小規模企業や個人事業主が安全にファイルを共有するコツ

重要なファイルの容量が大きすぎてメールで送信できない場合にはファイル転送が役立ちます。安全なファイルの転送方法をご覧ください。

ノート パソコンを使ってビデオ編集をしている個人事業主

こんな場面を想像してください。フォトグラファーとしての独立を決めたあなたは、最初の 1 か月で 3 社のクライアントを獲得しました。おめでとうございます!

撮影を終えて最初の処理を済ませたら、まずはクライアントに撮影データを共有します。仕上がりを楽しみにしているクライアントですが、必ずしもテクノロジーに明るいわけではありません。ここで問題があります。最終的にエクスポートしたファイルは 4 GB もありますが、クライアントが使用しているメールは、最大で 15 MB の添付ファイルしか受信できません。どうすればよいでしょうか?

多くの新興ビジネスが同様の問題に直面しています。個人事業が多い分野では軽快なフットワークが求められますが、作業環境が整備されていることは多くありません。

個人事業主と小規模企業を対象としたこのガイドでは、大容量ファイルを転送する方法やその理由について、詳しく解説します。最後までお読みいただければ、種類やサイズを問わず、どんなファイルでもビジネスに必要なときに自信を持って共有できるようになります。

ファイル転送とファイル共有の違い

ファイル転送とは、ある場所にあるデジタル ファイル(ドキュメント、画像、動画など)を別の場所に移すプロセスを指します。ここで言う「場所」には、ノート パソコン内のハード ドライブのような物理的な場所だけでなく、Dropbox のようなデジタル ストレージ ソリューションも含まれます。

ファイル転送という考え方をご存じの方は、同じような文脈で使われるファイル共有という言葉も耳にしたことがあるでしょう。2 つの言葉は同じ意味で使われることも多いのですが、厳密には次のような違いがあります。

  • ファイル転送とは、ファイルのコピーを別の場所やデバイスに送信することを指します。
  • ファイル共有とは、インターネットやクラウド技術を介して、同じバージョンの同じファイルにアクセスする権限を他のユーザーに提供することを指します。

小規模企業やスタートアップ企業、個人事業主などが、顧客に大容量ファイルを送る必要がある場合は、適切なファイル転送ソリューションを選ぶことが非常に重要です。

ファイル転送サービスにはさまざまな形式があるので、それぞれ詳しく見ていきましょう。ご自身のビジネスに最適なファイル転送サービスがきっと見つかるはずです。

 個人事業主の音楽プロデューサーが、ファイルの共有や転送が簡単な Dropbox のクラウド ストレージにファイルをアップロードしている様子

個人事業主とスタートアップ企業にファイル転送が重要である理由

ここで言う個人事業主とは、他のスタッフを雇わずに自分だけで主な業務を行うビジネスオーナーのことです。個人事業主として一般的な職種には次のようなものがあります。

  • コンサルタントやコーチ
  • ブロガー
  • オンライン コースの講師
  • ショッピング サイトの販売者や「ドロップシッピング」
  • ポッドキャスト、ストリーミング配信、動画コンテンツのクリエイター

規模の大きなビジネスや大企業には専門の IT チームや全社的な技術ソリューションがありますが、個人事業やスタートアップ企業は自分自身と手持ちのデバイスだけが頼りです。

つまり、個人事業主は必要なテクノロジーを自分自身で用意しなければならないということです。そうした状況は、複数のデバイス間で撮影後の生データを転送する必要があるコンテンツ クリエイターも、クライアントにドキュメントを共有したいコンサルタントも同じです。

ファイル転送の種類

オンラインでもオフラインでも、ファイルを転送する方法はたくさんあり、それぞれの方法に適した場面や利点があります。ファイル転送の手段としては、以下に挙げる 5 つが一般的です。

  • メール添付
  • ファイル転送サイト
  • クラウド ストレージ
  • リムーバブル ストレージ(外付けハード ドライブや USB メモリなど)
  • FTP(ファイル転送プロトコル)

どれか 1 つがベストというわけではなく、その多くは状況とニーズによって異なるメリットがあります。では、それぞれの方法について詳しく説明します。

Dropbox Transfer でファイルを送信している様子を表した GIF アニメーション

メール添付

ファイルのコピーをメール経由で送信する方法です。ファイルのコピーはメッセージ本体に保存され、受信者のメール クライアントがそのメッセージを受け取ります。

ファイル転送にメール添付を使用するメリット

  • 手早く簡単:ドラッグ & ドロップするだけで手軽にドキュメントを添付できます。
  • 無料:定番のメール クライアントの多くで、無料のメール アカウントを使用して添付ファイルを送受信できます。

