Tips om sikker filoverførsel til små virksomheder og solo-iværksættere

Forestil dig, at du har besluttet at starte din egen virksomhed som fotograf og har skaffet tre kunder inden for første måned – godt gået!

Billederne er taget, du er færdig med den første redigering, og du er klar til at dele billederne med dine spændte kunder – som dog ikke kender så meget til teknologi. Der er ét problem: Den endelige eksportfil er 4 GB, og kundens e-mailprogram kan ikke håndtere vedhæftede filer på over 15 MB. Hvad nu?

Den slags udfordringer står alt for mange spirende virksomheder over for – særligt iværksættere, der har masser af fart på, men mangler udstyr og teknologi.

I denne guide til solo-iværksættere og små virksomheder fortæller vi alt om overførsel af store filer. I guiden kan du lære, hvordan du altid kan dele filer – uanset størrelsen – hver gang din virksomhed har brug for det.

Hvad er en filoverførsel, og hvordan kan man sammenligne det med fildeling?

Filoverførsel er processen, hvor man flytter digitale filer – f.eks. dokumenter, billeder og videoer – fra ét sted til et andet. Disse placeringer kan være fysiske, f.eks. den lokale harddisklagring på din bærbare computer eller digitale lagerløsninger som Dropbox.

Hvis du kender dette begreb, har du sikkert også hørt om fildeling i samme sammenhæng. Mens de to begreber ofte bruges til at beskrive det samme, er det faktisk to forskellige processer:

• Filoverførsel er en måde at sende en kopi af en fil til et andet sted eller en anden enhed.
• Fildeling betyder, at man giver andre brugere adgang den samme version af en bestemt fil via internettet og cloudbaseret teknologi.

For små virksomheder, opstartsvirksomheder og solo-iværksættere, der har brug for at sende store filer til deres kunder, er det helt afgørende at finde den rigtige fileroverførselsløsning.

Der er mange forskellige typer filoverførsel, og vi vil beskrive hver enkelt af dem, så du kan træffe et velovervejet valg for din virksomhed.

Hvorfor er filoverførsel så vigtigt for solo-iværksættere og opstartsvirksomheder?

En solo-iværksætter er en virksomhedsejer, der ikke har andet personale end sig selv til at udføre virksomhedens væsentligste opgaver. Almindeligt kendte solo-iværksættere er:

• Konsulenter og coaches
• Bloggere
• Kursusudbydere
• E-handelsbutikker og "dropshipping"-udbydere
• Skabere af podcast-, streaming- og videoindhold

Mens store virksomheder og koncerner typisk har særlige teams og teknologiske løsninger for hele deres virksomhed, har man som solo-iværksætter og opstartsvirksomheder ofte kun sig selv og sine egne enheder til rådighed.

Det betyder, at du som solo-iværksætter har hele ansvaret for at have den nødvendige teknologi. Det kan være både indholdsskabere, der skal overføre store råvideofiler mellem enheder, eller konsulenter, der skal dele dokumenter med kunder.

Typer af filoverførsel

Der er mange måder at overføre filer på – både online og offline – og de har hver især forskellige fordele og anvendelsesområder. Dette er fem af de mest almindelige typer filoverførsel:

• Vedhæftet fil i e-mail
• Filoverførselswebsted
• Cloudlager
• Flytbar lagerenhed, f.eks. en ekstern harddisk eller et USB-flashdrev
• FTP (File Transfer Protocol, filoverførselsprotokol)

Der er ikke én løsning, der er bedst som sådan, og mange af dem har forskellige fordele, afhængigt af hvad behovet i en given situation. Vi vil nu gå i dybden med hver metode, så det er lettere at forstå.

Vedhæftet fil i e-mail

En vedhæftet fil i en e-mail indebærer, at der sendes en kopi af en fil til en anden person via e-mail. Der gemmes en kopi af filen i e-mailen, som sendes og derefter modtages af modtagerens e-mailprogram.

Fordele ved filoverførsel via vedhæftede filer i e-mails:

• Hurtigt og nemt – Når en fil skal vedhæftes til en e-mail, er det bare at trække og slippe filen
• Gratis –- Mange populære e-mailprogrammer giver dig mulighed for at sende og modtage vedhæftede filer i e-mails med en gratis e-mailkonto

Ulemper ved filoverførsel via vedhæftede filer i e-mails:

• Begrænset filstørrelse – Du kan typisk ikke sende mere end ca. 25 MB som vedhæftede filer i e-mails
• Sikkerhed – Når man sender vedhæftede filer, oprettes der en kopi, der vil eksistere evigt og kan videresendes til hvem som helst
• Manglende kontrol – Når den er sendt, er den sendt. Når først en vedhæftet fil er sendt til modtageren, kan den ikke hentes tilbage eller opdateres – heller ikke hvis du har brug for at ændre en slåfejl, eller du er kommet til at sende en forkert fil.

Hvornår skal du bruge e-mails med vedhæftede filer?

I den moderne cloudbaserede it-verden er e-mails med vedhæftede filer egentlig ikke nødvendige. De fungerer fint, hvis du bare skal sende noget med det samme og ikke er bekymret for sikkerhedsrisici, men andre muligheder vil næsten altid fungere bedre.

Det er lige så hurtigt og nemt at sende en fil via et link i stedet, og det giver dig mulighed for at styre, hvem der kan se den, og du kan øge sikkerheden ved f.eks. at bruge adgangskodebeskyttelse. Og hvis du gerne vil rette nogle få ting i din fil, behøver du ikke at generere et nyt link til modtagerne af filen. Du skal blot gemme den opdaterede fil i Dropbox (med samme filnavn og i samme mappe) – så kan dine modtagere se den senest opdaterede version.

