Tip penghantaran fail selamat untuk perniagaan kecil dan usahawan solo

Bayangkan senario ini—anda telah memutuskan untuk pergi secara solo dengan perniagaan fotografi anda dan telah membawa tiga klien pada bulan pertama anda, berita baik!

Dengan penggambaran selesai dan layanan awal sedia, sudah tiba masanya untuk berkongsi kerja anda dengan klien anda yang teruja—walaupun tidak begitu celik teknologi.— Satu masalah: eksport akhir ialah 4 GB dan e-mel klien hanya menerima lampiran sehingga 15 MB. Bagaimana sekarang?

Ini merupakan cabaran yang dihadapi oleh terlalu banyak perniagaan baharu, terutamanya yang berada dalam kategori usahawan solo yang bergerak pantas tetapi biasanya kurang berkelengkapan.

Dalam panduan untuk usahawan solo dan perniagaan kecil ini, kami akan membincangkan sebab dan cara menghantar fail besar. Sebaik sahaja anda selesai membaca, anda seharusnya berasa yakin bahawa anda akan sentiasa dapat berkongsi fail dalam yang berlainan saiz, pada bila-bila masa perniagaan anda memerlukannya.

Apakah penghantaran fail dan bagaimanakah jika dibandingkan dengan perkongsian fail?

Penghantaran fail ialah proses memindahkan fail digital—seperti dokumen, imej dan video—dari satu lokasi ke lokasi lain. Lokasi ini mungkin fizikal, seperti simpanan cakera keras tempatan dalam komputer riba anda, atau penyelesaian simpanan digital seperti Dropbox.

Jika anda sudah biasa dengan konsep ini, sudah pasti anda juga pernah mendengar rujukan kepada perkongsian fail dalam konteks yang sama. Walaupun kedua-dua istilah itu sering digunakan secara bersilih ganti, istilah-istilah tersebut sebenarnya merujuk kepada dua proses yang berbeza:

• Penghantaran fail ialah cara untuk menghantar salinan fail ke lokasi atau peranti lain.
• Perkongsian fail ialah proses menyediakan pengguna lain dengan akses kepada versi tunggal fail yang sedia ada melalui Internet dan teknologi berasaskan awan.

Untuk perniagaan kecil, syarikat permulaan dan usahawan solo yang bergantung pada penghantaran fail besar kepada pelanggan mereka, mencari penyelesaian penghantaran fail yang betul adalah penting.

Terdapat banyak bentuk penghantaran fail, dan kami akan memperincikan setiap satu daripada ini, supaya anda boleh membuat keputusan yang lebih tepat tentang perkara yang terbaik untuk perniagaan anda.

Mengapakah penghantaran fail sangat penting untuk usahawan solo dan syarikat permulaan?

Usahawan solo ialah pemilik perniagaan yang tidak mempunyai kakitangan selain diri mereka sendiri untuk menjalankan operasi utama perniagaan. Beberapa jenis usahawan solo yang biasa termasuk:

• Perunding dan jurulatih
• Penulis Blog
• Pencipta kursus
• Penjual e-dagang dan "dropshipper"
• Pencipta kandungan podcast, penstriman dan video

Walaupun perniagaan dan perusahaan besar mempunyai pasukan IT yang berdedikasi dan penyelesaian teknologi seluruh syarikat, usahawan solo dan syarikat permulaan selalunya perlu bergantung pada diri mereka sendiri dan peranti mereka sendiri.

Ini bermakna, sebagai usahawan solo, anda bertanggungjawab sepenuhnya untuk memiliki teknologi untuk menyampaikan perkara yang anda perlukan. Sama ada pencipta kandungan yang perlu menghantar fail video asas yang besar antara peranti, atau perunding yang berkongsi dokumen dengan klien.

Jenis penghantaran fail

Terdapat banyak cara untuk menghantar fail, dalam talian dan luar talian, masing-masing dengan faedah dan kes penggunaan sendiri. Lima daripada jenis penghantaran fail yang paling biasa termasuk:

• Lampiran e-mel
• Laman web penghantaran fail
• Penyimpanan awan
• Simpanan boleh tanggal, seperti pemacu keras luaran atau pemacu kilat USB
• FTP (Protokol Penghantaran Fail)

Tidak ada satu pilihan terbaik dan kebanyakan pendekatan ini mempunyai kelebihan khusus untuk bergantung pada keperluan situasi yang diberikan. Untuk membantu memahami semua itu, sekarang kita akan meneroka setiap kaedah dengan lebih terperinci.