ファイル転送にメール添付を使用するデメリット

  • ファイル サイズの制限:メール添付で送信できるサイズは一般に 25 MB 程度です。
  • セキュリティ:メールに添付してファイルを送信すると、ファイルのコピーが永遠に残り、メールを誰にでも転送できます。
  • コントロールできない:一度送信したら、その先で何が起こっているかわかりません。いったん相手に送信してしまえば、ファイルを取り返したり、内容を更新したりすることはできません。タイプミスを見つけた場合でも、誤ったファイルを送信してしまった場合でも、ファイルを変更できないのです。

メール添付を使うべき状況

クラウド コンピューティングが主流となった今、メール添付の必要性はかなり薄れています。セキュリティ上の懸念がなく、すぐにファイルを送信しなければならない場面であれば、メール添付も悪くはないでしょう。しかし、ほとんどのケースで他の方法をおすすめします。

リンクを使ってファイルを送信するのも、メール添付と同じくらい手早く簡単です。リンクを使えば、閲覧できる相手を指定したり、パスワードをかけて保護したりできます。ファイルに変更を加えたくなった場合も、新しいリンクを作成して再送する必要はありません。Dropbox にファイルを保存するだけで、相手にも最新のバージョンが表示されます。ただし、ファイルは同じ場所に同じ名前で保存する必要があります。

クラウド ストレージを利用してファイルを共有している人物

ファイル転送サイト

ファイル転送サイトは独立したプラットフォームで、1 つまたは複数のファイルをアップロードして、そこで生成されるリンクを共有相手に送信します。

ファイル転送サイトのメリット

  • ファイル サイズの上限が大きいDropbox Transfer では、一度に最大で 100 GB までのファイルを送信できます。
  • 安全なファイル転送:転送されるファイルは暗号化されます。また、リンクを共有した相手のアクセス権をいつでも削除できます。
  • アクセス権をきめ細かく管理:パスワードや有効期限を設定できるので、希望する期間内に意図した相手だけにアクセスを許可できます。
  • ブランドのカスタマイズ:ファイルのダウンロード ページに個人事業のブランド ロゴを配置して、クライアントや顧客に印象づけることができます。
  • 共有状況の確認:ファイルが閲覧されたときやダウンロードされたときに通知を受け取ることができます。

ファイル転送サイトのデメリット

  • 大容量ながら制限はある:対応サイズはかなり大きいのですが、それでも転送できるファイル サイズに上限があります。上限を超えるファイルを送信する場合は、ファイルを分割してそれぞれが 100 GB よりも小さくなるようにする必要があります。

ファイル転送サイトを使うべき状況

クライアントに大容量ファイルを送信する必要があり、オリジナル ファイルにはアクセスさせたくない場合、ファイル転送プラットフォームは絶好の選択肢となるでしょう。

動画、オーディオ、その他サイズの大きいマルチメディア ファイルを顧客に送信することが多い個人事業では、こうした状況がよく見られます。たとえば、家族写真やウェディングを手がけるフォトグラファーや映像作家、音楽プロデューサーなどが典型的な業種です。

同一バージョンのドキュメントの共有または共同作業がしたい場合は、クラウド ストレージを使ったソリューションが最適でしょう。

Dropbox のクラウド ストレージで利用できるファイル共有機能を表した図

クラウド ストレージ

クラウド ストレージは、パソコンのハード ドライブとよく似ていますが、オンライン上に保存されていてインターネット経由でアクセスする点が異なります。

ファイルをオンラインに保存することで、ファイルのコピーを作成しなくても他の人にアクセス権を付与できます。すべてを 1 か所から提供できるので、コラボレーションフィードバックのやりとりが簡単になります。

クラウド ストレージによるファイル共有のメリット

  • 手早く簡単:リンクをコピーするだけで簡単にファイルを共有できます。
  • スムーズなコラボレーション:クラウド ストレージとファイル共有によって、複数の人が同じファイルを同時に編集できるようになります。繁忙期に業務をフリーランサーに委託する場合はとても便利です。
  • フィードバックを一元化:作業中の 1 つのファイルについて複数の人にレビューを依頼したい場合、ファイルのコピーを別々に作成せずにアクセス権だけを付与すれば、スマートに業務を進められます

クラウド ストレージによるファイル共有のデメリット

  • オリジナル ファイルへのアクセスを許可する:場合によってはオリジナル ファイルにアクセスしてほしくないこともあります。そんなときは、別のファイル共有ソリューションを使うとよいでしょう。
  • ファイルが誤って削除される:共有されたファイルがただのコピーだと勘違いした相手が、誤ってオリジナル ファイルを削除してしまうかもしれません。そんなときも Dropbox なら安心です。削除されたファイルを 30 日間は復元できます

クラウド ストレージを使用してファイルを共有すべき状況

クラウド ストレージによるファイル共有は、作業中のファイルに共同編集者やレビュー担当者を招待したい場合に最適です。プロジェクトを適切に管理できるほか、同じファイルを共同で編集することができるためです。

