Imaginez la situation suivante : vous avez décidé de vous lancer en solo en tant que photographe et avez déjà convaincu trois clients au cours de votre premier mois. Félicitations !
Une fois les prises de vues et les premières retouches effectuées, il est temps de partager votre travail avec vos clients, qui sont impatients de voir vos résultats, mais pas très à l'aise avec les outils informatiques. Votre problème : le fichier à exporter fait 4 Go, or leurs boîtes de messagerie électronique n'acceptent que les pièces jointes dont la taille ne peut pas dépasser 15 Mo. Que faire ?
C'est un défi auquel trop de jeunes entreprises sont confrontées, en particulier celles d'entrepreneurs individuels, qui se développent rapidement, mais sont si souvent sous-équipées.
Dans ce guide destiné aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises, nous aborderons les différentes méthodes de transfert de fichiers volumineux et dans quels cas privilégier l'une ou l'autre. Il contient toutes les informations dont vous avez besoin pour maîtriser le partage des fichiers de toutes tailles et en toutes circonstances.
En quoi consiste le transfert de fichiers et comment se distingue-t-il du partage de fichiers ?
Le transfert de fichiers est le processus qui consiste à déplacer des fichiers numériques (comme des documents, des images et des vidéos) d'un emplacement à un autre. Ces emplacements peuvent être physiques, comme le disque dur de votre ordinateur portable, ou il peut s'agir de solutions de stockage numérique telles que Dropbox.
Si vous connaissez déjà bien ce concept, vous aurez sans doute également déjà entendu parler de partage de fichiers dans le même contexte. Bien que les deux expressions soient souvent utilisées de manière interchangeable, elles désignent deux processus distincts :
- Le transfert de fichiers permet d'envoyer une copie d'un fichier vers un autre emplacement ou appareil.
- Le partage de fichiers consiste à permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à une version unique existante d'un fichier via Internet et le cloud.
Pour les petites entreprises, les start-up et les solopreneurs qui envoient régulièrement des fichiers volumineux à leurs clients, il est essentiel de trouver la solution optimale de transfert de fichiers.
Le transfert de fichiers peut s'effectuer sous différentes formes que nous analyserons individuellement afin que vous puissiez choisir l'option la plus adaptée à votre entreprise.
Pourquoi le transfert de fichiers est-il si important pour les solopreneurs et les start-up ?
Un solopreneur est un propriétaire d'entreprise ne disposant pas d'autres employés pour le seconder dans les principales tâches de son activité. Voici quelques exemples courants de solopreneurs :
- Consultants et coachs
- Blogueurs
- Créateurs de formations
- Vendeurs et revendeurs pratiquant le dropshipping
- Créateurs de podcasts, de diffusions en streaming ou d'autres contenus vidéo
Tandis que les grandes et moyennes entreprises disposent d'équipes informatiques et de solutions technologiques adaptées à leurs besoins, les entrepreneurs individuels et les start-up ne peuvent généralement compter que sur eux-mêmes et sur leurs propres appareils.
Cela signifie qu'en tant que solopreneur, c'est à vous de vous doter des technologies nécessaires pour la bonne marche de votre activité. Vous pouvez être un créateur de contenu devant transférer des fichiers vidéo bruts volumineux entre deux appareils ou un consultant ayant des fichiers à communiquer à ses clients.
Types de transfert de fichier
Il existe de nombreuses façons de transférer des fichiers, en ligne et hors ligne. Chacune a ses propres avantages et ses cas d'usage. Voici cinq des types de transfert de fichiers les plus répandus :
- Pièce jointe d'un e-mail
- Site Web de transfert de fichiers
- Stockage cloud
- Stockage amovible, comme un disque dur externe ou une clé USB
- Protocole FTP
Il n'existe pas de panacée et bon nombre de ces approches présentent des avantages spécifiques correspondant à des situations particulières. Pour vous aider à y voir clair, explorons chaque méthode plus en détail.
Pièce jointe d'un e-mail
La pièce jointe à un e‑mail est une méthode de transfert de fichiers qui consiste à envoyer une copie d'un fichier à un tiers par e‑mail. Cette copie est enregistrée dans l'e‑mail, qui est ensuite envoyé dans la boîte de réception du destinataire.
Avantages du transfert de fichier sous forme de pièce jointe
- Rapide et facile : il suffit de glisser-déposer un document pour le joindre à un e‑mail.
- Gratuit : de nombreux clients largement adoptés vous permettent d'envoyer et de recevoir des pièces jointes par e‑mail avec un compte e‑mail gratuit.
Inconvénients du transfert de fichier sous forme de pièce jointe
- Limites de taille de fichier : il est rarement possible d'envoyer des pièces jointes de plus de 25 Mo.
- Sécurité : l'envoi d'un fichier par e‑mail implique la création d'une copie qui pourra être transmise à n'importe qui.
- Manque de contrôle : une pièce jointe envoyée est envoyée pour toujours. Il est impossible de récupérer ou de modifier une pièce jointe à un e‑mail une fois que son destinataire l'a reçue, même si vous devez corriger une faute de frappe ou avez envoyé le mauvais fichier.