Lampiran e-mel

Lampiran e-mel ialah kaedah penghantaran fail yang melibatkan penghantaran salinan fail kepada seseorang melalui e-mel. Salinan fail disimpan kepada e-mel, yang kemudiannya dihantar dan diambil oleh klien e-mel penerima.

Kelebihan lampiran e-mel untuk penghantaran fail:

• Cepat dan mudah—melampirkan dokumen pada e-mel adalah semudah tindakan seret dan lepas
• Percuma—banyak klien e-mel popular akan membolehkan anda menghantar dan menerima lampiran e-mel dengan akaun e-mel percuma

Kekurangan lampiran e-mel untuk penghantaran fail:

• Had saiz fail—anda biasanya tidak boleh menghantar lebih daripada sekitar 25 MB melalui lampiran e-mel
• Keselamatan—menghantar fail melalui e-mel bermakna mencipta salinan yang wujud selama-lamanya dan boleh dihantar kepada sesiapa sahaja
• Kurang kawalan—sebaik sahaja ia dihantar, ia memang sudah dihantar. Tidak boleh mendapatkan semula atau mengemas kini lampiran e-mel setelah lampiran diserahkan kepada penerima, walaupun anda perlu membetulkan kesilapan menaip atau tidak sengaja menghantar fail yang salah

Situasi yang perlu menggunakan lampiran e-mel:

Dalam era pengkomputeran berasaskan awan moden, lampiran e-mel tidak begitu diperlukan. Tidak mengapa jika anda hanya perlu menghantar sesuatu secepat mungkin dan tidak bimbang tentang risiko keselamatan, tetapi pilihan lain biasanya diutamakan.

Caranya sama cepat dan mudah untuk menghantar fail melalui pautan yang membolehkan anda mengawal orang yang boleh melihatnya, serta menambahkan keselamatan tambahan seperti perlindungan kata laluan. Dan jika anda ingin membuat sedikit penyuntingan pada fail anda, anda tidak perlu menjana pautan baharu untuk penerima anda. Hanya simpan fail yang dikemas kini pada Dropbox (kekalkan nama fail yang sama dan simpan dalam folder yang sama) dan penerima anda akan dapat melihat versi terkini daripada anda.

Laman web penghantaran fail

Laman web penghantaran fail ialah pelantar kendiri untuk anda muat naik fail—atau koleksi fail,—yang kemudiannya ditukar menjadi pautan yang boleh anda kongsikan dengan penerima.

Kelebihan laman web penghantaran fail:

• Had saiz fail yang lebih besar—dengan Dropbox Transfer, anda boleh menghantar sehingga 100 GB fail pada satu masa
• Penghantaran fail selamat—penghantaran fail adalah disulitkan, dan anda akan sentiasa mempunyai pilihan untuk menghapuskan penghantaran jika anda ingin membuang akses dari sesiapa sahaja dengan pautan
• Kawalan yang lebih besar terhadap akses—tetapkan kata laluan dan tarikh luput pautan untuk memastikan penghantaran fail anda hanya dilihat oleh orang yang betul, pada masa yang betul
• Penjenamaan yang boleh suai—memberi kesan yang kuat kepada klien dan pelanggan anda, dengan halaman muat turun fail yang dihiasi dalam penjenamaan perniagaan solo anda
• Pengesahan penghantaran—mendapat pemberitahuan apabila fail anda diterima dan dimuat turun

Kekurangan laman web penghantaran fail:

• Had saiz fail masih wujud—walaupun lebih besar, had saiz fail masih terpakai untuk penghantaran anda. Jika anda perlu menghantar koleksi fail yang lebih besar, anda sentiasa boleh membahagikannya kepada beberapa penghantaran <100 GB yang berasingan untuk mengatasinya.