ファイルが仕上がったら、ファイルのコピーを転送するのが一般的にはベストな選択肢です。そうすれば、クライアントが料金を支払った後でファイルを納品することができ、クライアントは受け取ったファイルを自由に利用できます。

セキュリティ保護されたデータを物理的にやりとりする様子を表現した、鍵の束を手渡しているイラスト

ファイル転送の代替手段

リムーバブル ストレージ

リムーバブル ストレージはパソコンに内蔵されたストレージと似ていますが、リムーバブル、つまりデバイスから取り外せるという点が異なります。小型の USB メモリから大型の外付けハード ドライブ ユニットまで、多様な形状と容量が市販されています。

リムーバブル ストレージを使ってファイルを転送する方法はこうです。デバイスにストレージを物理的に接続し、そこにファイルを移動またはコピーします。次に、デバイスからストレージを取り外して、転送先のデバイスに接続します。手軽な方法かもしれませんが、時間がかかり、手動の作業が必要で、さらにドライブを紛失した場合にはセキュリティ上のリスクが発生します。

以前はリムーバブル ストレージを使用して大容量ファイルをやりとりしていました。しかし、クラウド技術が進歩した今では、インターネット経由でファイルを転送する方法がほぼ確実に優れていると言えるでしょう。

FTP

FTP とは、File Transfer Protocol(ファイル転送プロトコル)の略です。パソコンからサーバーにすばやくファイルを転送するために使われている、昔ながらのインターネット プロトコルです。

クラウド技術が進歩した今、FTP を必要とする場面は少ないはずですが、ファイルのストレージや共有のソリューションについて調べているときに目にするかもしれません。

個人事業主やスタートアップ企業が、ファイル転送に FTP をメインで使用するのはおすすめできません。操作性やセキュリティの面で優れているクラウドベースのファイル共有やファイル転送のシステムを利用した方がよいでしょう。

Dropbox のファイル共有ページに独自ブランドを設定しようとしている個人事業主

個人事業主やスタートアップ企業が大容量ファイルを安全に共有するためのヒント

ビジネスで使用するファイル転送ソリューションを決定したら、次に重要なのはセキュリティを確保することです。ビジネスを運営しているのはあなた 1 人です。セキュリティ侵害やデータの漏えいという事態に対処できる余裕はないはずです。

ここでは、ファイルを安全に共有するために押さえておくべき重要なポイントを紹介します。

1. クラウド ストレージ:リンクをコピーするだけで簡単に共有と共同作業が可能

ファイル転送が適しているという場面もありますが、クラウド ストレージを使ってファイルを共有すれば、ファイルのバージョンやアクセス権をしっかりと管理できるようになります。

Dropbox ならクラウドにファイルを保存でき、スムーズな共同作業が可能になります。必要なときにはいつでもアクセス権を共有できます。

2. ファイルを転送する場合には暗号化されるかをチェック

ファイル転送の暗号化とは、外部の人間が転送中のデータを読み取ったり内容を理解したりできないようにするためにデータを符号化する、重要なセキュリティ技術です。つまり、暗号化することで転送するファイルのデータをハッカーから守ることができるのです。

Dropbox Transfer では、セキュリティの脅威からデータを守るため、送信するすべてのファイルを暗号化しています。

3. イメージが大切:ファイル転送のページで自身のブランドを紹介

ビジネスが動き始めたばかりのころは特に、第一印象が重要です。

皆さんはすでに、ビジネスを表現するロゴを作成していることでしょう。ウェブサイトや SNS のアカウントを用意した人もいるかもしれません。ファイル転送のページもこれらと同様に、自身のブランドを表現する格好の場になるのです。

ファイル転送のダウンロード ページではブランドのカスタマイズが可能です。ファイルを受け取る相手に強く印象づけるチャンスです。

4. バックアップでファイルのセキュリティをさらに強化

クラウド ストレージを使っても、ローカルにあるデータやファイルは危険にさらされます。ビジネスの運営を 1 台のノート パソコンでこなしているとしたら、バックアップ ソリューションを用意しておいて損はないはずです。

Dropbox Backup は、デバイスにあるファイルやフォルダのスナップショット(ある時点での状態)をそのまま保存できます。重大なエラーが発生した場合には、データを少し前の状態に戻すことができます。

Dropbox なら安全なファイル共有機能のすべてが手に入ります

どんな個人事業主であっても、Dropbox には必要なすべてがそろっています。

Dropbox によるファイル共有はシンプルで手間がかかりません。リンクを共有するだけで、誰にでも、どんなファイルでも、簡単に送信できます。相手が Dropbox アカウントを持っている必要はありません。

サイズの大きなファイルでも、Dropbox Transfer なら簡単かつ安全に送信できます。複数のファイルの一括送信にも対応しています。

仕事のファイル共有をストレス フリーに

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