Cas où vous devez utiliser une pièce jointe
À l'ère du cloud computing, les pièces jointes ne sont plus vraiment nécessaires. Elles font l'affaire si vous avez besoin d'envoyer un fichier rapidement sans vous soucier de risques de sécurité, mais d'autres options sont presque toujours préférables.
Il est tout aussi rapide et facile d'envoyer un fichier via un lien, ce qui vous permet de contrôler qui peut le consulter et de le protéger à l'aide d'un mot de passe, par exemple. Vous pouvez également apporter des modifications à ce fichier sans avoir à générer un nouveau lien pour vos destinataires. Il suffit d'enregistrer le fichier modifié dans Dropbox (en conservant son nom et en l'enregistrant dans le même dossier) et vos destinataires auront accès à la version la plus récente.
Sites Web de transfert de fichiers
Un site Web de transfert de fichiers est une plateforme indépendante où vous pouvez importer des fichiers (ou des ensembles de fichiers) qui sont ensuite convertis en lien que vous pouvez partager avec des destinataires.
Avantages des sites Web de transfert de fichiers
- Limites de taille des fichiers plus importantes : avec Dropbox Transfer, vous pouvez envoyer jusqu'à 100 Go de fichiers à la fois.
- Transfert de fichiers sécurisé : les transferts de fichiers sont chiffrés et vous aurez toujours la possibilité de supprimer un transfert si vous souhaitez annuler l'accès d'une personne disposant du lien.
- Meilleur contrôle de l'accès : définissez des mots de passe et des délais de validité pour vous assurer que votre transfert de fichiers n'est accessible qu'aux personnes et aux moments souhaités.
- Éléments de marque personnalisables : faites bonne impression auprès de vos clients avec une page de téléchargement de fichiers personnalisée à l'image de votre marque.
- Confirmation de livraison : recevez une notification lorsque vos fichiers sont reçus et téléchargés.
Inconvénients des sites Web de transfert de fichiers
- Les limites de taille des fichiers existent toujours : bien que les volumes autorisés soient bien plus importants, vos transferts de fichiers restent soumis à des limites. Si vous devez envoyer des ensembles de fichiers encore plus volumineux, vous pouvez toujours les diviser en groupes de moins de 100 Go.
Dans quels cas utiliser un site Web de transfert de fichiers
Une plateforme de transfert de fichiers est une excellente solution si vous devez envoyer des fichiers volumineux à vos clients, mais ne souhaitez pas leur donner accès aux originaux.
C'est un cas d'usage très fréquent pour les entreprises individuelles ayant pour activité principale de fournir des contenus vidéo, audio ou d'autres fichiers multimédias volumineux à leurs clients. Cette contrainte s'applique notamment aux photographes de famille, aux vidéastes de mariage et aux producteurs de musique.
Si vous souhaitez partager une version unique d'un document ou collaborer dessus, une solution de stockage cloud peut être plus adaptée à vos besoins.
Stockage cloud
Le stockage cloud est semblable au stockage sur votre disque dur, si ce n'est que les fichiers sont stockés en ligne et accessibles via Internet.
En stockant vos fichiers en ligne, vous pouvez inviter d'autres personnes à y accéder sans avoir à leur en envoyer une copie. Cela facilite la collaboration et l'ajout de commentaires sur les fichiers. Tout est ainsi centralisé au même endroit.
Avantages du partage de fichiers avec le stockage cloud
- Rapide et facile : partager un fichier est aussi simple que copier un lien.
- Collaboration fluide : le stockage cloud et le partage de fichiers permettent à deux personnes de travailler sur un même fichier. C'est parfait si vous devez faire appel à des renforts externes pendant un pic d'activité.
- Rassemblez les commentaires au même endroit : si vous travaillez sur un fichier et devez le faire valider par plusieurs personnes, vous pouvez optimiser l'organisation de vos fichiers en accordant l'accès au fichier, plutôt que d'envoyer différentes copies.
Inconvénients du partage de fichiers avec le stockage cloud
- Donner accès à la version d'origine : il arrive qu'on ne souhaite pas donner accès à ses fichiers originaux. Dans ces cas, une autre solution de partage de fichiers peut être préférable.
- Suppression accidentelle de fichiers : un destinataire non averti peut supprimer votre fichier d'origine en croyant supprimer une copie. Heureusement, Dropbox vient à votre secours en vous permettant de récupérer tout fichier supprimé pendant 30 jours.
Quand utiliser le stockage cloud pour partager des fichiers
Le partage de fichiers avec le stockage cloud est idéal lorsque vous devez faire intervenir des collaborateurs ou demander une validation externe sur un projet en cours. Il vous permet de garder le contrôle de ce projet tout en collaborant sur un même fichier.
Si vous souhaitez livrer un produit fini à un client, l'envoi d'une copie via le transfert de fichiers sera généralement la meilleure option. En faisant cela, vous leur fournissez le produit facturé en leur laissant toute latitude sur l'usage qu'ils peuvent en faire.