Situasi yang perlu laman web penghantaran fail

Pelantar penghantaran fail ialah penyelesaian yang sangat baik jika anda ingin menghantar fail besar kepada klien anda dan anda tidak mahu mereka mempunyai akses kepada yang asal.

Ini merupakan perkara biasa apabila perniagaan solo anda melibatkan penghantaran video, audio atau dokumen multimedia besar yang lain kepada pelanggan. Jurugambar keluarga, juruvideo perkahwinan dan penerbit muzik ialah contoh-contoh klasik keperluan ini.

Jika anda ingin berkongsi atau berkolaborasi pada satu versi dokumen, maka penyelesaian penyimpanan awan mungkin lebih sesuai untuk keperluan anda.

Penyimpanan awan

Penyimpanan awan adalah serupa dengan simpanan pada cakera keras anda, cuma fail disimpan dalam talian dan boleh diakses melalui internet.

Dengan menyimpan fail anda dalam talian, anda boleh memberikan akses kepada orang lain, tanpa perlu menghantar salinan berasingan kepada mereka. Hal ini membuatkan kolaborasi dan pemberian maklum balas pada fail menjadi mudah—memperkemaskan segala-galanya di satu tempat.

Kelebihan perkongsian fail dengan penyimpanan awan:

• Cepat dan mudah—berkongsi fail adalah semudah menyalin pautan sahaja
• Kolaborasi yang lancar—penyimpanan awan dan perkongsian fail membolehkan dua orang bekerja pada fail secara serentak. Paling sesuai jika anda membawa masuk pekerja bebas untuk membantu anda dalam bulan-bulan yang sibuk!
• Kumpulkan maklum balas di satu tempat—jika anda sedang mengusahakan sebuah fail dan perlu berkongsi dengan ramai orang untuk semakan, anda boleh memastikan perkara teratur dengan memberikan akses, dan bukannya menghantar salinan berasingan

Kekurangan perkongsian fail dengan penyimpanan awan:

• Memberi akses kepada versi asal anda—kadangkala anda tidak mahu orang ramai mempunyai akses kepada fail asal. Dalam kes ini, penyelesaian perkongsian fail lain mungkin lebih baik.
• Penghapusan fail tanpa sengaja—penerima tidak menyangka akan menghapuskan fail asal anda, dengan mengandaikan bahawa mereka sedang menghapuskan salinan. Nasib baik, Dropbox menyokong anda, membolehkan anda untuk memulihkan fail yang dihapuskan dalam tempoh 30 hari.

Situasi yang sesuai untuk menggunakan penyimpanan awan untuk berkongsi fail:

Perkongsian fail dengan penyimpanan awan adalah sesuai apabila anda ingin membawa kolaborator, atau pengulas, pada kerja yang sedang berjalan. Hal ini membolehkan anda mengikuti perkembangan projek anda dan bekerjasama daripada satu fail.

Jika anda ingin menghantar produk siap kepada pelanggan, maka menghantar salinan melalui penghantaran fail pastilah pilihan terbaik anda. Dengan melakukan ini, anda menyerahkan produk yang telah dibayar kepada mereka dan kemudiannya menggunakan produk tersebut mengikut kehendak mereka.

Kaedah alternatif penghantaran fail

Simpanan boleh tanggal

Simpanan boleh tanggal ialah simpanan fizikal, seperti pemacu keras pada komputer anda, yang boleh—anda tentu sudah tahu—telah dialih keluar daripada peranti anda. Simpanan tersebut tersedia dalam semua bentuk dan saiz, daripada pemacu kilat USB yang lebih kecil sehinggalah unit pemacu keras luaran yang besar.

Simpanan boleh tanggal boleh digunakan untuk penghantaran fail dengan memasukkannya secara fizikal ke dalam satu peranti, mengalihkan atau menyalin fail padanya, kemudian mencabut simpanan tersebut dan menyambungkannya kepada peranti lain. Walaupun kaedah ini agak mudah untuk penghantaran fail, kaedah ini juga perlahan, manual dan menimbulkan ancaman keselamatan jika anda kehilangan pemacu tersebut.

Walaupun simpanan boleh tanggal digunakan sebagai cara biasa untuk menghantar fail besar, kemajuan dalam teknologi awan bermakna kaedah berasaskan internet biasanya memberikan perkhidmatan yang lebih baik kepada anda.