Filoverførselswebsteder

Et filoverførselswebsted er en selvstændig platform, som du uploader filer – eller samlinger af filer – til, hvor filerne konverteres til et link, som du kan dele med modtagerne.

Fordele ved filoverførselswebsteder:

• Højere grænser for filstørrelse – Med Dropbox Transfer kan du sende op til 100 GB ad gangen
• Sikker filoverførsel – Filoverførsler bliver krypteret, og du har altid mulighed for at slette en overførsel, hvis du vil fjerne alles adgang til linket.
• Større kontrol med adgang til filer – Angiv adgangskoder og udløbsdatoer for links, så du er sikker på, at din filoverførsel kun ses af de rigtige personer i det rigtige tidsrum
• Tilpasning af branding – Gør et godt indtryk på dine kunder med en side til fildownload, der har din solo-virksomheds egen branding
• Leveringsbekræftelse – Få besked, når dine filer modtages og downloades

Ulemper ved filoverførselswebsteder:

• Der er stadig begrænsninger i filstørrelsen – Selvom grænserne er højere, er der stadig begrænsninger i filstørrelserne for dine overførsler. Hvis du har brug for at sende endnu større filsamlinger, kan du altid løse dette ved at opdele dem i flere overførsler på under 100 GB.

Hvornår bør man bruge et filoverførselswebsted?

En filoverførselsplatform er en glimrende løsning, hvis du vil sende store filer til dine kunder og ikke ønsker, at de skal have adgang til originalen.

Dette er særlig relevant, når din solo-virksomhed har brug for at sende video, lyd eller andre typer store multimediefiler til kunderne. Portrætfotografer, bryllupsvideofotografer og musikproducere er blandt de typiske brugere med dette behov.

Hvis du vil dele eller tilbyde samarbejde om én og samme version af et dokument, vil en cloudlagerløsning muligvis passe bedre til dine behov.

Cloudlager

Cloudlagre minder om lagerpladsen på din harddisk, men filerne gemmes online og kan tilgås via internettet.

Når du opbevarer din filer online, kan du give andre adgang uden at skulle sende dem en særskilt kopi. Det gør nemt at samarbejde om filer og udveksle feedback om dem, fordi alt er samlet og strømlinet på ét sted.

Fordele ved fildeling via et cloudlager:

• Hurtigt og nemt – Du deler filerne ved bare at kopiere et link
• Ubesværet samarbejde – Cloudbaseret lagring og fildeling gør det muligt for to personer at arbejde på samme fil samtidigt. Perfekt løsning, hvis du får hjælp af en freelancer i en travl periode!
• Al feedback samlet på ét sted – Hvis du arbejder på en fil og har brug for at sende den til korrektur hos flere personer, kan du holde styr på det hele ved at give dem adgang i stedet for at sende dem individuelle kopier

Ulemper ved fildeling via cloudlager:

• Andre får adgang til din originaludgave – I nogle tilfælde kan det være uhensigtsmæssigt, at andre har adgang til originalfilen. I sådanne tilfælde kan det være fornuftigt at vælge en anden fildelingsløsning.
• Utilsigtet sletning filer – En modtager kan komme til at slette din fil og tro, at det bare er en særskilt kopi. Heldigvis kommer Dropbox dig til undsætning, da du kan gendanne slettede filer i 30 dage.

Hvornår skal du bruge et cloudlager til deling af filer:

Fildeling via cloudlager er ideelt, når du vil samarbejde med andre om en fil eller sende den til korrektur. Det gør, at du kan holde styr på dit projekt og samarbejde med andre i én og samme fil.

Hvis du vil levere et færdigt produkt til dine kunder, vil det generelt være bedst at sende en kopi via filoverførsel. På den måde får dine kunder det produkt, de har betalt for, hvorefter de kan bruge det, som de vil.

Alternative filoverførselsmetoder

Flytbar lagerenhed

En flytbar lagerenhed er et fysisk lagringsmedie, ligesom harddisken på din computer, men det kan – selvfølgelig – fjernes fra din computer. De findes i mange størrelser og udformninger, lige fra små USB-flashdrev til store eksterne harddiskenheder.

Flytbare lagerenheder kan bruges til filoverførsel, ved at enheden fysisk forbindes til en enhed, filerne flyttes eller kopieres til lagerenheden, hvorefter lagerenheden kobles fra denne enhed og forbindes til en anden enhed. Selvom det er en relativt nem måde at overføre filer på, er den også langsom og manuel, og den kan udgøre en sikkerhedstrussel, hvis du mister drevet.

Tidligere var flytbare lagerenheder en almindelig overførselsmetode til store filer, men udviklingen inden for cloudteknologi betyder, at det næsten altid er en bedre løsning for dig at bruge en internetbaseret metode.

FTP

FTP står for File Transfer Protocol (filoverførselsprotokol), som en gammel internetprotokol for filoverførsel, der gjorde det muligt hurtigt at sende filer fra en computer til en server.

Med cloudteknologiens fortsatte udvikling er det usandsynligt, at du får brug for FTP, men du kan støde på begrebet, når du læser om fillagringsløsninger og fildeling.

Det anbefales ikke for solo-iværksættere eller startups at bruge FTP som en fast løsning til filoverførsel. Vælg i stedet et cloudbaseret fildelings- eller filoverførselssystem, da det både vil give dig en bedre oplevelse og større sikkerhed.