм заманеться.

Альтернативні способи передавання файлів

Знімний носій

Знімний носій — це фізичне сховище, як-от жорсткий диск на комп’ютері, яке, як випливає з назви, можна зняти з пристрою. Він буває різноманітних форм і розмірів, від невеликих флеш-накопичувачів USB до великих зовнішніх жорстких дисків.

Знімний носій можна використовувати для передавання файлів, фізично під'єднавши його до одного пристрою, перемістивши або скопіювавши файли на нього, а потім від'єднавши носій і під'єднавши його до іншого пристрою. Хоча це відносно простий спосіб передавання файлів, він також повільний, вимагає ручних маніпуляцій і створює загрозу безпеці в разі втрати диску.

У минулому знімний носій був поширеним способом передавання великих файлів, але досягнення в області хмарних технологій принесли нам зручніший спосіб передавання файлів — через Інтернет.

ftp

FTP розшифровується як File Transfer Protocol — це старий Інтернет-протокол для передавання файлів, який дозволяв швидко надсилати файли з комп’ютера на сервер.

Із розвитком хмарних технологій навряд чи вам знадобиться FTP, але ви можете зіткнутися з ним під час пошуку рішень для зберігання файлів і спільного доступу.

Індивідуальним підприємцям або стартапам не рекомендовано використовувати FTP як пріоритетне рішення для передавання файлів. Натомість рекомендуємо вибрати хмарну систему обміну файлами або передавання файлів, яка буде зручнішою та надійнішою.