FTP

FTP bermaksud Protokol Pemindahan Fail, protokol internet lama untuk penghantaran fail yang membenarkan komputer menghantar fail kepada pelayan dengan cepat.

Dengan kemajuan teknologi awan, anda mungkin tidak memerlukan FTP, tetapi anda mungkin menemuinya semasa menyelidik penyelesaian simpanan dan perkongsian fail.

Tidak disyorkan untuk usahawan solo atau syarikat permulaan menggunakan FTP sebagai penyelesaian penghantaran fail pilihan. Sebaliknya, pilih sistem perkongsian fail atau penghantaran fail berasaskan awan yang akan memberi anda pengalaman yang lebih baik dan keselamatan yang lebih kukuh.

Tip perkongsian fail besar selamat untuk usahawan solo dan pemilik perniagaan kecil

Setelah anda memutuskan penyelesaian penghantaran fail untuk perniagaan anda, penting untuk memastikan keselamatan anda terkawal. Lagipun, hanya terdapat anda seorang, dan perniagaan anda tidak mampu menjadi mangsa pelanggaran keselamatan atau kehilangan data.

Berikut ialah beberapa tip popular untuk perkongsian fail selamat yang perlu diingat:

1. Gunakan simpanan awan supaya perkongsian dan kolaborasi semudah menyalin pautan sahaja

Ingat bahawa penghantaran fail tidak selalu diperlukan dan perkongsian melalui penyimpanan awan boleh merupakan cara terbaik untuk mengikuti perkembangan kawalan versi dan mengurus akses fail.

Dengan Dropbox, anda boleh menyimpan fail anda dalam awan, yang membolehkan anda untuk bekerjasama dengan lancar dengan orang lain atau berkongsi akses apabila anda perlu.

2. Apabila anda perlu untuk menghantar, pastikan fail disulitkan

Penyulitan penghantaran fail ialah langkah keselamatan penting yang mengekodkan data untuk menghalang orang luar daripada dapat membaca atau memahami data yang sedang dihantar. Ringkasnya, penyulitan melindungi data dalam penghantaran fail anda daripada penggodam yang berpotensi.

Itulah sebabnya setiap fail yang anda hantar dengan Dropbox Transfer akan disulitkan, untuk melindunginya daripada ancaman keselamatan.

3. Memberikan tanggapan yang baik, fikirkan tentang penghantaran fail berjenama untuk mempamerkan perniagaan solo anda

Tanggapan pertama penting, terutamanya apabila perniagaan anda masih pada peringkat awal.

Anda telah pun berusaha untuk mencipta logo, identiti visual, dan mungkin juga laman web atau kehadiran sosial. Penghantaran fail anda seharusnya berjenama atau bergaya anda juga.

Dengan penjenamaan boleh suai untuk halaman muat turun penghantaran anda, anda pasti boleh memberikan tanggapan yang berkekalan kepada pelanggan anda.

4. Ingat untuk membuat sandaran untuk lapisan tambahan keselamatan fail

Walaupun dengan penyimpanan awan, data dan fail tempatan anda masih berisiko. Apabila perniagaan anda dijalankan pada satu komputer riba—komputer riba anda—berbaloi untuk mempunyai penyelesaian sandaran di sisi anda.

Dropbox Backup mencipta petikan fail dan folder pada peranti anda, supaya anda boleh kembali kepada versi terkini data anda sekiranya berlaku ralat kritikal.

Dapatkan semua ciri perkongsian fail selamat ini di satu tempat dengan Dropbox

Tidak kira jenis perniagaan usahawan solo anda, kami mempunyai semua yang anda perlukan, semuanya di satu tempat.

Perkongsian fail dengan Dropbox adalah pantas dan ringkas. Dengan hanya berkongsi pautan, anda boleh menghantar apa-apa sahaja kepada sesiapa sahaja, walaupun mereka tidak mempunyai akaun Dropbox.

Dan apabila anda perlu menghantar sesuatu yang lebih besar, penghantaran fail besar—atau koleksi fail—secara selamat dengan Dropbox Transfer adalah mudah.