Autres méthodes de transfert de fichiers
Stockage amovible
Le stockage amovible désigne les équipements de stockage physique, comme le disque dur de votre ordinateur, qui peuvent être retirés de votre appareil, comme le nom l'indique. Ce type de stockage est disponible dans toutes les formes et tailles, des plus petites clés USB aux grands disques durs externes.
Le stockage amovible peut être utilisé pour le transfert de fichiers en le connectant physiquement à un appareil, en déplaçant ou en copiant les fichiers dessus, puis en le déconnectant pour le connecter à un autre appareil. C'est une méthode assez pratique pour transférer des fichiers, mais elle est également lente, manuelle et présente des risques de sécurité en cas de perte du lecteur, par exemple.
Même si le stockage amovible a longtemps été le moyen le plus répandu de transférer des fichiers volumineux, les avancées technologiques du cloud n'en font pas l'option à privilégier pour vos besoins professionnels.
FTP
FTP signifie “protocole de transfert de fichiers”. C'est un ancien protocole Internet qui permettait aux ordinateurs d'envoyer rapidement des fichiers vers un serveur.
Avec le développement des technologies cloud, vous ne devriez plus avoir à vous doter du protocole FTP, mais c'est une option que vous pouvez rencontrer lorsque vous recherchez des solutions de stockage et de partage de fichiers.
Nous conseillons aux solopreneurs et aux start-up d'éviter d'utiliser le protocole FTP en guise de principale solution de transfert de fichiers. Optez plutôt pour un système de partage de fichiers ou de transfert de fichiers basé sur le cloud pour une meilleure expérience et une sécurité renforcée.
Conseils pour le partage sécurisé de fichiers volumineux à l'attention des solopreneurs et des propriétaires de petites entreprises
Une fois que vous avez choisi une solution de transfert de fichiers pour votre entreprise, il est important d'en assurer la sécurité. Après tout, vous êtes seul à bord et votre entreprise ne peut pas se permettre de subir une violation de sécurité ni une perte de données.
Voici quelques principes à garder à l'esprit pour partager des fichiers de façon sécurisée :
1. Utilisez le stockage cloud pour que partager un fichier soit aussi simple que copier un lien
N'oubliez pas que le transfert de fichiers n'est pas toujours nécessaire et que le partage cloud peut être un excellent moyen de garder le contrôle des différentes versions et de gérer l'accès à vos fichiers.
Avec Dropbox, vous pouvez stocker vos fichiers dans le cloud, ce qui vous permet de collaborer avec des tiers en toute fluidité et de partager l'accès à vos fichiers chaque fois que c'est nécessaire.
2. Lorsque vous devez effectuer un transfert, assurez-vous qu'il est chiffré
Le chiffrement des transferts de fichiers est une mesure de sécurité essentielle qui encode les données pour empêcher les personnes extérieures de lire ou comprendre les données transférées. En d'autres termes, le chiffrement protège les données de vos transferts de fichiers contre les pirates potentiels.
Chaque fichier que vous envoyez avec Dropbox Transfer est ainsi chiffré pour le protéger contre toute menace de sécurité.
3. Faites bonne impression et personnalisez le transfert de fichiers aux couleurs de votre marque pour mettre en avant votre entreprise
Il est important de se présenter sous son meilleur jour, surtout lorsqu'une entreprise en est à ses débuts.
Vous avez déjà fait l'effort de créer votre logo et votre charte graphique, voire de vous doter d'un site Web ou d'établir une présence sur les réseaux sociaux. Il n'y a pas de raison que votre plateforme de transfert de fichiers aille à l'encontre de tout ce travail.
Avec la possibilité de personnaliser la page de téléchargement de vos transferts à l'image de votre marque, vous avez l'assurance de faire bonne impression auprès de vos clients.
4. N'oubliez pas d'effectuer des sauvegardes pour mieux protéger vos fichiers
Même avec le stockage cloud, vos données et fichiers locaux restent vulnérables. Lorsque toute l'activité de votre entreprise s'effectue sur un ordinateur portable unique (le vôtre), il est conseillé de se doter d'une solution de sauvegarde.
Dropbox Backup crée un instantané des fichiers et des dossiers enregistrés sur votre appareil. Cela vous permet de retrouver une version récente de vos données en cas d'erreur critique.
Profitez de toutes ces fonctionnalités de partage de fichiers sécurisé avec Dropbox
Quelle que soit votre activité de solopreneur, nous avons réuni tous les outils dont vous avez besoin dans une solution unique.
Partager des fichiers avec Dropbox, c'est simple et rapide. Il vous suffit de partager un lien pour envoyer toutes sortes de fichiers aux personnes de votre choix, même si elles n'ont pas de compte Dropbox.
Et si vous avez besoin d'envoyer un fichier volumineux (ou plusieurs) de façon sécurisée, rien de plus simple avec Dropbox Transfer.