給小型企業和一人創業家的安全檔案傳遞秘訣

當重要的商務檔案因為太大而無法使用電子郵件傳遞時,您該怎麼辦?閱讀這份專為一人創業家提供的基礎指南,瞭解如何安全地傳遞大型檔案吧。

​​使用筆電處理影片專案的一人創業家

想像一下這個場景:您決定自己創業經營攝影業務,而且在第一個月就吸引了三名客戶,真是個好消息!

 

拍攝完成並準備好經初步處理的檔案後,是時候和滿心期待、但對科技一竅不通的客戶分享您的作品了。不過有個問題:最後的匯出檔案有 4 GB,但對方的電子郵件用戶端只能接受 15 MB 以內的附件。現在該怎麼辦?

 

這是許多新創企業面臨的挑戰,尤其是那些發展快速,卻又出了名資源不足的一人創業家。

 

這份指南專門提供給一人創業家和小型企業,將為您介紹傳遞大型檔案的原因與方法。讀完後您就能滿懷信心,因為只要業務上有需求,您隨時都可以分享任何大小的檔案。

檔案傳遞是什麼?和檔案共享有什麼不同?

檔案傳遞是將文件、影像和影片等數位檔案從一處移動到另一處的過程。檔案的來源與目的地可能是實體位置,如筆電上的本機硬碟儲存空間,或是數位儲存空間解決方案,如 Dropbox。

 

如果您對這個概念並不陌生,那您肯定也曾在檔案共享的相關說明中聽過類似的內容。雖然人們經常將這兩個術語互換使用,但它們實際上指的是兩個不同的過程:

 

  • 檔案傳遞是一種可將檔案複本傳送到另個位置或裝置的方法。
  • 檔案共享是一個可透過網際網路和雲端技術,讓其他使用者得以存取現有單一版本檔案的過程。

 

對於須傳送大型檔案給客戶的小型企業、新創公司和一人創業家來說,尋找適合的檔案傳遞解決方案非常重要。

 

檔案傳遞有很多種形式,我們將一一深入介紹,讓您做出明智的選擇,為您的企業尋找最適合的解決方案。

 身為一人創業家的音樂製作人將檔案移動到 Dropbox 雲端儲存,方便分享或傳遞

為什麼檔案傳遞對一人創業家和新創公司來說這麼重要?

一人創業家是指除了他們自己以外,沒有任何其他員工協助處理企業營運事務的企業主。一些常見的一人創業家類型包括:

 

  • 顧問和教練
  • 部落客
  • 課程設計者
  • 電子商務賣家和「代銷者」
  • Podcast、串流和影片內容創作者

 

大型公司和企業擁有專門的 IT 工作團隊和全公司的技術解決方案,一人創業家和新創公司則往往得靠自己和手上的裝置。

 

也就是說,身為一名一人創業家,您必須自行準備能滿足您需求的技術。無論是需要在裝置間傳遞大型影片原檔的內容創作者,還是要與客戶共享文件的顧問皆是如此。

檔案傳遞類型

透過連線和離線管道傳遞檔案的方法有很多種,每種都有各自的優勢和使用案例。以下為最常見的五種檔案傳遞類別:

 

  • 電子郵件附件
  • 檔案傳遞網站
  • 雲端儲存
  • 可卸除式儲存空間,如外接硬碟或 USB 隨身碟
  • 檔案傳輸協定 (FTP)

 

這當中並沒有單一最佳選項,取決於具體情況所需,許多方法都有特定的益處。為了協助您理解,我們現在就來深入探索每個方法。

某人使用 Dropbox Transfer 傳送檔案的 gif 檔

電子郵件附件

電子郵件附件是一種透過電子郵件將檔案複本傳送給某人的檔案傳遞方法。檔案複本會儲存在電子郵件中,傳送後再由收件者的電子郵件用戶端接收。

 

使用電子郵件附件傳遞檔案的益處:

  • 快速又簡單:使用拖放功能就能輕鬆在電子郵件中附加文件
  • 免費:許多熱門的電子郵件用戶端都提供免費的電子郵件帳戶,方便您傳送與接收電子郵件附件

 

使用電子郵件附件傳遞檔案的壞處:

  • 檔案大小限制:一般來說,您無法透過電子郵件附件傳送超過約 25 MB 的檔案
  • 安全性:透過電子郵件傳送檔案,代表您會建立一個永久存在且可以轉寄給任何人的複本
  • 不易管控:送出後就無法更改。電子郵件附件一旦傳送給收件者後就無法撤回或更新,即便您需要修正錯字,或不小心傳送了錯誤的檔案也為時已晚

 

使用電子郵件附件的時機:

在現今的雲端運算時代中,電子郵件附件已經不是必要的解決方案了。如果您只是想盡快傳送某個東西,而且也沒有安全性疑慮,那您的確可以使用電子郵件,但大多時候,其他選項會更加理想。

 

透過連結傳送檔案也一樣快速簡單,您還能控制可查看的使用者,並新增額外的安全功能,如密碼保護。如果您想稍微編輯一下檔案,也不必產生新連結給您的收件者。只要將更新後的檔案儲存到 Dropbox (檔案名稱須相同,且須儲存在相同資料夾) 中,您的收件者就能看到最新的版本。

使用雲端儲存分享檔案的人

檔案傳遞網站

檔案傳遞網站是一個可上傳檔案 (或一系列檔案) 的獨立平台,系統會將這些檔案轉換成連結,方便您與收件者分享。

 

檔案傳遞網站的益處:

  • 提升檔案大小限制:您可以透過 Dropbox Transfer 一次傳送高達 100 GB 的檔案
  • 安全傳遞檔案:檔案傳遞會經過加密,如果您想移除任何連結擁有者的存取權,可以隨時刪除傳遞的檔案
  • 全面掌握存取權:設定密碼與連結到期日,確保您傳遞的檔案只能讓對的人在對的時間點查看
  • 可自訂商標:在獨立企業商標中裝飾檔案下載頁面,讓您的客戶和顧客印象深刻
  • 傳送確認:對方接收並下載您的檔案後,您就會收到通知

 

檔案傳遞網站的壞處:

  • 檔案大小仍有限制:雖然已有所提升,但您傳遞時仍受檔案大小限制。如果您需要傳送一系列更大型的檔案,可以將它們分成數個小於 100 GB 的獨立檔案來傳遞,藉此突破這個限制。

 

使用檔案傳遞網站的時機:

如果您想傳送大型檔案給客戶,卻又不想讓他們存取原始檔,那檔案傳遞平台就是個絕佳的解決方案。

 

若您的獨立企業需要傳送影片、音訊或其他大型多媒體文件給客戶,這就是個尤其常見的方法。家庭攝影師、婚禮錄像師和音樂製作人是此一需求的典型範例。

 

如果您希望分享或協作單一版本的文件,那雲端儲存解決方案可能就比較符合您的需求。

以視覺呈現 Dropbox 雲端儲存提供的檔案共享功能

雲端儲存

雲端儲存和您硬碟上的儲存空間相似,不過檔案是存在線上,而且可以透過網際網路存取。

 

將檔案存在線上就能授予他人存取權,無須傳送獨立複本。這不僅能讓檔案協作意見提供變得更加簡單,更可在單一位置簡化所有內容。

 

使用雲端儲存共享檔案的益處:

  • 快速又簡單:分享檔案就像複製連結一樣簡單
  • 輕鬆協作:雲端儲存和檔案共享可讓兩個人同時處理一份檔案。若您在忙碌的月份聘請自由工作者協助,這個方法就再適合不過了!
  • 在單一位置收集意見:如果您正在處理檔案且需要與多人分享以供審閱,您就可以授予對方存取權來讓一切井井有條,而不必傳送獨立的複本

 

使用雲端儲存共享檔案的壞處:

  • 授予他人原始版本的存取權:有時候,您並不想讓人存取原始檔案。在這種情況下,其他檔案共享解決方案可能會更理想。
  • 不小心刪除檔案:毫無警覺的收件者可能會以為自己是在刪除複本,而誤刪了您的原始檔案。幸運的是,Dropbox 提供支援,讓您能在 30 天內還原已刪除的檔案。

 

使用雲端儲存分享檔案的時機:

當您想要讓協作者或審閱者編輯進行中的工作時,就非常適合使用雲端儲存的檔案共享功能。您可以隨時掌握專案進度,並同心協力處理單一檔案。

 

如果您想將完成的產品交付給客戶,透過檔案傳遞傳送複本通常是您最好的選擇。這樣一來,您就能將付費產品交給他們,並讓對方全權決定該如何使用。

插圖中某人將一串鑰匙交給另一個人,象徵實際傳遞受保護的資料

傳遞檔案的其他方法

 

可卸除式儲存空間

可卸除式儲存空間是一種實體儲存空間,就像您電腦上的硬碟一樣可以從裝置上移除 (沒錯,您猜對了),其大小與形狀各異,從較小的 USB 隨身碟到大型外接硬碟單位都有。

 

將可卸除式儲存空間插入某個裝置,把檔案移動或複製到儲存空間內,接著將其拔出並與另一個裝置連接後,就能傳遞檔案。雖然這是一種相對簡單的檔案傳遞方法,但此法不僅緩慢且需要手動操作,若遺失硬碟更會造成安全性威脅。

 

雖然可卸除式儲存空間曾是傳遞大型檔案的常見方法,但雲端技術日新月異,因此在多數情況下,以網際網路為基礎的方法較能為您提供更好的服務。

 

FTP

FTP 指的是「檔案傳輸協定」,這是一種用於傳遞檔案的舊式網際網路協定,可讓電腦迅速傳送檔案給伺服器。

 

隨著雲端技術的進步,您不太可能會用到 FTP,但您在搜尋檔案儲存和分享解決方案時可能會看到。

 

我們不建議一人創業家或新創公司使用 FTP 作為偏好的檔案傳遞解決方案。建議可改為以雲端為基礎的檔案共享或檔案傳遞系統,才能享有更好的體驗與更強大的安全性。

使用 Dropbox 品牌識別共享設定將檔案共享個人化的一人創業家

給一人創業家和小型企業主的安全大型檔案共享秘訣

決定好貴公司要使用的檔案傳遞解決方案後,確保安全性就變得相當重要。畢竟,您只有一個人,貴公司也無法承擔安全疏失或資料遺失的後果。

 

若想安全地共享檔案,請謹記以下這些實用秘訣:

 

1. 使用雲端儲存,讓分享和協作就像複製連結一樣簡單

請記住,檔案傳遞並不是必要的,使用雲端儲存分享是個可隨時掌握檔案版本和管理檔案存取權的好方法。

 

您可以透過 Dropbox 將檔案儲存在雲端,方便您根據自身需求隨時與他人無縫協作共享存取權

 

2. 當您需要傳遞檔案時,請確保檔案已經過加密

檔案傳遞加密是一項重要的安全措施,可透過資料編碼防止外人讀取或理解傳遞的資料。簡單來說,加密能保護檔案傳遞中的資料免受潛在駭客攻擊。

 

正因如此,您透過 Dropbox Transfer 傳送的每個檔案都已經過加密,可保護您免受安全性威脅。

 

3. 思考如何透過品牌化的檔案傳遞來展現您的獨立企業,讓人留下好印象

第一印象很重要,尤其當您的企業仍處於初創階段時更是如此。

 

您已經花了心力建立標誌、視覺身分,甚至還有網站或社群媒體呈現,您的檔案傳遞方案也不應例外。

 

使用可自訂商標設計您的傳遞下載頁面後,一定能讓客戶留下深刻的印象。

 

4. 記得備份資料,讓檔案多一層保障

即便使用雲端儲存,您的本機資料和檔案仍有風險。當您的業務完全依靠一部筆電時 (也就是您的筆電),擁有一個資料備份解決方案絕對值得。

 

Dropbox Backup 會針對您裝置上的檔案和資料夾建立快照,若發生嚴重錯誤,您就能復原近期的資料版本。

 

使用 Dropbox,一次享有所有安全共享檔案的功能

無論身為一人創業家的您經營什麼業務,我們都能在單一位置為您提供所需的一切。

 

使用 Dropbox 共享檔案快速又簡單。只要分享連結,您就能傳送任何檔案給任何人,就算對方沒有 Dropbox 帳戶也沒問題。

 

當您需要傳送稍微大一點的東西、安全傳遞大型檔案或一系列檔案時,使用 Dropbox Transfer 就能輕易辦到。

輕鬆共享企業所需檔案。

進一步瞭解 Dropbox Transfer